Paie de vacances - Cessation de l'emploi ou départ temporaire, avec congé, AUCUNE paie pour la période courante

Généralement, la paie de vacances versée lors d'une cessation d'emploi ou d'un départ temporaire (avec production d'un Relevé d'emploi) est produite « sans congé » en vertu de la réglementation. Veuillez vous assurer que la paie de vacances doit vraiment être produite « avec congé » avant le traitement.

Afin de produire un relevé d'emploi fidèle, cette procédure vous permettra, pour les besoins de l'assurance-emploi, d'accomplir toutes les tâches nécessaires afin de réattribuer les heures et les gains aux périodes de paie appropriées. Prenez note que, dans le cas du versement du contenu de l'accumulateur de vacances accompagné de la prise d'un congé, les heures et les gains sont assurables. Vous aurez habituellement à effectuer quelques calculs vous-même.

Préalables

Vous pouvez utiliser la procédure décrite ci-dessous lorsque la situation satisfait tous les critères suivants :

• L'employé cessera de travailler, définitivement ou temporairement, pendant la période de paie en cours.
• L'employé a demandé un Relevé d'emploi.
• L'employé touche la totalité de sa paie de vacances avec congé.
• L'employé ne recevra aucun autre salaire au cours du même traitement.
• Il est possible que la paie de vacances couvre plus d'une période de paie.

Remarque : Si vous savez que la période de congé ne commencera PAS au cours d'une période de paie pour se terminer dans une autre, ne tenez pas compte des étapes 2, 3, 5 et 6.

Étapes

Comment verser le contenu complet de l'accumulateur de vacances, avec congé, quand l'employé cesse de travailler, définitivement ou temporairement, SANS recevoir de paie pour la période courante :

1. Procédez à la cessation d'emploi en choisissant les options qui conviennent. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

   1. Ouvrez la page Changement de statut / RE. Dans le menu Paie, sélectionnez RE / Changement de statut de l'employé > Changement de statut / RE.

   2. Sélectionnez le nom de l'employé à partir de la Liste des employés.

   3. Sélectionnez dans la liste l'option appropriée de cessation d'emploi, puis cliquez sur le bouton Allez.

      Remarque : Étant donné que vous versez le montant de l'accumulateur de vacances, vous devez sélectionner une option qui comprend aussi le traitement de la paie courante (peu importe qu'il y ait ou non d'autres gains courants). Pour plus d’information, consultez la rubrique Options de changement de statut.

   4. Remplissez la page Changement de statut.

   5. Cliquez sur Enregistrer.

2. Pour les besoins de l'AE, calculez le nombre d'heures assurables correspondant au montant de l'accumulateur de vacances afin d'obtenir à la fois les montants en dollars et en heures. (Dans le cas de vacances avec congé, les heures et les gains sont assurables.) Pour obtenir ce résultat, il faut diviser le montant courant contenu dans l'accumulateur de vacances par le taux horaire de l'employé.

   • Dans le cas des employés rémunérés à taux horaire, utilisez le taux de rémunération de base provenant de la page Dossier d'employé. Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dossier d'employé.

   • Dans le cas des employés rémunérés à salaire, divisez le taux de rémunération de base par le nombre d'heures normales par période de paie.

     (Le taux de rémunération de base d'un salarié correspond au salaire qu'il reçoit à chaque période de paie. En divisant ce montant par le nombre d'heures normales par période de paie, vous obtenez l'équivalent d'un taux horaire.)

   Remarque : Vous trouverez le nombre d'heures normales par période de paie de l'employé dans la page Dossier d'employé. Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dossier d'employé.

3. Notez le nombre d'heures de vacances assurables résultant de votre calcul (le nombre doit comporter deux décimales).

4. Remplacez par des zéros les valeurs des salaires et des gains permanents, demandez le versement complet du contenu de l'accumulateur de vacances, avec congé, et sélectionnez la période visée par l'exonération du RPC/RRQ.

   1. Ouvrez la page Feuille de présence. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Feuille de présence.
   2. Enregistrez le taux de rémunération de base de l'employé.

   3. Enregistrez le montant courant contenu dans l'accumulateur de vacances.

      Remarque : Le champ Montant courant contenu dans l'accumulateur de vacances de la page Feuille de présence présente une valeur cumulée incluant le cumul de la dernière liste de paie traitée. Comme il n'y a pas de paie en cours, vous pouvez utiliser cette valeur pour calculer le nombre d'heures assurables.

   4. Sélectionnez dans la liste Période visée la période qui correspond au nombre de semaines couvertes par le montant versé.

      Cette précision permet d'exonérer la paie de vacances des cotisations au RPC/RRQ.

   5. Entrez des zéros comme montants de substitution du salaire et des gains permanents, s'il y a lieu.

      Étant donné que l'employé ne doit recevoir aucun salaire ni gain permanent, vous devrez entrer le montant 0,00 $ en tant que valeur de substitution.

   6. Demandez le versement complet du contenu de l'accumulateur de vacances. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

      Sélectionnez l'option Oui – avec congé dans la liste Verser le montant complet?.

      Si vous avez constaté que la période visée dépasse la durée de la période de paie courante, sélectionnez la période de paie suivante dans la liste Quelle période de paie?. Cela facilitera le pistage du transfert des heures et des gains.

   7. Cliquez sur Enregistrer.

5. S'il y a lieu, calculez vous-même le nombre d'heures de vacances et les montants que vous devrez attribuer à d'autres périodes de paie. (Il s'agit de périodes de paie différentes de la période de paie à laquelle vous avez attribué, dans la page Feuille de présence, la valeur de l'accumulateur de vacances en sélectionnant Quelle période de paie?)

   Pour calculer le montant à transférer, vous devez connaître le nombre d'heures normales par période de paie de l'employé.

   Remarque : Le nombre d'heures normales par période de paie de l'employé se trouve dans la page Dossier d'employé. Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dossier d'employé.

6. Transférez les heures (et les gains associés à ces heures) aux périodes de paie auxquelles elles doivent être attribuées. Utilisez les calculs effectués à l'étape précédente.
   1. Ouvrez la page Rectifications des gains assurables. Dans le menu Paie, cliquez sur RE / Changement de statut de l'employé > Rectifications des gains assurables.
   2. Sélectionnez le nom de l'employé à partir de la Liste des employés.

   3. Dans la liste Mesure à prendre, sélectionnez l'option Transférer des gains assurables ou des heures assurables d'une période de paie à une autre, puis cliquez sur Allez.

      Remarque : Étant donné que la paie n'a PAS été traitée, la section Historique NE comprend pas les données que vous avez entrées pendant la période de paie courante.

      Remarque : Après avoir transféré des heures et des gains, certaines valeurs de la période de paie de départ deviendront négatives. Après le traitement de la paie, ces valeurs négatives seront remplacées par des valeurs finales résultant du dernier calcul informatisé des heures et des gains assurables, basé sur la paie de vacances versée pour cette période de paie. Ces valeurs corrigées seront reportées sur le RE.

   4. Dans la liste À partir de quelle période de paie?, sélectionnez la période de paie que vous aviez d'abord sélectionnée dans la page Feuille de présence lors du versement de la paie de vacances cumulée.
   5. Dans la liste Vers quelle période de paie?, sélectionnez la période de paie vers laquelle les heures et les gains choisis doivent être transférés.
   6. Entrez les heures et les gains à transférer.

   7. Cliquez sur Enregistrer.

      Si des heures de vacances (et les gains associés à ces heures) se rapportent à une troisième période de paie, répétez la procédure de transfert pour cette troisième période de paie.