Créer un relevé d'emploi (RE)

Pour obtenir de l’information sur la façon de modifier un relevé d’emploi déjà produit, consultez la rubrique Modifier un relevé d’emploi (RE).

Les relevés d’emploi sont utilisés par Service Canada pour déterminer si un employé est admissible à des prestations d’assurance-emploi et de calculer le montant de ces prestations et leur durée.

Un employeur doit produire un relevé d’emploi avant une date limite lorsque la rémunération d’un employé est interrompue. Voir Quel est le délai dont je dispose pour produire un relevé d’emploi?. Ceridian Canada peut produire les relevés d’emploi en même temps que votre paie ou entre les jours de paie.

Si vous avez besoin de produire un RE sans paiement entre les traitements de la paie, créez un traitement de RE.

Remarque : Il est impossible de produire un relevé d’emploi (RE) pour un employé n’ayant reçu aucun gain imposable.

Remarque : Ceridian ne produit pas de relevé d’emploi en fonction des cotisations versées au RQAP. Si un employé du Québec demande un relevé d’emploi en raison d’un congé parental, l’employeur peut en créer un sur le site Web du RQAP. Veuillez visiter le : http://www.rqap.gouv.qc.ca/.

Préalables

Cet employé a des gains assurables.

Étapes

un relevé d’emploi (RE)
  1. Une paie doit-elle être versée à l’employé avec son relevé d’emploi? Par exemple : Paie de vacances ou indemnité de départ.

  2. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.

  3. Ouvrez la page Changement de statut / RE.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez RE / Changement de statut de l'employé > Changement de statut / RE.
  4. Dans la Liste des employés, sélectionnez l’employé pour lequel vous désirez produire le RE.
  5. Dans la section Options de changement de statut, choisissez l’option qui s’applique à l’employé sélectionné. Pour plus d’information, consultez la rubrique Options de changement de statut.

  6. Cliquez sur Suivant.

    Les champs du RE s’affichent dans la page Changement de statut de l’employé. Certains champs sont déjà remplis.

  7. Dans la section Dates relatives à l'employé, entrez le Dernier jour de travail, qui est le dernier jour où l’employé s’est présenté au travail.
  8. Vérifiez l’exactitude des données et apportez les corrections ou les mises à jour nécessaires.

  9. Remplissez les champs obligatoires qui sont vides.

    Conseil : Passer en revue la section Relevé d’emploi – Description des champs au bas de cette page pour obtenir des directives relatives aux cases du RE.

  10. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

  11. Assurez-vous que toutes les autres tâches liées au traitement de la paie sont terminées avant de soumettre les données de la liste de paie.

    Remarque importante : Si les gains doivent être reportés à une période de paie ultérieure, communiquez avec l’équipe de prestation de services afin d’obtenir de l’aide pour créer les périodes de paie nécessaires et vous assurer qu’une entrée supplémentaire est saisie par Ceridian avant la transmission des données. Cela permettra d’éviter de corrompre le fichier d’historique d’AE ou du RQAP.

  12. Mettez à jour les gains assurables avec les corrections qui n’ont pas encore été saisies.
  13. Demandez un aperçu des résultats de la paie sur la page Aperçu des résultats de la paie.Fermé Dans le menu Traitement, sélectionnez Aperçu des résultats de la paie.

  14. S’il y a lieu, résolvez tout message d’erreur lié au RE.

  15. Vérifiez l’exactitude du RE produit dans le cadre de la vérification des résultats de la paie (lien Relevés d’emploi). Consultez également la rubrique Rapports Relevé d'emploi.

    Les relevés d’emploi deviennent officiels au moment du lancement du processus exécuté en arrière-plan quand une liste de paie est envoyée en vue de son traitement. À cette étape, un numéro de série est fourni. Jusqu’à l’émission du numéro de série, le formulaire se présente sous forme de brouillon et ne peut être utilisé qu’à des fins d’affichage et de vérification.

  16. Soumettez la paie en vue de son traitement (Traitement > Soumettre).

  17. Ne postez aucune copie du RE à Service Canada.

    Remarque : Une copie électronique sous forme sécurisée sera envoyée à Service Canada en votre nom. Ceridian transmet un fichier TAP RE à Service Canada chaque jour ouvrable à 13 h, HNE. L’heure de transmission des données de RE du client dépend du type de traitement de production.

