Mise à jour du statut de plusieurs employés

Conseil : Cette fonction est offerte avec Powerpay Plus.

La page Changement de statut de masse vous permet de mettre à jour les statuts et de produire les relevés d'emploi (au besoin) de plusieurs employés à la fois. Au terme de ce processus, vous pourrez passer en revue les modifications proposées, modifier des dossiers individuels d'employés et exclure des dossiers individuels d'employés d'une mise à jour. Il est également possible d'enregistrer les détails d'une mise à jour dans un modèle réutilisable.

Préalables

Le modèle de changement de statut de masse a été créé.

Étapes

Mettre à jour le statut de plusieurs employés :

1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.
2. Ouvrez la page Changement de statut de masse. Dans le menu Paie, sélectionnez Outils de modification de masse > Changement de statut de masse.

3. Dans la section Méthode de mise à jour, sélectionnez Changement de statut et choisissez les options qui s'appliquent. Les options suivantes sont disponibles :

   • Statut résultant - Statut que devraient avoir les employés après le changement de statut. Il y a trois possibilités : Actif, En congé et Ex-employé Le statut Actif n'est disponible que pour les traitements réguliers et les traitements supplémentaires (pas pour les traitements de RE).
   • Relevé d'emploi – Les options sont les suivantes : Produire ou Ne pas produire. Il est impossible de modifier des RE en utilisant la fonction de changement de statut de masse. Pour les traitements de RE, seule l'option Produire est valide; celle-ci est sélectionnée par défaut.
   • Paie courante – La paie courante doit-elle être traitée? Les options sont les suivantes : Traiter, Ne pas traiter. Pour les traitements réguliers et supplémentaires, l'option Produire est sélectionnée par défaut. Pour les traitements de RE, seule l'option Ne pas produire est valide; celle-ci est sélectionnée par défaut.

   Remarque : Lorsqu'un ensemble d'options de changement de statut non valide est sélectionné, un message d'erreur s'affiche.

   Remarque : Si l'option de changement de statut sélectionnée fait en sorte que les employés doivent être réactivés, un message s'affiche.

   Lorsqu'on sélectionne une action, les champs pertinents à celle-ci apparaissent dans la section Méthode de mise à jour.

4. Remplissez les champs de la section Méthode de mise à jour. Les champs obligatoires sont accompagnés d'un astérisque rouge.

5. Sélectionnez les critères de filtre qui spécifieront les employés visés par la mise à jour. Les critères de filtre suivants sont disponibles :

   • Plage associée au premier jour de travail – Sélectionnez des employés compris dans la plage associée au premier jour de travail. Les employés dont la date du premier jour de travail coïncide avec la date de début ou la date de fin de la plage de dates ou est comprise dans la plage de dates feront partie de la liste. Si vous sélectionnez uniquement une date de début pour la plage de dates, tous les employés qui auront été embauchés à cette date ou après cette date apparaîtront dans la liste des employés. Si vous sélectionnez uniquement une date de fin d'emploi, tous les employés dont le premier jour de travail survient à cette date ou avant cette date figureront dans la liste des employés

   • Plage associée au dernier jour de travail – Sélectionnez des employés compris dans la plage associée au dernier jour de travail. Les employés dont la date du dernier jour de travail coïncide avec la date de début ou la date de fin de la plage de dates ou est comprise dans la plage de dates feront partie de la liste. Si vous sélectionnez uniquement une date de début d'emploi, tous les employés dont le dernier jour de travail survient à cette date ou après cette date figureront dans la liste des employés. Si vous sélectionnez uniquement une date de fin pour la plage de dates, tous les employés dont le dernier jour de travail survient à cette date ou avant cette date figureront dans la liste des employés.

   • Province d'emploi – Sélectionnez la province d'emploi des employés visés par la mise à jour. Seuls les employés dont la province d'emploi correspond à la province sélectionnée seront inclus dans la liste.

   • Statut – Sélectionnez le statut des employés visés par la mise à jour.

   • Répartitions (Sous-groupe X, Sous-groupe Y, Sous-groupe Z et Code de service) – Sélectionnez les valeurs de répartition à inclure. Seules les valeurs de répartition configurées pour votre liste de paie seront affichées. Seuls les employés dont le dossier comporte les valeurs de répartition sélectionnées seront inclus.

