Importation des soldes de droits à congé personnalisés

Conseil : Cette fonction est offerte aux clients de Powerpay Effectifs qui utilisent le module Requêtes de congé.

Lorsque vous configurez un nouveau droit à congé pour la première fois, vous pouvez importer les soldes de droits à congé existants dans Powerpay sans les saisir individuellement pour chaque employé. Cela vous permet d’économiser du temps et d’éliminer les erreurs de saisie de données.

Le processus d’importation des soldes de droits à congé personnalisés est simple :

  1. Créez un fichier d’importation avec les soldes de chaque droit à congé à importer en utilisant le modèle TOR Starting Balance Import Template_FR.xlsx qui vous est fourni par Ceridian. Un exemple de modèle est aussi offert à des fins de référence.

  2. Envoyez les fichiers à votre équipe de prestation de services pour l’importation.

  3. Vérifier les soldes importés pour chaque employé.

Remarque importante : Les soldes pour un employé ne peuvent pas être chargés plusieurs fois pour le même code d’importation. En d’autres mots, les soldes pour chaque combinaison d’employé et de droit à congé peuvent être importés une seule fois.

Remarque importante : Si un code d’importation n’a pas été entré pendant la configuration du droit à congé personnalisé et que les employés utilisent déjà le droit à congé personnalisé pour des demandes de congé, le code d’importation ne peut pas être ajouté et les soldes du droit à congé devront être saisis manuellement.

Étapes

Vous pouvez utiliser le modèle Excel TOR Starting Balance Import Template_FR.xlsx qui vous est fourni par Ceridian pour préparer le fichier d’importation dans le format de fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) spécifié pour Powerpay Effectifs. Un exemple de modèle est aussi offert à des fins de référence.

Chaque fichier d’importation de soldes de droits à congé contient plusieurs entrées, et chaque entrée correspond à une ligne de données dans le fichier. Le fichier d’importation contient deux types d’entrées :

  • En-têtes

    • La première entrée dans le fichier d’importation des soldes de droits à congé énumère les en-têtes. Les en-têtes contiennent tous les noms de champs à importer.

  • Données

    • La deuxième entrée et toutes les subséquentes sont les données.

    • Les données incluent les données des champs énumérés dans les en-têtes.

Remarque : La taille maximale des fichiers est de 1 Mo.

  • Il ne peut y avoir qu’un en-tête par colonne, et il doit être au début du fichier.

  • Les en-têtes verts indiquent les champs obligatoires.

  • Les en-têtes bleus indiquent les données facultatives. Ils sont utilisés pour fournir du contexte et ne sont pas téléversés ou validés durant le processus de chargement.

  • Toutes les colonnes d’en-tête du modèle d’importation DOIVENT être incluses dans le fichier d’importation (.csv) et doivent apparaître dans l’ordre fourni.

Mise en garde : Ne changez pas l’ordre des colonnes et ne les supprimez pas du modèle d’importation.

  • Les données doivent inclure seulement une ligne par employé par solde de droit à congé (code d’importation). En d’autres mots, le fichier d’importation ne peut inclure qu’une seule ligne par employé pour le même code d’importation. Cependant, le fichier d’importation pourrait contenir plusieurs lignes pour le même employé, chacune contenant un code d’importation différent.

  • No de liste de paie – Chaque fichier d’importation doit contenir des données d’employé pour UN numéro de liste de paie.

    Cette colonne est utilisée par le processus de validation de l’importation afin de confirmer que le fichier ne contient pas de données d’autres numéros de liste de paie et qu’il est chargé avec le numéro de liste de paie correspondant.

  • Matricule de l’employé – Le matricule de l’employé doit exister dans Powerpay Effectifs avant l’importation des données.

  • Nom de l’employé (Nom de famille, Prénom) – Le nom de l’employé pour lequel le solde est chargé.

  • Code d’importation – Le code d’importation assigné au droit à congé pour lequel vous importez les soldes.

    Le code est assigné à l’étape 2 du module Configuration des droits à congé personnalisés dans Powerpay et compte un maximum de quatre caractères alphanumériques.

  • Description du droit à congé – La description attribuée au droit à congé personnalisé à l’étape 1 du module Configuration des droits à congé personnalisés dans Powerpay.

  • Heures (jusqu’à deux décimales) – Les données du solde de l’employé pour le droit à congé.

    • Doit être en heures (pas en jours), quelle que soit la configuration du droit à congé correspondant.

    • Le solde entré ici sera ajouté ou soustrait d’un solde existant; il ne remplacera PAS un solde existant.

    • Des valeurs négatives peuvent être importées, mais si le droit à congé n’autorise PAS les soldes négatifs et que le solde obtenu après l’importation est inférieur à zéro, la ligne est rejetée et le message suivant s’affiche :

      Les droits à congés associés au code d’importation <Import_Code> ne peuvent pas comporter de solde négatif; le solde actuel de l’employé <employee_number> est de <current_balance> heures.

  • Les formats numériques en anglais et en français sont pris en charge en fonction de l’interface Powerpay utilisée.

    Exemple :

    Une valeur de 9,999 est entrée dans la colonne Heures.

    • Powerpay en anglais – Powerpay interprète la valeur en tant que 9999.

    • Powerpay en français – Powerpay interprète la valeur en tant que 9,999. Une erreur est générée parce que la valeur dépasse deux décimales.

Le fichier doit se terminer par .csv.

Lorsque toutes les valeurs à importer sont incluses dans le fichier d’importation, envoyez votre fichier à votre l'équipe de prestation de services.

Vérifiez les soldes pour chaque employé :

  • Dans la section Droits à congé de l'onglet Congé .FerméDans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Congé .

  • Dans la section Historique des soldes de droits à congé de l'onglet Congé .FerméDans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Congé . La date de l’opération est la date d’importation du système.