À propos de la fonction Documents d'entreprise

1. 1. Ouvrez la page Documents d'entreprise . Dans le menu Effectifs sélectionnez Documents d'entreprise.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau document.

   La fenêtre Propriétés des documents s'affiche.

3. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le document voulu.

   Vous pouvez téléverser des documents .xlsx, .docx, .pdf, .jpeg et .png.

4. Sélectionnez le fichier à téléverser et cliquez sur Ouvrir.

   TLe fichier sélectionné s'affiche dans le champ Nom du document. Vous pouvez le renommer au besoin.

5. Vous pouvez sélectionner le type du document dans la liste Type (facultatif). Pour ajouter un type de document qui ne figure pas dans la liste, voir Ajouter un type de document.

6. Au besoin, entrez le numéro de version du document.

7. Au besoin, sélectionnez ou entrez la date de la version.

8. Au besoin, cochez la case Approbation de l'employé requise. L'employé pourra signer le document dans l'environnement libre-service.
9. Au besoin, sélectionnez la date limite pour la signature de l'employé. Lorsqu'une date limite est fixée, elle s'affiche sur la page Documents d'entreprise.

10. Entrez la date d’échéance du document.

    L’option Rappel de la date d’échéance des documents de l’entreprise permet d’envoyer une notification automatique et configurable par courriel avant l’échéance imminente d’un document de l’entreprise. Vous définissez l’horaire selon lequel vous souhaitez recevoir un rappel pour les éléments venant à échéance qui nécessitent une attention particulière. Utilisez cette option pour gagner du temps dans le suivi des dates d’échéance des documents et éliminer le risque de documents périmés.

    Le rappel par courriel est envoyé à tous les utilisateurs Powerpay configurés sur la page Gestion des utilisateurs et des personnes-ressources. Si la fonction Sécurité fondée sur les rôles est activée, le rappel par courriel est envoyé à tous les utilisateurs ayant accès à la page Documents d’entreprise.

11. Sélectionnez le nombre de jours (1-14) avant l’échéance du document pour lequel vous souhaitez recevoir la notification par courriel dans le champ Jours à l’avance. Si vous ne voulez pas recevoir de rappel par courriel, sélectionnez Ne pas envoyer.

12. Cliquez sur Suivant.

    La page de sélection d'employés s'affiche.

    Utilisez cette page pour assigner le document à des employés. Vous pouvez filtrer la liste des employés par statut d'emploi, service et poste.

    Pour sélectionner plusieurs employés, maintenez enfoncée la touche Ctrl et cliquez sur chaque employé voulu.

13. Sélectionnez le statut d'emploi, les services et les postes des employés auxquels vous voulez envoyer le document.

    Par exemple, pour envoyer le document à tous les employés actifs des services 100 et 200, sélectionnez Actif dans la liste Statut, maintenez la touche Ctrl enfoncée et sélectionnez 100 et 200 dans la liste Service.

14. Pour envoyer le document à tous les futurs employés qui répondent aux critères du filtre, cochez la case Inclure les nouveaux employés qui répondent à ces critères.

15. Cliquez sur Aperçu.

    Les employés de la liste des effectifs qui répondent aux critères s’affichent.

16. Cochez la case dans l’en-tête pour effacer la sélection et cochez les cases individuelles des gens auxquels le document doit être envoyé.

17. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Le document est ajouté à la liste de la page Documents d'entreprise.

Le document est affiché dans l'environnement libre-service et l'onglet Documents.Dans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Documents. pour les employés sélectionnés.

Répétez ces étapes pour ajouter d'autres documents.

Remarque : La limite de stockage est de 250 Mo par employé. La barre d'état située en haut de la page indique l'espace de stockage disponible.

Vous pouvez modifier les propriétés d'un document ou remplacer celui-ci. Cette fonction est utile dans les cas où le document a été mis à jour depuis qu'il a été téléversé ou lorsque vous téléversez accidentellement le mauvais document.

Une fois que vous téléversez un nouveau fichier ou un lien, l'application supprime le précédent.

1. Ouvrez la page Documents d'entreprise . Dans le menu Effectifs sélectionnez Documents d'entreprise.
2. Cliquez sur le bouton des propriétés dans la colonne Action du document à modifier.
3. Apportez les changements voulus, p. ex. téléverser une nouvelle version, modifier la date d'expiration ou ajouter ou modifier la date limite d'approbation du document.

4. Cliquez sur Enregister.

Le document est mis à jour dans la page Documents d'entreprise et pour tous les employés auxquels il est assigné.

