Voici comment un spécialiste de la paie a unifié les opérations de gestion de la paie de cinq entreprises et les a adaptées en vue de l’avenir grâce à Powerpay

Voici comment un spécialiste de la paie a unifié les opérations de gestion de la paie de cinq entreprises et les a adaptées en vue de l’avenir grâce à Powerpay

Lorsque Tammy a accédé rôle de spécialiste de la paie chez MTL Cannabis Corp. et son groupe d’entreprises, elle a hérité de cinq entités réparties dans plusieurs provinces, chacune gérant la paie de sa propre façon. L’une d’entre elles utilisait Sage. Une utilisait ADP. Une autre se fiait à Desjardins. Et l’une d’entre elles utilisait déjà Powerpay. Chaque système avait sa propre cadence, ses propres règles et ses propres particularités. 

La direction lui a demandé de tout unifier au sein d’une seule plateforme. Comme elle le dit, « Nous utilisions quatre systèmes différents qui ne communiquait pas entre eux. Nous avions besoin d’uniformité. Nous avions besoin d’une solution qui pourrait fonctionner dans l’ensemble de nos entreprises. » 

Elle disposait de toute la latitude possible pour choisir un nouveau système. Elle aurait pu déployer ADP à l’échelle du groupe d’entreprises. Elle aurait pu tout centraliser au moyen de Sage ou tout regrouper sous Desjardins. Mais après des années d’expérience pratique avec les quatre systèmes, elle rapidement fait son choix.
 
« J’ai choisi Powerpay parce que c’est une solution qui fonctionne bien. Elle est conviviale et prend en charge la gestion de la paie complexe, et son soutien à la clientèle est sans égal. » 

Et leur soutien s’est avéré d’une grande importance. Tammy était responsable d’employés au Québec et partout au Canada, alors elle avait besoin d’une plateforme capable de s’adapter à tous les territoires de compétence. « Je n’avais jamais traité la paie au Québec. Powerpay m’a accompagné à toutes les étapes. Chaque fois que j’avais une question, quelqu’un me répondait au téléphone. C’est ce qui a fait la différence. » 

Au fur et à mesure qu’elle a transféré chaque entité dans la nouvelle structure, les avantages de la solution sont devenus immédiats. Au lieu de naviguer dans cinq systèmes différents, elle a travaillé à partir d’une source de données unique. Les relevés d’emploi, les remises, les configurations de code de paie et les paramètres relatifs à la conformité étaient tous harmonisés. Le suivi des vacances, les codes des avantages sociaux et le traitement des feuilles de temps ont cessé d’être des tâches manuelles et coûteuses en temps.
« Sans Powerpay, il me serait impossible de gérer moi-même cinq listes de paie. Grâce à cette solution, je n’ai qu’à mettre la moitié du temps qui était nécessaire avec les anciens systèmes. » 

Elle a ensuite ajouté le module Gestion des heures et de l’assiduité, ce qui a éliminé toute une couche de tâches administratives pour les équipes rémunérées à salaire horaire. « Plus besoin d’imprimer les feuilles de temps. Nous avons dit adieu au calcul manuel des heures. Les heures approuvées sont transmises directement au module Gestion de la paie. C’est un gain de temps de plusieurs jours. » 

Au fil des semaines, elle devenait de plus en plus familiarisée avec la solution, mais le véritable changement a eu lieu à la fin d’année. Plutôt que de se concentrer sur les défis auxquels elle était confrontée auparavant, Tammy a immédiatement compris la valeur stratégique du soutien en période de fin d’année de Powerpay. « J’ai vu une fenêtre contextuelle de soutien s’afficher dans la plateforme et j’ai immédiatement pris une capture d’écran. J’ai dit à la direction de mon service que nous avions besoin de cette solution. C’est ainsi que nous adaptons la gestion de la paie en vue de l’avenir. » 

En pouvant compter sur l’aide d’un spécialiste de la fin d’année pour valider ses codes, repérer les problèmes de façon précoce et s’assurer que la configuration était exacte pour chaque entité, cela a changé l’entièreté de son expérience.
« Le simple fait de savoir qu’un expert chevronné effectue un examen en profondeur de votre solution vous offre une grande confiance tout au long de l’année, et non seulement en décembre. » 

Ce soutien lui a également donné l’assurance dont elle avait besoin pour diriger un service en plein croissance. « J’ai maintenant un administrateur qui m’aide, mais j’en suis toujours responsable. Grâce su soutien de Powerpay, je suis plus confiante que tout soit configuré correctement. Cette tranquillité d’esprit est inestimable. » 

Maintenant, Tammy traite deux listes de paie une semaine et trois autres la semaine suivante. Elle traite la paie efficacement, passe d’une entreprise à l’autre en quelques secondes et aide les dirigeants en leur fournissant des rapports cohérents.
« Auparavant, il me fallait deux jours et demi pour traiter la paie d’une de nos entités. Maintenant, je traite les cinq listes de paie dans le même intervalle de temps. » 

En faisant le bilan de l’unification des opérations, elle explique clairement pourquoi Powerpay est devenue la plateforme de choix. « J’aurais pu utiliser n’importe quel système que nous utilisions déjà. Toutefois, Powerpay était la seule à cocher toutes les cases. Convivialité. Mise à l’échelle au fil de la croissance de l’entreprise. Et son service à la clientèle est le meilleur que j’ai connu. » 

Lorsqu’on lui a demandé ce qu’elle dirait à un autre professionnel de la paie qui évalue les plateformes, elle n’a pas hésité une seule seconde.
 
« Essayez de projeter la croissance de votre entreprise, sans tenir compte seulement d’où elle en est aujourd’hui. Choisissez une plateforme qui évolue au même rythme que vous. Powerpay a facilité mon travail, m’a donné confiance et m’a permis de me concentrer sur ce qui compte vraiment. Je serai une utilisatrice de Powerpay à vie. »