Nouveautés de Powerpay 6.0

Les présentes directives d'utilisation fournissent des renseignements détaillés sur la version 6.0 de Powerpay. Si vous le préférez, vous pouvez consulter une version PDF de ces directives d'utilisation.

Sommaire

Les présentes directives d’utilisation s’appliquent à la version 6.0 de Powerpay et de Powerpay Libre-service.

Les principales améliorations et nouvelles fonctions que présente cette version de Powerpay comprennent :

  • Nouvelle option du menu Effectifs – le point de lancement de certaines nouvelles fonctions intéressantes de Powerpay plus tard cette année;
  • Présentation améliorée de l’en-tête de l’entreprise, de la barre des employés et de la liste des employés – un nouveau look moderne avec des onglets liés aux employés bien situés sous la barre des employés;
  • Exportation de la comptabilité de QuickBooks en ligne – inclut les frais et les taxes de Ceridian dans le journal exporté pour permettre des rapprochements bancaires automatisés dans QuickBooks;
  • Page Changement de statut / RE – afin de faciliter l’utilisation, la page Changement de statut/RE a été réaménagée et les sections sont désormais consolidées;
  • Trois nouveaux types de personnes-ressources – d’autres types de personnes-ressources sont désormais accessibles à la page Gestion des utilisateurs et des personnes-ressources;
  • Nouvel aspect et nouvelle convivialité – les pages suivantes ont été mises à jour :
    • Configuration service / distribution;
    • Maintenance de l’utilisateur dans l’environnement libre-service;
    • Outils de modification de masse
    • Échelons salariaux;
  • Améliorations des y-run (périodes annuelles) – les pages de y-run (période annuelle) ont été harmonisées afin d’éliminer la nécessité d’entrer des renseignements non requis pour une y-run (période annuelle);
  • Champ Old user password (Ancien mot de passe de l’utilisateur) – votre ancien mot de passe est désormais nécessaire à la page Changement du mot de passe de l’utilisateur pour s’assurer que quelqu’un d’autre ne change pas votre mot de passe.

Nouvelle fonctionnalité – Powerpay

Le menu Effectifs représente le point de lancement de la nouvelle fonctionnalité Powerpay Effectifs comportant des capacités de gestion des employés.

Ces trois nouveaux types de personnes-ressources sont accessibles à la page Gestion des utilisateurs et des personnes-ressources.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Gestion des utilisateurs et des personnes-ressources.

  • Personne-ressource RH
  • Personne-ressource du partenaire de recommandations
  • Autre

Une option « Sélectionner tout » est désormais accessible dans la section Avis de l’environnement libre-service à la page Gestion des utilisateurs et des personnes-ressources.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Gestion des utilisateurs et des personnes-ressources. afin de vous faire gagner du temps en vous permettant de sélectionner ou d’annuler toutes les options en un seul clic.

Lorsque plusieurs utilisateurs ont ouvert une session dans la même paie, Powerpay affiche un message à la page d’accueil, à la page Choix de la période de paie et à la page Transmission des données de la paie.

Si la liste de paie est soumise, un message d’erreur s’affiche.

Une période de paie ne peut pas être suspendue, fermée ou sautée lorsque plusieurs utilisateurs ont ouvert une session dans cette liste de paie. Cela permet de s’assurer que les utilisateurs ne sont pas interrompus lorsqu’ils travaillent dans la liste de paie.

Powerpay affiche le message d’erreur « L’action que vous essayez de faire ne peut pas être réalisée en ce moment, car un autre utilisateur est actuellement connecté à la liste de paie » lorsque l’une de ces actions est effectuée lorsque plusieurs utilisateurs ont ouvert une session dans la liste de paie en même temps.

Utilisez l’onglet Configuration du compte sur la page Données comptables.Fermé Dans le menu Entreprise, cliquez sur Exporter > Données comptables > Configuration du compte. pour inclure les frais et les taxes dans vos écritures de journal. L’inclusion des frais et des taxes de Ceridian dans les écritures de journal permet des rapprochements bancaires automatisés dans QuickBooks.

