Embauche d'un nouvel employé

Conseil : Une période de paie doit être sélectionnée pour utiliser cette fonction ou fonctionnalité. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée. Les menus « Paie » et « Traitement » seront ensuite accessibles.

Vous devez inscrire les nouveaux employés dans Powerpay au cours de la période de paie comprenant leur premier jour de travail. Il est impossible d'inscrire un nouvel employé dans une période de paie à venir. Vous devez créer les dossiers des nouveaux employés avant d'entrer des heures relatives à la période de paie. Ainsi, si des heures ou des gains d'un nouvel employé doivent être entrés, ils pourront l'être en même temps que les autres données.

Remarque : Avant l'embauche d'un nouvel employé, l'équipe du service à la clientèle de Ceridian doit configurer votre régime d'accumulation de vacances ainsi que votre régime additionnel d'accumulation.

Pour assurer l’exactitude des données sur le nouvel employé dans la liste de paie, rassemblez les renseignements suivants :

  • Formulaire d'embauche - Utilisez ce formulaire pour recueillir les renseignements dont vous avez besoin pour créer le dossier d’un employé dans Powerpay. Le logiciel Acrobat Reader doit être installé sur votre ordinateur pour que vous puissiez afficher ou imprimer le Formulaire d'embauche.

  • Chèque annulé (pour les dépôts directs) - Si l'employé désire répartir sa paie entre plusieurs comptes bancaires, il doit fournir le montant du dépôt direct et un chèque annulé (ou une lettre de l'institution financière) pour chaque compte.

  • Formulaire TD1 - Tous les employés devraient remplir ce formulaire, incluant ceux qui demandent uniquement les exonérations de base. Ce que l'employé inscrit sur le formulaire TD1 peut être considéré comme exact. Les employés sont tenus de fournir des renseignements fiables relativement à leur situation fiscale.

  • Liste des retenues prélevées par l'entreprise - Il est recommandé d'obtenir le consentement écrit de l'employé à l'égard de ces retenues. Cette précaution permet de minimiser les erreurs.

  • Autres formulaires, relatifs à des avantages sociaux, devant être remplis et signés par l'employé.

Si vous embauchez un employé avant d’avoir obtenu tous les renseignements susmentionnés, vous DEVEZ tout de même détenir les renseignements de base suivants :

  • Nom
  • Prénom
  • Type de rémunération
  • Heures normales par période de paie
  • Province d'emploi
  • Situation fiscale (fédérale et provinciale)
  • Statut à l'égard du RPC/RRQ
  • Catégorie d'AE
  • Service (vous pouvez utiliser le service par défaut, soit 100)
  • Régime de vacances
  • Régime additionnel d'accumulation

Dans certains cas, l'information relative aux retenues ne sera connue que lors d'une période de paie ultérieure (ex. : le montant de la cotisation syndicale). Lorsque vous obtiendrez ces détails, vous devrez peut-être prélever plus que le montant habituel afin de récupérer les retenues n'ayant pas été prélevées dans certains cycles. Utilisez le champ Une seule paie de la page Retenues et cotisations.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues et cotisations. Pour en savoir davantage, consultez la rubrique Description des champs de la page Cycle de retenues et cotisations.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Cycles > Cycle de retenues et cotisations. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Définition des cycles de retenues et cotisations.

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