Configurer les paramètres de demande de congé pour des employés individuels
Conseil : Cette fonction est offerte aux clients de Powerpay Effectifs qui utilisent le module Requêtes de congé. Pour demander cette fonction, veuillez communiquer avec votre équipe de prestation de services.
Les employés héritent automatiquement des paramètres de demande d’absence de la liste de paie qui sont configurés à l'onglet Congé .
Vous pouvez personnaliser des paramètres comme les jours de travail et les heures quotidiennes, et rectifier des soldes personnalisés pour des employés individuels. Les valeurs définies pour des employés individuels remplacent les valeurs configurées pour la liste de paie à l'onglet Congé ..
Étapes
Définir les heures quotidiennes normales et les jours de travail d’un employé
Les heures quotidiennes normales et les jours de travail configurés pour votre liste de paie sous l’onglet des paramètres de demande de congé . sont les valeurs par défaut appliquées à tous les employés et les nouvelles embauches. Vous pouvez définir de nouvelles valeurs pour des employés individuels sous l'onglet Congé .
Les jours de travail sont les jours de la semaine que vos employés travaillent.
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Accédez à l'onglet Congé .
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Sélectionnez l’employé pour lequel définir des heures quotidiennes normales et des jours de travail dans la liste des effectifs.
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Dans le champ Heures quotidiennes normales, entrez le nombre d’heures que votre employé travaille habituellement dans une journée.
Pour chaque jour complet de congé d’un employé, il s’agit du nombre d’heures qui est déduit du solde de l’employé et du nombre d’heures qui est payé si le droit à congé est lié à un code de paie.
Remarque : Les heures quotidiennes normales et les jours de travail d’un employé salarié doivent correspondre aux heures par période de paie définies pour l’employé dans la section Renseignements sur l’emploi de l’onglet Rémunération.
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Sélectionnez les jours de la semaine que votre employé travaille habituellement.
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Cliquez sur Enregistrer.
Répétez les étapes 2 à 5 pour chaque employé dont les heures quotidiennes et les jours de travail diffèrent de la valeur par défaut.
Recalcul des jours ouvrables
Lorsque les jours ouvrables sont modifiés à l'onglet Congé ., Powerpay recalcule et met à jour automatiquement le temps consacré à toutes les requêtes de congé en attente et approuvées. Le recalcul automatique des requêtes évite les erreurs de rémunération et réduit le fardeau des tâches administratives nécessaires pour ajuster manuellement chaque requête de congé pour tenir compte des jours ouvrables modifiés.
Par exemple, si le nombre de jours ouvrables est réduit, le nombre d’heures touchées par la demande est également réduit. À l’inverse, si le nombre de jours ouvrables est augmenté, le nombre d’heures touchées par la demande est également augmenté.
Lorsque les jours ouvrables ou les heures normales de travail sont modifiés et qu’un nouveau calcul est effectué, Powerpay affiche un message d’avertissement.
Si, en raison d’une modification des jours ouvrables, le nouveau calcul entraîne un solde insuffisant pour répondre aux requêtes de congé existantes, Powerpay affiche un message d’erreur et la modification des jours ouvrables n’est pas enregistrée. Pour mettre à jour les jours ouvrables, vous devez d’abord augmenter le solde du droit de l’employé ou annuler toute demande de congé en attente ou approuvée qui a entraîné un dépassement du solde du droit à congé.
Lorsqu’une modification des jours ouvrables ou des heures quotidiennes normales entraîne un nouveau calcul des soldes de droits à congé, Powerpay inclut ce nouveau calcul dans le tableau Historique des soldes de droits à congé.
Attribuer des droits à congé personnalisés à un employé
La section Droits à congé de l'onglet Congé . affiche tous les droits à congé personnalisés attribués à l’employé sélectionné dans la liste des effectifs. Vous pouvez attribuer des droits à congé personnalisés supplémentaires à l’employé et entrer un solde actuel pour chaque droit.
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Accédez à l'onglet Congé .
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Sélectionnez l’employé auquel attribuer le droit à congé personnalisé dans la liste des effectifs.
La section Droits à congé affiche les droits à congé personnalisés attribués à l’employé sélectionné.
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Dans la section Droits à congé, cliquez sur Assigner des montants additionnels.
Une liste de droits à congé personnalisés configurés pour la liste de paie et pouvant être attribués s’affiche. Si le droit à congé personnalisé est lié à un code de paie, il s’affiche dans la colonne Code de paie. La colonne Montant annuel accordé affiche le nombre de jours ou d’heures accordé automatiquement à l’employé. Les droits à congé qui sont déjà attribués à l’employé sont désactivés.
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Cochez la case du droit à congé à attribuer à l’employé sélectionné. Si le solde attribué à l’employé diffère du droit annuel, entrez le solde voulu dans le champ Droit initial du droit à congé.
Entrez le solde qui doit être attribué à l’employé dans le champ Droit initial du droit à congé. Par exemple, si un employé est embauché en milieu d’année, vous pouvez rectifier le solde en conséquence.
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Cliquez sur Enregistrer.
Les droits à congé sélectionnés s’affichent dans la liste Droits à congé pour l’employé sélectionné avec les soldes appropriés.
Rectifier des soldes de droits à congé personnalisés attribués à un employé
La section Droits à congé de l'onglet Congé . affiche tous les droits à congé personnalisés attribués à l’employé sélectionné dans la liste des effectifs. Vous pouvez attribuer des droits à congé supplémentaires à l’employé et entrer le solde pour chaque droit. Par exemple : Si un employé est embauché en milieu d’année, vous pouvez rectifier le solde en conséquence.
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Accédez à l'onglet Congé .
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Sélectionnez l’employé dont vous voulez rectifier le solde de droit à congé personnalisé dans la liste des effectifs.
