Mise à jour des retenues et des cotisations de plusieurs employés

Conseil : Cette fonction est offerte avec Powerpay Plus.

Utilisez la fonction Mise à jour de masse des retenues et des cotisations pour mettre à jour simultanément les valeurs de retenues et de cotisations de plusieurs employés, en utilisant pour cela la même méthode (modificateur de valeur ou de pourcentage, nouvelle valeur ou mise à jour manuelle). Au terme de ce processus, vous pourrez passer en revue les modifications proposées, modifier des dossiers individuels et exclure des dossiers individuels d'une mise à jour.

Préalables

Le modèle de mise à jour de masse des retenues et cotisations a été créé.

Étapes

Mettre à jour les retenues et les cotisations de plusieurs employés, suivez les étapes indiquées ci-dessous

1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.

2. Ouvrez la page Mise à jour de masse des retenues et des cotisations. Dans le menu Paie, sélectionnez Outils de modification de masse > Mise à jour de masse des retenues et des cotisations.

3. Dans la section Mettre à jour le, choisissez l'option appropriée : Retenue salariale ou Cotisation patronale, puis sélectionnez une retenue ou cotisation dans la liste déroulante.

4. Sélectionnez une méthode de mise à jour et entrez le montant ou le pourcentage de modification du type de retenue ou de cotisation sélectionné.

   Les méthodes de mise à jour suivantes sont disponibles :

   • Modificateur de valeur (+/-) – Entrez la valeur de remplacement de la retenue ou cotisation sélectionnée.

     Ancienne valeur ± montant du modificateur de valeur = nouvelle valeur.

   • Modificateur de pourcentage – Entrez le pourcentage de remplacement de la valeur de retenue ou de cotisation, puis sélectionnez une méthode d'arrondissement et le nombre de décimales à arrondir.

     ancienne valeur ± (ancienne valeur* montant du modificateur de pourcentage) = nouvelle valeur

   • Nouvelle valeur – Entrez la nouvelle valeur de retenue ou de cotisation.
   • Mise à jour manuelle – Entrez une nouvelle valeur de retenue ou de cotisation pour chaque employé au besoin dans la liste des employés après avoir cliqué sur Aperçu des résultats.

5. Sélectionnez les critères de filtre voulus pour spécifier les employés inclus dans la mise à jour. Faites un choix parmi les critères de filtre suivants :

   • Type de rémunération – Sélectionnez le type de rémunération des employés dont le dossier doit être mis à jour. Seuls les employés dont le type de rémunération est sélectionné seront inclus dans la liste.
   • Fourchette de valeurs – Entrez une valeur minimale et une valeur maximale. Seuls les employés dont le dossier comporte une valeur de retenue ou de cotisation comprise dans la fourchette sélectionnée seront inclus dans la liste.
   • Plage de dates d'embauche d'employé – Sélectionnez les employés qui ont été embauchés entre deux dates précises. Les employés dont la date d'embauche coïncide avec la date de début ou la date de fin de la plage de dates ou qui est comprise dans la plage de dates seront inclus dans la liste. Si vous sélectionnez uniquement une date de début pour la plage de dates, tous les employés qui auront été embauchés à cette date ou après cette date apparaîtront dans la liste des employés. Si vous sélectionnez uniquement une date de fin pour la plage de dates, tous les employés qui auront été embauchés à cette date ou avant cette date apparaîtront dans la liste des employés.
   • Répartitions (Sous-groupe X, Sous-groupe Y, Sous-groupe Z et Code de service) – Sélectionnez les valeurs de répartition dont il faut tenir compte de la sélection des employés. Seules les valeurs de répartition configurées pour votre liste de paie seront incluses dans la liste. Seuls les employés associés aux valeurs de répartition spécifiées seront inclus dans la liste.
   • Province d'emploi – Sélectionnez la province d'emploi visée par la mise à jour. Seuls les employés dont la province d'emploi est la province sélectionnée seront inclus dans la liste.
   • Statut – Sélectionnez le statut d'employé visé par la mise à jour.
   • Retenue salariale – Sélectionnez la retenue à inclure dans les critères de filtre. Seuls les employés dont le dossier contient ce type de retenue seront inclus dans la liste.
   • Cotisation patronale – Sélectionnez la cotisation patronale à inclure dans les critères de filtre. Seuls les employés dont le dossier contient ce type de cotisation seront inclus dans la liste.

6. Cliquez sur Aperçu des résultats.

   La liste des employés affiche tous les employés qui, dans la période de paie ouverte, correspondent aux critères de mise à jour et de filtre. Elle comprend les colonnes suivantes :

   • Cases à cocher 
   • Matricule
   • Nom de l'employé
   • Ancienne valeur de retenue ou de cotisation

   • Nouvelle valeur de retenue ou de cotisation

     Conseil : Par défaut, la liste est triée en fonction du matricule. Pour changer l'ordre de tri, cliquez sur un en-tête de colonne.

