Modifier les renseignements du profil d'un employé

L'onglet Profil comprend les renseignements suivants au sujet de l'employé sélectionné dans la liste des effectifs :

  • Les renseignements de base sur l'employé
  • Les coordonnées de l'employé. Ces renseignements sont ajoutés lors du processus de nouvelle embauche et peuvent être modifiés ici en tout temps.
  • Les renseignements sur l'affectation de l'employé, incluant son poste et sa fonction. Les renseignements dans cette section sont entrés ici.

Pour aider à protéger l’information sensible, certains champs dans cet onglet sont masqués. Pour démasquer l’information affichée aux fins de modification, cliquez sur l’icône dans le champ masqué.

Remarque : L'impression de la page va correspondre à ce qu'on voit à l'écran. Autrement dit, l'information masquée ne s'imprimera pas. Pour démasquer l’information aux fins d’impression, cliquez sur le pour chacun des champs avant de cliquer sur Imprimer.

Remarque importante : ) Pour modifier les renseignements sur un employé dans le cadre d’un traitement de rectification de fin d’année (traitement Y), consultez la rubrique Modifier un dossier d’employé lors d’un traitement de fin d’année.

Étapes

Renseignements personnels

  1. Allez à l’onglet Profil.Fermé Dans le menu Effectifs , sélectionnez Liste des effectifs > Profil.
  2. Sélectionnez l'employé voulu dans la liste des effectifs.

  3. Allez à la section Renseignements personnels.

  4. Modifiez les renseignements voulus.
  5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Renseignements sur la personne-ressource

  1. 1. Allez à l’onglet Profil.Fermé Dans le menu Effectifs , sélectionnez Liste des effectifs > Profil.
  2. Sélectionnez l'employé voulu dans la liste des effectifs.
  3. Allez à la section Renseignements sur la personne-ressource.
  4. Modifiez les renseignements voulus.
  5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Affectation

Si votre liste de paie utilise la fonction Demande d’absence, il est important de se rappeler que les modifications apportées à l’affectation d’un employé pourraient avoir un impact sur les droits à congé de l’employé. Pour vous assurer que les droits à congé de l’employé sont encore attribués correctement, passez en revue les demandes d’absence en attente et approuvées.

  1. Allez à l’onglet Profil.Fermé Dans le menu Effectifs , sélectionnez Liste des effectifs > Profil.
  2. Sélectionnez l'employé voulu dans la liste des effectifs.
  3. Accédez à la section Affectations.
  4. Ajoutez ou modifiez les données voulues.
  5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
  1. Accédez à l’onglet Profil.Fermé Dans le menu Effectifs , sélectionnez Liste des effectifs > Profil.
  2. Accédez à la section Affectation.
  3. Cliquez sur le bouton plus situé à côté de la liste Poste.
  4. Cliquez sur Ajouter.
  5. Entrez le nom du poste en anglais et en français.
  6. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Le nouveau poste fait partie de la liste Poste pour tous les employés de la liste des effectifs.

  1. Accédez à l’onglet Profil.Fermé Dans le menu Effectifs , sélectionnez Liste des effectifs > Profil.

  2. Accédez à la section Répartition des coûts.

  3. Cliquez sur le bouton plus situé à côté de la liste Code de service.

  4. Cliquez sur Ajouter.

  5. Entrez un code de service ainsi qu’une description en anglais et en français.

  6. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Le nouveau code de service fait partie de la liste Code de service pour tous les employés de la liste des effectifs.

Pour supprimer un code de service de la liste, accédez à la page Configuration des services et de répartition.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Configuration des services et de la répartition.

  1. Accédez à l’onglet Profil.Fermé Dans le menu Effectifs , sélectionnez Liste des effectifs > Profil.
  2. Accédez à la section Affectation.
  3. Cliquez sur le bouton plus situé à côté de la liste Lieu de travail.
  4. Cliquez sur Ajouter.
  5. Entrez le nom du lieu de travail en anglais et en français.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Le nouveau lieu de travail fait partie de la liste Lieu de travail pour tous les employés de la liste des effectifs.

  1. Accédez à l’onglet Profil.Fermé Dans le menu Effectifs , sélectionnez Liste des effectifs > Profil.
  2. Accédez à la section Répartition des coûts.
  3. Cliquez sur le bouton situé à côté du code de Service.
  4. Modifiez l’étiquette au besoin en anglais et en français.
  5. Cliquez sur Mettre à jour.

L’étiquette est mise à jour partout dans l’application, dans la section Affectation de l’onglet Profil et dans la section Répartition des coûts de l’onglet Rémunération.

Pour supprimer un code de service de la liste, accédez à la page Configuration des services et de répartition.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Configuration des services et de la répartition.

Utilisateur de l'environnement libre-service

  1. Allez à l’onglet Profil.Fermé Dans le menu Effectifs , sélectionnez Liste des effectifs > Profil.
  2. Sélectionnez l'employé pour lequel vous voulez créer un compte libre-service dans la liste des effectifs.

  3. L'adresse de courriel de l'employé doit être ajoutée pour pouvoir créer un compte libre-service. Vérifiez si l'adresse de courriel de l'employé est indiquée dans la section Coordonnées. Si ce n'est pas le cas, entrez-la dans le champ Courriel 1 et cliquez sur Enregistrer.

  4. Allez à la section Utilisateur de l'environnement libre-service.

  5. Cliquez sur Création d'un utilisateur.

    Powerpay génère le nom d'utilisateur pour le compte en fonction du paramètre Générer automatiquement le format du nom d'utilisateur, sur la page Options libre-service.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Environnement libre-service > Options libre-service. Vous pouvez modifier le nom d'utilisateur au besoin (minimum de 6 caractères.

  6. Cliquez sur Création d'un utilisateur.

Un courriel de bienvenue est envoyé à cet employé avec un lien (valable pendant 10 jours) pour accéder à son compte Powerpay libre-service.

Remarque importante : Vous devez fournir le numéro matricule du nouvel employé pour terminer le processus d’ouverture de session initial. Vous devez fournir ce numéro à votre nouvel employé pour qu’il puisse mener à bien le processus. Pour obtenir la liste de vos employés dotés d’un compte libre-service configuré, leurs noms d’utilisateur et leurs numéros matricules, accédez à la page Comptes d'utilisateur.Fermé Dans le menu Rapports, sélectionnez Rapports libre-service > Comptes d'utilisateur. dans Powerpay.

  1. Allez à l’onglet Profil.Fermé Dans le menu Effectifs , sélectionnez Liste des effectifs > Profil.

  2. Sélectionnez l'employé dont vous voulez gérer le compte libre-service dans la liste des effectifs.

    Conseil : Les ex-employés peuvent également être sélectionnés pour le reste de l'année civile au cours de laquelle ils ont quitté l'entreprise. Cependant, seules les fonctions Simuler et Afficher le journal des événements d'atteinte à la sécurité sont offertes.

  3. Allez à la section Utilisateur de l'environnement libre-service.

    Cette section contient des renseignements et des options basés sur les exigences relatives à l'employé. Par exemple, si l'environnement libre-service de l'employé est désactivé, le message suivant s'affiche en rouge L'utilisateur est actuellement désactivé.

  4. Modifiez le nom d'utilisateur ou son adresse de courriel au besoin.

  5. Sélectionnez la case à cocher de la mesure à prendre pour la gestion du compte.

    Par exemple, pour désactiver le compte d'un employé, cochez la case Désactiver le compte libre-service.

    Remarque : Une seule option peut être sélectionnée à la fois. Vous devez cliquer sur Enregistrer après chaque sélection.

  6. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
  1. Allez à l’onglet Profil.Fermé Dans le menu Effectifs , sélectionnez Liste des effectifs > Profil.

  2. Sélectionnez un employé pour la simulation à partir de la liste des effectifs.

  3. Accédez à la section Utilisateur de l’environnement libre-service.
  4. Cliquez sur Simuler.

Le compte de l’employé faisant l’objet de la simulation s’ouvre automatiquement dans l’environnement libre-service. Toute l’information est en lecture seule.

  1. Allez à l’onglet Profil.Fermé Dans le menu Effectifs , sélectionnez Liste des effectifs > Profil.
  2. Sélectionnez l'employé pour lequel vous voulez afficher le journal dans la liste des effectifs.
  3. Allez à la section Utilisateur de l'environnement libre-service.

