Documents

1. Accédez à la page Documents Dans le menu Dossier d'employé et configurations, cliquez sur Documents.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau document.

   La fenêtre Propriétés des documents s’affiche.

3. Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le document voulu.

   Vous pouvez téléverser des documents .xlsx, .docx, .pdf, .jpeg et .png.

4. Sélectionnez le fichier à téléverser et cliquez sur Ouvrir.

   Le fichier sélectionné s’affiche dans le champ Nom du document. Vous pouvez renommer le document au besoin.

5. (facultatif) Sélectionnez le type de document dans la liste Type.

6. (facultatif) Entrez le numéro de version du document.

7. (facultatif) Sélectionnez ou entrez la date de la version.

8. Entrez la date d’échéance du document.

9. (facultatif) Si le document contient des renseignements personnels permettant d’identifier des personnes tels qu’un certificat de naissance ou un permis de conduire, cochez la case Contient des renseignements personnels/confidentiels.

10. Cliquez sur Enregistrer.

Le document est ajouté à la liste de la page Documents.

Répétez ces étapes pour ajouter d’autres documents.

Remarque : La limite de stockage est de 250 Mo pour tous les documents. La barre d’état située en haut de la page indique l’espace de stockage disponible. La taille d'un document est limitée à 20 Mo.

Chaque document téléversé s’affiche sur une ligne distincte avec les propriétés du document.

Les renseignements suivants s'affichent :

• Type – Type de document indiqué lorsque le document a été téléversé.

• Nom du document – Nom de fichier indiqué lorsque le document a été téléversé. Ouvrez le document en cliquant sur le nom de fichier lié.

• Info nominative – Indique si le document contient des renseignements personnels permettant d’identifier des personnes (c’est-à-dire que la case Contient des renseignements personnels/confidentiels a été cochée lorsque le document a été téléversé).

• Fichier – Type de fichier (p. ex. PDF, docx, jpeg, etc.).

• Signature – Indique si le document nécessite une signature ou s'il a été signé.

  Lorsqu'un document vous est attribué par l'administrateur de la paie, il se peut que vous deviez le signer.

• Version – Numéro de version attribué au document lorsqu'il a été téléversé ou modifié.

• Taille (Mo) – Taille du fichier en mégaoctets.

• Dernière mise à jour – Date et heure de la dernière modification du fichier.

• Expiration – Date d’échéance du document. La date d'échéance est attribuée lorsque le document est téléversé ou modifié.

• Mesure à prendre – Permet de modifier, télécharger ou supprimer le document.

La page Documents comprend tous les documents que vous avez téléversés et tous les documents que votre administrateur de la paie vous a attribués. Certains documents qu'il vous a attribués peuvent nécessiter votre signature. Les documents qui nécessitent votre signature affichent Requise dans la colonne Signature.

1. Accédez à la page Documents Dans le menu Dossier d'employé et configurations, cliquez sur Documents.

2. Cliquez sur le lien Requise dans la colonne Signature du document à signer.

   Une fenêtre Aperçu du document s'affiche.

3. Cochez la case Je confirme avoir lu, compris et accepté le contenu de ce document.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois que le document est signé, la colonne Signature affiche Oui.

Remarque : Les documents ajoutés par votre administrateur de la paie ne peuvent pas être modifiés ni supprimés.

1. Accédez à la page Documents Dans le menu Dossier d'employé et configurations, cliquez sur Documents.

2. Cliquez sur le bouton de la corbeille dans la colonne Action du document à supprimer.

   Un message de confirmation s’affiche.

3. Cliquez sur Supprimer.

Le document est supprimé définitivement.

1. Accédez à la page Documents Dans le menu Dossier d'employé et configurations, cliquez sur Documents.

2. Cliquez sur le bouton de téléchargement dans la colonne Action pour télécharger le document.

Remarque : Les documents ajoutés par votre administrateur de la paie ne peuvent pas être modifiés ni supprimés.

Vous pouvez modifier les propriétés d'un document ou remplacer celui-ci. Cette fonction est utile dans les cas où le document a été mis à jour depuis qu'il a été téléversé ou lorsque vous téléversez accidentellement le mauvais document.

Une fois que vous téléversez un nouveau fichier ou un lien, l’application supprime le précédent.

1. Accédez à la page Documents Dans le menu Dossier d'employé et configurations, cliquez sur Documents.

2. Cliquez sur le bouton des propriétés dans la colonne Action du document à modifier.

   La fenêtre Propriétés des documents s’affiche.

3. Apportez les changements voulus, p. ex. téléverser une nouvelle version ou modifier la date d’échéance du document.

4. Cliquez sur Enregistrer.

1. Accédez à la page Documents Dans le menu Dossier d'employé et configurations, cliquez sur Documents.

2. Cliquez sur le nom du document.

   • S'il s'agit d'une image d'un fichier PDF, une fenêtre affiche un aperçu du document.
   • Dans le cas de documents Office, les documents sont téléchargés et peuvent être ouverts dans l’application appropriée. Cliquez sur Télécharger Document.

3. Cliquez sur Annuler pour fermer la fenêtre d’aperçu.