  18. (Facultatif) Distribuez les copies destinées aux employés des formulaires imprimés à partir de la page Rapports de la paie.Fermé Dans le menu Rapports, sélectionnez Rapports de la paie. ou de votre enveloppe de la paie. Vous pourrez consulter vos copies électroniques en ligne pendant 13 mois.

    Remarque : Les employeurs soumettant des RE électroniques n’ont pas l’obligation de remettre une copie papier à l’employé. Les employés qui se sont inscrits à Mon dossier, le service en ligne de Service Canada, peuvent également consulter ou imprimer des copies de leur RE électronique. Pour supprimer la copie de l’employé, contactez votre équipe de prestation de services

    Remarque importante : Avisez vos employés qu’ils ne doivent pas remettre une copie papier à un bureau de Service Canada au moment de présenter une demande d’assurance-emploi (AE) si le numéro de série de leur RE commence par la lettre « S ». Cela pourrait retarder le traitement de leur demande.

Voir aussi

Relevé d'emploi - Description des champs

Dernier jour de travail - Le dernier jour où l'employé s'est présenté au travail.

La dernier jour de travail sur le RE doit:

  • être postérieure à la date de fin de la dernière période de paie du dernier RE de l'employé;

  • correspondre ou être postérieure à la Premier jour de travail sur le RE initiale indiquée dans la page Dossier d'employé.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dossier d'employé.

  • être postérieure à la date de naissance de l'employé.

Cases 3 à 7 – Ces champs sont en lecture seule. Si des changements sont requis, veuillez communiquer avec votre équipe de prestation de services.

Ces champs sont en lecture seule. Si des changements sont requis, accédez à la page Dossier d'employé.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dossier d'employé.

La date du premier jour de travail doit correspondre ou être antérieure à la date du dernier jour payé.

Cette date peut également correspondre à une date de réembauche si un RE a été émis précédemment.

La date du premier jour de travail ou du dernier jour payé NE doit PAS chevaucher la date du premier jour de travail ou du dernier jour payé inscrite sur tous les RE précédents émis par le même employeur associé au même numéro de compte de paie (numéro d’entreprise) à l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour le même numéro d’assurance sociale, à moins qu’il s’agisse d’un relevé modifié. Si les numéros de référence de paie figurant sur les RE sont différents, un chevauchement est alors permis et les RE pourront être validés.

Cette case s’affiche uniquement lorsque l’option Modifier est sélectionnée dans le champ Relevé d’emploi du formulaire de changement de statut.

La date du dernier jour payé doit correspondre ou être postérieure à la date du premier jour de travail et doit survenir au cours de la période de paie se terminant à la date inscrite à la case 12 (Date de fin de la dernière période de paie).

Le dernier jour payé peut être le dernier jour de l’horaire habituel de l’employé, ou un jour de congé ou de maladie assurable, mais il ne peut pas être un jour férié, à moins que l’employé n’ait travaillé lors de ce jour férié.

L’indemnité de préavis et l’indemnité de départ ne constituent pas des heures d’emploi assurables, de sorte que le dernier jour payé ne peut pas comprendre ces gains.

Saisissez la date de fin de la dernière période de paie, qui comprend la date que vous avez inscrite à la case 11.

Saisissez la profession de l’employé (limite de 40 caractères). Cette case est facultative, sauf au Québec.

Les options sont les suivantes :

  • Date non connue (valeur par défaut dans Powerpay)

  • Retour non prévu

  • Date de rappel

Une date de rappel ne peut être saisie lorsque la case 16 (Raison du RE) est:

  • Départ volontaire
  • Retraite
  • Congédiement.

Si une date de rappel est saisie, Powerpay affiche le message d'erreur : Il n'est pas possible de saisir une date dans la case 14, Date prévue de rappel, si le code de la case Raison du présent relevé d'emploi est Départ volontaire, Retraite ou Congédiement et les données de la page ne sont pas sauvegardées.

Si une date de rappel est sélectionnée mais qu'aucune date n'a été sélectionnée à l'aide du calendrier, ou si une date non valide est saisie, Powerpay affiche le message d'erreur : Veuillez indiquer une date de rappel ou une date prévue de rappel valide. Et les données de la page ne sont pas sauvegardées.

Les champs Raison du relevé d'emploi, Nom des personnes-ressources, Indicatif régional et Numéro de téléphone ne peuvent être laissés vides.

Remarque importante : Les montants saisis dans cette section ne sont ni traités ni versés à l’employé. Tous les montants saisis dans les cases 17A, 17B, 17C ou 19 de cette page ne sont pas traités ou versés à l'employé. Les entrées manuelles ne figurent que sur le relevé d'emploi et paraîtront à la place des montants calculés. Tout montant dû à l’employé doit être saisi dans la Feuille de présence de l’employé.