Remarque : Avant d’utiliser ces fonctionnalités, vous devez importer un Plan comptable.

Pour inclure les frais et les taxes dans les écritures de journal :

  1. Accédez à l’onglet Configuration du compte sur la page Données comptables.Fermé Dans le menu Entreprise, cliquez sur Exporter > Données comptables > Configuration du compte.
  2. Sélectionnez les options appropriées dans la liste déroulante selon vos besoins.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Les modifications apportées à la page Configuration du compte font l’objet d’une vérification et apparaissent dans la section Renseignements sur l’entreprise – Configuration des données comptables de la page Vérification.

 

Améliorations – Powerpay

L’aspect et la convivialité de la barre des employés ont été améliorés.

  • Le nom de l’employé apparaît désormais en bleu et en gros caractères afin qu’il soit plus visible.
  • Lorsque vous faites défiler la page vers le bas, la barre de renseignements sur les employés se rétracte pour vous permettre de voir davantage d’information. Cliquez sur + pour l’afficher.

L’aspect et la convivialité de la liste des employés de Powerpay ont été modernisés.

Afin de faciliter l’utilisation, la page Changement de statut / RE.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez RE / Changement de statut de l'employé > Changement de statut / RE. a été réaménagée et les sections sont désormais consolidées.

  • Les cases 11, 12, 13, 14 et 16 apparaissent maintenant dans la section Renseignements relatifs au RE.
  • Les cases 17 , 17 et 17C apparaissent maintenant dans une seule section, Paiements à la séparation.
  • Les cases 18, 21, 13, 14 et 22 apparaissent maintenant dans la section Renseignements relatifs au RE.

L’aspect et la convivialité des pages suivantes ont été modernisés.

Cliquez sur le lien du nom de l’employé dans la Liste des employés située dans le haut de n’importe quelle page pour ouvrir la fenêtre contextuelle Dossier d’employé et consulter les renseignements sur l’employé sélectionné.

L’aspect et la convivialité de la page Sélectionner le modèle pour chacune des pages de mise à jour de masse ont été mis à jour. Les boutons Rename (Renommer) et Supprimer apparaissent désormais sous forme d’icônes.

L’étiquette « For which pay period » (Pour quelle période de paie) à la page Versement de masse de l’accumulateur a été modifiée pour « Période de paie (si elle diffère de la période courante) ».

  • L’aspect et la convivialité de la page Maintenance de l'utilisateur.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Libre-service > Maintenance de l'utilisateur. ont été modernisés.
  • Le message qui apparaît lorsqu’aucun événement d’atteinte à la sécurité n’a été consigné pour l’employé sélectionné a été changé pour « Le dossier de l’employé ne contient pas d’événement d’atteinte à la sécurité pour la période sélectionnée ».

Afin de faciliter l’utilisation, la page Configuration des services et de répartition.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Configuration des services et de la répartition. a été modifiée :

  • L’aspect et la convivialité ont été améliorés;
  • Elle apparaît correctement sur les ordinateurs de bureau, les tablettes et les appareils mobiles;
  • Lorsque la description personnalisée est uniquement écrite dans une langue, Powerpay remplit automatiquement le deuxième champ à l’aide de la description lorsque la page est sauvegardée pour s’assurer que le champ n’est pas vide lorsque la langue est modifiée.

L’aspect et la convivialité de la page Échelons salariaux.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Configuration de la rémunération > Échelons salariaux. ont été modernisés.

Les pages Configuration de la saisie rapide et tous les liens rapides vers les pages ont été supprimés. La configuration pour les pages de la saisie rapide se fait maintenant à la page Saisie rapide.

Afin d’obtenir des renseignements sur la configuration des paramètres par défaut des pages Saisie rapide, accédez à Configuration de la page Saisie rapide

L’option Mode de livraison par défaut des formulaires fiscaux des employés à la page Options libre-service.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Environnement libre-service > Options libre-service. doit être sélectionnée avant de créer de nouveaux comptes libre-service.

Lorsqu’aucun mode de livraison par défaut n’a été sélectionné, Powerpay affiche le message d’avertissement suivant quand vous tentez de créer un compte libre-service.

