Ajouter ou changer des retenues et cotisations

Conseil : Une période de paie doit être sélectionnée pour utiliser cette fonction ou fonctionnalité. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée. Les menus « Paie » et « Traitement » seront ensuite accessibles.

Une retenue est un montant prélevé sur la paie brute de l’employé sans être nécessairement une retenue obligatoire. Il pourrait s'agir, par exemple, d'un montant prélevé pour amasser des fonds pour les activités sociales des employés.

Une cotisation est un montant que l’employeur verse pour le compte d’un employé. La somme que l'entreprise verse dans le régime de retraite de l'employé en est un exemple.

La page Retenues et cotisations.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues et cotisations. vous permet d’entrer des valeurs permanentes, des montants ponctuels et, s’il y a lieu, tout montant cible restant pouvant s’appliquer aux retenues.

Afin d’obtenir des renseignements au sujet de la fonction d’une retenue ou d’une cotisation particulière paraissant dans la page Retenues et cotisations, cliquez sur le lien correspondant pour ouvrir une fenêtre contextuelle décrivant comment le montant est calculé.

Remarque : Lorsque vous avez entré les données relatives à votre entreprise, vous avez défini des cycles de paie qui déterminent quelles retenues et cotisations seront prélevées chaque période de paie. Les valeurs entrées dans la page Retenues et cotisations indiquent les montants à prélever pour chaque employé.

Conseil : Normalement, les retenues et cotisations sont entrées dans la page Saisie rapide. Cependant, la page Retenues et cotisations offre plus d’options de personnalisation des retenues et cotisations d’un employé que la page Saisie rapide. Si vous configurez le dossier d’un nouvel employé ou si des changements temporaires doivent être apportés dans le cas d’un employé existant, vous devez utiliser la page Retenues et cotisations.

Après avoir entré des données dans la page Retenues et cotisations pour un employé, les champs relatifs aux retenues et aux cotisations de la page Saisie rapide de cet employé ne sont plus modifiables. La mention Ret./cot. s’affiche à côté des champs pour indiquer ce fait.

Déterminer les retenues et cotisations sélectionnées pour le traitement en cours

Pour afficher les retenues et cotisations prélevées à la période courante, allez à la page Retenues et cotisations.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues et cotisations.

Pour le traitement de la paie en cours, les valeurs associées aux descriptions :

  • en MAJUSCULES sont appliquées
  • en texte normal ne sont pas appliquées

Les montants réels des retenues et des cotisations s’affichent lorsque vous demandez un aperçu des résultats de votre paie.

Préalables

  • L’équipe des services aux clients de Ceridian configure toutes les retenues et cotisations.
  • Au moins un cycle de retenues et cotisations est configuré.
  • Le cycle approprié pour cette période de paie est sélectionné.

Étapes

  1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.
  2. Accédez à la page Retenues et cotisations.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues et cotisations.
  3. Sélectionnez le nom d'un employé dans la Liste des employés.

  4. Entrez les retenues et les cotisations dans les champs appropriés.

    Les montants permanents sont affichés dans le champ Valeur permanente. Il est possible d’entrer un montant temporaire pour un employé sans qu’aucune valeur permanente ne soit configurée.

    Le fait d’entrer un montant dans le champ Une seule paie force le prélèvement de ce montant unique de retenue ou de cotisation, même s’il ne fait pas partie du cycle des retenues et cotisations. Une fois la paie produite, le contenu du champ Une seule paie sera effacé.

  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Répétez les étapes 2 et 5 pour tout autre employé approprié.

Après avoir entré des données dans la page Retenues et cotisations pour un employé, les champs relatifs aux retenues et aux cotisations de la page Saisie rapide de cet employé ne sont plus modifiables. La mention Ret./cot. s’affiche à côté des champs pour indiquer ce fait.

Remarque : Les retenues et cotisations permanentes peuvent aussi être saisies pour un employé, même si elles n’ont pas été demandées dans la page Cycles de retenues et cotisations pour la période de paie courante.

Les entrées de substitution dans le champ Une seule paie doivent être saisies sous forme de valeurs en dollars.

