Remplir le dossier d'employé

Ce champ affiche le nom de l’employé tel qu’il est imprimé sur les chèques et les bulletins de paie. Le nom de l’employé est affiché en bleu et en gros caractères pour une meilleure lisibilité.

Ce champ affiche le matricule de l'employé sélectionné.

Ce champ affiche le type de rémunération de l'employé. Le type de rémunération sert à indiquer si l'employé est rémunéré à taux horaire ou à salaire (il existe certaines variantes au sein de ces types).

Ce champ affiche le taux horaire de l'employé ou son salaire.

(En lecture seule) Lors de la création du dossier d'un nouvel employé, ce champ affiche par défaut la valeur Actif. Pour changer le statut de l'employé, utilisez la page Changement de statut.

Dans le cas des dossiers d'employé déjà créés, ce champ est en lecture seule et ne peut être modifié. Vous pouvez remplacer le matricule attribué par défaut au dossier d'un nouvel employé pour une paie qui n'a pas encore été traitée. Pour modifier le matricule après le traitement de la paie, consultez la rubrique Changements de matricule pour des employés actuels.

Entrez le nouveau matricule dans ce champ.

Le nouveau matricule :

• Doit être un numéro inutilisé jusqu'ici dans la liste de paie. Si le matricule a déjà été utilisé, un message d'erreur suivant s'affiche lorsque la page est enregistrée.
• Doit être un numéro valide. Les caractères alphabétiques et spéciaux ne sont pas acceptés. Si le matricule n'est pas valide, un message d'erreur s'affiche.
• Ne doit pas être 000000000.
• Ne doit pas être compris entre 0000099961 et 0000099999 ni entre 999900000 et 999999999, inclusivement.

Remarque : Étant donné que les ex-employés restent inscrits dans le système jusqu'à la fin de l'année, vous ne pouvez réutiliser le matricule d'un ex-employé.

Entrez le nom de famille de l'employé en entier. C'est le nom qui s'imprimera sur les chèques et sur les bulletins de paie.

Entrez le prénom complet de l'employé, comme il devra paraître sur le chèque. C'est le nom qui s'imprimera sur les chèques et sur les bulletins de paie.

Si vous connaissez l'initiale du second prénom de l'employé, entrez-la.

Entrez le numéro d'assurance sociale de l'employé sans espaces ni tirets. Le NAS est exigé pour produire les formulaires fiscaux de fin d'année.

Pour vous aider à protéger les renseignements sensibles de vos employés, les données de ce champ sont masquées. Pour démasquer l'information affichée aux fins de modification, cliquez sur le bouton .

Remarque : L'impression de la page va correspondre à ce qu'on voit à l'écran. Autrement dit, l'information masquée ne s'imprimera pas. Pour démasquer l'information aux fins d'impression, cliquez sur le pour chacun des champs avant de cliquer sur Imprimer.

Pour les numéros d'assurance sociale temporaires valides qui commencent par « 9 », entrez la date d'échéance du NAS. Ce champ est obligatoire pour les employés ayant un NAS temporaire.

Dans la liste, sélectionnez la langue de communication préférée de l’employé pour ses bulletins de paie, formulaires fiscaux, environnement libre-service.

Entrez l'adresse de l'employé. Il est important que l'adresse complète de l'employé demeure à jour parce que ce renseignement paraît sur différents formulaires gouvernementaux produits par Ceridian Canada, tels les feuillets T4 et les relevés d'emploi.

Remarque : N'utilisez pas de virgules dans les adresses des employés.

Pour vous aider à protéger les renseignements sensibles de vos employés, les données de ce champ sont masquées. Pour démasquer l'information affichée aux fins de modification, cliquez sur le bouton .

Remarque : L'impression de la page va correspondre à ce qu'on voit à l'écran. Autrement dit, l'information masquée ne s'imprimera pas. Pour démasquer l'information aux fins d'impression, cliquez sur le pour chacun des champs avant de cliquer sur Imprimer.

Entrez le nom de la ville où réside l'employé.

Sélectionnez dans la liste la province ou l'État de résidence de l'employé.

