Powerpay 5.1
Les présentes directives d'utilisation fournissent des renseignements détaillés sur la version 5.1 de Powerpay. Si vous le préférez, vous pouvez consulter une version PDF de ces directives d'utilisation.
Nouvelle fonctionnalité dans Powerpay

Le verso des formulaires fiscaux canadiens (feuillet T4 et feuillet T4A, relevé 1, relevé 2 et formulaire NR4) peut maintenant être imprimé afin que les employés puissent recevoir les deux côtés des formulaires.
Une nouvelle section, Verso du formulaire fiscal, a été ajoutée dans la partie supérieure de la et permet d'accéder au verso des formulaires fiscaux compris dans l'ensemble de rapports de fin d'année. Les rapports PDF contenus dans le fichier Formulaires fiscaux – Copie de l'employé ne comprennent pas le verso des formulaires.
Pour imprimer le verso d'un formulaire fiscal :
- Accédez à la
-
Sélectionnez le verso du formulaire à imprimer dans la liste déroulante Formulaire fiscal de la section Verso du formulaire fiscal.
Remarque : Il est recommandé d'imprimer la partie informative des formulaires fiscaux et de remettre cette information à chaque employé avec la partie contenue dans le fichier Formulaires fiscaux – Copie de l'employé. -
Cliquez sur le bouton Allez!
Un fichier PDF du verso du formulaire sélectionné s'affiche dans une nouvelle fenêtre du navigateur. Vous pouvez choisir la version anglaise ou française.
-
4. Pour imprimer le fichier, utilisez la commande Imprimer du navigateur.

Les entreprises qui utilisent l'environnement libre-service Powerpay peuvent maintenant contrôler les champs de l'environnement libre-service auxquels les employés ont accès. Cette fonction permet d'appliquer les politiques de l'entreprise et de définir :
- les champs affichés;
- les champs en lecture seule;
- les champs modifiables;
- les notifications d'événements spéciaux.
La fonction de contrôle de l'accès aux champs est configurée dans la page Sélections des champs
Vous pouvez définir les paramètres de votre environnement libre-service et les éléments que les employés peuvent voir et modifier. Ces paramètres peuvent avoir de grandes répercussions sur les fonctionnalités de l'application.
Chaque élément de la section Profil comprend quatre options :
-
Masquer – Sélectionnez cette option pour masquer l'élément dans l'environnement libre-service Powerpay. Si tous les champs sont masqués, la page Profil de l'environnement libre-service sera vide et les employés ne pourront pas afficher ni modifier leur profil.
Cependant, même si tous les champs sont masqués et que l'option Activer les bulletins de paie et les formulaires fiscaux est sélectionnée dans la , la section Renseignements sur le travail s'affiche sous Livraison des bulletins de paie et des formulaires de fin d'année.
-
Afficher – Sélectionnez cette option pour afficher l'élément en lecture seule dans l'environnement libre-service Powerpay.
-
Modifier – Sélectionnez cette option pour que l'élément puisse être modifié et, dans certains cas supprimé, dans l'environnement libre-service Powerpay. Les changements apportés dans l'environnement libre-service Powerpaysont reportés dans Powerpay. Les employés peuvent ainsi modifier leurs renseignements personnels comme leur adresse, les personnes à joindre en cas d'urgence, etc.
-
Aviser – Sélectionnez cette option pour qu'une notification soit envoyée à la boîte de réception de Powerpay lorsqu'un utilisateur de l'environnement libre-service modifie le contenu d'un champ réglé à Aviser.
Lorsque vous sélectionnez l'option Aviser, vous devez sélectionner le destinataire des notifications. Pour savoir comment procéder, consultez la rubrique Destinataires des notifications de l'environnement libre-service.
Pour en savoir davantage sur la réception des notifications, consultez la rubrique Boîte de réception de Powerpay.
Pour sélectionner les champs :
- Accédez à la
-
Faites les sélections appropriées pour votre liste de paie.
Utilisez l'option Tout définir à la valeur pour configurer tous les champs de la même façon, ou sélectionnez les valeurs individuelles appropriées. Tous les champs sont obligatoires.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Vous pouvez sélectionner les destinataires et le type de notifications qu'ils reçoivent dans leur boîte de réception de Powerpay. Par exemple, lorsqu'un employé change son adresse et que le champ Adresse est réglé à Aviser dans la , vous devez sélectionner les utilisateurs de Powerpay qui recevront la notification.
Pour activer les notifications pour un utilisateur de Powerpay:
- Accédez à la .
-
Dans la liste des utilisateurs, cliquez sur le lien Modifier dans la rangée de l'utilisateur qui doit recevoir les notifications.
La section Renseignements sur la personne-ressource s'affiche.
- Dans la section Notifications libre-service, sélectionnez les notifications que l'utilisateur doit recevoir.
- Cliquez sur Soumettre.