Exemple :

La retenue pour REER est un calcul du pourcentage (5 %) et un montant ponctuel de 25,00 $ devra être recueilli en plus du 5 % :

  • Si A apparait à côté du champ Une seule paie seulement.

    • Enregistrez la valeur permanente sur papier pour référence ultérieure pour cet employé.

    • Entrez 0,00 en tant que valeur permanente.

    • Entrez 25,00 dans le champ Une seule paie

  • Si A n’apparait pas à côté du champ Une seule paie et que la valeur de 5 % donne 66,00 $, entrez 91,00 dans le champ Une seule paie (66,00 + 25,00).
  1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.
  2. Accédez à la page Retenues et cotisations.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues et cotisations.
  3. Sélectionnez le nom d’un employé dans la Liste des employés.

  4. Saisissez le montant de la substitution ponctuelle dans le champ Une seule paie.

    Le fait d’entrer un montant dans le champ Une seule paie force le prélèvement de ce montant de retenue ou de cotisation, même s’il ne fait pas partie du cycle des retenues et cotisations.

    Remarque importante : On ne peut annuler la valeur permanente QUE si la valeur du champ Une seule paie s’ADDITIONNE à la valeur permanente ou s’en SOUSTRAIT et qu’un A apparait à côté du champ Une seule paie. Enregistrez la valeur permanente sur papier pour référence ultérieure pour cet employé. Entrez 0,00 en tant que valeur permanente.

    Remarque : N’oubliez pas de réinscrire la valeur permanente une fois la paie traitée.

  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Répétez les étapes 2 à 4 pour tout autre employé approprié.

Après avoir entré des données dans la page Retenues et cotisations pour un employé, les champs relatifs aux retenues et aux cotisations de la page Saisie rapide de cet employé ne sont plus modifiables. La mention Ret./cot. s’affiche à côté des champs pour indiquer ce fait.

Lorsque le salaire couvre plus d’une période de paie (donc, si vous choisissez une période visée, dans la page Feuille de présence, plus longue que la période normale), vous devrez peut-être remplacer temporairement les valeurs permanentes des retenues et cotisations dans la page Retenues et cotisations.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues et cotisations. Le cas se produit généralement lorsque l’employé est payé pour de futures périodes de paie au cours desquelles des retenues ou cotisations seront prélevées; ainsi, si la paie de l’employé double, le montant de retenues et cotisations devrait aussi doubler.

  1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.
  2. Accédez à la page Retenues et cotisations.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues et cotisations.
  3. Sélectionnez le nom d’un employé dans la Liste des employés.

  4. Entrez le montant de la substitution ponctuelle dans le champ Une seule paie.

    Le fait d’entrer un montant dans le champ Une seule paie force le prélèvement de ce montant de retenue ou de cotisation, même s’il ne fait pas partie du cycle des retenues et cotisations.

    Remarque : Le signe $ avec le champ Une seule paie indique que vous devez entrer une valeur de remplacement; le signe A indique que la valeur entrée s’ADDITIONNE à la valeur permanente ou s’en SOUSTRAIT.

    5. Remarque importante : On ne peut annuler la valeur permanente QUE si la valeur du champ Une seule paie s’ADDITIONNE à la valeur permanente ou s’en SOUSTRAIT et qu’un A apparait à côté du champ Une seule paie. Enregistrez la valeur permanente sur papier pour future référence pour cet employé. Entrez 0,00 en tant que valeur permanente.

    Remarque : N’oubliez pas de réinscrire la valeur permanente habituelle une fois la paie traitée.

  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Répétez les étapes 2 et 4 pour tout autre employé approprié.

Après avoir entré des données dans la page Retenues et cotisations pour un employé, les champs relatifs aux retenues et aux cotisations de la page Saisie rapide de cet employé ne sont plus modifiables. La mention Ret./cot. s’affiche à côté des champs pour indiquer ce fait.

Le fait d'inscrire la valeur 0,00 ou d'effacer la valeur permanente, annulera définitivement le prélèvement de la retenue ou de la cotisation.

  1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.
  2. Ouvrez la page Retenues et cotisations.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues et cotisations.
  3. Sélectionnez le nom de l'employé à partir de la liste des employés.
  4. Entrez 0,00 dans le champ Valeur permanente, ou effacez la valeur qui s'y trouve.
  5. Si la retenue est associée à une valeur cible, entrez 0,00 dans le champ Solde de la valeur cible, ou effacez-la.
  6. Si à cette retenue correspond une cotisation patronale, entrez 0,00 dans le champ Valeur permanente du côté employeur, ou effacez cette valeur.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Il est possible d’enregistrer à la fois une valeur permanente et une valeur de substitution ponctuelle. Cela vous permet de faire des rectifications rétroactives.

Exemple :

Calculs des montants en dollars : Si une retenue pour don de charité est changée de 10,00 $ à 12,00 $ et doit être rétroactive d’une paie, entrez alors 12,00 à titre de valeur permanente et 14,00 pour cette paie seulement.

Calculs des pourcentages : Le montant de la retenue pour REER est passé de 5 % à 7 % et est rétroactif pour une paie. Les gains pour calculer la retenue sont de 1 000,00 $ :

  • Entrez 7,00 en tant que nouvelle valeur permanente pour de futurs calculs.

  • Si A n’apparait pas à côté du champ Une seule paie, entrez 90,00 dans le champ Une seule paie afin de recueillir le montant actuel en plus du montant rétroactif. (1 000,00 $ x 5 % + 1 000,00 $ x 2 %)

  • Si A apparait à côté du champ Une seule paie, entrez 20,00 dans le champ Une seule paie afin de recueillir le montant rétroactif. Le calcul habituel se poursuivra.

  1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.
  2. Ouvrez la page Retenues et cotisations.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues et cotisations.
  3. Sélectionnez le nom de l'employé à partir de la Liste des employés.
  4. Entrez le nouveau montant permanent (dollar ou pourcentage) dans le champ Valeur permanente.

  5. Entrez un montant suffisant dans le champ Une seule paie pour couvrir le nouveau montant permanent plus le montant qui manquait lors de la dernière période.

    Remarque : Le signe $ indique que vous devez entrer une valeur de remplacement; le signe A indique que la valeur entrée s'ADDITIONNE à la valeur permanente, ou s'en SOUSTRAIT.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

    Après avoir entré des données dans la page Retenues et cotisations pour un employé, les champs relatifs aux retenues et aux cotisations de la page Saisie rapide de cet employé ne sont plus modifiables. La mention Ret./cot. s’affiche à côté des champs pour indiquer ce fait.

Il est possible de suspendre les retenues et cotisations d’un employé de façon permanente ou pour la période de paie courante seulement , et ce, même si elles sont définies dans la page Cycles de retenues et cotisations.

Remarque importante : Utilisez cette procédure afin de supprimer des montants pour un seul employé. Si vous devez supprimer une retenue ou une cotisation s'appliquant à tous les employés, utilisez la page Cycle de retenues et cotisations.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Cycles > Cycle de retenues et cotisations.

  1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.
  2. Accédez à la page Retenues et cotisations.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues et cotisations.

  3. Sélectionnez le nom de l'employé à partir de la Liste des employés.

  4. Trouvez la retenue ou la cotisation que vous désirez supprimer.

    • Pour supprimer le montant de façon permanente, inscrivez 0,00 dans la colonne Valeur permanente OU surlignez le montant et supprimez-le.
    • Afin de supprimer le montant pour la paie actuelle SEULEMENT, entrez 0,00 dans la colonne Une seule paie.

    Une fois la paie produite, Powerpay efface le contenu du champ Une seule paie et la valeur sera à nouveau prélevée sur demande.

  5. Suivez la même procédure pour toute autre retenue ou cotisation.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Description des champs

La description de toutes les retenues applicables est présentée dans cette colonne. Cliquez sur le nom de la retenue pour obtenir une explication sur la façon dont elle est calculée.

Pour ajouter une nouvelle retenue ou modifier les paramètres d'une retenue existante, communiquez avec l'équipe du service à la clientèle de Ceridian.

Lorsque la description est indiquée en gras, cela signifie que la retenue fait partie du cycle de retenues et cotisations en cours; elle sera donc prélevée.

