Approbation du calendrier de la paie

Le calendrier de la paie présente toutes vos périodes de paie régulières de l’année civile. Il comprend l’année, le numéro de période de paie, la date de fin de la période de paie, la date de paiement, la date à laquelle les données doivent être transmises à Dayforce ainsi qu’une mention indiquant si la paie a été produite ou non pour chaque période de paie.

Un calendrier a déjà été créé pour votre entreprise par l'équipe de soutien à la clientèle. Lorsque vous ouvrez une session Powerpay pour la première fois, vous devez d'abord approuver le calendrier avant de pouvoir entrer les données de la paie. Chaque année, généralement en octobre, le système vous demande d'approuver le calendrier de l'année suivante.

Examinez le calendrier de la paie en lecture seule préparé par Dayforce, puis approuvez-le s'il est correct.

Seul un utilisateur par liste de paie peut approuver le calendrier. Il s'agit du premier utilisateur à accéder à Powerpay à la suite de la création du calendrier.

S'il y a quoi que ce soit d'inexact dans le calendrier, ouvrez la page Règles du calendrier.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Calendrier > Règles du calendrier. Cette page vous permet de corriger les règles qui définissent votre calendrier.

Le calendrier est la base du traitement de la paie. Vous ne pouvez créer un traitement ou choisir une période de paie existante si vous n'avez pas d'abord approuvé le calendrier.

Après l'approbation de votre calendrier de la paie

Après avoir approuvé le calendrier, vous pouvez choisir une période de paie, puis commencer à y entrer des données de la paie. Sélectionnez une période de paie dans la page Choix de la période de paie.Fermé Cliquez sur le menu Période de paie.

Si vous devez modifier une date de paiement futur après l'approbation du calendrier, allez à la page Choix de la période de paie.Fermé Cliquez sur le menu Période de paie.

Remarque : Il vous sera impossible de cliquer sur les onglets Période de paie, Paie et Traitement avant d'avoir approuvé votre Calendrier. Vous ne pouvez créer un traitement ou choisir une période de paie existante si vous n'avez pas d'abord approuvé le calendrier.

La page Modification de la période de paie affiche le numéro de période de paie sélectionné ainsi que les dates correspondantes telles qu'elles figurent dans la page Affichage du calendrier. Les numéros de période de paie et les dates de fin de période ne peuvent être changés dans la page Choix de la période de paie, mais vous pouvez modifier les dates de paiement.

Étapes

  1. Ouvrez la page Affichage du calendrier.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Calendrier > Affichage du calendrier..

    ou

    Cliquez sur le lien contenu dans le message que vous avez reçu vous demandant d'approuver votre calendrier.

  2. Vérifiez les numéros de période de paie, les dates de fin des périodes de paie et les dates de paiement afin de vous assurer qu'elles correspondent bien à vos critères.

    Remarque : Portez une attention particulière aux périodes de paie avoisinant un jour férié afin de savoir exactement quand transmettre vos données.

  3. Si tout semble conforme à vos besoins, allez au bas de la page et cliquez sur le bouton Approuver. Le message Données enregistrées apparaîtra après quelques secondes.

    ou

    S'il y a quoi que ce soit d'inexact dans le calendrier, ouvrez la page Règles du calendrier.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Calendrier > Règles du calendrier. Cette page vous permet de corriger les règles qui définissent votre calendrier.

Utilisez la fonction de téléchargement du calendrier pour télécharger votre calendrier de la paie de Powerpay dans n'importe quel agenda électronique au format iCalendar (.ics).

  1. Ouvrez le page Téléchargement du calendrier de la paie.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Calendrier >Téléchargement du calendrier de la paie.
  2. Sélectionnez les plages de dates (année) à télécharger dans les champs De et À.

  3. Sélectionnez les dates à télécharger. Les options comprennent la date de soumission (par défaut), la date de fin de la période de paie et la date de paiement. Le calendrier n'affiche que les dates ultérieures. Les dates antérieures n'apparaissent pas lors du téléchargement.

