Le parcours de Jiong et de Nicole vers une gestion de la paie simple et fiable grâce à Powerpay

Le parcours de Jiong et de Nicole vers une gestion de la paie simple et fiable grâce à Powerpay

Lorsque Jiong a commencé à s’occuper de la gestion de la paie pour une liste croissante de cabinets d’avocats de l’Ontario, il savait exactement ce qu’il ne voulait pas : de la complexité, des coûts élevés et des files d’attente qui le retardent alors que ses clients ont besoin d’aide. Comptant plus de 13 ans d’expérience en tenue des livres dans le domaine juridique, il avait vu comment des erreurs de traitement de la paie pouvaient nuire aux relations entre les avocats et leur personnel, et parfois de façon permanente. Misant sur une équipe de commis comptables gérant chacun une dizaine de cabinets, il avait besoin d’un système de gestion de la paie capable de répondre à ces exigences.  

Au début de cette période, bon nombre de leurs clients utilisaient ADP ou Wagepoint, et les deux systèmes présentaient leurs propres irritants. ADP rendait souvent difficile l’accès rapide au service d’assistance, et même en proposant des lignes dédiées, l’obtention de réponses signifiait d’interagir avec différents services. Wagepoint offrait moins d’options d’automatisation pour les types de clients qu’il servait, ce qui obligeait l’équipe à traiter la paie manuellement et à assurer elle-même le suivi des dates d’échéance. Il s’agissait d’un processus qui apportait plus de travail que de valeur.  

Lorsque les livres d’un client l’ont mené vers Powerpay, il a immédiatement constaté la différence. Tout était tellement simple. Il n’était pas nécessaire d’interagir avec plusieurs services pour obtenir des réponses. Cette solution n’a pas submergé l’équipe avec des étapes inutiles. Et surtout, elle n’a pas créé de stress au sein des cabinets d’avocats qui comptaient sur un traitement de la paie exact et à temps, chaque fois. « La principale raison, c’est le service à la clientèle », a déclaré Jiong. « Il n’est pas nécessaire d’attendre bien longtemps, car le conseiller sait toujours comment vous aider. » Le coût était adapté aux plus petits cabinets, d’autant plus que la gestion de la paie est une composante dont ils dépendent et qui doit demeurer aussi simple que possible.  

Nicole, l’une des commis comptables du cabinet, en a constaté l’incidence immédiatement. Le traitement automatique de la paie a supprimé des catégories entières de tâches manuelles pour elle et ses collègues. « Auparavant, nous aurions dû définir toutes les dates dans nos calendriers. Maintenant, tout se fait automatiquement », explique-t-elle. Pour une équipe gérant des dizaines d’employés dans plusieurs domaines, les gains de temps n’étaient pas seulement utiles, ils étaient essentiels.  

La migration des clients a d’abord nécessité une certaine coordination. Ils ont soumis des feuilles de calcul et ont travaillé en étroite collaboration avec un spécialiste de Powerpay attitré qui les a accompagnés lors de chaque configuration. Dès que les transitions initiales ont été terminées, l’équipe avait besoin d’appeler le service de soutien bien moins souvent. Non pas parce qu’elle l’évitait, mais parce qu’elle n’en avaient tout simplement pas besoin. « Après la configuration, nous n’avions plus besoin de déranger qui que ce soit », a poursuivi Jiong. « Chaque client gère très bien le traitement de la paie de façon autonome. »  

Ces améliorations s’appliquent également aux cabinets d’avocats. Les problèmes liés à des remises ou à dates de paiement manquées et à des erreurs de saisie manuelle ont fortement diminué. Bon nombre de leurs clients ont eu du mal avec des retards ou des processus de versement des remises incohérents dans le passé, et certains ont même subi des pénalités. Grâce à Powerpay, qui s’occupe des calculs et de l’automatisation de manière fiable, ces problèmes ont disparu. « Ils en avaient assez de payer des intérêts et des pénalités », se rappelle Jiong. « Maintenant, tout est bien géré. »  

Les employés ont également constaté la différence. Grâce à l’accès libre-service, les employés peuvent consulter en tout temps leurs bulletins de paie, leurs soldes de vacances et leurs autres documents. Il a permis de réduire les échanges constants avec la direction et il évite à l’équipe de la tenue des livres d’avoir à parcourir tous les courriels ou d’anciens fichiers. « Tout est téléversé pour eux », explique Nicole. « Ils peuvent vérifier ce qu’ils veulent à tout moment, ce qui permet à tout le monde de gagner beaucoup de temps. »  

Même lorsque la gestion de la paie est automatisée, l’équipe effectue toujours le rapprochement de chaque traitement de la paie, ce qui constitue une étape essentielle pour soutenir les cabinets d’avocats. En plus, le processus prend moins d’une heure, et il est bien plus rapide et prévisible que ce qu’ils ont connu avec les systèmes précédents. Un client exécute même Powerpay de manière autonome et envoie des rapports sans nécessiter l’intervention de l’équipe de tenue des livres.  

Ce qui causait du stress, en particulier dans le cas de traitements de la paie manuels ou de données incohérentes, crée maintenant un climat de confiance. lorsque nous l’avons interrogé sur le meilleur rendement du capital investi, Jiong a répondu : « Plus de temps et de tranquillité d’esprit. Je n’ai constaté aucun défaut. Et je n’ai pas entend parlé d’une mauvaise expérience client. » Cette confiance est importante, car le traitement de la paie n’est pas seulement une tâche opérationnelle. Elle a une incidence sur la confiance entre les employeurs et leurs employés. « Si le traitement de la paie est erroné, vous nuisez à l’entreprise de votre client et à sa réputation », ajoute-t-il. « Powerpay nous aide à bien faire les choses. »  

Pour Nicole, ce qui est le plus intéressant, c’est ce qui s’en vient. De nouvelles fonctions et mises à jour continuent d’être déployées, et elle valorise le fait de faire partie d’une plateforme qui a à cœur d’améliorer l’efficacité d’équipes comme la sienne. « J’adore toutes les nouvelles fonctions qui sont proposées. Il existe davantage de façons de gagner du temps et d’être plus efficaces », mentionne-t-elle.  

À la fin de la discussion, lorsqu’on leur a demandé s’ils avaient une dernière réflexion, leur réponse a été simple et sincère. 

« Poursuivez votre excellent travail ».