     Conseil : Vous pouvez cliquer sur le lien du nom de l'employé pour passer en revue la version en lecture seulement du dossier de cet employé.

     Le nombre d'employés qui satisfont les critères de filtre et le nombre d'employés sélectionnés pour la mise à jour sont affichés sous de la liste des employés.

     Les données inscrites dans la colonne Nouvelle retenue ou Nouvelle cotisation peuvent varier en fonction de la méthode de mise à jour sélectionnée.

     Méthode de mise à jour	Colonne Nouvelle retenue ou Nouvelle cotisation
     Modificateur de valeur	La nouvelle valeur de retenue ou de cotisation calculée est affichée. Ancienne valeur ± montant du modificateur de valeur = nouvelle valeur.
     Modificateur de pourcentage	La nouvelle valeur de retenue ou de cotisation calculée est affichée. Ancienne valeur ± (ancienne valeur* montant du modificateur de pourcentage) = nouvelle valeur
     Nouvelle valeur	La valeur entrée dans le champ Nouvelle valeur est affichée.
     Mise à jour manuelle	L'ancienne valeur de retenue ou de cotisation est affichée.

7. Vérifiez les valeurs affichées dans la colonne Nouvelle retenue ou la colonne Nouvelle cotisation. Mettez à jour les valeurs au besoin.

   • Ces valeurs peuvent être modifiées. Si vous modifiez une valeur, une icône de mise à jour manuelle s'affichera à côté de la valeur modifiée et le message s'affichera au-dessus de la liste.
   • Si ces valeurs sont incorrectes en raison d'un critère de sélection inapproprié, cliquez sur le bouton Restaurer. Le message suivant s'affiche :

   

   Cliquez sur le bouton OK pour restaurer les critères de sélection originaux.

8. Powerpay affiche un crochet à côté des noms des employés dont le dossier sera mis à jour. S'il y a dans la liste des employés qui répondent aux critères de sélection mais dont le dossier NE DEVRAIT PAS être mis à jour, décochez les cases situées à côté de leur nom.  

9. Cliquez sur le bouton Appliquer.

   Powerpay affiche un message précisant le nombre de mises à jour qui seront effectuées.

   

   Si ce nombre est correct, cliquez sur le bouton OK afin de procéder à la mise à jour.

   Si la mise à jour s'est bien déroulée, Powerpay affiche un message Données enregistrées qui indique le nombre de mises à jour de dossiers d'employé effectuées.

   Si vous avez désélectionné à l'étape 7 des cases situées à côté de noms d'employés, Powerpay affiche une liste des employés qui répondaient aux critères de sélection mais dont le dossier n'a pas été mis à jour.

   Lorsque la mise à jour est appliquée, si des valeurs de l'ancienne retenue ou de l'ancienne cotisation NE correspondent PAS aux valeurs présentes dans la base de données, les retenues de l'employé ou les cotisations de l'employeur ne sont pas mises à jour et le message suivant précisant la liste des employés dont le dossier n'a pas été mis à jour s'affiche :

   La valeur de la retenue ou de la cotisation du ou des employés suivants n'a pas été mise à jour, car elle a été modifiée durant la mise à jour de masse des retenues et des cotisations. Veuillez vérifier.

   Matricule	Nom de l'employé	Valeur
   10100	Desjardins, Denise	10,500
   10150	Joubert, Jacques	10,800

   S'il y a dans la liste des employés qui ne répondent plus aux critères de sélection au moment où la mise à jour est appliquée, le message suivant précisant la liste des employés dont le dossier n'a pas été mis à jour s'affiche :

   La valeur de la retenue ou de la cotisation du ou des employés suivants n'a pas été mise à jour, car ils ne sont plus associés aux mêmes critères de filtre. Veuillez vérifier.

   Matricule	Nom de l'employé	Valeur
   10100	Desjardins, Denise	10,500
   10150	Joubert, Jacques	10,800

   S'il y a dans la liste des employés qui ont déjà d'autres retenues ou cotisations relatives à un syndicat, à un régime de pension ou à la CAT au moment où la mise à jour est appliquée, le message suivant précisant la liste des employés dont le dossier n'a pas été mis à jour s'affiche :

   La valeur de la retenue ou de la cotisation du ou des employés suivants n'a pas été mise à jour, car il se peut que d'autres retenues ou cotisations relatives à un syndicat, à un régime de pension ou à la CAT soient définies pour l'employé. Veuillez vérifier.

   Matricule	Nom de l'employé	Retenues / cotisations	Valeur permanente
   10100	Desjardins, Denise	Cotisations au régime de retraite	10,000
   10150	Joubert, Jacques	Cotisations syndicales	11,000