  4. Cliquez sur Télécharger. Le fichier iCalendar est téléchargé sur votre poste. Le nom du fichier comprend le numéro d'employeur associé au calendrier. La disposition du fichier dépend de votre navigateur Web et des paramètres de votre ordinateur.

  5. Ouvrez le fichier iCalendar généré dans votre application de calendrier.

    Remarque : Le calendrier comprend les renseignements à jour à la date à laquelle celui-ci a été téléchargé à partir de Powerpay. Toutes les modifications apportées au calendrier de la paie de Powerpay après le téléchargement NE sont PAS mises à jour automatiquement. Si vous apportez des modifications à votre calendrier de la paie de Powerpay, veuillez le télécharger de nouveau pour afficher les renseignements à jour.

    Remarque : Si, lors du téléchargement d'un calendrier dans Outlook, le calendrier est importé dans le calendrier Outlook principal, un rappel de « 0 minutes » concernant la date de transmission des données de la paie est configuré dans le calendrier. Cependant, si le calendrier téléchargé est ouvert ou importé en tant que calendrier distinct dans Outlook, aucun rappel n'est configuré.

  1. Accédez à la page Affichage du calendrier.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Calendrier > Affichage du calendrier.
  2. Sélectionnez la ou les années voulues dans les listes De et À.
  3. Cliquez sur le bouton Allez!
  4. Cliquez sur l'icône Imprimer dans le coin supérieur droit, ou faites un clic droit sur celle-ci et sélectionnez Imprimer.
  5. Dans la boîte de dialogue d’impression, cliquez dans le champ Destination. Sélectionnez Enregistrer en PDF.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

    Remarque : Une fois le PDF enregistré, retournez à la boîte de dialogue d'impression et resélectionnez la destination précédente pour les impressions futures.

Description des champs

Sélectionnez les années civiles à afficher. Vous pouvez sélectionner l'année courante, ou l'année courante et les années suivantes. Lorsque vous traiterez la première période de paie de l'année suivante, Powerpay fera de cette dernière l'année courante.

Cette colonne affiche toutes les périodes de paie de l'année. Si vous avez commencé à utiliser Powerpay en cours d'année, ce champ n'affiche que les périodes de paie traitées au moyen de Powerpay (par exemple, l'année courante pourrait ne commencer qu'à la période de paie numéro 4).

Cette colonne affiche la date du dernier jour de travail de la période de paie (le dernier jour qui sera rémunéré).

Cette colonne affiche la date à laquelle vos employés recevront leur paie pour une période de paie particulière.

Selon l'Agence du revenu du Canada (ARC), si une période de paie affiche des revenus en décembre et en janvier, la date de paiement détermine l'année civile à laquelle le paiement sera enregistré pour je calcul de l'impôt et la production des formulaires fiscaux. La première période de paie d'une année est celle comportant le premier PAIEMENT de l'année.

Il vous est impossible de changer le champ Date de paiement dans la page Affichage du calendrier, mais vous pouvez le faire dans la page Modification de la période de paie. Si vous décidez d'y changer la date de paiement, la page Affichage du calendrier n'affichera la nouvelle date de paiement qu'après la transmission des données de la paie pour traitement.

Voici quelques raisons motivant le changement d'une date de paiement :

  • Un jour férié observé par les institutions financières
  • Si vous traitez votre liste de paie moins de 2 jours avant la date de paiement et que vous voulez vous assurer que les TEF seront traités à temps.
  • Une interruption des dépôts

Cette colonne affiche la date à laquelle vous devez transmettre les données de la paie pour traitement. Dans le cas de paiements par dépôt direct, vous devez transmettre les données pour traitement à cette date. Si vous devez changer cette date, communiquez avec l'équipe de la prestation de services.

Cette colonne contient soit la date de traitement (indiquant que la paie a été produite), soit un champ vide (indiquant que la paie N'a PAS été produite).

Si vous désirez effectuer des changements au calendrier, vous pouvez le faire seulement pour les paies NON produites. Apportez les modifications appropriées dans lapage Règles du calendrier.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Calendrier > Règles du calendrier.