Sélectionnez dans la liste le pays de résidence de l'employé.

Entrez le code postal de 6 caractères ou le code étatsunien de 5 caractères. N'entrez pas d'espace en inscrivant le code postal.

Pour vous aider à protéger les renseignements sensibles de vos employés, les données de ce champ sont masquées. Pour démasquer l'information affichée aux fins de modification, cliquez sur le bouton .

Remarque : L'impression de la page va correspondre à ce qu'on voit à l'écran. Autrement dit, l'information masquée ne s'imprimera pas. Pour démasquer l'information aux fins d'impression, cliquez sur le pour chacun des champs avant de cliquer sur Imprimer.

Sélectionnez le type de numéro de téléphone (résidence, travail, cellulaire, télécopieur ou autre), puis entrez le numéro de téléphone de l'employé, y compris l'indicatif régional. Vous pouvez entrer le numéro avec ou sans trait d'union ou espace. Après l'enregistrement, le champ affiche le numéro de téléphone en format standard. (Si vous ignorez l'indicatif régional, entrez 000.) Vous pouvez entrer jusqu'à trois numéros de téléphone par employé.

Remarque : Seul le numéro de téléphone principal de l'employé (premier numéro de téléphone) figure dans le rapport des renseignements généraux.

Entrez le ou les adresses de courriel de l'employé.

Remarque : Seule l'adresse de courriel principale de l'employé figure dans le rapport des renseignements généraux.

Pour sélectionner la date de naissance de l'employé, cliquez dans la section Date de naissance, puis, dans le calendrier qui s'affiche, choisissez un mois, une année et un jour. Une fois la date choisie, cliquez sur Terminé afin de fermer le calendrier.

Il est important d'indiquer correctement la date de naissance pour qu'un avertissement paraisse dans la page Vérification et sur le rapport Sommaire exécutif lorsque les dates d'admissibilité au RPC ou RRQ sont atteintes, soit 18 ans (début) et 70 ans (fin).

Pour vous aider à protéger les renseignements sensibles de vos employés, les données de ce champ sont masquées. Pour démasquer l'information affichée aux fins de modification, cliquez sur le bouton .

Remarque : L'impression de la page va correspondre à ce qu'on voit à l'écran. Autrement dit, l'information masquée ne s'imprimera pas. Pour démasquer l'information aux fins d'impression, cliquez sur le pour chacun des champs avant de cliquer sur Imprimer.

Pour sélectionner le premier jour de travail de l'employé, cliquez dans la section Premier jour de travail, puis, dans le calendrier qui s'affiche, choisissez un mois, une année et un jour. Une fois la date choisie, cliquez sur Terminé afin de fermer le calendrier. Cette date est également appelée date du début de l'emploi, date d'embauche ou date anniversaire (première journée de travail). Le premier jour de travail figure sur le relevé d'emploi de l'employé.

(En lecture seule) Ce champ affiche la date de la dernière journée travaillée par l'employé. Une valeur n'est affichée dans ce champ que lorsque des changements ont été apportés dans la page Changement de statut.

Affiche la date provenant du système de paie (le premier jour de travail de l'employé, à moins qu'un RE n'ait déjà été produit pour lui).

Cette date s'affiche également dans le champ Premier jour de travail sur le RE de la page Changement de statut. Si aucune date de réembauche n'est disponible, la mention JJ/MM/AA s'affiche.

Si le statut de l'employé est modifié de manière à produire un RE ou si le premier jour de travail sur le RE de l'employé est modifié dans la page Changement de statut ou la page Changement de statut de masse, le premier jour de travail inscrit sur le RE figurant dans cette page (Embauche/Profil) est remplacé par la mention Changement de statut. Toutefois, si le changement de statut de l'employé est annulé, le premier jour de travail inscrit sur le RE enregistré précédemment s'affiche.

