Gérer les demandes de congé

Conseil : Cette fonction est offerte aux clients de Powerpay Effectifs qui utilisent le module Requêtes de congé. Pour demander cette fonction, veuillez communiquer avec votre équipe de prestation de services.

Les demandes de congé d’un employé peuvent être traitées par son gestionnaire ou par l’administrateur de la paie. Le gestionnaire est la personne désignée dans le champ Relevant de sous la section Affectation de travail de l’onglet Profil. Dans le menu Effectifs , cliquez sur Liste des effectifs > Profil.

Lorsqu’un employé soumet une demande de congé, la demande est envoyée à son gestionnaire aux fins d’examen et d’approbation dans l’environnement libre-service de Powerpay. L’administrateur de la paie peut gérer les demandes de congé dans Powerpay sans accéder à l’environnement libre-service.

Remarque :

Si tous les employés relèvent de l’administrateur de la paie, seul celui-ci peut approuver ou refuser les demandes de congé.
Les demandes de congés sont traitées uniquement avec les traitements réguliers.
Les demandes de congé des ex-employés et des employés en congé ne peuvent pas être approuvées.
Si une demande de congé chevauche un jour férié ou un congé personnalisé, Powerpay ne déduit pas le congé du solde de droits à congé

Les demandes de congé qui ont été soumises mais dont le statut est En attente s’affichent :

sous l'onglet Calendrier. Dans le menu Effectifs , cliquez sur Calendrier. avec une indication d’événement modifié.

Lorsqu’une date est sélectionnée, la demande s’affiche comme En attente dans la description de l’événement au bas de la page.
sous l'onglet Demandes en attente.Dans le menu Effectifs sélectionnez Calendrier > Demandes en attente.

Le nombre de demandes en attente d’approbation s’affiche également dans le haut de l’onglet Demandes en attente.

Notifications par courriel des demandes de congé

Les courriels de notification de demande de congé sont envoyés aux personnes suivantes, selon la configuration du compte :

Le gestionnaire de l’employé désigné dans le champ Relevant de sous la section Affectation de travail de l’onglet Profil. Dans le menu Effectifs , cliquez sur Liste des effectifs > Profil.

Une demande de congé peut être approuvée ou refusée par le gestionnaire de l’employé dans l’environnement libre-service ou par l’administrateur de la paie dans Powerpay.

Si la sécurité basée sur les rôles n’est pas configurée pour la liste de paie :

Le gestionnaire de l’employé désigné dans le champ Relevant de sous la section Affectation de travail de l’onglet Profil. Dans le menu Effectifs , cliquez sur Liste des effectifs > Profil.. Si l’administrateur de la paie est désigné dans le champ Relevant de, le contact principal indiqué dans la page Gestion des utilisateurs et des personnes-ressources reçoit la notification.

Une demande de congé peut être approuvée ou refusée par le gestionnaire de l’employé dans l’environnement libre-service ou par l’administrateur de la paie dans Powerpay.

Si la sécurité basée sur les rôles est configurée pour la liste de paie :

Le gestionnaire de l’employé désigné dans le champ Relevant de sous la section Affectation de travail de l’onglet Profil. Dans le menu Effectifs , cliquez sur Liste des effectifs > Profil. Si l’administrateur de la paie est désigné dans le champ Relevant de, tous les utilisateurs de Powerpay ayant le rôle Administrateur de la paie reçoivent la notification.

Une demande de congé peut être approuvée ou refusée par le gestionnaire de l’employé dans l’environnement libre-service ou par l’administrateur de la paie dans Powerpay.

Les gestionnaires doivent utiliser l’environnement libre-service, car ils n’ont pas nécessairement un nom d’utilisateur de Powerpay et ils ne peuvent pas traiter la paie.

Remarque : Toutes les demandes de congé peuvent être approuvées par le contact principal ou l’administrateur de la paie, mais les notifications sont envoyées uniquement aux utilisateurs indiqués ci-dessus.

Étapes

Approuver ou refuser des demandes de congé

Accédez à l'onglet Demandes en attente.Dans le menu Effectifs sélectionnez Calendrier > Demandes en attente.

Un tableau affiche toutes les demandes en attente d’approbation.
Cliquez sur la roue dentée dans la colonne Action de la demande à approuver ou refuser.

Les détails de la demande de congé s’affichent.
Passez en revue les détails de la demande de l’employé. Cela comprend les champs Raison, Date de début, Date de fin, Types de demande, Heure de début (journée partielle), Heure de fin (journée partielle) et Commentaires de l’employé.

Remarque : Si vous approuvez une demande pour une période de paie antérieure, vous devez mettre à jour les montants cumulés dans la page Feuille de présence pour la période de paie appropriée. Si vun gestionnaire approuve une demande pour une période de paie antérieure dans l’environnement libre-service, vous recevez un courriel de notification et devez mettre à jour les montants cumulés dans la page Feuille de présence pour la période de paie appropriée. Pour en savoir plus, consultez « Rectifier une période de paie antérieure en raison d’une demande de congé ».
Ajouter tout commentaire de l’approbateur.
Cliquez sur Approuver ou Refuser.

Remarque : Lorsqu’on verse l’indemnité de vacances au moyen de droits à congé personnalisés au lieu des droits à congé standard et que les sommes ouvrant droit aux vacances sont versées à un employé, il faut rajuster manuellement le solde de l’accumulateur de vacances. Le pourcentage cumulé sur les sommes ouvrant droit aux vacances n’est pas automatiquement ajouté à l’accumulateur, p. ex., le montant de vacances accumulé sur les montants versés de l’indemnité de vacances.

Entrer une demande de congé manuellement

Si un employé ne peut accéder à l’environnement libre-service pour entrer une demande de congé payé, vous pouvez le faire à sa place.

Les demandes de congé payé doivent être entrées manuellement dans la Feuille de présence de l’employé. Aucune saisie n’est requise dans la Feuille de présence de l’employé pour les demandes de congé non payé.

Vous devrez ajuster les soldes des droits à congé personnalisés. Les soldes des droits à congé standard s’ajusteront automatiquement.

Résultats

L’employé reçoit un courriel l’informant de l’approbation ou du refus, accompagné de commentaires.

Si la demande a été approuvée pour une période de paie antérieure, vous recevez un rappel par courriel vous indiquant d’entrer une rectification dans la page Chèque manuel ou Feuille de présence pour la période de paie touchée afin d’assurer l’exactitude des montants cumulés. Pour en savoir plus, consultez « Rectifier une période de paie antérieure en raison d’une demande de congé ».

Les demandes approuvées s’affichent :

dans votre calendrier, celui du gestionnaire et celui de l’employé;

dans la page Saisie rapide. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Saisie rapide., sous forme de lien vers Feuille de présence - Paiement régulier si la demande de congé est liée à un code de paie pour le droit à congé personnalisé.

Cliquez sur le lien Feuille de présence pour ouvrir une fenêtre et passer en revue les détails de la demande de congé.

dans la page Feuille de présence. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Feuille de présence. de la section Requêtes de congés.