La boîte de réception de Powerpay contient les messages, les notifications et les instructions sur les mesures à prendre qui sont envoyés par Powerpay.
-
La section Messages contient les messages relatifs à la paie.
-
La section Notifications contient les notifications relatives aux changements et aux mises à jour effectués dans l'environnement libre-service. Des notifications sont envoyées pour les éléments réglés à Aviser dans la
Remarque : Remarque : Les notifications reçues par un utilisateur sont basées sur les paramètres définis pour son rôle de sécurité. Par exemple, si l'utilisateur peut accéder uniquement aux renseignements sur les employés salariés, il ne recevra pas de notifications pour les employés à taux horaire. -
La section Actions contient les instructions relatives aux erreurs de synchronisation de données, par exemple lorsqu'un utilisateur de l'environnement libre-service et un administrateur de la paie modifient la même information en même temps. Elle comprend aussi les notifications relatives aux utilisateurs qui ne peuvent plus accéder à l'environnement libre-service parce qu'ils ont tenté d'y accéder à l'aide d'un mot de passe non valide ou qu'ils ont répondu incorrectement à leur question de sécurité.
Les utilisateurs configurés pour recevoir les messages d'erreur et d'avertissement générés par le système dans la page Gestion utilisa. et pers.-res. reçoivent des notifications de mesures à prendre.
Pour afficher les messages, alertes et notifications :
- Cliquez sur le bouton Boîte de réception de la barre d'outils. La boîte de réception de Powerpay s'affiche.
-
Conseiller au service à la clientèle : Sélectionnez un destinataire dans la liste déroulante Destinataire du message. Cette liste comprend tous les utilisateurs de la paie configurés dans la page Gestion utilisa. et pers.-res.
-
Par défaut, la totalité des messages, des notifications et des alertes sont affichés. Les messages sont triés par date de réception en commençant par les plus récents. Vous pouvez trier les messages par expéditeur, objet ou date de réception et utiliser les boutons de filtre figurant sous la boîte de réception pour afficher un type de message donné.
Par exemple, pour afficher uniquement les notifications, cliquez sur Notifications. Tous les autres éléments de la boîte de réception sont masqués, et seules les notifications s'affichent.
-
Pour lire un message, cliquez sur l'objet du message.

Pour empêcher temporairement toute modification dans l'environnement libre-service afin de permettre aux administrateurs de la paie de vérifier les données de la paie avant de les soumettre, deux options ont été ajoutées à la
Sans heure limite, des modifications peuvent être apportées dans l'environnement libre-service Powerpay après la vérification de l'aperçu final de la paie, et les données de celui-ci ne correspondront pas à celles du registre final. Vous pouvez configurer l'heure limite voulue, par exemple une heure avant le traitement de la paie. Une fois la paie courante traitée, les changements apportés par les employés sont reportés dans Powerpay en date de la prochaine période de paie.
Pour fixer une heure limite aux changements dans l'environnement libre-service :
- Accédez à la
-
Cochez la case Mettre en application la date limite auprès des employés pour apporter des changements à l'environnement libre-service.
-
Dans le champ Date limite pour apporter des changements à l'environnement libre-service, sélectionnez l'heure à laquelle cesser les modifications dans l'environnement libre-service. L'heure choisie s'applique à la date sélectionnée dans le champ À transmettre pour traitement le… de la page Affichage du calendrier pour la période de paie ouverte.
-
Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Lorsqu'un aperçu de la paie est demandé après l'heure limite, un message s'affichant dans la page Aperçu des résultats de la paie informe l'utilisateur que les changements dans l'environnement libre-service sont suspendus jusqu'au traitement de la paie courante.
Si un aperçu de la paie est demandé avant l'heure limite, un message s'affichant dans la page Aperçu des résultats de la paie informera l'utilisateur que les changements dans l'environnement libre-service seront traités jusqu'à l'heure limite.