Entrez une valeur si vous désirez changer de façon permanente le montant de la retenue. Ce champ pourra recevoir diverses valeurs selon la méthode de calcul employée :

  • Dans le cas de montants fixes, entrez un montant avec deux décimales.

  • Dans le cas de taux correspondant à un nombre de cents par tranche de millier de dollars, entrez le montant avec trois décimales (par exemple, 23,5 cents pour 1000 $ s'inscrira « 0,235 »).

  • Dans le cas de taux correspondant à un nombre de cents par heure, entrez le montant avec quatre décimales (par exemple, 12,75 cents par heure s'inscrira « 0,1275 »).

  • Dans le cas de taux correspondant à un pourcentage, entrez le pourcentage avec trois décimales (par exemple, 5,775 % s'inscrira « 5,775 »).

En entrant la valeur 0 ou en effaçant celle déjà dans le champ, la retenue sera annulée.

Pour remplacer le contenu du champ Valeur permanente, entrez un montant de retenue qui s'appliquera UNIQUEMENT à cette période de paie en cours. Tout montant entré ici sera effacé après le traitement de la paie. Seul un montant peut être entré dans ce champ.

En fonction de la configuration de la retenue, ce champ acceptera différentes valeurs et leur calcul sera différent.

  • Si le champ est précédé du signe $, le montant entré remplacera la valeur permanente pour une seule paie.

  • Si le champ est précédé du signe A$, le montant entré s'additionnera au montant calculé à l'aide de la valeur permanente, et ce, pour une seule paie. (Un montant positif s'additionnera au montant calculé, un montant négatif se soustraira du montant calculé.)

Remarque : L'entrée d'un montant dans le champ Une seule paie force le prélèvement de ce montant de retenue ou de cotisation, même s'il ne fait pas partie du cycle des retenues et cotisations. Un montant entré dans le champ Une seule paie se substituera à toute autre valeur, SAUF dans la cas où le champ Solde de la valeur cible indique COMPLET.

Ce champ sert à entrer ou à changer la valeur cible pour l'employé. Ce champ affiche le montant qui reste à prélever pour atteindre la valeur cible, une fois le dernier traitement effectué.

Au cours de chaque période de paie, les valeurs cibles sont réduites du montant prélevé jusqu'à atteindre la valeur zéro. À ce moment, la mention COMPLET apparaît dans le champ, et le prélèvement cesse.

Lorsque le solde de la valeur cible atteint zéro, l'alternative suivante s'offre à vous :

  • Effacer la valeur permanente de la retenue : ainsi, vous ne recevrez plus de message d'avertissement mentionnant que la valeur cible a été atteinte.

  • Effacer la mention COMPLET : ainsi, la retenue continuera à être prélevée, le montant étant déterminé par la valeur permanente ou le champ Une seule paie.

Remarque : Des valeurs cibles ne peuvent être définies que pour certains types de retenues salariales. L'équipe du service à la clientèle de Ceridian configurera à votre demande des valeurs cibles pour des retenues particulières.

Le nom de toutes les cotisations patronales applicables est présenté dans cette colonne. Cliquez sur le nom de la cotisation pour obtenir une explication sur la façon dont elle est calculée.

Pour ajouter une nouvelle cotisation ou pour modifier les paramètres d'une cotisation existante, communiquez avec l'équipe du service à la clientèle de Ceridian.

Lorsque la description est indiquée en gras, cela signifie que la cotisation fait partie du cycle de retenues et cotisations en cours; elle sera donc prélevée.

Entrez une valeur si vous désirez changer de façon permanente le montant de la cotisation. En fonction de la méthode de calcul employée, ce champ pourra recevoir diverses valeurs :

  • Dans le cas de montants fixes, entrez un montant avec deux décimales.

  • Dans le cas de taux correspondant à un nombre de cents par tranche de millier de dollars, entrez le montant avec trois décimales (par exemple, 23,5 cents pour 1000 $ s'inscrira « 0,235 »).

  • Dans le cas de taux correspondant à un nombre de cents par heure, entrez le montant avec quatre décimales (par exemple, 12,75 cents par heure s'inscrira « 0,1275 »).

  • Dans le cas de taux correspondant à un pourcentage, entrez le pourcentage avec trois décimales (par exemple, 5,775 % s'inscrira « 5,775 »).