La section Droits à congé affiche les droits à congé personnalisés attribués à l’employé sélectionné.
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Cliquez sur la roue dentée
dans la colonne Action du droit à congé. -
Entrez le solde rectifié.
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Cliquez sur Enregistrer.
Le solde rectifié est attribué à l’employé sélectionné et s’affiche dans la section Droits à congé.
Supprimer un droit à congé personnalisé pour un employé
Les droits à congé personnalisés peuvent être supprimés pour des employés individuels sous l'onglet Congé . Une fois qu’un droit à congé est supprimé :
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le droit à congé ne pourra plus être sélectionné dans la liste Raison lorsque l’employé fait une demande de congé dans l’environnement libre-service;
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le solde actuel du droit à congé doit être zéro ou illimité.
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Accédez à l'onglet Congé .
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Sélectionnez l’employé dont vous voulez supprimer le droit à congé personnalisé dans la liste des effectifs.
La section Droits à congé affiche les droits à congé personnalisés attribués à l’employé sélectionné.
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Dans la section Droits à congé, cliquez sur la poubelle
dans la colonne Action pour le droit à congé à supprimer.Un message d’avertissement s’affiche :
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Cliquez sur Supprimer.
Vérifier les soldes de droits à congé personnalisés d’un employé
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Accédez à l'onglet Congé .
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Sélectionnez l’employé dont vous voulez vérifier les soldes de droits à congé dans la liste des effectifs.
La section Droits à congé affiche les droits à congé personnalisés attribués à l’employé sélectionné.
La colonne Solde actuel affiche le solde de chaque droit à congé attribué à l’employé.
Vérifier les soldes actuels de droits à congé de tous les employés
Le rapport Soldes actuels de droits à congé fournit les soldes actuels de tous les employés pour tous les droits à congé personnalisés de la liste de paie.
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Accédez à l’onglet Rapports (Effectifs > Rapports).
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Cliquez sur le bouton de téléchargement pour télécharger le rapport.
Les téléchargements sont en *format .csv.
Ce rapport affiche les renseignements suivants :
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Une ligne par employé par solde de droits à congé (code d’importation). En d’autres termes, le fichier ne peut inclure qu’une seule ligne par employé pour le même code d’importation. Cependant, il pourrait contenir plusieurs lignes pour le même employé, chacune contenant un code d’importation différent.
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Identificateur de liste de paie – Chaque fichier doit contenir des données d’employé pour UN numéro de liste de paie.
Si ce fichier sert à importer les données vers une nouvelle liste de paie, cette colonne est utilisée par le processus de validation de l’importation afin de confirmer que le fichier ne contient pas de données d’autres numéros de liste de paie et qu’il est chargé avec le numéro de liste de paie correspondant.
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Matricule
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Nom de l’employé (nom, prénom)
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Code d’importation – Le code d’importation assigné au droit à congé personnalisé.
Le code est assigné à l’étape 2 du module Configuration des droits à congé personnalisés dans Powerpay et compte un maximum de quatre caractères alphanumériques.
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Description du droit à congé – La description attribuée au droit à congé personnalisé à l’étape 1 du module Configuration des droits à congé personnalisés dans Powerpay.
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Heures (jusqu’à deux décimales) – Les données du solde de l’employé en heures pour le droit à congé.
Les formats numériques en anglais et en français sont pris en charge en fonction de l’interface Powerpay utilisée.
Une valeur de 9,999 est entrée dans la colonne Heures.
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Powerpay en anglais – Powerpay interprète la valeur en tant que 9999.
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Powerpay en français – Powerpay interprète la valeur en tant que 9,999. Une erreur est générée parce que la valeur dépasse deux décimales.
Par défaut, le rapport est trié par matricule, suivi par la description du droit à congé.
Afficher l’historique des soldes de droits à congé d’un employé
Utilisez le tableau Historique des soldes de droits à congé pour afficher et faire le suivi de l’historique complet de chaque droit à congé d’un employé sélectionné.
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Accédez à l'onglet Congé .
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Sélectionnez l’employé dont vous voulez vérifier l’historique des soldes de droits à congé dans la liste des effectifs.
La section Historique des soldes de droits à congé affiche l’historique complet des droits à congé de l’employé sélectionné.
La liste est affichée en ordre alphabétique des droits à congé, puis par date de transaction (de la plus récente à la plus ancienne).
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(facultatif) Cliquez sur le bouton Feuille de calcul pour exporter l’historique des soldes de droits à congé dans un format CSV.
Historique complet des soldes de droits à congé
Le rapport Historique complet des soldes de droits à congé comprend tous les enregistrements de l’historique des soldes de droits à congé standard et personnalisés, pour tous les employés qui figurent sur la liste de la paie. Utilisez le rapport Historique complet des soldes de droits à congé pour afficher et faire le suivi de l’historique complet de chaque droit à congé d’un employé sélectionné.
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Accédez à l’onglet Rapports .
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Cliquez sur le bouton de téléchargement pour télécharger le rapport.
Les téléchargements sont en *format .csv.
Ce rapport affiche les renseignements suivants :
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Identificateur de liste de paie
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Matricules
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Nom de l’employé
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Prénom de l’employé
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Code d’importation
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Description du droit à congé
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Date
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Transaction
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Modifié par
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Rectification
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Solde (heures)
Remarque : Les soldes de droits à congé d’un employé indiqués dans le rapport peuvent différer des soldes indiqués dans le registre. Cela est dû au fait que les soldes comprennent les demandes de congé en attente d’approbation. Les soldes qui figurent sur le registre n’incluent PAS les demandes en attente.
Remarque : Les droits à congé qui autorisent un solde illimité n’affichent qu’un seul enregistrement historique avec un solde de zéro.