Réembaucher un ex-employé

Conseil : Une période de paie doit être sélectionnée pour utiliser cette fonction ou fonctionnalité. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée. Les menus « Paie » et « Traitement » seront ensuite accessibles.

La présente procédure permet de réembaucher un employé encore inscrit dans le système Powerpay mais ayant le statut Ex-employé.

La réembauche d'un employé est très semblable à la procédure d'embauche. Lorsque vous réembauchez un employé, faites-lui remplir les mêmes formulaires qu'à un nouvel employé. En effet, certains renseignements influant sur la paie pourraient avoir changé, comme dans les exemples suivants :

  • Nouveau compte bancaire
  • Changement de statut à l'égard de certains avantages sociaux
  • Situation fiscale différente
  • Changement de nom
  • Nouvelle adresse

Étapes

Pour assurer l’exactitude des données sur le nouvel employé dans la liste de paie, rassemblez les renseignements suivants :

  • Formulaire d'embauche - Utilisez ce formulaire pour recueillir les renseignements dont vous avez besoin pour créer le dossier d’un employé dans Powerpay. Le logiciel Acrobat Reader doit être installé sur votre ordinateur pour que vous puissiez afficher ou imprimer le Formulaire d'embauche.

  • Chèque annulé (pour les dépôts directs) - Si l'employé désire répartir sa paie entre plusieurs comptes bancaires, il doit fournir le montant du dépôt direct et un chèque annulé (ou une lettre de l'institution financière) pour chaque compte.

  • Formulaire TD1 - Tous les employés devraient remplir ce formulaire, incluant ceux qui demandent uniquement les exonérations de base. Ce que l'employé inscrit sur le formulaire TD1 peut être considéré comme exact. Les employés sont tenus de fournir des renseignements fiables relativement à leur situation fiscale.

  • Liste des retenues prélevées par l'entreprise - Il est recommandé d'obtenir le consentement écrit de l'employé à l'égard de ces retenues. Cette précaution permet de minimiser les erreurs.

  • Autres formulaires, relatifs à des avantages sociaux, devant être remplis et signés par l'employé.

Si vous réembauchez un employé avant d’avoir obtenu tous les renseignements susmentionnés, vous DEVEZ tout de même détenir les renseignements de base suivants :

  • Nom
  • Prénom
  • Type de rémunération
  • Heures normales par période de paie
  • Province d'emploi
  • Situation fiscale (fédérale et provinciale)
  • Statut à l'égard du RPC/RRQ
  • Catégorie d'AE
  • Service (vous pouvez utiliser le service par défaut, soit 100)
  • Régime de vacances
  • Régime additionnel d'accumulation
  1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.
  2. Accédez à la page Changement de statut / RE.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez RE / Changement de statut de l'employé > Changement de statut / RE.

  3. Sélectionnez le nom de l’employé à partir de Liste des employés.

    • Si le nom de l’employé n’y apparaît pas, assurez-vous que la case Ex-employé est bien cochée dans Liste des employés.
    • Si le nom n’est toujours pas visible, l’employé a cessé de travailler au cours d’une année précédente et il a été retiré de la liste depuis ce temps. Référez-vous Embauche d'un nouvel employé.
  4. Remplissez les champs dans la section Options de changement de statut pour changer le statut de l’employé à Actif. Pour plus d’information, consultez la rubrique Options de changement de statut.
  5. Cliquez sur Suivant.

  6. Entrez la date appropriée dans le champ Premier jour de travail sur le RE.

    Un RE a-t-il été produit lorsque le statut de l’employé a changé?

    • Oui. Entrez la date du premier jour de travail dans le champ Premier jour de travail sur le RE. L’historique du nouveau RE commencera à cette date.

    • Non. Repérez la date indiquée dans le champ Premier jour de travail à la page Rectifications des gains assurables.Fermé Dans le menu Paie, cliquez sur RE / Changement de statut de l'employé > Rectifications des gains assurables. Entrez cette date dans le champ Premier jour de travail sur le RE. Les gains assurables obtenus après la date de retour de l’employé seront ajoutés à l’historique du RE figurant au dossier

      • Conseil : Pour vérifier si un RE a déjà été produit, allez à la page Rectifications des gains assurables.Fermé Dans le menu Paie, cliquez sur RE / Changement de statut de l'employé > Rectifications des gains assurables. Dans le menu déroulant Mesure à prendre, sélectionnez l’option Consulter l’historique d’AE de l’employé. Examinez le champ Relevé d’emploi déjà produit. Si le champ est vide, un RE n’a pas été produit.

  7. Passez en revue et mettez à jour les renseignements à la page Dossier d'employé.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dossier d'employé.
  8. Passez en revue et mettez à jour les renseignements relatifs au dépôt direct à la page Dépôt direct.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dépôt direct.
  9. Passez en revue et mettez à jour les renseignements à la page Retenues et cotisations.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues et cotisations.
  10. Passez en revue et mettez à jour les renseignements à la page Taux, facteurs et gains permanents.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Taux, facteurs et gains permanents.

Bien que les renseignements relatifs à l’employé réembauché se trouvent encore dans Powerpay, il est préférable de les passer en revue un par un et d’y apporter les corrections nécessaires.