La section Renseignements relatifs à l'employé de la Entré par.
comprend maintenant une vérification des renseignements sur les personnes à joindre en cas d'urgence. Elle énumère les changements apportés aux renseignements sur les personnes à joindre en cas d'urgence, triés par employé. De plus, elle indique si les changements ont été apportés dans Powerpay ou dans l'environnement libre-service Powerpay. Lorsque des renseignements sont modifiés dans l'environnement libre-service, la mention « ESS » apparaît après le nom d'utilisateur dans la colonneAméliorations apportées à Powerpay

Pour améliorer l'expérience utilisateur, les améliorations suivantes ont été apportées à la page Questions de sécurité :
- Minimum de quatre questions – Powerpay exige maintenant quatre questions de sécurité.
- Nouveaux choix de questions de sécurité – La liste de questions de sécurité comprend à présent dix nouvelles questions.
- Nouvel ordre de tri des questions – La liste de questions de sécurité affiche à présent les questions les plus populaires en premier. Ainsi, il n'est plus nécessaire de faire défiler la liste pour trouver les questions voulues.

Dans le cadre du processus de récupération du mot de passe, il ne faut à présent répondre correctement qu'à une seule question de sécurité. Auparavant, il fallait répondre à deux questions.

Pour permettre aux administrateurs de la paie d'afficher ou de modifier l'option de livraison de bulletin de paie d'un employé sans ouvrir une session libre-service, Powerpay indique l'option sélectionnée dans la section Renseignements supplémentaires de la .
L'option de livraison des formulaires fiscaux choisie par l'employé s'affiche en lecture seule.

Lorsque la fonction Rémunération est activée :
- La comprend maintenant un lien rapide vers la .
-
La
comprend maintenant un lien vers la -
La
comprend maintenant un lien vers la -
La
comprend maintenant un lien vers la


L'en-tête de Powerpaya été simplifié. Tous les boutons sont situés dans le coin supérieur droit.
Le bouton propose les options Boîte de réception, Nous joindre, Imprimer, Changer le mot de passe, Changer l'image de sécurité et Langue.
La nouvelle interface s'adapte à la taille d'écran de l'appareil utilisé. Sur les écrans plus petits des appareils mobiles, ces options s'affichent en cliquant sur le bouton .
Un compteur indique le nombre de messages non lus dans la boîte de réception de l'utilisateur, s'il y a lieu.

Des info-bulles ont été ajoutées pour les boutons de l'en-tête.

La barre de renseignements sur l'entreprise s'adapte maintenant aux écrans d'ordinateur, d'iPhone, d'iPad et de téléphone Android.

La barre de renseignements sur l'employé arbore de nouvelles couleurs qui améliorent la lisibilité, et elle s'adapte maintenant aux écrans d'ordinateur, d'iPhone, d'iPad et de téléphone Android.