Après la réinitialisation d'un mot de passe d’employé dans l’environnement libre-service en sélectionnant Send New Password to User (Envoyer un nouveau mot de passe à l’employé) à la page Maintenance de l'utilisateur.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Libre-service > Maintenance de l'utilisateur., l’employé doit répondre correctement à la question de sécurité pour réinitialiser son mot de passe.

Un champ Old user password (Ancien mot de passe de l’utilisateur) apparaît désormais à la page Changement du mot de passe de l’utilisateur (Plus > Changer le mot de passe) pour s’assurer que quelqu’un d’autre ne change pas votre mot de passe.

Si le mot de passe entré dans le champ Old user password (Ancien mot de passe de l’utilisateur) est incorrect ou laissé en blanc, Powerpay affiche un message d’erreur.

Lorsqu’un traitement Y (période annuelle) est ouvert, la situation fiscale des employés apparaît maintenant dans la section Imposition de la page Dossier d’employé (Paie > Dossier d’employé).

La seule option offerte est Statut indien Gains sur T4 – Case 71. Si l’employé avait déjà obtenu le Statut indien au cours de l’exercice financier applicable, la case est cochée et en lecture seule. Si l’employé n’avait pas obtenu le Statut indien au cours de l’exercice financier applicable, la case peut être cochée. Une fois la page enregistrée, la case ne peut pas être décochée et le champ devient en lecture seule.

Pour décocher l’option Statut indien pour un employé, veuillez communiquer avec votre équipe de prestation de services.

Les champs et les sections suivants n’apparaissent pas à la page Dossier d’employé (Paie > Dossier d’employé) lors d’un y-run (période annuelle) afin d’éliminer la nécessité de remplir des champs non requis pour un y-run (période annuelle) :

  • Champ Heures par période de paie dans la section Rémunération;
  • Section Accumulateur de paie de vacances;
  • Section Accumulateur additionnel;
  • Section Accumulateur de paies de congé de maladie.

Le champ Date de naissance peut maintenant être modifié et il apparaît dans la section Dates relatives à l’employé pour les rajustements de fin d’exercice afin de s’assurer que la bonne date apparaît et peut être comparée au statut RPC/RRQ.

Vous pouvez désormais ajuster les taux de la CNESST du Québec pour l’année en cours et pour la première paie de l’année à la page Government Rates (Taux du gouvernement) (Entreprise > Government Rates [Taux du gouvernement]) afin d’éliminer la nécessité d’appeler votre équipe de prestation de services pour modifier les taux.

Pour ajuster un taux :

  1. Accédez à la page Government Rates (Taux du gouvernement) (Entreprise > Government Rates [Taux du gouvernement]).
  2. Entrez le taux ajusté dans la colonne Rate (Taux).
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Lors de la dernière paie de l’année, un message vous indiquant comment vos formulaires fiscaux seront livrés apparaît aux pages suivantes :

  • page Afficher la période de paie (Période de paie > Afficher la période de paie);

  • page Soumettre paie.Fermé Cliquez sur le menu Traitement et sélectionnez Soumettre paie.

Un courriel est envoyé à l’utilisateur Powerpay qui devrait recevoir des avis à la page Gestion des utilisateurs et des personnes-ressources lorsque la dernière paie de l’année est soumise.

Un lien Ajouter un nouvel employé apparaît aux pages suivantes lorsque l’entreprise ne comporte pas d’employés. Cliquer sur le lien ouvre la page Nouvelle embauche.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Nouvelle embauche.

  • Toutes les pages du menu Paie sauf les pages Outils de modification de masse et la page Gestion du régime de retraite collectif.
  • Toutes les pages du menu RH sauf la page Renseignements RH et la page Configuration des données RH.

  • page Saisie rapide.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Saisie rapide.

  • page Saisie rapide – Deuxième paiement.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Deuxième paiement > Saisie rapide – Deuxième paiement.

  • page Maintenance de l'utilisateur.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Libre-service > Maintenance de l'utilisateur.

  • page Feuille de présence.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Feuille de présence.

  • page Dépôt direct.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dépôt direct.