Dynamo Transport simplifie la paie et la conformité
Table des Matières
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Comment Powerpay aide Dynamo Transport à améliorer l’efficacité de la paie
Dynamo Transport est une société de transport établie au Québec qui opère dans un secteur où la conformité, l’exactitude opérationnelle et la gestion des heures jouent toutes un rôle critique dans le rendement de l’entreprise au quotidien. Avec des effectifs réduits de 10 employés et conducteurs, la société compte sur des processus internes efficaces pour maintenir le bon fonctionnement de ses opérations sans alourdir inutilement le fardeau administratif.
Pour Cynthia Putalivo, responsable de la comptabilité et de la paie au sein l’entreprise familiale, la gestion de la paie fait partie des nombreuses responsabilités qui requièrent son attention tout au long de la semaine.
« Nous sommes une entreprise familiale, indique-t-elle. Je suis entrée en poste sans vraiment connaître les systèmes de gestion de la paie ou les logiciels comptables. J’ai dû apprendre sur le tas. »
Cette courbe d’apprentissage est devenue beaucoup plus facile après que Dynamo Transport a adopté Powerpay il y a six ans.
Pourquoi Dynamo Transport a abandonné le traitement de la paie manuel
Avant le passage à Powerpay, la paie chez Dynamo Transport était presque entièrement gérée manuellement.
« Tout se faisait sur papier, se rappelle Mme Putalivo. Nous versions la paie par chèque, et nous calculions manuellement les heures que les employés avaient préalablement notées. »
Pour les sociétés de transport, l’administration de la paie s’accompagne souvent d’une complexité supplémentaire qui va au-delà du calcul standard des salaires. Des registres et des feuilles de présence détaillés doivent être maintenus à jour pour faciliter la surveillance opérationnelle et le respect des exigences de conformité.
« Parfois, des inspecteurs se présentent au bureau et demandent à voir les registres pour vérifier l’affectation de travail des employés, leurs heures d’arrivée et de départ, etc. », explique encore Mme Putalivo.
Le traitement de la paie allait donc bien au-delà de la simple émission de paiements aux employés. Chaque cycle apportait son lot de calculs manuels, de retenues à la source, de paperasse et de comptabilité, qui venaient s’ajouter aux responsabilités comptables et opérationnelles élargies.
« Il fallait rédiger les chèques, calculer les heures, indique Mme Putalivo. Je devais y consacrer énormément de temps. »
Pour une entreprise agile sans spécialistes de la paie à l’interne, ce fardeau administratif accaparait un temps qui aurait pu être affecté à d’autres priorités opérationnelles.
Comment Powerpay a permis de réduire le temps consacré au traitement de la paie
Aujourd’hui, Dynamo Transport traite la paie de ses employés horaire à la quinzaine par l’intermédiaire de Powerpay.
« Désormais, le traitement de la paie me prend littéralement trois minutes, se réjouit Mme Putalivo. J’y consacre très peu de temps. »
Auparavant, le traitement de la paie pouvait prendre de une à deux heures pour chaque cycle de paie.
Cette réduction de l’administration manuelle a permis à Mme Putalivo de consacrer son temps à d’autres responsabilités professionnelles, notamment la communication avec les clients, les estimations, les recouvrements et la comptabilité.
« La gestion de la paie m’accaparait tellement que je manquais de temps pour parler aux clients, préparer des estimations et des devis, ou assurer le recouvrement, explique-t-elle. À présent, je peux me concentrer sur ces activités. »
Pour les petites sociétés de transport fonctionnant avec des équipes administratives réduites, même des gains d’efficacité les plus modestes peuvent avoir une incidence opérationnelle significative.
Simplifier l’administration de la paie et la gestion de la conformité
Au-delà des gains de temps, Powerpay a également contribué à réduire le nombre de tâches liées à la paie et à la conformité que Mme Putalivo devait auparavant gérer elle-même.
« Avant, je devais gérer les remises et toutes les retenues à la source moi-même, indique-t-elle. Maintenant, Powerpay s’en charge pour moi. C’est tellement plus facile. »
Dynamo Transport utilise Powerpay aux fins suivantes :
- Traitement de la paie
- Dépôt direct
- Relevés d’emploi (RE)
- Calcul et versement des impôts
- Retenues au titre de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST)
- Retenues pour prêts accordés aux employés
- Production des déclarations de salaires de fin d’année
Cette réduction de l’administration manuelle a également contribué à améliorer la confiance dans le processus lui-même.
« Quand j’ai commencé, je vérifiais tout trois ou quatre fois, se rappelle Mme Putalivo. Maintenant, je ne m’inquiète plus du tout. »
Aujourd’hui, le traitement de la paie suit un flux des travaux simple et prévisible.
« Lorsque je me connecte à Powerpay, je suis immédiatement prête à pointer les heures, à prévisualiser la paie, à m’assurer que les montants concordent et à transmettre les données. »
Pour Mme Putalivo, l’un des plus grands avantages est que la plateforme reste accessible même sans formation officielle en gestion de la paie ou en comptabilité.
« Je ne savais rien de l’utilisation d’un système de gestion de la paie, mentionne-t-elle. J’ai dû tout apprendre par moi-même. »
Cette simplicité a contribué à réduire le stress lié à la paie tout en offrant à l’entreprise une plus grande cohérence opérationnelle.
« Nous pouvons avoir l’esprit tranquille, poursuit Mme Putalivo, car nous savons qu’il n’y aura aucun pépin. »
Un soutien réactif qui renforce la confiance
Si Mme Putalivo Cynthia trouve la plateforme en soi très conviviale, elle souligne également que le soutien à la clientèle est un élément essentiel de l’expérience.
« Chaque fois que j’ai un problème, je n’ai qu’à appeler le Service de soutien, explique-t-elle. Les conseillers sont très serviables. »
Pour les PME qui ne disposent pas d’une expertise interne en matière de paie, l’accès à un soutien réactif peut aider à résoudre rapidement les problèmes sans perturber les opérations.
« Les conseillers m’expliquent tout, fait remarquer Mme Putalivo. Ils me disent exactement quoi faire, ce qui me fait gagner beaucoup de temps, car je n’ai pas besoin de chercher et de me débrouiller toute seule. »
Pour Dynamo Transport, la valeur de Powerpay se résume finalement à l’efficacité opérationnelle et à la simplicité.
« Powerpay me facilite grandement la vie – je me prends moins la tête j’ai moins de choses à gérer », conclut Mme Putalivo.
Pour une société de transport qui doit concilier les exigences réglementaires, les contraintes opérationnelles et des ressources administratives limitées, Powerpay permet de gérer la paie avec exactitude, efficacité et maîtrise.