Changer le statut d'un employé

Conseil : Une période de paie doit être sélectionnée pour utiliser cette fonction ou fonctionnalité. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée. Les menus « Paie » et « Traitement » seront ensuite accessibles.

Un changement de statut a lieu lorsque la situation de travail de l'employé change : cessation d'emploi, réembauche, congé prolongé ou réactivation. Le statut d'un employé détermine s'il doit recevoir un salaire ou non. Les employés dont le statut est Actif sont rémunérés. Les ex-employés et les employés en congé ne sont pas rémunérés. Les ex-employés et les employés en congé sont seulement payés durant le traitement actuel lorsque l’option Paie courante du « Processus » est sélectionnée - ils ne seront pas payés pour les prochains traitements.

Cette page permet de changer le statut d'un employé et de lui attribuer l'un des statuts suivants : Actif, Ex-employé, En congé.

Cette page permet aussi de produire un relevé d'emploi (RE) pour un employé

Remarque : Les changements de statut de l'employé sont possibles pour les traitements réguliers et supplémentaires et pour les traitements de RE. On ne peut les faire pour les traitements Y.

Modifiez le statut de l'employé en sélectionnant le statut qui fera en sorte de verser ou non la paie courante et de produire ou non le relevé d'emploi, selon vos besoins.

Une intervention est requise pour les employés ayant des demandes de congé en attente d’approbation ou approuvées lorsque le statut d’un employé actif passe à En congé ou à Ex-employé. Passez en revue les éléments suivants avant de changer le statut d’un employé actif.

Pour garder votre calendrier à jour, vous devriez refuser toutes les demandes de congé en attente d’approbation de cet employé.

  1. Accédez à l'onglet Demandes en attente.FerméDans le menu Effectifs sélectionnez Calendrier > Demandes en attente.

    Toutes les demandes en attente d’approbation sont affichées dans un tableau.

  2. Passez en revue le tableau pour trouver toutes les demandes de congé en attente d’approbation pour l’employé.

  3. Cliquez sur l’icône en forme de roue d’engrenage dans la colonne Action pour la demande afin de la refuser.

    Les détails de la demande de congé s’affichent.

  4. Cliquez sur Refuser.

  5. Répétez les étapes 2 à 4 pour toutes les demandes de congé en attente d’approbation pour l’employé.

Annulez toutes les demandes de congé pour les périodes de paie courantes et futures pour cet employé

  1. Accédez à l'onglet Calendrier.Fermé Dans le menu Effectifs , cliquez sur Calendrier.

  2. Passez en revue le calendrier pour trouver toutes les demandes de congé approuvées pour l’employé.

  3. Sélectionnez la date avec la demande approuvée sur le calendrier.

    La demande s’affiche dans la liste Événement au bas de la page.

  4. Cliquez sur l’icône de poubelle située à droite de la demande pour la supprimer.

    Un message de confirmation s’affiche.

  5. Cliquez sur Annuler la demande.

  6. Répétez les étapes 2 à 5 pour toutes les demandes de congé des périodes de paie courantes et futures pour cet employé

Les demandes de congé déjà approuvées pour la période de paie courante seront payées à cet employé.

Pour faire opposition au paiement d’une demande de congé si le congé n’a pas été pris durant la période de paie courante, annulez la demande de congé avant de soumettre la paie en vue de son traitement.

  1. Accédez à l'onglet Calendrier.Fermé Dans le menu Effectifs , cliquez sur Calendrier.

  2. Passez en revue le calendrier pour trouver toutes les demandes de congé approuvées pour l’employé.

  3. Sélectionnez la date avec la demande approuvée sur le calendrier.

    La demande s’affiche dans la liste Événement au bas de la page.

  4. Cliquez sur l’icône de poubelle située à droite de la demande pour la supprimer.

    Un message de confirmation s’affiche.

  5. Cliquez sur Annuler la demande.

  6. Répétez les étapes 2 à 5 pour toutes les demandes de congé des périodes de paie courantes et futures pour cet employé

  1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.

  2. Accédez à la page Changement de statut / RE.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez RE / Changement de statut de l'employé > Changement de statut / RE.
  3. À partir de la Liste des employés, sélectionnez le nom de l’employé dont le statut doit être modifié.
  4. Dans la section Options de changement de statut, choisissez les options applicables. Les options suivantes sont disponibles :
    • Statut résultant – Le statut que devrait avoir l’employé après le changement de statut. Trois options sont offertes : Actif, En congé et Ex-employé.
    • Relevé d’emploi – Les options du relevé d’emploi sont les suivantes : Produire, Modifier et Ne pas produire.
    • Paie courante – si la paie courante était traitée. Les options sont les suivantes : Traiter et Ne pas traiter.

    L'option choisie habituellement serait :

    Ex-employé, Produire, Traiter.

    Lorsque vous sélectionnez l’option Traiter dans le champ Paie courante, le contenu de l’accumulateur de vacances peut être versé même si l’employé n’a pas d’autres revenus à recevoir.

    Remarque : Lorsqu’une combinaison d’options de changement de statut non valide est sélectionnée, un message d’erreur s’affiche.

    Remarque : Si l’option de changement de statut sélectionnée fait en sorte que l’employé doit être réactivé, un message s’affiche.

    Remarque : Il est impossible de produire un relevé d’emploi (RE) pour un employé n’ayant reçu aucun gain imposable. Apportez les rectifications nécessaires à l’historique d’AE de l’employé avant de procéder au changement de son statut.

    5. Pour plus d’information, consultez la rubrique Options de changement de statut.

  5. Cliquez sur Suivant.

    Selon la mesure choisie, d’autres champs obligatoires peuvent s’afficher.

  6. Au besoin, remplissez les champs additionnels.
  7. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Étapes

Voir aussi

Relevé d'emploi - Description des champs

Dernier jour de travail - Le dernier jour où l'employé s'est présenté au travail.

La dernier jour de travail sur le RE doit:

  • être postérieure à la date de fin de la dernière période de paie du dernier RE de l'employé;

  • correspondre ou être postérieure à la Premier jour de travail sur le RE initiale indiquée dans l’onglet Profil.Fermé Dans le menu Effectifs , sélectionnez Liste des effectifs > Profil.

  • être postérieure à la date de naissance de l'employé.

Cases 3 à 7 – Ces champs sont en lecture seule. Si des changements sont requis, veuillez communiquer avec votre équipe de prestation de services.

Ces champs sont en lecture seule. Si des changements sont requis, accédez à l’onglet Rémunération.Fermé Dans le menu Effectifs , cliquez sur Liste des effectifs > Rémunération.

La date du premier jour de travail doit correspondre ou être antérieure à la date du dernier jour payé.

Cette date peut également correspondre à une date de réembauche si un RE a été émis précédemment.

La date du premier jour de travail ou du dernier jour payé NE doit PAS chevaucher la date du premier jour de travail ou du dernier jour payé inscrite sur tous les RE précédents émis par le même employeur associé au même numéro de compte de paie (numéro d’entreprise) à l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour le même numéro d’assurance sociale, à moins qu’il s’agisse d’un relevé modifié. Si les numéros de référence de paie figurant sur les RE sont différents, un chevauchement est alors permis et les RE pourront être validés.

Cette case s’affiche uniquement lorsque l’option Modifier est sélectionnée dans le champ Relevé d’emploi du formulaire de changement de statut.

Si aucun texte n'est saisi, Powerpay affiche le message d'erreur : puisque ce relevé d'emploi remplace un relevé d'emploi existant, veuillez vous assurer que le numéro de série est indiqué dans la case 2.

Case 2 – Cette case doit être remplie dans tous les RE de remplacement. Si vous produisez un RE modifié relatif à un RE précédemment modifié, indiquez alors dans la case 2 le numéro de série du RE modifié, et non celui du RE d’origine. Le numéro de série du RE précédemment produit figure dans la case 1 et peut être vérifié à la page Rapports de la paie.Fermé Dans le menu Rapports, cliquez sur Rapports de la paie. P. ex. : Remplace le relevé d’emploi S111011101.

La date du dernier jour payé doit correspondre ou être postérieure à la date du premier jour de travail et doit survenir au cours de la période de paie se terminant à la date inscrite à la case 12 (Date de fin de la dernière période de paie).

Le dernier jour payé peut être le dernier jour de l’horaire habituel de l’employé, ou un jour de congé ou de maladie assurable, mais il ne peut pas être un jour férié, à moins que l’employé n’ait travaillé lors de ce jour férié.

L’indemnité de préavis et l’indemnité de départ ne constituent pas des heures d’emploi assurables, de sorte que le dernier jour payé ne peut pas comprendre ces gains.

Saisissez la date de fin de la dernière période de paie, qui comprend la date que vous avez inscrite à la case 11.

Saisissez la profession de l’employé (limite de 40 caractères). Cette case est facultative, sauf au Québec.

Les options sont les suivantes :

  • Date non connue (valeur par défaut dans Powerpay)

  • Retour non prévu

  • Date de rappel

Une date de rappel ne peut être saisie lorsque la case 16 (Raison du RE) est:

  • Départ volontaire
  • Retraite
  • Congédiement.

Si une date de rappel est saisie, Powerpay affiche le message d'erreur : Il n'est pas possible de saisir une date dans la case 14, Date prévue de rappel, si le code de la case Raison du présent relevé d'emploi est Départ volontaire, Retraite ou Congédiement et les données de la page ne sont pas sauvegardées.

Si une date de rappel est sélectionnée mais qu'aucune date n'a été sélectionnée à l'aide du calendrier, ou si une date non valide est saisie, Powerpay affiche le message d'erreur : Veuillez indiquer une date de rappel ou une date prévue de rappel valide. Et les données de la page ne sont pas sauvegardées.

Les champs Raison du relevé d'emploi, Nom des personnes-ressources, Indicatif régional et Numéro de téléphone ne peuvent être laissés vides.

Pour un RE annulé, sélectionnez le code K00 – Autre.

Remarque importante : Si des montants figuraient dans ces cases dans le RE d’origine, ils doivent être reportés manuellement dans la demande de production d’un nouveau RE.

Remarque importante : Les montants saisis dans cette section ne sont ni traités ni versés à l’employé. Tous les montants saisis dans les cases 17A, 17B, 17C ou 19 de cette page ne sont pas traités ou versés à l'employé. Les entrées manuelles ne figurent que sur le relevé d'emploi et paraîtront à la place des montants calculés. Tout montant dû à l’employé doit être saisi dans la Feuille de présence de l’employé.

L'option Incorporée à chaque paie est automatiquement saisie dans le champ Paie de vacances pour les types de rémunération suivants:

  • Employés salariés avec paie de vacances versée chaque paie
  • Employés salariés avec paie de vacances et accumulateur additionnel versés chaque paie
  • Employés rémunérés à taux horaire avec paie de vacances versée chaque paie
  • Employés rémunérés à taux horaire paie de vacances et accumulateur additionnel versés chaque paie

Au besoin, vous pouvez modifier l’option indiquée.

La case 17A se remplit automatiquement en fonction de l’indemnité de vacances versée lors du traitement en cours lorsque la production du RE est demandée dans le cadre du même traitement.

Si l’indemnité de vacances a été versée lors du traitement précédent et que la demande de production du RE a été omise, ou si vous traitez un RE modifié, saisissez la valeur de l’indemnité de vacances dans la case 17A.

Cette règle s’applique si la dernière paie a déjà été traitée et que seul le RE est maintenant requis, ou si l’indemnité de vacances a déjà été versée partiellement et qu’un montant supplémentaire est versé conjointement avec une autre indemnité de cessation d’emploi – par exemple, une indemnité de préavis.

Conseil : Générez un aperçu pour confirmer que le montant apparaît bien dans la case 17A.

Un maximum de 10 jours fériés est autorisé.

Indiquez le montant que vous avez payé ou que vous paierez pour chaque jour férié survenant après le dernier jour payé (case 11), ainsi que la date de chaque jour férié. N'incluez pas les jours fériés qui surviennent avant cette date.

Remarque : Les montants versés sur la paie en cours ne sont pas reportés automatiquement dans cette section. Ils doivent être saisis manuellement.

Remarque importante : Les montants saisis dans cette section ne sont ni traités ni versés à l’employé. Tous les montants saisis dans les cases 17A, 17B, 17C ou 19 de cette page ne sont pas traités ou versés à l'employé. Les entrées manuelles ne figurent que sur le relevé d'emploi et paraîtront à la place des montants calculés. Tout montant dû à l’employé doit être saisi dans la Feuille de présence de l’employé.

Inscrivez les autres versements ou avantages sociaux qui ne représentent pas une indemnité de vacances (case 17A) ni une indemnité de jour férié (case 17B) et qui sont versés ou seront versés à l’employé en raison de la cessation d’emploi, que ces montants soient ou non considérés comme des gains assurables.

Les codes de gains peuvent être configurés pour que ces montants soient automatiquement reportés à la case 17C – par exemple, une indemnité de préavis ou une indemnité de départ. Générez un aperçu pour confirmer que les gains sont déjà définis pour être automatiquement reportés ici. S’ils sont reportés automatiquement, ne les saisissez pas de nouveau dans la case 17C.

Produisez un RE modifié si des sommes supplémentaires ont été versées et n’ont pas été reportées sur le RE d’origine.

Le type de paiement est requis si le montant est fourni, et vice-versa.

Le montant est requis si la date de début ou de fin est fournie.

Le montant entré doit varier entre 0,01 $ et 999 999,99 $.

Le montant peut être d'une longueur maximale de huit chiffres et doit compter deux décimales.

Remarque importante : Les montants saisis dans cette section ne sont ni traités ni versés à l’employé. Tous les montants saisis dans les cases 17A, 17B, 17C ou 19 de cette page ne sont pas traités ou versés à l'employé. Les entrées manuelles ne figurent que sur le relevé d'emploi et paraîtront à la place des montants calculés. Tout montant dû à l’employé doit être saisi dans la Feuille de présence de l’employé.

Pour que les montants dus soient payés à un employé, il faut les saisir dans la page Feuille de présence.

Des commentaires ne devraient être saisis que dans des circonstances exceptionnelles et NON pour confirmer des renseignements qui sont déjà inscrits sur le formulaire.

La saisie de commentaires déclenchera une vérification manuelle du relevé d'emploi par Service Canada, ce qui peut entraîner un retard de traitement ou nécessiter une demande de précisions à l'employeur.

Si la raison du présent RE est Autres ou Autres/Forces canadiennes – Ordonnances/règlements royaux, il faut saisir un commentaire. Si aucun commentaire n'est saisi, Powerpay affiche un message d'erreur.

Dans le cas d’un RE annulé, saisissez « RE précédent produit par erreur » pour justifier le code sélectionné à la case 16.

Ces champs ne peuvent pas être vides.