L’automatisation de la paie permet à cette clinique vétérinaire de se concentrer sur l’essentiel : les soins

L’automatisation de la paie permet à cette clinique vétérinaire de se concentrer sur l’essentiel : les soins

Depuis plus de 20 ans, la Dre Jacqueline Starink dirige une clinique vétérinaire bien établie à Mississauga, en Ontario, et s’appuie sur une équipe soudée, composée de nombreux employés de longue date, et sur une culture qu’elle décrit comme « une grande famille ». Derrière cette stabilité se cachait toutefois une lourde charge administrative devenue de plus en plus difficile à gérer. La gestion de la paie, le suivi des vacances et l’administration des avantages sociaux étaient répartis entre plusieurs outils, sans aucune automatisation. 

Avant le passage à Powerpay, l’équipe utilisait des cartes de pointage installées près de la porte arrière, des chèques manuscrits, des calculs effectués manuellement à partir des tables de retenues gouvernementales et des feuilles de calcul qu’il fallait revoir encore et encore. Comme l’explique la Dre Starink : « C’était lourd et propice aux erreurs. » Lorsque le poste de gestionnaire de bureau est devenu vacant, elle s’est soudainement retrouvée à tout gérer. « Mon rôle a évolué graduellement, se rappelle-t-elle, mais dès que j’ai pris en charge l’administration des avantages sociaux et toutes les responsabilités qui s’y rattachent, j’ai compris qu’il me fallait une meilleure solution. » 

Elle recherchait un système capable d’apporter de la structure à une réalité complexe : des employés ayant différents modes de rémunération, des travailleurs temporaires qui reviennent selon la saison, des vétérinaires salariés, des partenaires à distance qui doivent pouvoir compter sur des dossiers exacts, ainsi que des avantages sociaux variables d’une personne à l’autre. « Ce genre de responsabilité doit être assumé avec rigueur, soutient-elle. On ne peut pas se fier uniquement à la mémoire d’une seule personne. » 

Le virage s’est amorcé lorsque la clinique a adopté Powerpay pour assurer la gestion de la paie. Ce qui l’a frappée d’emblée, c’est la facilité d’utilisation. « C’est une solution très conviviale et intuitive », constate-t-elle. Je pouvais facilement partager les tâches avec mon teneur de livres, et tout vérifier avant de transmettre les données. » La configuration adéquate des employés a marqué un véritable tournant. « Si vous investissez le temps nécessaire pour bien tout mettre en place dès le départ, le reste se fait tout seul. Chaque employé est traité exactement comme il se doit. » 

La gestion de la paie est ainsi passée d’un processus stressant et facilement interrompu à une routine prévisible. « Je crois sincèrement que la façon dont on fait une chose reflète la façon dont on fait tout le reste, remarque la Dre Starink. Quand on gère la paie, il faut être concentré. Avec Powerpay, il me faut environ 20 minutes, parfois une heure. Avant, c’était deux ou trois fois plus long. » Elle apprécie surtout le sentiment de pouvoir fermer l’ordinateur et passer à autre chose. « Mon principal avantage, c’est ma qualité de vie. Une fois la paie traitée, c’est réglé. Je peux décrocher mentalement. » 

La précision s’est également améliorée. L’indemnité de vacances, qui figurait parmi les éléments les plus complexes à gérer, est devenue beaucoup plus simple. « On suppose souvent que deux semaines de vacances correspondent à dix jours, mais les heures ne s’additionnent pas toujours ainsi. Avec Powerpay, je n’arrondis rien et je n’estime aucun chiffre. Les données sont exactes, point final. » Cette clarté rassure aussi ses partenaires. « N’importe qui peut consulter mes données de la paie et constater que tout est clair et conforme. » 

Les employés en tirent également avantage. « C’est formidable que les employés puissent accéder eux-mêmes à leurs bulletins de paie et à leurs feuillets T4 », souligne-t-elle. Ils n’ont pas à passer par moi pour chaque demande. » Pendant les périodes d’incertitude, la plateforme s’est révélée particulièrement précieuse. « Pendant la pandémie de COVID-19, Powerpay a assuré le suivi de tout ce à quoi nous avions droit. Une période très confuse est ainsi devenue beaucoup plus facile à comprendre. Nous respections les exigences et tout s’est déroulé sans accroc. » 

Un thème revient constamment dans son expérience : le soutien « Je compte énormément sur votre équipe, explique-t-elle. Lorsqu’il s’agit d’une tâche que je n’effectue pas souvent, comme la production d’un relevé d’emploi, je peux appeler et demander : “Pouvez-vous me guider ?” Et il y a toujours quelqu’un pour m’aider. Ce type de soutien inspire confiance. » 

Avec le recul, la transformation est évidente. Des tâches qui étaient auparavant fragiles sont devenues fiables. Des processus qui prenaient des heures se font maintenant en quelques minutes. Le sentiment d’incertitude a laissé place à la tranquillité d’esprit. « Personne n’a envie de déclencher une vérification, dit-elle en riant. Powerpay nous apporte une véritable paix d’esprit. » 

Lorsque d’autres propriétaires de cliniques lui posent des questions sur les solutions de gestion de la paie, sa réponse est simple : « C’est une solution efficace, précise et bien soutenue. Si vous cherchez un système digne de confiance, Powerpay est un excellent choix. »