Importer les fichiers de la paie
Conseil : Une période de paie doit être sélectionnée pour utiliser cette fonction ou fonctionnalité. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée. Les menus « Paie » et « Traitement » seront ensuite accessibles.
La fonction d'importation procure aux clients une façon efficace d'alimenter Powerpay avec les données des dossiers d'employé, des feuilles de présence, des dépôts directs ainsi que des retenues et des cotisations sans qu'ils aient à entrer ces renseignements de façon manuelle.
Au nombre des avantages que vous procure cette nouvelle fonction, notons les gains de temps et la réduction des erreurs découlant de la saisie manuelle des données provenant de documents papier.
Comment cela fonctionne-t-il?
Habituellement, les clients utilisent un système tiers de gestion des heures et des présences dont les champs ont été mis en correspondance afin de produire des fichiers pouvant être importés dans Powerpay. Des messages sont générés par l’application Powerpay durant l'importation afin d'assurer une surveillance du processus du début à la fin et d'aviser les utilisateurs de tout problème empêchant son bon déroulement. Des règles sont appliquées lors de la validation du fichier d'importation. Elles le sont également lors des procédures traditionnelles de validation dans l'application Powerpay menant à l'affichage de message d'erreur ou d'avertissement.
Les fichiers d'importation peuvent utiliser un format XML conforme au format XML standard de Powerpay ou des valeurs séparées par des virgules (fichier CSV) qui sont mises en correspondance et formatées au format XML. Trois méthodes d'importation de données peuvent être utilisées :
- Importation automatique – Le client transmet le fichier XML des données de la paie à une file d'attente d'importation sur un serveur sécurisé, puis le fichier est importé automatiquement dans Powerpay.
- Importation manuelle – Le client transmet le fichier XML des données de la paie à une adresse dédiée aux utilisateurs de Powerpay. Les utilisateurs peuvent, au cours d'un traitement de la paie, sélectionner le fichier XML afin de déclencher le processus d'importation des données.
- Importation personnalisée – Le client transmet le fichier CSV des données de la paie à une adresse dédiée aux utilisateurs de Powerpay. Des modèles d'importation personnalisée permettent d'établir la correspondance entre les valeurs du fichier et les champs de Powerpay. Le fichier d'importation est ensuite converti au format XML et placé dans la file d'attente pour être importé dans Powerpay. Cliquez ici pour obtenir de plus amples renseignements.
Cliquez ici pour obtenir de plus amples renseignements.
Préalables
Pour utiliser la fonction d'importation, il faut d'abord que le fournisseur de votre système de gestion des heures et de l'assiduité procède au mappage des codes d'heures et des codes de gains, s'il y a lieu, et à la création de fichiers. Une fois ces opérations terminées, la fonction d'importation de Powerpay pourra être activée.
Pour obtenir la liste de vos codes, accédez à la page Configuration de la paie.