Si l'une des options suivantes est sélectionnée dans la page Changement de statut :

• Ne pas traiter la paie courante; produire un RE modifié; conserver le statut Ex-employé
• Ne pas traiter la paie courante; produire un RE modifié; conserver le statut En congé
• Traiter la paie courante; produire un RE modifié; conserver le statut Actif

et qu'un premier jour de travail inscrit sur le RE est enregistré dans la page Embauche/Profil, la valeur inscrite dans le champ Premier jour de travail sur la page Changement de statut est remplacée par la valeur du premier jour de travail sur le RE provenant de la page Embauche/Profil.

Le premier jour de travail sur le RE doit :

• être postérieur à la date de fin de la dernière période de paie du dernier RE de l'employé;
• correspondre ou être postérieur au premier jour de travail initialement indiqué dans la page Embauche/Profil;
• être postérieur à la date de naissance de l'employé.

Remarque : Si vous devez saisir un premier jour de travail inscrit sur le RE dans la page Embauche/Profil, allez à la page Changement de statut, annulez le statut, puis retournez à la page Embauche/Profil pour saisir le premier jour de travail inscrit sur le RE. Finalement, retournez à la page Changement de statut et entrez l'information de nouveau pour l'enregistrer correctement.

Lorsque la fonction Rémunération est activée pour la liste de paie, le champ Poste propose tous les postes que peut occuper l'employé. Si des affectations sont configurées, seuls les postes assignés dans la page Affectations s'affichent. Si les affectations ne sont pas configurées, tous les postes configurés pour la liste de paie s'affichent.

Lorsqu'un poste est modifié, Powerpay affiche les valeurs configurées pour le poste sélectionné, notamment :

• Type d'emploi
• Type de rémunération
• Taux de rémunération
• Heures normales par période de paie

Cliquez sur le bouton Établissement des valeurs liées au poste pour appliquer les valeurs correspondant à l'employé sélectionné.

Voici les valeurs du champ Type d'emploi qui sont disponibles : <vide>, Temps plein et Temps partiel.

Sélectionnez dans la liste le type de rémunération de l'employé. Le type de rémunération indique si l'employé est rémunéré à l'heure ou à salaire (il existe aussi des variantes de ces deux types principaux). Le calcul de la paie se fera en fonction du taux de rémunération.

Certains types de rémunération ont pour autre fonction de verser, en fonction de chaque période de paie, la paie de vacances et la paie des vacances de l'année précédente (p. ex., les entreprises de construction), ou encore, la paie automatique des fériés.

Entrez le taux horaire de l'employé ou son salaire.

• Taux horaire : Entrez le taux horaire de l'employé en incluant trois décimales.
• Salaire fixe : Entrez le montant que l'employé recevra par période de paie en utilisant deux décimales.

Entrez le nombre d’heures normal de l’employé par période de paie, en utilisant deux décimales.

* Pour calculer le nombre d’heures par paie, utilisez la formule ci-dessous s’appliquant à votre fréquence de paie.

Entrez le nombre d'heures travaillées par l'employé par période de paie, en utilisant deux décimales. Poursuivre... Ce nombre d'heures sert à établir le taux horaire des employés rémunérés à salaire qui ont travaillé des heures supplémentaires, à moins qu'un taux d'exception n'ait été spécifié ou que l'employé reçoive d'autres gains assurables.

Ce champ sert également à déterminer le nombre d'heures assurables des employés aux fins de l'assurance-emploi. Dans le cas d'un employé salarié qui n'a pas travaillé une période complète, le montant qui se substituera à son salaire régulier pour la période de paie sera considéré comme une proportion de son salaire régulier, ce qui servira à déterminer le nombre d'heures réellement travaillées en comparaison des heures normales par période de paie.

Exemple : Un employé dont le salaire régulier est de 1 200 $ pourrait recevoir 600 $ pour une période de paie (substitution). Si les heures par période de paie sont de 80, les heures assurables seraient de 40.

(En lecture seule) Ce champ est rempli une fois que vous avez enregistré la page. Poursuivre... Dans le cas d'un employé rémunéré à taux horaire, le salaire annuel est calculé ainsi : taux horaire X nombre d'heures normales par période de paie X nombre de périodes de paie par année.

Dans le cas d'un employé rémunéré à salaire, le salaire annuel est calculé ainsi : salaire octroyé par période de paie X nombre de périodes de paie par année.