Pour améliorer l'expérience utilisateur, les adresses de courriel d'un employé peuvent maintenant être modifiées directement dans la

Pour répondre aux besoins des ex-employés après la fin d'année, les employés ayant quitté l'entreprise au cours d'une année précédente font désormais partie de la liste d'employés de la
Les employés ayant quitté l'entreprise qui sont dotés d'un compte libre-service continuent d'avoir accès à l'environnement libre-service 45 jours après la date de traitement de la période de paie au cours de laquelle leur emploi a pris fin. Ainsi, ils peuvent consulter, imprimer et télécharger leurs bulletins de paie et formulaires fiscaux. Une fois les 45 jours écoulés, l'ex-employé n'a plus accès à l'environnement libre-service, et ses renseignements dans la
deviennent en lecture seule (sauf dans le cas des simulations).Liste d'employés
Le nom des employés ayant quitté l'entreprise au cours de l'année précédente est précédé de l'icône dans la Liste des employés de la
Barre de renseignements sur l'employé
Lorsqu'un ex-employé ayant quitté l'entreprise au cours d'une année précédente est sélectionné dans la s'affiche, et un message indique l'année de la cessation d'emploi dans la barre de renseignements sur l'employé.
Filtre de la liste des employés
La liste d'employés de la
comprend le filtre supplémentaire Ex-employés d'années précédentes.
Les fonctions de configuration de l'environnement libre-service ne sont pas disponibles pour les utilisateurs de Powerpay dont le rôle de sécurité comprend les restrictions d'accès suivantes :
- Accès aux pages > Paiement régulier > Retenues obligatoires
- Accès aux pages > Embauche/Profil, Dossier d'employé
- Accès aux pages > Embauche/Profil, Dépôt direct
- RH > Personne à joindre en cas d'urgence
- Rapports > Rapports de la paie
- Rapports > Rapports de fin d'année
- Rapports > Génération avancée de rapports
- Restreindre l'accès > Taux de rémunération
- Accès des employés

La nouvelle option Format de nom d'utilisateur permet de configurer le format par défaut des noms d'utilisateur de l'environnement libre-service Powerpay et de s'assurer qu'ils sont conformes aux politiques de l'entreprise et faciles à mémoriser.
Le format par défaut sélectionné s'appliquera aux nouveaux noms d'utilisateur de l'environnement libre-service générés dans les
et Les noms d'utilisateur existants ne sont pas modifiés si le format par défaut est changé.Pour configurer le format par défaut des noms d'utilisateur de l'environnement libre-service Powerpay:
- Accédez à la .
- Sélectionnez le format voulu dans la liste déroulante Générer automatiquement le format du nom d'utilisateur.
-
Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Les noms d'utilisateur de l'environnement libre-service peuvent maintenant être modifiés dans la
Pour modifier un nom d'utilisateur :
- Accédez à la
- Sélectionnez le nom de l'employé dans la Liste des employés.
- Modifiez le nom d'utilisateur.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Un courriel indiquant son nouveau nom d'utilisateur est envoyé à l'employé.

Lorsqu'un employé salarié est affecté à un poste associé à une famille d'emplois, Powerpay compare maintenant son salaire annuel à l'échelle salariale du poste. Si le salaire n'est pas compris dans la plage des valeurs permises pour l'échelle salariale liée au poste, Powerpay affiche un message d'erreur.

Si une modification est apportée dans l'environnement libre-service Powerpay après l'exécution d'un aperçu de la paie, un message d'avertissement s'affiche dans la page Soumettre.

Le journal des événements d'atteinte à la sécurité comprend maintenant deux événements relatifs aux demandes de nom d'utilisateur oublié :
- Un utilisateur a soumis une demande de nom d'utilisateur pour une adresse de courriel donnée.
- Un courriel est envoyé à l'utilisateur.

La ESS est maintenant ajouté au nom d'employé dans la colonne Entré par lorsque des renseignements sont modifiés.
affiche dorénavant un indicateur lorsque les renseignements relatifs à l'employé sont modifiés dans l'environnement libre-service.
Le champ Numéro de chèque d'entreprise de la section Sommaire de la est maintenant facultatif.

