Navigation dans Powerpay

Le menu comprend toutes les pages auxquelles vous avez accès. Il est situé à gauche de la page et est toujours accessible (même s’il est dissimulé ou « dépunaisé »), et ce, quelle que soit la page actuellement utilisée.

Pour ouvrir une page, cliquez sur le sujet parent pour développer la sélection, et cliquez sur la page que vous souhaitez ouvrir. La page que vous utilisez actuellement est affichée en bleu. Naviguez vers une autre page en cliquant dessus dans le menu.

Conseil : Pour « punaiser » le menu afin qu'il soit toujours affiché, cliquez sur l'icône de punaise dans la barre d'outils, au-dessus du menu.

Voici les menus que vous pouvez voir à l'ouverture d'une session :

• Le menu Accueil, qui ouvre la page Messages.
• Le menu Période de paie, qui affiche les périodes de votre calendrier de la paie. Vous pouvez visualiser et modifier des données de listes de paie existantes, en créer de nouvelles ou ouvrir une liste de paie afin d'y ajouter des données.
• Le menu Entreprise, où vous pouvez configurer l’information à l’échelle de l’entreprise qui apparaîtra dans les pages de Powerpay.
• Le menu Fin d'année, qui fournit de l'information sur la façon de conclure le calendrier annuel de la paie.
• Le menu RH, qui fournit l'espace qui recevra les renseignements relatifs aux employés de l'entreprise, y compris l'information relative à la personne à joindre en cas d'urgence, aux compétences et aux adhésions payées par l'entreprise.
• Le menu Rapports, où sont générés des rapports à jour relatifs aux traitements de paie et à d'autres données.

Lorsque vous ouvrez la page Période de paie et sélectionnez une période particulière avec laquelle travailler, deux menus supplémentaires apparaissent alors :

• Le menu Paie, qui donne accès aux pages dans lesquelles vous saisissez toutes les données de la paie et configurez les employés et les renseignements des employés à l’échelle de l’entreprise dans Powerpay..
• Le menu Traitement, qui donne accès aux pages où l'on peut vérifier les données d'une paie, demander et visualiser un aperçu des résultats d'une paie et soumettre les données d'une paie afin qu'elles soient traitées par Ceridian Canada.

Le menu interrogeable vous permet de trouver rapidement et facilement la page dont vous avez besoin. En utilisant la fonction de recherche, nous n'avez pas besoin d'ouvrir et de fermer les éléments du menu pour trouver la page que vous cherchez. Vous n'avez qu'à taper le nom de la page que vous cherchez et le menu effectue un tri automatique pour n'afficher que les pages qui répondent à vos critères. Par exemple, pour localiser la feuille de présence pour les deuxièmes paiements, tapez « feuille » dans le champ de recherche et toutes les pages qui répondent à ce critère sont mises en surbrillance.

L’en-tête de page situé dans le haut de l’écran affiche des renseignements importants à propos de votre paie.

Paie Le numéro de liste de paie de l’entreprise que vous avez indiqué à l’ouverture de session.

Période de paie La période de paie sélectionnée s’affiche.

Date de fin de période de paie La date de fin de la période de paie courante. La date de fin provient de votre calendrier de la paie. Si vous devez modifier la date de fin de la période de paie, veuillez communiquer avec l’équipe de prestation de services.

Date de paiement La date de paiement de la période de paie sélectionnée. Il s’agit de la date à laquelle les employés peuvent encaisser leur chèque et où les fonds sont déposés dans leur compte bancaire. La date provient de votre calendrier de la paie et peut être modifiée. Les dates de paiement sont vérifiées. La date de paiement est comparée à la date à laquelle vous soumettez votre liste de paie pour traitement. Si un problème est décelé, Powerpay affiche un message d’avertissement. Vous devez soumettre votre liste de paie pour traitement trois jours ouvrables avant la date de paiement si des salaires sont versés par dépôt direct.

Date de soumission La date limite à laquelle les données de la liste de paie doivent être soumises.

Les pages Powerpaycomportent un certain nombre de fonctions communes.

• Navigation par onglets - la navigation entre les pages qui sont associées à la même fonction principale en utilisant les onglets dans le haut de la page. Par exemple, à partir de la page Saisie rapide (Paie > Paiement régulier > Saisie rapide), vous pouvez accéder rapidement à la feuille de présence. Vous pouvez accéder aux pages Retenues et cotisations, Taux, facteurs et gains permanents ou Retenues obligatoires en cliquant sur les onglets dans le haut de la page.

• Liste des employés - La liste des employés est disponible dans chaque page où vous devez sélectionner le dossier de l'employé sur lequel vous voulez travailler.