L'option Incorporée à chaque paie est automatiquement saisie dans le champ Paie de vacances pour les types de rémunération suivants:

  • Employés salariés avec paie de vacances versée chaque paie
  • Employés salariés avec paie de vacances et accumulateur additionnel versés chaque paie
  • Employés rémunérés à taux horaire avec paie de vacances versée chaque paie
  • Employés rémunérés à taux horaire paie de vacances et accumulateur additionnel versés chaque paie

Au besoin, vous pouvez modifier l’option indiquée.

La case 17A se remplit automatiquement en fonction de l’indemnité de vacances versée lors du traitement en cours lorsque la production du RE est demandée dans le cadre du même traitement.

Si l’indemnité de vacances a été versée lors du traitement précédent et que la demande de production du RE a été omise, ou si vous traitez un RE modifié, saisissez la valeur de l’indemnité de vacances dans la case 17A.

Cette règle s’applique si la dernière paie a déjà été traitée et que seul le RE est maintenant requis, ou si l’indemnité de vacances a déjà été versée partiellement et qu’un montant supplémentaire est versé conjointement avec une autre indemnité de cessation d’emploi – par exemple, une indemnité de préavis.

Conseil : Générez un aperçu pour confirmer que le montant apparaît bien dans la case 17A.

Un maximum de 10 jours fériés est autorisé.

Indiquez le montant que vous avez payé ou que vous paierez pour chaque jour férié survenant après le dernier jour payé (case 11), ainsi que la date de chaque jour férié. N'incluez pas les jours fériés qui surviennent avant cette date.

Remarque : Les montants versés sur la paie en cours ne sont pas reportés automatiquement dans cette section. Ils doivent être saisis manuellement.

Remarque importante : Les montants saisis dans cette section ne sont ni traités ni versés à l’employé. Tous les montants saisis dans les cases 17A, 17B, 17C ou 19 de cette page ne sont pas traités ou versés à l'employé. Les entrées manuelles ne figurent que sur le relevé d'emploi et paraîtront à la place des montants calculés. Tout montant dû à l’employé doit être saisi dans la Feuille de présence de l’employé.

Inscrivez les autres versements ou avantages sociaux qui ne représentent pas une indemnité de vacances (case 17A) ni une indemnité de jour férié (case 17B) et qui sont versés ou seront versés à l’employé en raison de la cessation d’emploi, que ces montants soient ou non considérés comme des gains assurables.

Les codes de gains peuvent être configurés pour que ces montants soient automatiquement reportés à la case 17C – par exemple, une indemnité de préavis ou une indemnité de départ. Générez un aperçu pour confirmer que les gains sont déjà définis pour être automatiquement reportés ici. S’ils sont reportés automatiquement, ne les saisissez pas de nouveau dans la case 17C.

Produisez un RE modifié si des sommes supplémentaires ont été versées et n’ont pas été reportées sur le RE d’origine.

Le type de paiement est requis si le montant est fourni, et vice-versa.

Le montant est requis si la date de début ou de fin est fournie.

Le montant entré doit varier entre 0,01 $ et 999 999,99 $.

Le montant peut être d'une longueur maximale de huit chiffres et doit compter deux décimales.

Remarque importante : Les montants saisis dans cette section ne sont ni traités ni versés à l’employé. Tous les montants saisis dans les cases 17A, 17B, 17C ou 19 de cette page ne sont pas traités ou versés à l'employé. Les entrées manuelles ne figurent que sur le relevé d'emploi et paraîtront à la place des montants calculés. Tout montant dû à l’employé doit être saisi dans la Feuille de présence de l’employé.

Pour que les montants dus soient payés à un employé, il faut les saisir dans la page Feuille de présence.

Des commentaires ne devraient être saisis que dans des circonstances exceptionnelles et NON pour confirmer des renseignements qui sont déjà inscrits sur le formulaire.

La saisie de commentaires déclenchera une vérification manuelle du relevé d'emploi par Service Canada, ce qui peut entraîner un retard de traitement ou nécessiter une demande de précisions à l'employeur.

Si la raison du présent RE est Autres ou Autres/Forces canadiennes – Ordonnances/règlements royaux, il faut saisir un commentaire. Si aucun commentaire n'est saisi, Powerpay affiche un message d'erreur.

Ces champs ne peuvent pas être vides.