Afficher et modifier des documents d'employé

L'onglet Documents comprend les documents téléversés propres à l'employé et les documents d'entreprise qui lui sont attribués sur la page Documents d'entreprise. Cela vous permet de stocker en toute sécurité tous les documents électroniques liés à l'employé à un seul endroit et de réduire l'utilisation du papier.

Afin de protéger votre système, les documents font l'objet d'une analyse antivirus pendant le téléversement.

Remarque : Cette fonction ne doit pas être utilisée pour enregistrer des renseignements personnels, tels que des dossiers médicaux.

Chaque document téléversé pour l'employé sélectionné dans la liste des effectifs s'affiche sur une ligne distincte avec les propriétés du document.

Remarque : La limite de stockage est de 250 Mo par employé. La barre d'état située en haut de la page indique l'espace de stockage disponible.

Étapes

  1. Accédez à l'onglet Documents.FerméDans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Documents.
  2. Sélectionnez l'employé dans la liste des effectifs pour lequel vous voulez téléverser le document.

  3. Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau document de l'onglet Documents.

    La fenêtre Propriétés des documents s'affiche.

  4. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le document voulu.

    Vous pouvez téléverser des documents .xlsx, .docx, .pdf, .jpeg et .png.

  5. Sélectionnez le fichier à téléverser et cliquez sur Ouvrir.

    Le fichier sélectionné s'affiche dans le champ Nom du document. Vous pouvez le renommer au besoin.

  6. Vous pouvez sélectionner le type du document dans la liste Type (facultatif). Pour ajouter un type de document qui ne figure pas dans la liste, voir Ajouter un type de document.

  7. Au besoin, entrez le numéro de version du document.

  8. Au besoin, sélectionnez ou entrez la date de la version.

  9. Au besoin, si l’employé doit accéder au document, cochez la case Autoriser la consultation par les employés. Pour utiliser la fonctionnalité de rappel de la date d’échéance, il faut avoir sélectionné cette option.

  10. Au besoin, si le document comprend des renseignements personnels ou confidentiels, cochez la case Contient des renseignements personnels/confidentiels.

  11. Entrez la date d’échéance du document.

  12. Dans le champ Jours à l’avance, sélectionnez combien de jours (de 1 à 14) avant l’échéance du document vous souhaitez recevoir le rappel par courriel. Si vous ne voulez pas recevoir de rappel par courriel, sélectionnez Ne pas envoyer.

  13. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Le document est ajouté à la liste de l'onglet Documents.

Le document s’affiche pour les employés dans l’environnement libre-service et dans l’onglet Documents de Powerpay.

Répétez ces étapes pour ajouter d'autres documents.

Vous pouvez modifier les propriétés d'un document ou remplacer celui-ci. Cette fonction est utile dans les cas où le document a été mis à jour depuis qu'il a été téléversé ou lorsque vous téléversez accidentellement le mauvais document.

Une fois que vous téléversez un nouveau fichier ou un lien, l'application supprime le précédent.

  1. Accédez à l'onglet Documents.FerméDans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Documents.

  2. Sélectionnez la personne dans la liste des effectifs associée au document à modifier.

  3. Cliquez sur le bouton des propriétés dans la colonne Action du document à modifier.

    La fenêtre Propriétés des documents s'affiche.

  4. Apportez les changements voulus, p. ex. téléverser une nouvelle version ou modifier la date d'échéance du document.

  5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

  1. Accédez à l'onglet Documents.FerméDans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Documents.

  2. Cliquez sur le nom du document.

    Si le document est une image ou un fichier PDF, une fenêtre s'ouvre et affiche un aperçu du document.

    Dans le cas de documents Office, les documents sont téléchargés et peuvent être consultés dans l'application appropriée.

  3. Cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre d'aperçu.
  1. Accédez à l'onglet Documents.FerméDans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Documents.

  2. Sélectionnez la personne dans la liste des effectifs associée au document à supprimer.

  3. Cliquez sur le bouton de la corbeille dans la colonne Action du document à supprimer.

    Un message de confirmation s'affiche.

  4. Cliquez sur Supprimer.

Le document est supprimé définitivement.

  1. Accédez à l'onglet Documents.FerméDans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Documents.

  2. Sélectionnez la personne dans la liste des effectifs associée au document à télécharger.

  3. Cliquez sur le bouton de téléchargement dans la colonne Action du document à télécharger dans votre système.

Le document se télécharge.

Les types de documents vous aident à déterminer le domaine auquel le document téléchargé est associé.

Les types de documents suivants sont configurés par défaut : Avantages sociaux, RH, Formation, Paie. Vous pouvez ajouter tout type de documents supplémentaire, au besoin.

  1. Dans la fenêtre Propriétés des documents (Effectifs > Documents d'entreprise > Ajouter un nouveau document), cliquez sur le bouton plus à côté de la liste Type.

  2. Cliquez sur Ajouter.
  3. Entrez le Type de documents en anglais et en français.
  4. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Le nouveau type de documents est disponible dans la liste Type.

Description des champs