Sélectionnez dans la liste le nom du service d'attache de l'employé. Le code de service est utilisé pour imputer les coûts en salaire et les dépenses afférentes au service d'attache de l'employé. (Au besoin, vous pouvez imputer les coûts en salaire à un autre service en utilisant la page Feuille de présence.)

Ce champ ne sera affiché que si votre paie a été configurée en conséquence. La partie (nom choisi) du champ portera la dénomination attribuée au champ de répartition. Ainsi, ce champ pourrait être appelé Matricule par code de service – Service, ou encore Matricule par code de service – Code de magasin.

Pour ajouter plus de services, utilisez la page Configuration des services et de la répartition. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Configuration des services et de la répartition.

Ces champs associés à un poste sont en lecture seule et sont mis à jour automatiquement si le poste est modifié.

Pour chacun des champs GL – Sous-groupe X, Sous-groupe Y et Sous-groupe Z, sélectionnez dans la liste la catégorie de l'employé. Ces champs ne seront affichés que si votre paie a été configurée en conséquence. La partie (nom choisi) du champ portera la dénomination choisie par votre entreprise pour ce champ de répartition. Ainsi, un de ces champs pourrait être affiché avec le nom Matricule par Sous-groupe Z - Sous-groupe 2 ou encore Matricule par Sous-groupe Z - Code du grand livre.

Pour en savoir plus au sujet des sous-groupes ou sur la façon d'ajouter des sous-groupes, accédez à la page Configuration des services et de la répartition. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Configuration des services et de la répartition. Ces champs associés à un poste sont en lecture seule et sont mis à jour automatiquement si le poste est modifié.

Dans la liste, sélectionnez la province ou le territoire où l'employé travaille (pas nécessairement la province ou le territoire où il réside). Ce choix sert à déterminer la méthode de calcul employée pour l'impôt, les cotisations destinées au régime d'assurance-maladie et ainsi de suite.

Au besoin, pour changer le montant de base de l'exonération de l'impôt fédéral, sélectionnez l'option Indiquer autre montant, puis entrez le montant exonéré d'impôt (en dollars entiers seulement) calculé pour cet employé dans le formulaire TD1.

Cette option a des répercussions sur le calcul des impôts. Si rien n'y est saisi, la valeur par défaut du champ correspond au montant minimal prescrit par la loi à ce moment-là. Si vous changez le montant de l'exonération, le changement s'applique à partir de la période de paie au cours de laquelle le montant a été changé.

Au besoin, pour changer le montant de base de l'exonération de l'impôt provincial, sélectionnez l'option Indiquer autre montant, puis entrez un autre montant exonéré de l'impôt provincial, tiré du formulaire provincial rempli par l'employé (en dollars entiers seulement).

Si l'employé travaille aux États-Unis ou dans un autre endroit non assujetti à l'imposition provinciale, sélectionnez l'option Ne s'applique pas - Employé travaillant aux É.-U. ou ailleurs. Cette option a des répercussions sur le calcul des impôts.

Sélectionnez dans la liste la situation fiscale de l'employé. Si vous sélectionnez % d'impôt permanent, assurez-vous de préciser le pourcentage dans la page Retenues obligatoires. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues obligatoires.

La situation fiscale sélectionnée déterminera les options affichées dans la page Retenues obligatoires.

Sélectionnez dans la liste le statut à l'égard du RPC/RRQ de l'employé.

Le statut sélectionné déterminera les options affichées dans la page Retenues obligatoires. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues obligatoires.

Sélectionnez dans la liste la catégorie d'AE de l'employé. La plupart des employés cotisent à l'assurance-emploi. Le taux par défaut appliqué aux employeurs est de 1,4 fois le taux appliqué aux employés.

Les employeurs peuvent cependant bénéficier de deux taux réduits. Communiquez avec un conseiller aux services aux clients s'il se produit un changement de situation qui pourrait donner droit à un taux réduit.