  • Sélectionnez un nom d'employé pour travailler dans le dossier de ce dernier. Powerpay affiche le nom de l'employé, son matricule, son type de rémunération et son taux de rémunération dans le haut de la page.
  • - Pour accéder directement au dossier d’un employé, entrez le nom de l’employé dans le champ Rechercher et appuyez sur la touche Entrée.
  • - Pour afficher uniquement les dossiers d'employés ayant un statut particulier, cochez les cases de statut Actif, En congé ou Ex-employé. Décochez les cases adjacentes aux statuts dont vous ne voulez pas voir les dossiers. Le fait de retirer des dossiers d'employés de la liste des dossiers affichés ne les retire pas de Powerpay.
  • - Par défaut, la liste des employés est affichée dans l’ordre alphabétique des noms de famille. Cet ordre est le même pour l’aperçu de la liste de paie et les rapports des ressources humaines. Pour modifier l’ordre de tri, veuillez cliquer sur le bouton Trier et choisir l’ordre souhaité. Dans la liste Regrouper par, choisissez de quelle façon vous souhaitez que les employés soient regroupés en fonction de l’ordre de tri, puis cliquez sur Appliquer.

• Liens et boutons Développer (+) et Réduire (-) - Lorsque vous ouvrez cette page, les sections de saisie de données sont toutes développées et vous pouvez ainsi consulter leurs contenus. Cliquez sur le bouton Réduire dans le coin supérieur droit de la section pour afficher uniquement l'en-tête de la section et laisser ainsi plus de place pour les autres sections de la page.

  Cliquez sur le bouton Développer pour afficher à nouveau le contenu d'une section.

  Pour réduire simultanément toutes les sections, cliquez sur le lien Réduire tout. Pour annuler cette action, cliquez sur le lien Développer tout.

• Ajout de lignes de saisie de données - Si vous utilisez toutes les lignes disponibles de saisie de données et qu'il vous en faut d'autres, cliquez sur Enregistrer. Powerpay actualise alors la page et ajoute de nouvelles lignes dans l'ensemble de la ou des sections.

• Boutons de changement de page - Lorsqu'il y a plus d'employés actifs qu'une page ne peut en contenir, les boutons de changement de page suivants apparaissent au bas de la page pour vous permettre de naviguer vers le reste de la liste.

  

  Les numéros de pages sont en fait des liens qui mènent directement aux pages. Cliquez sur > pour aller à la page suivante.

  Remarque : Si vous changez des données dans la page, vous devez cliquer sur le bouton Enregistrer ou Restaurer pour être en mesure de passer à une autre page de la liste.

Avant de saisir les données dans Powerpay , vous devez sélectionner la période de paie voulue.

1. Cliquez sur l'onglet Période de paie. La page Choix de la période de paie s'affiche.

2. Dans la colonne Saisie ou Affichage des données de la paie, cliquez sur Saisie pour accéder à la période de paie dans laquelle vous voulez entrer des données.

Mise en garde : Si plus d'une liste de paie sont disponibles pour la saisie de données, assurez-vous de choisir la bonne liste de paie selon la tâche à effectuer.

La fonction de Powerpay permettant de naviguer d’une liste de paie à une autre offre un moyen facile de basculer entre les listes de paie sur lesquelles vous travaillez sans avoir à fermer votre session Powerpay.

Pour faciliter le basculement entre les listes de paie, un bouton apparaît dans le coin supérieur droit de l’écran Powerpay lorsque vous avez accès à plus d’une entreprise.

Pour changer de liste de paie, doivent suivre les étapes suivantes.

1. Cliquez sur le bouton Changer de liste de paie dans le coin supérieur droit de la page.

2. La fenêtre Choisir l’entreprise affiche une liste des entreprises auxquelles vous avez accès.. Elle comprend quatre colonnes :

   • Numéro d'entreprise

   • Nom de l'entreprise

   • Fréquence de paie

   • Statut de la paie

   Vous pouvez trier la liste des entreprises en fonction de chacune des quatre colonnes en cliquant sur l'en-tête de colonne approprié. Vous pouvez également filtrer les entreprises par numéro d'entreprise ou par nom d'entreprise en entrant le ou les premiers caractères de l'élément servant de filtre dans le champ Filtre. La liste des entreprises n'affiche alors que les entreprises qui répondent au critère sélectionné.

3. Sélectionnez l'entreprise avec laquelle vous souhaitez travailler.

4. Cliquez sur le bouton Changer de liste de paie.

   Durant le traitement du changement de liste de paie, Powerpay affiche le message suivant :

   « Powerpay est en cours de changement de liste de paie. N'apportez aucune modification jusqu'à ce que le processus soit terminé. »

   Powerpay affiche la page Période de paie de l'entreprise sélectionnée.

