Formulaires fiscaux en ligne par l'intermédiaire de l'environnement libre-service Powerpay
L'environnement libre-service Powerpay est un outil qui permet aux employés de consulter en tout temps leurs renseignements relatifs à la paie et aux ressources humaines : adresse, coordonnées et renseignements bancaires, personnes à joindre en cas d'urgence, bulletins de paie et formulaires fiscaux.
Remarque : Les formulaires électroniques sont accessibles du 1 décembre 2021 au 31 mars 2022. Les formulaires fiscaux produits après cette période seront envoyés en format papier. Les formulaires fiscaux sont imprimés et envoyés à l'employeur pour distribution si l'employé n'a pas choisi de les recevoir sous forme électronique ou de les héberger sous l'onglet Rapports dans Powerpay (configuration sans papier).
L’employeur doit s’inscrire avant le traitement de la dernière paie de l’année. Veuillez prévoir un peu plus de temps pour remplir l'entente avec Ceridian, pour que Ceridian définisse les options système requises et pour que vos employés choisissent de recevoir des formulaires fiscaux électroniques.
Les employeurs peuvent modifier l'accès aux formulaires fiscaux des employés dans l'environnement libre-service Powerpay en deux étapes : accéder à la page Sélection des champs.
et choisir l'option Afficher pour la livraison des formulaires fiscaux. Ensuite, accéder à Maintenance de l'utilisateur – Simuler – Dossier d'employé et configurations – Renseignements relatifs au travail, et choisir l'option de livraison des formulaires fiscaux en ligne seulement.
Période d'attente et remise des formulaires fiscaux dans l'environnement libre-service Powerpay
Il est important de noter que Ceridian conserve par défaut les formulaires fiscaux en ligne pendant une période de trois jours civils avant de les transmettre à l'environnement libre-service Powerpay pour livraison (les bulletins de paie sont accessibles à la date de paiement). Les raisons qui motivent cette période d'attente de trois jours sont les suivantes :
- Laisser le temps au client de vérifier l'exactitude des formulaires fiscaux.
- Disposer d'un laps de temps pour procéder à une nouvelle production des formulaires fiscaux si des changements ou des mises à jour sont requis.
- Si les formulaires fiscaux sont produits de nouveau au cours de la période d'attente de trois jours, les formulaires fiscaux originaux seront remplacés par les nouveaux formulaires.
- Si la période d'attente de trois jours est écoulée, les employés inscrits recevront deux exemplaires de leurs formulaires fiscaux dans leur boîte aux lettres de l'environnement libre-service Powerpay (le cachet postal leur permettra de déterminer quel formulaire est le plus récent).
Une fois les formulaires fiscaux produits, vous pouvez demander à l'équipe de prestation de services de remplacer la configuration par défaut de façon à réaliser l'une des opérations suivantes :
- annuler la période d'attente de trois jours et transmettre les formulaires fiscaux à l'environnement libre-service Powerpay pour livraison;
- reporter la remise à l'environnement libre-service Powerpay au-delà de la période d'attente par défaut de trois jours jusqu'à nouvel ordre. Vous devrez communiquer avec Ceridian une seconde fois lorsque vous serez prêt à transmettre les formulaires à l'environnement libre-service Powerpay .
Quelle que soit la période d'attente, tous les formulaires fiscaux destinés aux employés et toujours en attente seront transmis à l'environnement libre-service Powerpay pour livraison le 18 février 2022 afin de respecter les dates d'échéance du 28 février 2022de l'ARC et du 28 février 2022de Revenu Québec.
Veuillez communiquer avec un membre de l'équipe de prestation de services afin d'obtenir plus de détails à ce sujet.
Employés inscrits à l'environnement libre-service Powerpay
Le rapport de vérification de fin d'année précise si un employé recevra ses formulaires fiscaux en ligne. Dans le rapport Totaux de l'employé, la lettre « S » s'affiche entre le code de province et le statut de l'employé.