N'oubliez pas de sélectionner la catégorie d'AE, car l'employeur devra débourser à la fin de l'année toute somme manquante et les paiements excédentaires faits par l'employeur ne sont pas remboursés. Seuls les employés peuvent corriger leurs cotisations d'AE en soumettant leur déclaration de revenus.

La catégorie sélectionnée déterminera les renseignements affichés dans la page Retenues obligatoires ainsi que les numéros d'entreprise auxquels sont attribués les montants relatifs aux retenues gouvernementales.

Dans la plupart des cas, vous pouvez laisser l'option par défaut Assujetti à l'impôt provincial sur la santé et l'éducation. Si l'employé travaille dans une province ou l'on n'impose pas de cotisations sociales, cette option n'a aucun effet.

Sélectionnez l'option Exonérer uniquement dans les rares cas où un employé travaille à son compte dans une province où l'on impose des cotisations sociales et contribue lui-même directement au RPC/RRQ, à l'AE et à l'impôt. Dans ces situations, Ceridian vous recommande de vérifier la législation et les directives provinciales concernant l'exonération des cotisations sociales et de santé provinciales.

Remarque : Réexaminez l'option sélectionnée lorsqu'un employé déménage dans une autre province,

Conseil : Même dans ce cas, il serait préférable de consulter la législation provinciale relative à ces cotisations, car certaines normes minimales doivent d'abord être respectées avant que l'employé puisse être exonéré.

Si la province d'emploi de l'employé est la Nouvelle-Écosse ou le Québec, sélectionnez la valeur correspondante dans la liste Type, puis sélectionnez le régime approprié dans la liste Régime.

Seules les provinces de la Nouvelle-Écosse et du Québec acceptent actuellement les remises versées directement.

Il est possible de configurer jusqu'à dix régimes, selon vos besoins. Pour configurer ou modifier un régime, communiquez avec l'équipe de prestation de services.

Dans la plupart des cas, l'option à sélectionner pour les employés du Québec est Assujetti au RQAP. Si la province d'emploi de l'employé est une province autre que le Québec, sélectionnez l'option Ne s'applique pas.

Si la province d’emploi de l’employé est le Québec, sélectionnez l’option Quebec Status, puis sélectionnez l’option appropriée dans la liste déroulante.

Conseil : Si vous définissez la province d'emploi par défaut dans la page Valeurs par défaut des nouvelles embauches, l'option appropriée (Québec ou Ne s'applique pas) sera définie dans les profils des nouveaux employés.

Ce code sert à indiquer que les gains de l'employé assujettis à la CAT ou à la CSST se limitent au montant des gains assurables maximaux sur une base hebdomadaire. Tous les gains assujettis à la CSST supérieurs au montant maximal sur une base hebdomadaire ne seront pas assujettis à la CSST.

Le maximum hebdomadaire est déterminé par la CNESST annuellement.

Ce code peut être utilisé pour les employés répondant aux conditions suivantes :

• la fréquence de paie est hebdomadaire ;

• le type de régimes provinciaux de sécurité au travail de l'employé est la CSST du Québec;

• l'option Non assujetti à la CSST – 0,000 % n'est pas sélectionnée pour le régime provincial de sécurité au travail de l'employé.

Lorsque les emplacements de livraison répartie/transfert de paiement sont activés pour votre liste de paie, attribuez un emplacement de livraison à l'employé. La valeur par défaut est l'emplacement principal.

Cochez la case Oui afin de produire le bulletin de paie d'un employé sans pour autant générer le montant de paie nette de celui-ci.

Remarque : Il est impossible d'utiliser simultanément les options Bulletins de paie seulement et Livraison répartie.

Entrez dans ce champ le titre du poste de l'employé.

Dans les cas où la fonction Rémunération est activée et configurée pour la liste de paie, le poste est modifié et l'option Utiliser le nom comme titre du poste dans le dossier d'employé est sélectionnée dans la page Détails du poste, le champ Titre du poste est automatiquement mis à jour par le nom sélectionné.

Lorsque l'option libre-service est sélectionnée pour votre liste de paie, le mode de livraison des bulletins de paie sélectionné par l'employé s'affiche et peut être modifié.