Vous devez enregistrer les données entrées dans une page de saisie avant de la quitter (sauf dans le cas de la page Affichage du calendrier). Si vous ne le faites pas, elles seront perdues.

Remarque : Enregistrez souvent vos données. Après 30 minutes d'inactivité, votre session Powerpay prendra fin automatiquement et toutes les données non sauvegardées seront perdues.

Comment enregistrer les données entrées :

1. Rendez-vous tout à fait au bas de la page dans laquelle vous travaillez. Utilisez, au besoin, la barre de défilement.

2. Cliquez sur Enregistrer.

   Si des erreurs sont détectées dans vos données entrées, Powerpay affiche alors des messages d'avertissement et d'erreur.

3. Vérifiez les erreurs et les avertissements, puis apportez les corrections nécessaires.

4. Au besoin, cliquez de nouveau sur le bouton Enregistrer.

   Remarque : Si la page contient des erreurs, ne serait-ce qu'une seule, aucune donnée d'employé entrée dans cette page ne sera enregistrée.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Enregistrer d'une page, Powerpay analyse les données et vous informe de toute erreur ou de tout problème éventuel par rapport à la paie.

• Les messages d'erreur requièrent une action immédiate. Lorsqu'une erreur se produit, les données de la page ne peuvent pas être enregistrées tant que l'erreur n'est pas corrigée. Les messages d'erreur signalent le problème et suggèrent des façons d'y remédier.
• Les avertissements vous avisent des situations inhabituelles et possiblement non désirables. Lorsqu'un message d'avertissement s'affiche, Powerpay enregistre les données de la page. Cependant, vous devriez être informé du problème et, par conséquent, si vous êtes avisé d'une situation indésirable, apportez les changements nécessaires.

• Les messages d’avertissement lors de la fermeture de session vous rappellent à quelle date les données de la liste de paie doivent être soumises. Le message s'affiche à la fermeture de session de Powerpay ou lorsque l'utilisateur change de liste de paie. La date à partir de laquelle le message d'avertissement concernant la date de soumission devrait commencer à apparaître à tous les clients dépend du nombre de jours entré dans la section Courriels et notifications de la page Gestion des utilisateurs et des personnes-ressources. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Gestion des utilisateurs et des personnes-ressources.

  Les courriels et avis vous permettent de préciser le nombre de jours, avant la date de soumission, où les messages d’avertissement doivent s’afficher. Les valeurs acceptées dans ce champ varient en fonction de la fréquence de paie.

  Fréquence de paie	Valeurs acceptées
  Hebdomadaire	De 0 à 7
  Quinzomadaire	De 0 à 14
  Bimensuelle	De 0 à 15
  Mensuelle	De 0 à 30

  • Entrez la valeur 1 dans le champ si vous souhaitez que le message s'affiche à la date définie dans le champ À transmettre pour traitement le.
  • Entrez la valeur 2 dans le champ si vous souhaitez que le message s'affiche le jour précédent la date définie dans le champ À transmettre pour traitement le.
  • Entrez la valeur 3 dans le champ si vous souhaitez que le message s'affiche deux jours avant la date définie dans le champ À transmettre pour traitement le.
  • Pour afficher le message uniquement après la date définie dans le champ À transmettre pour traitement le, lorsque la liste de paie n'a pas encore été soumise aux fins de traitement, entrez la valeur 0 dans le champ.

  Par défaut, la valeur 0 est attribuée à tous les comptes.

Il est important de fermer correctement votre session Powerpay lorsque vous avez fini d'y travailler ou lorsque vous vous éloignez de votre ordinateur.

Si vous naviguez vers une autre fenêtre du navigateur sans avoir d'abord fermé votre session Powerpay, celle-ci continuera pendant 30 minutes. Pendant ces 30 minutes, n'importe qui ayant la possibilité d'utiliser votre ordinateur aura accès aux données de la paie.

Après 30 minutes d'inactivité, Powerpay met fin à la session. Si vous rouvrez un navigateur et tentez d'ouvrir une nouvelle session avant l'échéance de la session en cours, vous ne pourrez ouvrir cette nouvelle session.

Fermer une session Powerpay :

1. Cliquez sur le bouton Enregistrer afin de sauvegarder votre travail.
2. Cliquez sur le lien Fermer la session situé dans le haut de la page.
3. Si vous souhaitez obtenir de l'assistance pour votre traitement de la paie, cliquez sur le lien Nous joindre afin de communiquer avec l'équipe de prestation de services.
4. (Facultatif) Si vous désirez nous faire part de vos commentaires au sujet de l’application Powerpay, répondez à la question Votre expérience dans Powerpay a-t-elle été positive?et inscrivez vos commentaires dans la zone de texte prévue à cet effet.

5. Cliquez sur Fermer la session.