La
permet dorénavant de valider l'échelle salariale lorsque des employés sont affectés à un nouveau poste. Si le taux de rémunération de l'employé se situe en dehors de l'échelle salariale définie pour le nouveau poste, un message d'avertissement ou d'erreur s'affiche dans l'Aperçu des résultats.
Les options de la section Filtrer les employés dans Powerpay de la correspondent à présent à celles figurant dans la Liste des employés. Ces trois options sont sélectionnées par défaut. L'option Actif ne peut pas être modifiée et est toujours sélectionnée.
Lorsque la case à cocher Ex-employé est sélectionnée, la case à cocher Ex-employé au cours des années précédentes est également sélectionnée dans la liste d'employés de la
Nouvelle fonctionnalité dans l'environnement libre-service Powerpay

Utilisez la
pour consulter les renseignements relatifs à votre travail, à votre paie et à vos impôts et pour vérifier si les dates et l'information qui figurent dans les dossiers de l'employeur sont exactes.
Vous pouvez vérifier le numéro d'employeur, le nom de l'entreprise et la prochaine date de paiement prévue dans la section Renseignements relatifs à l'entreprise. Les renseignements affichés sont ceux qui ont été saisis dans Powerpay.

La section Renseignements relatifs à l'employé affiche :
- le premier jour de travail;
- le type d'emploi (temps plein, temps partiel);
- le type de rémunération (taux horaire, salaire);
- le taux de rémunération.
Les renseignements affichés sont ceux qui ont été saisis dans Powerpay.
Pour voir le taux de rémunération, cliquez sur le lien Afficher. Pour masquer les données, cliquez sur le lien Masquer.

La section Imposition affiche :
- la province d'emploi;
- le montant d'exonération de l'impôt fédéral;
- le montant d'exonération de l'impôt provincial;
- la situation fiscale;
- le statut à l'égard du RPC/RRQ.
- la catégorie d'AE (prélèvement ou exonération des cotisations à l'AE);
- l'indicateur de cotisations sociales et de santé provinciales;
- le RQAP (Régime québécois d'assurance parentale) — Sans objet, Assujetti au RQAP ou Exonéré du RQAP.
Les renseignements affichés sont ceux qui ont été saisis dans Powerpay.

La section Option d'impôt affiche les renseignements relatifs aux retenues obligatoires. Les renseignements affichés sont ceux qui ont été saisis dans Powerpay. Si aucun des renseignements n'est disponible, cette section ne s'affiche pas.

Vous pouvez vérifier et modifier votre adresse et vos coordonnées dans la section Coordonnées de la

Si le contrôle Modifier les renseignements relatifs à l'adresse est configuré dans l'application, le bouton Modifier s'affiche dans la section Renseignements relatifs à l'adresse de la
Pour modifier votre adresse :
- Accédez à la
- Cliquez sur Modifier. La page Renseignements relatifs à l'adresse s'affiche.
-
Modifiez votre adresse, s'il y a lieu.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Si le contrôle Modifier les coordonnées est configuré dans l'application, le bouton Modifier s'affiche dans la section Coordonnées de la
Pour modifier vos coordonnées :
- Accédez à la
- Cliquez sur Modifier. La page Coordonnées s'affiche.
-
Modifiez votre numéro de téléphone et votre adresse de courriel, s'il y a lieu.
-
Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Vous pouvez vérifier, ajouter et supprimer les renseignements sur les personnes à joindre en cas d'urgence dans la section Personne à joindre en cas d'urgence de la
Si le contrôle Modifier les personnes à joindre en cas d'urgence est configuré dans l'application, les boutons Ajouter, Modifier et Supprimer s'affichent dans la section Personne à joindre en cas d'urgence de la
Pour ajouter une personne à joindre en cas d'urgence :
- Accédez à la
- Cliquez sur Ajouter. La page Personne à joindre en cas d'urgence s'affiche.
-
Fournissez les renseignements demandés sur les personnes à joindre en cas d'urgence dans les champs correspondants. Les champs obligatoires sont accompagnés d'un astérisque rouge *.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Pour modifier une personne à joindre en cas d'urgence :
- Accédez à la
- Sélectionnez le nom de la personne à modifier dans la liste déroulante Nom.
- Cliquez sur Modifier. La page Personne à joindre en cas d'urgence s'affiche.
- Modifiez les champs, s'il y a lieu.
-
Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Pour supprimer une personne à joindre en cas d'urgence :
- Accédez à la
- Sélectionnez le nom de la personne à supprimer dans la liste déroulante Nom.
- Cliquez sur Supprimer. Une demande de confirmation s'affiche.
-
Cliquez sur le bouton OK.