6. Cliquez sur Aperçu des résultats.

   La liste des employés comprend tous les employés qui, dans la période de paie ouverte, correspondent aux critères de filtre. Elle comprend les éléments suivants :

   • Cases à cocher
   • Matricule
   • Nom de l'employé
   • Statut
   • Dernier jour de travail
   • Date de réembauche
   • Dernier jour payé (case 11)
   • Date de fin de la dernière période de paie (case 12)
   • Raison du présent relevé d'emploi (case 16)

   Remarque : Si vous mettez à jour manuellement le champ Raison du présent relevé d'emploi (case 16) pour inscrire « K00 – Autre » ou « K15 – Autre / Ordonnances et règlements royaux applicables aux Forces canadiennes » dans la liste des employés et que le champ Observations dans la section Méthode de mise à jour reste vide, le statut des employés n'est pas mis à jour dans la page Changement de statut de masse et un message d'erreur s'affiche.

   Les colonnes sont incluses dans le tableau lorsque les champs correspondants sont remplis dans la section Méthode de mise à jour.

   Pour les régimes de retraite collectifs, la liste des employés doit comprendre la colonne supplémentaire Régime de retraite collectif – Raison du retrait.

   Pour les besoins de l'annulation de statut, la section Liste des employés comprend les colonnes supplémentaires suivantes :

   • Statut –le statut courant de l'employé dont le statut doit être annulé.

   • Action à annuler – l'action de changement de statut que l'on souhaite annuler..

   Par défaut, la liste est triée en fonction du matricule. Pour la trier différemment, cliquez sur le nom de la colonne correspondant au critère voulu.

   Vous pouvez cliquer sur le lien du nom de l'employé pour passer en revue la version en lecture seulement du dossier de cet employé.

   Le nombre d'employés qui satisfont aux critères de filtre et le nombre d'employés sélectionnés pour la mise à jour sont affichés sous la liste des employés.

7. Ces valeurs peuvent être modifiées :

   • Ces valeurs peuvent être modifiées. Si vous modifiez une valeur, une icône de mise à jour manuelle s'affiche à côté de la valeur modifiée et le message s'affichera au-dessus de la liste.

   • Tous les messages d'erreur et d'avertissement propres à des employés en particulier apparaissent dans la rangée. Cliquez sur Afficher les messages afin de consulter ces messages. Les messages d'erreur apparaissent avec une icône rouge d'erreur (), tandis que les messages d'avertissement apparaissent avec une icône d'avertissement (). Cliquez sur Masquer les messages afin de dissimuler les messages.

   • Si ces valeurs sont incorrectes en raison d'un critère de sélection inapproprié, cliquez sur le bouton Restaurer. Powerpay affiche le message suivant :

     La réinitialisation supprime la liste des employés et réinitialise à leurs valeurs par défaut les sélections de la page. Veuillez l'enregistrer comme modèle, sinon les données seront perdues. Cliquez sur le bouton OK afin de continuer ou sur le bouton Annuler pour conserver les critères de filtre et la liste des employés courants.

     Cliquez sur le bouton OK pour restaurer les critères de sélection initiaux.

8. Powerpay affiche un crochet à côté du nom de chacun des employés dont le dossier sera mis à jour. S'il y a dans la liste des employés qui répondent aux critères de sélection mais dont le dossier NE devrait PAS être mis à jour, décochez les cases correspondantes.

9. Cliquez sur le bouton Appliquer.

   Powerpay affiche un message précisant le nombre de mises à jour qui seront effectuées.

   Si ce nombre est exact, cliquez sur le bouton OK afin de poursuivre.

   Si la mise à jour s'est bien déroulée, Powerpay affiche un message Données enregistrées qui indique le nombre de mises à jour de dossiers d'employé effectuées.

   Une liste s'affiche où figurent les employés qui répondaient aux critères de sélection mais dont le dossier n'a pas été mis à jour parce que la case associée à leur nom était décochée.

   Lorsque la mise à jour est appliquée, si des valeurs de statut d'employé ne correspondent PAS aux valeurs présentes dans la base de données, le statut des employés n'est pas mis à jour, et Powerpay affiche un message semblable au suivant, accompagné de la liste des dossiers qui n'ont pas été mis à jour :

   Le statut du ou des employés suivants n'a pas été mis à jour, car le statut a été modifié durant le processus de changement de statut de masse. Veuillez vérifier.

   Matricule	Nom de l'employé	Statut courant	Ancien statut
   10100	Duke, Daisy	Ex-employé	Actif
   10150	Jones, James	En congé	Actif

   S'il y a dans la liste des employés qui ne répondent plus aux critères de sélection au moment où la mise à jour est appliquée, Powerpay affiche un message semblable au suivant et précisant la liste des employés dont le dossier n'a pas été mis à jour :

   Le statut du ou des employés suivants n'a pas été mis à jour, car ils ne répondent plus aux mêmes critères de filtre. Veuillez vérifier.

   Matricule	Nom de l'employé	Statut
   10100	Duke, Daisy	Ex-employé
   10150	Jones, James	En congé