  4. Cliquez sur Afficher le journal des événements d'atteinte à la sécurité.

Description des champs

le prénom complet légal de la personne;

l’initiale du deuxième prénom de la personne, si elle est connue;

nom complet légal de la personne;

un prénom qui peut être utilisé au lieu du prénom légal selon la préférence de la personne. Si votre prénom est Gertrude, mais que tout le monde vous appelle Trudy, ce dernier serait votre nom d’usage;

la langue de communication préférée de l’employé pour ses bulletins de paie, ses formulaires fiscaux, l’environnement libre-service, etc.

la date de naissance de la personne. Pour vous aider à protéger l’information sensible, les données de ce champ sont masquées. Pour démasquer l’information affichée aux fins de modification, cliquez sur .

nom complet de la personne. C’est le nom qui s’imprimera sur les chèques et sur les bulletins de paie. Le nom apparaît dans le format Nom Prénom.

l’adresse de l’employé. Il est important que l'adresse complète de l'employé demeure à jour parce que ce renseignement paraît sur différents formulaires gouvernementaux produits par Dayforce, tels les feuillets T4 et les relevés d'emploi. Pour vous aider à protéger l’information sensible, les données de ce champ sont masquées. Pour démasquer l’information affichée aux fins de modification, cliquez sur ;

la ville de résidence de l’employé;

la province ou l’état de résidence de la personne;

le code postal de six caractères ou le code étasunien de cinq caractères de l’employé. Pour vous aider à protéger l’information sensible, les données de ce champ sont masquées. Pour démasquer l’information affichée aux fins de modification, cliquez sur ;

le pays de résidence de la personne;

le type de numéro de téléphone (résidence, travail, cellulaire, télécopieur ou autre) et le numéro de téléphone de la personne, y compris l’indicatif régional. Vous pouvez entrer jusqu’à trois numéros de téléphone pour chaque personne. Le numéro entré dans le champ No de téléphone 1 sert aux avis de Powerpay et aux communications provenant de l’environnement libre-service;

les adresses électroniques de la personne. L’adresse électronique entrée dans le champ courriel 1 sert aux avis de Powerpay et aux communications provenant de l’environnement libre-service.

l’adresse de l’employé. Il est important que l'adresse complète de l'employé demeure à jour parce que ce renseignement paraît sur différents formulaires gouvernementaux produits par Dayforce, tels les feuillets T4 et les relevés d'emploi. Pour vous aider à protéger l’information sensible, les données de ce champ sont masquées. Pour démasquer l’information affichée aux fins de modification, cliquez sur ;

la ville de résidence de l’employé;

la province ou l’état de résidence de la personne;

le code postal de six caractères ou le code étasunien de cinq caractères de l’employé. Pour vous aider à protéger l’information sensible, les données de ce champ sont masquées. Pour démasquer l’information affichée aux fins de modification, cliquez sur ;

le pays de résidence de la personne;

le type de numéro de téléphone (résidence, travail, cellulaire, télécopieur ou autre) et le numéro de téléphone de la personne, y compris l’indicatif régional. Vous pouvez entrer jusqu’à trois numéros de téléphone pour chaque personne. Le numéro entré dans le champ No de téléphone 1 sert aux avis de Powerpay et aux communications provenant de l’environnement libre-service;

les adresses électroniques de la personne. L’adresse électronique entrée dans le champ courriel 1 sert aux avis de Powerpay et aux communications provenant de l’environnement libre-service.

la date à laquelle la personne a été embauchée. Ce champ s’applique uniquement à la fonctionnalité RH et est différent du champ « Premier jour de travail » utilisé pour émettre des relevés d’emploi (RE).

temps plein ou temps partiel;

le poste que la personne occupe;

le service de distribution de la personne. Ce code de service est utilisé pour imputer les coûts en salaire et les dépenses afférentes au service d’attache de la personne.

le lieu où la personne travaille;

le nom de la personne dans la liste des effectifs de laquelle l’employé relève. « Administrateur de la paie » est sélectionné par défaut.