En entrant la valeur 0 ou en effaçant celle déjà dans le champ, la cotisation sera annulée.

Pour remplacer temporairement une valeur permanente, entrez un montant de cotisation qui s'appliquera UNIQUEMENT à la période de paie en cours.

Tout montant entré ici sera effacé après le traitement de la paie. Seul un montant peut être entré dans ce champ.

En fonction de la configuration de la cotisation, ce champ acceptera différentes valeurs et leur calcul sera différent.

  • Si le champ est précédé du signe $, le montant entré remplacera la valeur permanente pour une seule paie.

  • Si le champ est précédé du signe A$, le montant entré s'additionnera au montant calculé à l'aide de la valeur permanente, et ce, pour une seule paie. (Un montant positif s'additionnera au montant calculé, un montant négatif se soustraira du montant calculé.)

Remarque : Le fait d'entrer un montant dans le champ Une seule paie force le prélèvement de ce montant de retenue ou de cotisation, même s'il ne fait pas partie du cycle des retenues et cotisations.

Pour demander le paiement de retenues excédentaires accumulées lors d'un traitement précédent, entrez le montant qui doit être prélevé (dollars et cents).

Référez-vous au Registre de l'employé pour connaître le montant des retenues excédentaires au dossier.

Les retenues excédentaires sont des retenues salariales enregistrées comme ayant été payées, mais pour le paiement desquelles l'employé n'avait pas accumulé suffisamment de gains au cours de la période de paie. Cette situation se présente habituellement lorsqu'un employé ne reçoit pas un plein salaire ou lorsqu'il est en congé alors que les retenues pour avantages sociaux continuent d'être prélevées.

Voir aussi

Information

La plupart des retenues sont prélevées du revenu brut imposable de l'employé. Des exceptions à cette règle peuvent être définies pour votre liste de paie. Exemple : La plupart des cotisations destinées aux régimes de retraite et des cotisations syndicales réduisent le montant des gains imposables des employés puisqu'elles sont perçues avant impôt. Si un employé ne reçoit aucun salaire au terme d'une période de paie, aucune retenue ne sera prélevée même si elles sont prévues par le cycle de retenues et cotisations. Cependant, le fait d'entrer un montant dans le champ Une seule paie forcera le prélèvement d'une retenue; de plus, en raison de l'absence de revenus, une « retenue excédentaire » sera enregistrée.

Les cotisations payées par l'employeur peuvent constituer un avantage imposable; dans un tel cas, leur valeur sera ajoutée au revenu brut imposable de l'employé pour les besoins du calcul de l'impôt, des cotisations au RPC/RRQ et peut-être à l'AE et au RQAP, le cas échéant. Si un employé n’a pas de salaire pendant une période de paie, aucune cotisation ne sera enregistrée à moins qu’une substitution ponctuelle ne soit saisie. Si la cotisation est un avantage imposable, la saisie unique pourrait causer un écart pour le RPC/RRQ et l’AE si elle n’est pas vérifiée et rectifiée. Si le montant de la cotisation affiche un A à côté du champ Une seule paie, le montant sera « traité » en fonction des instructions de la page Cycle de retenues et cotisations.

Les données saisies dans la page Saisie rapide – Paiement régulier et dans la page Retenues et cotisations interagissent de la façon suivante :

  • Les retenues et les cotisations ponctuelles relatives à un paiement régulier entrées dans la page Saisie rapide – Paiement régulier s’afficheront automatiquement dans la page Retenues et cotisations.

  • Si des valeurs permanentes ou ponctuelles sont entrées pour le traitement de la paie dans la page Retenues et cotisations, la mention Ret./cot. paraîtra dans les champs correspondants de la page Saisie rapide – Paiement régulier; de plus, les champs relatifs aux retenues et cotisations pour cet employé ne seront plus modifiables dans la page Saisie rapide – Paiement régulier de ce traitement de la paie.

  • Après avoir entré des données dans la page Retenues et cotisations pour un employé, les champs relatifs aux retenues et aux cotisations de la page Saisie rapide de cet employé ne sont plus modifiables. La mention Ret./cot. s’affiche à côté des champs pour indiquer ce fait.