Remarque : Pour les listes de paie qui utilisent les fonctions libre-service et les employés ayant un compte libre-service uniquement.

Lorsque l'option libre-service est sélectionnée pour votre liste de paie, le mode de livraison des formulaires fiscaux sélectionné s'affiche.

Remarque : Pour les listes de paie qui utilisent les fonctions libre-service et les employés ayant un compte libre-service uniquement.

Le champ Adhésion au régime de retraite collectif n'est visible que si votre liste de paie est configurée de façon que vous puissiez l'utiliser et que l'employé a le statut Actif, sans changement de statut à venir qui pourrait faire passer son statut à Ex-employé ou En congé. Le champ affiche le régime de retraite collectif enregistré pour la liste de paie. Pour inscrire un employé à un régime de retraite collectif, sélectionnez le régime à partir de la liste déroulante. Les champs suivants sont obligatoires pour inscrire un employé à un régime de retraite collectif :

• NAS
• Adresse
• Ville
• Province/État
• Pays
• Code postal/Zip
• Téléphone (avec indicatif régional)
• Courriel
• Langue
• Sexe
• Date de naissance
• Premier jour de travail
• Type d'emploi

Sélectionnez dans la liste le régime de vacances de l'employé. Si vous désirez définir de nouveaux régimes, communiquez avec l'équipe de prestation de services.

Il existe 18 différents régimes de vacances comportant des formules de calcul différentes des gains et des heures. Certaines provinces demandent par exemple que le calcul des paies de vacances porte aussi sur les montants des vacances, et d'autres pas.

Entrez le taux d'accumulation de vacances de l'employé dans la zone de texte. Les taux sont choisis en fonction des exigences réglementaires et des droits de l'employé quant aux vacances.

Entrez ce pourcentage sous forme de nombre entier suivi de deux décimales (p. ex., « 4 % » serait inscrit « 4,00 » dans ce champ).

Entrez le nombre d'heures de paie de vacances accumulées par cet employé dans le champ. Les heures sont déterminées en fonction des exigences réglementaires et de l'admissibilité de l'employé aux congés.

Entrez le nombre d'heures sous forme d'un nombre entier suivi de deux décimales (p. ex.,7.5 heures entré sous la forme 7.50 dans ce champ).

Si cet accumulateur est utilisé en fonction de la paie automatique des fériés, l'étiquette Accumulateur automatique des fériés sera affichée dans la page Dossier d'employé.

• Régime - Sélectionnez dans la liste le régime de paiement automatique des fériés pour cet employé. Si vous sélectionnez un type de régime de 1 à 9, vous devrez entrer un taux. Cette information indique que la paie des fériés est versée chaque période de paie (si le type de rémunération de l'employé en est un qui verse la paie des fériés).
• Taux - Entrez ce pourcentage sous forme d'un nombre entier suivi de deux décimales (p. ex., 6 pour cent serait entré sous la forme 6,00).
• Heures par période de paie - Entrez le nombre d'heures sous forme d'un nombre entier suivi de deux décimales (p. ex.,7.5 heures entré sous la forme 7.50 dans ce champ).

Si cet accumulateur est utilisé pour les vacances de l'année précédente, l'étiquette Accumulateur des vacances de l'année précédente sera affichée dans la page Dossier d'employé.

Cette fonctionnalité est associée à la paie de vacances cumulée au cours de l'année précédente. Au besoin, toutes les heures de vacances de l'année précédente, les montants fixes ou le montant entier peuvent être versés à partir de la page Feuille de présence.

• Régime - Sélectionnez dans la liste le type de régime pour cet employé.

• Taux - Puisque aucun taux n'est requis pour l'accumulateur de la paie de vacances, ce champ n'est pas affiché.

  Si l'accumulateur additionnel n'est pas utilisé pour l'une des raisons susmentionnées, les champs Régime et Taux ne seront pas affichés dans cette page.

• Heures par période de paie - Entrez le nombre d'heures sous forme d'un nombre entier suivi de deux décimales (p. ex.,7.5 heures entré sous la forme 7.50 dans ce champ).