Vous pouvez vérifier et modifier vos renseignements dans la section Renseignements personnels de la
Si le contrôle Modifier les renseignements personnels est configuré dans l'application, le bouton Modifier s'affiche dans la section Renseignements personnels de la
Le champ Date d'échéance du numéro d'assurance sociale ne s'affiche que dans le cas de numéros d'assurance sociale temporaires (NAS commençant par le chiffre 9). Le champ Sexe ne s'affiche que pour les listes de paie liées à des régimes de retraite collectifs.
Pour modifier vos renseignements personnels :
- Accédez à la
- Cliquez sur Modifier. La page Renseignements personnels s'affiche.
-
Modifiez vos renseignements, s'il y a lieu.
-
Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Vous pouvez vérifier et modifier les options de livraison de vos bulletins de paie et formulaires de fin d'année dans la section Renseignements relatifs au travail de la
Si le contrôle Modifier l'option de livraison des bulletins de paie et des formulaires de fin d'année est configuré dans l'application, le bouton Modifier s'affiche.
Pour modifier les options de livraison de vos bulletins de paie et formulaires de fin d'année :
- Accédez à la
- Cliquez sur Modifier dans la section Livraison des bulletins de paie et des formulaires de fin d'année. La page Livraison des bulletins de paie et des formulaires de fin d'année s'affiche.
- Sélectionnez une option de livraison des bulletins de paie (version électronique ou papier).
- Sélectionnez une option de livraison des formulaires fiscaux de fin d'année (version électronique ou papier).
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Les employés ayant quitté l'entreprise qui sont dotés de comptes libre-service continuent d'avoir accès à l'environnement libre-service 45 jours après la date de traitement de la période de paie au cours de laquelle leur emploi a pris fin. Ainsi, ils peuvent consulter, imprimer et télécharger leurs bulletins de paie et formulaires fiscaux. Une fois les 45 jours écoulés, l'ex-employé n'a plus accès à l'environnement libre-service.
L'accès des ex-employés est en lecture seule. Les modifications apportées dans l'environnement libre-service, y compris les modifications des renseignements personnels (changement d'adresse), ne seront pas enregistrées.
Améliorations apportées à l'environnement libre-service Powerpay

Pour améliorer l'expérience utilisateur, les améliorations suivantes ont été apportées à la page Questions de sécurité :
- Minimum de quatre questions – libre-service Powerpay exige maintenant quatre questions de sécurité.
- Nouveaux choix de questions de sécurité – La liste de questions de sécurité comprend à présent dix nouvelles questions.
- Nouvel ordre de tri des questions – La liste de questions de sécurité affiche à présent les questions les plus populaires en premier. Ainsi, il n'est plus nécessaire de faire défiler la liste pour trouver les questions voulues.

Dans le cadre du processus de récupération du mot de passe, il ne faut à présent répondre correctement qu'à une seule question de sécurité. Auparavant, il fallait répondre à deux questions.

Désormais, l'environnement libre-service Powerpayaffiche toujours les dates dans les formats suivants :
- 09-Jan-2017 : Lorsque seule la date (sans le jour de la semaine) doit être indiquée. Par exemple : date de naissance, date de paiement et date d'échéance du numéro d'assurance sociale.
-
Mardi 9 janvier 2017 : Lorsque le jour de la semaine doit être indiqué. Par exemple : la prochaine date de paiement prévue.
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09-Jan-2017 09:54 : Lorsque l'heure doit être indiquée.
Le format de date du calendrier n'a pas changé.

- L'étiquette Renseignements relatifs à la paie de la a été renommée Dépôt direct.
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Le menu de premier niveau de la page Profil de l'environnement libre-service a été renommé Profil et paramètres.
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Le matricule et le titre de poste s'affichent à présent en lecture seule dans l'environnement libre-service :
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Dans la page d'accueil,
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Dans la
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Dans la
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