1. Ouvrez la page Documents d'entreprise . Dans le menu Effectifs sélectionnez Documents d'entreprise.

2. Cliquez sur le bouton ajouter un employé dans la colonne Action du document à modifier.

   La page Ajouter des employés s’affiche

3. Sélectionnez le statut d'emploi, les services et les postes des employés auxquels vous voulez envoyer le document.
4. Pour envoyer le document à tous les futurs employés qui répondent aux critères du filtre, cochez la case Inclure les nouveaux employés qui répondent à ces critères.

5. Cliquez sur Aperçu.

   Les employés de la liste des effectifs qui répondent aux critères s'affichent.

6. Les employés de la liste des effectifs qui répondent aux critères s’affichent et ils sont sélectionnés par défaut. Cochez la case dans l’en-tête pour effacer la sélection et cochez les cases individuelles des gens auxquels le document doit être envoyé.

7. Cliquez sur Suivant.

   La page Vérification s’affiche.

8. La liste affiche tous les employés auxquels le document est déjà assigné (Actuel) et les employés additionnels sélectionnés dans la page précédente (Nouveau). Vérifiez que la liste est exacte.

9. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

1. Ouvrez la page Documents d'entreprise . Dans le menu Effectifs sélectionnez Documents d'entreprise.

2. Cliquez sur le nom du document.

   Si le document est une image ou un fichier PDF, une fenêtre s'ouvre et affiche un aperçu du document.

   Dans le cas de documents Office, les documents sont téléchargés et peuvent être consultés dans l'application appropriée.

3. Cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre d'aperçu.

1. Ouvrez la page Documents d'entreprise . Dans le menu Effectifs sélectionnez Documents d'entreprise.

2. Cliquez sur le bouton des propriétés dans la colonne Action du document pour le document auquel une date d’échéance doit être ajoutée.

   La fenêtre Propriétés des documents s’affiche.

3. Entrez la date d’échéance du document.

4. Sélectionnez le nombre de jours (1-14) avant l’échéance du document pour lequel vous souhaitez recevoir la notification par courriel dans le champ Jours à l’avance. Si vous ne voulez pas recevoir de rappel par courriel, sélectionnez Ne pas envoyer.

5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

1. Ouvrez la page Documents d'entreprise . Dans le menu Effectifs sélectionnez Documents d'entreprise.
2. 2. Cliquez sur le bouton de téléchargement dans la colonne Action pour télécharger le document.

Le document se télécharge.

1. Ouvrez la page Documents d'entreprise . Dans le menu Effectifs sélectionnez Documents d'entreprise.

2. 2. Cliquez sur le bouton de la corbeille dans la colonne Action du document à supprimer.

   Un message de confirmation s'affiche..

3. Cliquez sur Supprimer.

Le document est supprimé définitivement.

Vous pouvez afficher le nombre d'employés auxquels un document a été assigné, le nombre d'utilisateurs l'ayant consulté et le nom de l'utilisateur l'ayant signé.

1. Ouvrez la page Documents d'entreprise . Dans le menu Effectifs sélectionnez Documents d'entreprise.

2. Cliquez sur le nombre de la colonne Envoyé à.

   La liste des employés ayant accès au document s'affiche.

   Cette liste énumère :

   • Le nombre d'employés auxquels le document a été envoyé
   • Le nombre d'employés ayant accédé au document
   • Le nombre d'employés ayant signé le document
   • Le nom et le matricule des employés ayant accès au document
   • Le statut des employés, soit Actif, En congé, Ex-employé ou Nouvelle embauche
   • La date et l'heure du dernier accès au document par chaque employé
   • La date et l'heure de signature du document, s'il y a lieu

Le rapport d'expiration fournit une liste de tous les documents expirés ou qui expirent bientôt et des employés (actifs, en congé ou nouvelles embauches) auxquels ils sont assignés.

Ces renseignements comprennent :

• Nom du document
• Date d’échéance
• Type de document
• Version
• Dernière mise à jour
• Matricule
• Nom de l'employé
• Statut de l'employé

Les documents sans date d'échéance ne sont pas affichés.

1. Ouvrez la page Documents d'entreprise . Dans le menu Effectifs sélectionnez Documents d'entreprise.
2. 2. Cliquez sur le bouton en haut à droite.

Le report est téléchargé et peut être ouvert dans Excel.

Les types de documents vous aident à déterminer le domaine auquel le document téléchargé est associé.

Les types de documents suivants sont configurés par défaut : Avantages sociaux, RH, Formation, Paie. Vous pouvez ajouter tout type de documents supplémentaire, au besoin.

1. Dans la fenêtre Propriétés des documents (Effectifs > Documents d'entreprise > Ajouter un nouveau document), cliquez sur le bouton plus à côté de la liste Type.

2. Cliquez sur Ajouter.
3. Entrez le Type de documents en anglais et en français.
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Le nouveau type de documents est disponible dans la liste Type.