Simplifier la gestion de la paie et gagner en confiance à la Clinique dentaire Steinbach

Simplifier la gestion de la paie et gagner en confiance à la Clinique dentaire Steinbach

Depuis plus d’une décennie, Melissa Friesen a joué un rôle central dans les opérations de la Clinique dentaire Steinbach. Ce qui était au départ un rôle de tenue des livres et de gestion de la paie s’est élargi progressivement pour inclure la gestion des ressources humaines, l’administration des avantages sociaux des employés et la gestion globale des opérations. Avec autant de responsabilités pour une seule personne, la gestion de la paie doit être fiable, efficace et sans stress, ce qui n’a pas toujours été le cas. 

Avant d’utiliser Powerpay, Melissa se fiait au système de gestion de la paie QuickBooks, qu’elle trouvait déroutant et coûteux en temps. Apporter des rectifications n’était pas intuitif, assurer le suivi des retenues à la source était compliqué et elle devait souvent faire appel à des experts indépendants de QuickBooks pour assurer le bon traitement de la paie. « Cette expérience m’a coûté beaucoup d’argent et de temps », explique-t-elle. « Je me souviens d’avoir pensé qu’il devait y avoir une meilleure façon de traiter la paie. » 

Ce point charnière est survenu avec la recommandation d’un ami qui a suggéré à Melissa d’essayer Powerpay de Ceridian, maintenant Dayforce, et l’a encouragé à simplement appeler l’entreprise et lui poser des questions. Cet appel a marqué le début d’une relation qui dure maintenant plus de 14 ans. 

La mise en service de Powerpay exigeait une attention particulière, mais ils nous ont offert tout le soutien nécessaire à chaque étape. Melissa a travaillé en étroite collaboration avec un conseiller de Powerpay pendant environ une semaine. Ils se sont rencontrés sur une base quotidienne afin d’examiner les données de la paie, de faire le tour du système et d’exécuter des essais de traitement de la paie. Lorsque des problèmes se sont présentés, elle se souvient d’avoir été rassurée plutôt que précipitée. « Il y a eu des moments où je me suis sentie découragée », poursuit-elle, « mais le conseiller ne cessait de dire : “Nous y arriverons. Nous sommes rendus trop loin pour nous arrêter maintenant.” Je suis ravie d’avoir persévéré avec cette solution. » 

Aujourd’hui, le processus de gestion de la paie de Melissa est beaucoup plus simple et prévisible. Elle confirme les heures des employés à l’aide des feuilles de temps, saisit les rectifications ou les primes au titre du régime d’avantages sociaux dans un cahier de travail et soumet le tout aux fins du traitement. Les tâches qui semblaient auparavant compliquées, comme les heures, les retenues et les rectifications, sont maintenant routinières. Elle estime qu’elle gagne environ 60 minutes à chaque période de paie, du temps qui était auparavant consacré à examiner les chiffres, à corriger les erreurs et à remettre en question les calculs. « Auparavant, il me fallait au moins une heure de plus pour traiter la paie », explique-t-elle. « Maintenant, c’est beaucoup plus simple. » 

La diminution du travail manuel a également contribué à la réduction du stress. Comme les feuilles de temps documentent clairement les heures de travail des employés, les erreurs sont moins fréquentes et la gestion de la paie n’est plus aussi délicate. Le traitement est rapide, fiable et généralement terminé le lendemain de la transmission des données, et les rapports sont immédiatement accessibles. Melissa ne s’inquiète plus des avis de retenues à la source ou des problèmes de conformité, et elle sait que tout est géré correctement. 

Une grande partie de cette confiance vient du soutien offert par la plateforme. Melissa travaille en étroite collaboration avec sa spécialiste de la paie, Krista, qui examine les soumissions, répond rapidement aux courriels et s’assure que le traitement de la paie est effectué avec exactitude. « Chaque fois qu’elle gère ma liste de paie, j’ai l’assurance que les choses se dérouleront comme il se doit », déclare Melissa. Cette confiance a éliminé l’anxiété qu’elle ressentait après la transmission des données de la paie, en particulier avant les fins de semaine ou les périodes occupées. 

L’environnement libre-service pour les employés a également fait toute la différence. La plupart des employés accèdent à leurs bulletins de paie et à leurs feuillets T4 en ligne, ce qui réduit les interruptions et les échanges de communications avec l’équipe administrative. Lorsque des problèmes surviennent, tels que les réinitialisations de mot de passe, Melissa peut les résoudre rapidement et passer à autre chose. 

Après plus d’une décennie d’utilisation de Powerpay, Melissa n’hésite pas une seconde lorsqu’on lui demande si elle recommanderait la solution. « Je recommanderais volontiers Powerpay à tout le monde », affirme-t-elle, soulignant qu’elle l’a déjà fait. Pour la Clinique dentaire Steinbach, Powerpay représente bien plus qu’un système de gestion de la paie, c’est un outil fondamental et fiable qui permet à Melissa de gagner du temps, de réduire le stress et de se concentrer sur les nombreuses autres responsabilités qui contribuent au bon déroulement des activités de l’entreprise.