Scénarios de chèque manuel

Lorsqu'un employé cesse, ou a cessé, d'être à votre service, et que vous produisez un chèque manuel à titre de paiement final, les paiements de vacances entrés dans la page Chèque manuel seront généralement Sans congé.

Cette méthode n'est cependant pas toujours possible. Ainsi, une employée quittant pour un congé de maternité pourrait préférer prendre ses vacances « Avec congé » au début de son congé. Chaque cas doit être examiné séparément.

Vous pouvez aussi sélectionner l'une des options « Ne pas traiter la paie en cours » de la page Changement de statut / RE. Dans le menu Paie, sélectionnez RE / Changement de statut de l'employé > Changement de statut / RE. Dans le cadre d'une cessation d'emploi, si l'employé ne doit plus recevoir de rémunération ni de deuxièmes paiements.

Il est possible d'enregistrer les données relatives à un chèque manuel indépendamment du statut de l'employé, même s'il s'agit d'un ex-employé ou d'un employé en congé.

Si vous prévoyez modifier le taux permanent de rémunération de l'employé (dans la page Dossier d'employé. Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dossier d'employé. ou la page Taux, facteurs et gains permanents. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Taux, facteurs et gains permanents.) au cours de la même période de paie où vous entrez le chèque manuel pour cet employé, et du chèque manuel doit être calculée d'après l'ancien taux horaire. Entrez cet ancien taux dans le champ Taux d'exception.

Il faut procéder ainsi parce qu'une modification du taux permanent entre immédiatement en vigueur, ce qui signifie qu'un chèque manuel fait à l'ancien taux ne pourra être en équilibre. Que du chèque manuel soit effectuée avant ou après la modification du taux n'a aucune importance.

Un seul chèque manuel peut être entré pour le même employé dans la même période de paie. Si vous devez modifier plusieurs chèques, vous devez faire la somme des gains, des retenues et des montants d'avantages sociaux pour remplir les champs de la page Chèque manuel. Dans le menu Paie, cliquez sur Rectifications > Chèque manuel. Par exemple, additionnez les heures normales de tous les chèques et les montants de cotisation à l'AE de tous les chèques.

Remarque : Assurez-vous que les différents types d'heures, de taux et de service d'affectation temporaire font l'objet d'entrées séparées de sorte que chacune d'elles soit annulée dans le relevé d'emploi, les cumuls annuels et le grand livre. Par exemple, entrez les heures normales sans exception sur une ligne, les heures travaillées pour un service d'affectation temporaire ou à un taux d'exception sur une autre ligne).

En résumé, vous entrez dans Powerpay les données de tous les chèques émis au nom de cet employé comme s'ils ne constituaient qu'un seul chèque manuel.

Remarque importante : Veuillez communiquer avec l'équipe de la prestation de services afin d'obtenir de l'aide à ce sujet si Ceridian effectue les remises en votre nom.

Dans le cas de certains fournisseurs, Ceridian Canada peut soumettre un fichier de remises au fournisseur pour la valeur totale des retenues et cotisations des employés inscrits à un régime.

Si aucune valeur négative n'est entrée pour un employé dans le même traitement pour la retenue ou la cotisation, la remise sera effectuée sans problème. Cependant, si une valeur négative est entrée, le paiement à un tiers fournisseur d'avantages sera refusé.

Les fournisseurs d'avantages n'acceptent PAS de retenues négatives (la contrepassation des retenues et des cotisations) compte tenu du fait que le montant est déjà déposé dans le compte de l'employé.

Si vous entrez une valeur négative pour une retenue ou une cotisation dans les données relatives à la correction, la valeur négative est acceptée par Powerpay et les valeurs des cumuls sont rectifiées en conséquence. Le fichier faisant état du montant de rectification négatif n'est cependant pas remis au fournisseur. L'employeur doit chercher lui-même à se faire rembourser son surplus de cotisations auprès de l'employé ou du fournisseur d'avantages.

Il y va de votre responsabilité de déterminer quels sont ces fournisseurs.

Les directives suivantes ne s'appliquent que si un montant cible a été entré précédemment pour une retenue salariale. La situation serait exceptionnelle.

Si vous entrez une valeur dépassant le reste du montant cible dans le champ Montant s'appliquant à une retenue et que la saisie manuelle est en équilibre, un message d'erreur s'affiche. La partie de la retenue excédant le reste du montant cible est automatiquement remboursée à l'employé par Ceridian Canada sous forme de chèque lorsque l'entrée est traitée.

Si un employé (rémunéré à taux horaire ou à salaire) reçoit normalement sa paie de vacances chaque période de paie, entrez la valeur de ce montant dans le tableau des gains sous Paie de vacances – Sans congé (SC). Vous vous assurez ainsi qu'aucune heure assurable n'est calculée sur ce montant conformément à la réglementation en matière de paie.

Lorsqu'un employé (rémunéré à taux horaire ou à salaire) reçoit normalement un montant tiré de son accumulateur additionnel chaque période de paie, entrez ce montant dans le tableau des gains sous Paie automatique des fériés – Sans congé (SC).

Remarque : Lorsqu'il est versé chaque période de paie, le montant de l'accumulateur additionnel est TOUJOURS entré en tant que Paie automatique des fériés. Ce montant NE s'applique PAS aux « vacances de l'année précédente ».

Lorsqu'un employé (rémunéré à taux horaire ou à salaire) reçoit à la fois sa paie de vacances et le montant de son accumulateur additionnel à chaque période de paie, entrez  :

• montant régulier de la paie de vacances figurant dans la section des gains sous Paie de vacances – Sans congé (SC)
• montant régulier de l'accumulateur additionnel dans le tableau des gains sous Paie automatique des fériés – Sans congé (SC).

Si un chèque manuel est émis et que sa production comprend la contre-passation du montant des retenues (valeurs négatives) prélevées pour le compte d’un tiers, les cumuls annuels de l’employé sont rectifiés en conséquence. Cependant, AUCUNE somme n’est créditée automatiquement au compte de votre entreprise. Vous aurez la responsabilité de rembourser votre employé ou votre fournisseur tiers.