Exportation des données comptables

La première étape consiste à établir une connexion entre les deux systèmes. Elle doit être effectuée pour l'utilisateur qui exportera les données de Powerpay.

Remarque : Un seul utilisateur de Powerpay peut être connecté à un compte QuickBooks à la fois. Des droits d’administrateur dans QuickBooks sont requis.

Lorsque la connexion est établie, un jeton est créé pour que les deux systèmes soient reconnectés automatiquement par la suite. Le jeton demeure valide pendant 100 jours après chaque utilisation. Si le jeton expire, la connexion doit être établie de nouveau en reprenant ces étapes.

Connecter Powerpay et votre logiciel comptable

1. Accédez à la page Données comptables. Dans le menu Entreprise, cliquez sur Exporter > Données comptables.
2. Cliquez sur l’onglet Configuration du compte.
3. Dans la section Configuration, cliquez sur Se connecter. La page d'ouverture de session de QuickBooks s'affiche.
4. Entrez votre adresse de courriel ou nom d’utilisateur et votre mot de passe d’administrateur QuickBooks.
5. Cliquez sur Connexion.
6. Si vous avez plusieurs entreprises QuickBooks, cliquez sur celle que vous voulez connecter. Si vous avez une seule entreprise, cette page ne s'affiche pas.
7. Cliquez sur Connecter.

La connexion est maintenant établie entre Powerpay et l'entreprise QuickBooks en ligne sélectionnée.

Remarque : Cette étape s’applique pour les nouvelles configurations et si le grand livre est mis à jour ou une erreur se produit.

Seul l'utilisateur de Powerpay qui est connecté à l'entreprise QuickBooks (l'administrateur QuickBooks) peut télécharger le plan comptable. Le plan comptable doit être téléchargé afin que les exportations de données soient configurées correctement. Un conseiller de Dayforce vous aidera à établir la correspondance entre les champs des données de la paie et ceux de votre logiciel comptable.

Télécharger votre plan comptable (administrateur QuickBooks en ligne seulement)

1. Accédez à la page Données comptables. Dans le menu Entreprise, cliquez sur Exporter > Données comptables.
2. Cliquez sur l’onglet Configuration du compte.
3. Dans la section Configuration, cliquez sur Plan comptable. Le plan comptable s'affiche.
4. (Facultatif) Cliquez sur le bouton Imprimer dans la barre d'outils Powerpay pour enregistrer une copie PDF du plan comptable.

   Dans le cas d’une nouvelle configuration, Dayforce peut demander une copie du plan comptable où sont surlignés les numéros d’identification QuickBooks qui nécessitent un mappage.

Conseil : La date à laquelle le plan comptable a été téléchargé est indiquée dans la partie supérieure de celui-ci.

Remarque : Cette étape s’applique pour les nouvelles configurations. Avant d’utiliser ces fonctionnalités, vous devez importer un Plan comptable.

L’inclusion des frais et des taxes de Dayforce dans les écritures de journal permet des rapprochements bancaires automatisés dans QuickBooks.

Pour associer les frais et les taxes à votre plan comptable :

1. Accédez à la page Données comptables. Dans le menu Entreprise, cliquez sur Exporter > Données comptables.
2. Cliquez sur l’onglet Configuration du compte.
3. Sélectionnez les options de frais et de taxes dans les listes déroulantes selon vos besoins
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Les modifications apportées à la page Configuration du compte font l’objet d’une vérification et apparaissent dans la section Renseignements sur l’entreprise – Configuration des données comptables de la page Vérification.

Après avoir intégré votre logiciel comptable, les données du grand livre de Powerpay peuvent être importées dans celui-ci.

Importer les données de la paie dans le logiciel comptable

1. Accédez à la page Données comptables. Dans le menu Entreprise, cliquez sur Exporter > Données comptables.
2. Cliquez sur l’onglet Exportation des données.

3. Dans la section Écritures de journal, cliquez sur Afficher pour la période de paie voulue.

   L'en-tête comprend les renseignements suivants :

   • La date de journal, soit la date du traitement de la paie (cette date est fixée par défaut et ne peut pas être changée)
   • La date de fin de la période
   • Le numéro de référence
   • La date d'exportation du plan comptable

   Le tableau comprend les renseignements suivants :

   • Le numéro des comptes de QuickBooks
   • Le nom des comptes de QuickBooks dans lesquels les données seront reportées
   • Le montant du débit
   • Le montant du crédit
   • La description du débit ou du crédit reporté
   • Le coefficient de répartition de Powerpay

   Remarque importante : Vérifiez que toutes les données sont exactes avant de procéder à l'exportation. Chaque écriture de journal peut être reportée une seule fois dans le logiciel comptable. Si les données de la paie comportent des erreurs, corrigez-les dans Powerpay avant de les exporter.

4. (facultatif) Sélectionnez une date de journal pour l’affichage des données. Par défaut, la date de chèque affiche.

5. Cliquez sur Reporter pour exporter les données de la période de paie sélectionnée

Remarque : L'option Reporter est uniquement disponible pour l'administrateur connecté à QuickBooks. La connexion avec QuickBooks peut être utilisée par un seul utilisateur de Powerpay à la fois. Si un autre utilisateur de Powerpay essaie d’accéder à QuickBooks, le bouton Reporter est grisé

Remarque : Cette fonction n’est pas offerte pour les traitements de fin d’année

Un seul utilisateur de Powerpay peut être connecté à un compte QuickBooks à la fois. Si un autre utilisateur doit accéder au compte QuickBooks, le premier doit être déconnecté.

Si plusieurs listes de paie Powerpay ont été connectées à QuickBooks, vous devez toutes les déconnecter.

Déconnecter un utilisateur

1. Accédez à la page Données comptables. Dans le menu Entreprise, cliquez sur Exporter > Données comptables.
2. Cliquez sur l’onglet Configuration du compte.
3. Cliquez sur Déconnecter.
4. Reprenez la procédure de connexion pour le nouvel utilisateur de Powerpay. Voir Connecter votre logiciel de comptabilité à Powerpay.

Une erreur de concordance peut se produire si un compte QuickBooks apparié dans Powerpay a été supprimé. Dans un tel cas, Powerpay affiche en rouge un message d'erreur et la ou les écritures de journal dont le compte QuickBooks est manquant.

Pour corriger ce type d'erreur, vous devez importer un nouveau plan comptable et demander une nouvelle configuration à équipe de soutien à la clientèle.

Les clients de Powerpay Plus peuvent utiliser la sécurité fondée sur les rôles pour choisir les types d'utilisateur qui peuvent accéder à la fonction d'intégration de logiciel comptable.

Désactiver l'intégration de logiciel comptable pour un utilisateur

1. Ouvrez la page Rôles de sécurité. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Rôles de sécurité.
2. Sélectionnez le rôle pour lequel vous voulez désactiver la fonction.
3. Décochez la case Données comptables (Accès aux pages -> Entreprise -> Exporter -> Données comptables).
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer.