Intégration

Remarque :

Cette fonction n’est accessible qu’aux employés des listes de paie qui utilisent la fonction Intégration. Pour demander cette fonction:

  1. Cliquez sur l’icône du Portail d’échange Powerway dans la barre d’outils de Powerpay.

  2. Sélectionnez Produits Powerpay.

  1. Sélectionnez Fonction Intégration de Powerpay.

  1. Cliquez sur Contactez-nous.

  2. Remplissez le formulaire, puis cliquez sur Envoyer.

    Un conseiller de Dayforce communiquera avec vous.

Des frais de service s’appliquent.

Le bon déroulement de l’intégration est essentiel pour accueillir un nouvel employé dans votre équipe. La fonction Intégration de Powerpay facilite le processus pour vous et pour les nouveaux employés. Elle comprend quatre éléments distincts :

  1. Configuration de l’intégration – Personnalisez l’expérience d’intégration de votre entreprise et définissez les étapes que les nouveaux employés devront suivre dans l’Assistant d’intégration de l’environnement libre-service.
  2. Notifications d’intégration – Sélectionnez les utilisateurs de Powerpay qui reçoivent des notifications lorsque les nouveaux employés apportent et enregistrent des changements dans l’Assistant d’intégration de l’environnement libre-service.
  3. Assistant d’intégration Powerpay – Ajoutez et créez des comptes pour les nouveaux employés afin qu’ils puissent compléter le processus d’intégration dans l’environnement libre-service.
  4. Assistant d’intégration de l’environnement libre-service – Guidez les nouveaux employés dans le processus leur permettant d’entrer, de confirmer et de téléverser différents renseignements personnels, d’impôt et d’emploi. L’Assistant s’ouvre automatiquement la première fois qu’un nouvel employé accède à l’environnement libre-service Powerpay.

Configuration de l’intégration

Le Gestionnaire d’intégration permet de personnaliser l’expérience, l’information et les tâches présentées aux nouveaux employés durant le processus d’intégration dans l’environnement libre-service.

et de gérer les éléments suivants :

  • Nom de l’entreprise
  • Courriel de bienvenue à l’intention des nouveaux employés
  • Page de bienvenue de l’environnement libre-service Powerpay
  • Information que les nouveaux employés doivent fournir durant l’intégration

Conseil : Vous pouvez cliquer sur Enr. brouillon durant la configuration pour sauvegarder vos entrées afin de terminer plus tard.

Assistant d’intégration

Utilisez l’Assistant d’intégration pour ajouter les nouveaux employés, entrer leurs renseignements de base, leur attribuer des documents et leur créer un compte libre-service.

Remarque : Si vous êtes un client de Powerpay Effectifs utilisant la fonction Intégration, et que vous importez vos données de la paie, vous ne pouvez pas importer de nouveaux employés. Les nouveaux employés doivent être ajoutés à l’aide de la fonction Intégration.

Étapes

  1. Accédez à l’onglet Intégration.Fermé Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres> Intégration.
  2. Confirmez le nom de l’entreprise. Le nom affiché est celui qui est enregistré dans Powerpay et est utilisé dans toutes les communications destinées aux nouveaux employés. Vous pouvez le modifier au besoin.
  3. Cliquez sur Suivant.
  4. Configurez le courriel de bienvenue à l’intention des nouveaux employés. Un courriel de bienvenue contenant un lien vers l’environnement libre-service Powerpay, un nom d’utilisateur, un mot de passe temporaire et des instructions est envoyé à tous les nouveaux employés. Vous pouvez ajouter du contenu et de l’information au courriel de bienvenue.
  5. (Facultatif) Vous pouvez cliquer sur Afficher le courriel de bienvenue pour voir un aperçu du message qui sera envoyé aux nouveaux employés. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer pour quitter l’aperçu.
  6. Cliquez sur Suivant.

  7. Personnalisez le message de bienvenue de l’environnement libre-service Powerpay. Ce message s’affiche lorsque les nouveaux employés ouvrent leur première session dans l’environnement libre-service Powerpay pour compléter leur intégration.

    Vous pouvez personnaliser le message de bienvenue en fonction des besoins de votre entreprise pour :

    • renforcer l’image de marque ou le message de votre entreprise;
    • présenter votre entreprise;
    • expliquer aux nouveaux employés en quoi consistera leur première journée de travail;
    • améliorer l’expérience initiale des nouveaux employés.
  8. Cliquez sur Suivant.

  9. Sélectionnez l’information que les nouveaux employés doivent entrer dans l’environnement libre-service Powerpay durant l’intégration.

    Utilisez les options sous Tout définir à la valeur pour assigner la même valeur à toutes les pages ou une valeur individuelle à chacune.

    Trois options sont offertes :

    • Obligatoire – Le nouvel employé doit remplir tous les champs de la page pour poursuivre.
    • Facultatif – Le nouvel employé n’est pas tenu de remplir tous les champs de la page pour poursuivre.
    • Omettre – La page n’est pas présentée au nouvel employé.

    Lorsque l’option Obligatoire ou Facultatif est sélectionnée pour une page, une notification est envoyée si le nouvel employé y apporte des modifications durant l’intégration. Vous pouvez sélectionner l’utilisateur de Powerpay qui recevra les notifications dans la page Gestion des utilisateurs et des personnes-ressources.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Gestion des utilisateurs et des personnes-ressources. une fois que le Gestionnaire d’intégration est complété.

    Remarque : L’option Obligatoire est sélectionnée par défaut pour toutes les pages, à l’exception de la page de téléversement de photo, qui est définie comme étant facultative.

  10. (Facultatif) Vous pouvez cliquer sur Aperçu afin de voir comment se présenteront les pages du processus d’intégration pour les nouveaux employés. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer pour quitter l’aperçu.
  11. Cliquez sur Enregistrer.
  12. Cliquez sur Retourner à la liste des employés pour quitter le Gestionnaire d’intégration et retourner à Powerpay.

Vous pouvez modifier les paramètres du Gestionnaire d’intégration en tout temps dans l’onglet Intégration.Fermé Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres> Intégration.

Lorsque Intégration est sélectionné, l’utilisateur de Powerpay reçoit des notifications dans sa boîte de réception Powerpay chaque fois qu’un nouvel employé apporte et enregistre des changements dans l’Assistant d’intégration de l’environnement libre-service. Une notification est aussi envoyée lorsque le nouvel employé termine l’Assistant d’intégration.

  1. Accédez à la page Gestion des utilisateurs et des personnes-ressources.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Gestion des utilisateurs et des personnes-ressources.
  2. Dans la liste des utilisateurs, cliquez sur le bouton Modifier dans la rangée de l’utilisateur qui doit recevoir les notifications.
  3. Dans la section Avis de l’environnement libre-service, sélectionnez Intégration.
  4. Cliquez sur Soumettre.
  5. Répétez les étapes 2 à 4 pour les utilisateurs de Powerpay qui doivent également recevoir des notifications d’intégration dans l’environnement libre-service.

Une fois l’intégration configurée pour votre entreprise, les nouveaux employés sont ajoutés à l’aide de l’Assistant d’intégration. L’assistant permet d’entrer les renseignements de base sur les nouveaux employés et de créer un nom d’utilisateur de l’environnement libre-service pour qu’ils puissent compléter le processus d’intégration.

Remarque : Les champs marqués d’un * rouge sont obligatoires.

  1. Ouvrez la Liste des effectifs.Fermé Dans le menu Effectifs , cliquez sur Liste des effectifs.

  2. Cliquez sur Nouvelle embauche dans la liste des effectifs.

    L’Assistant d’intégration s’affiche.

  3. Entrez les renseignements de base sur le nouvel employé. Les renseignements seront enregistrés dans l’onglet Profil du menu Effectifs lorsque vous aurez terminé les étapes de l’Assistant.
  4. Cliquez sur Suivant.

  5. Entrez l’affectation de travail du nouvel employé. Les renseignements sont enregistrés dans la section Affectation de travail, sous l’onglet Profil du menu Effectifs.

    1. Cliquez sur + à droite du champ Poste.
    2. Cliquez sur Ajouter.
    3. Entrez le nom du poste en anglais et en français.
    4. Cliquez sur Enregistrer.

    Le nouveau poste fait partie de la liste Poste pour tous les employés de la liste des effectifs.

    1. Cliquez sur + à droite du champ Service.
    2. Cliquez sur Ajouter.
    3. Entrez le nom du service en anglais et en français.
    4. Cliquez sur Enregistrer.

    Le nouveau code de service est ajouté à la liste Code de service pour tous les employés de la liste des effectifs.

  6. Cliquez sur Suivant.
  7. Entrez les renseignements sur l’emploi du nouvel employé. Ces renseignements sont enregistrés dans la section Renseignements sur l’emploi, sous l’onglet Rémunération du menu Effectifs.
  8. Cliquez sur Suivant.
  9. Entrez les renseignements sur l’admissibilité du nouvel employé. Ces renseignements sont enregistrés dans la section Admissibilité, sous l’onglet Rémunération du menu Effectifs.
  10. Cliquez sur Suivant.
  11. Sélectionnez les documents que le nouvel employé doit remplir. Les documents de la page Documents d’entreprise que vous avez indiqué vouloir envoyer à tous les nouveaux employés sont sélectionnés par défaut. Vous pouvez désélectionner des documents s’il y a lieu.
  12. Cliquez sur Suivant.

  13. Vérifiez le sommaire des renseignements du nouvel employé. Le sommaire comprend les valeurs que vous avez entrées et certaines valeurs par défaut.

    Pour modifier des valeurs que vous avez entrées, cliquez sur Précédent.

    Remarque : Le matricule d’employé ne peut plus être changé une fois le sommaire enregistré. Si vous devez le modifier, cliquez sur Précédent pour retourner à la page Renseignements sur l’emploi et modifiez-le avant d’enregistrer le sommaire. Pour modifier le matricule après le traitement de la paie, veuillez communiquer avec votre équipe de soutien à la clientèle.

    Pour modifier des valeurs par défaut, cliquez sur Enregistrer et allez aux onglets Profil et Rémunération du menu Effectifs après avoir terminé l’Assistant d’intégration.

  14. Cliquez sur Enregistrer.

  15. (Obligatoire) Remplissez la section Configuration de l’environnement libre-service afin de créer un nom d’utilisateur pour le nouvel employé et de lui accorder l’accès aux fonctions libre-service.

    Lorsque vous attribuez un compte d’utilisateur libre-service à un employé, vous lui assignez un nom d’utilisateur unique. Une fois le compte créé, un courriel contenant le nom d’utilisateur, un mot de passe et un lien vers l’environnement libre-service Powerpay est envoyé au nouvel employé.

  16. Cliquez sur Création d’un utilisateur.
  17. Cliquez sur Ajouter un autre employé pour entrer un autre nouvel employé, ou cliquez sur Retourner à la liste des employés pour revenir à Powerpay.

L’employé est ajouté à la liste des employés avec le statut « N » (Nouvelle embauche).

Remarque : Les employés ayant le statut « N » ne sont PAS rémunérés et ne figurent pas dans les pages de la paie de Powerpay, y compris Feuille de présence et Saisie rapide. Pour être rémunérés, ces employés doivent passer au statut Actif. Pour en savoir davantage, voir Activer de nouveaux employés ci-dessous.

Remarque : L’onglet Mes demandes de l’environnement libre-service est uniquement disponible pour les employés après leur activation dans Powerpay (statut A).

Les nouveaux employés ajoutés à l’aide de l’Assistant intégration sont ajoutés à la liste des effectifs avec le statut « N ». Pour être rémunérés, ces employés doivent passer au statut « A » (Actif).

Selon la façon dont vous avez configuré le processus d’intégration, il peut inclure l’employé entrant des renseignements bancaires et des montants d’exemption en vertu du formulaire TD1. Si vous activez l’employé avant la fin du processus d’intégration et que vous traitez votre paie, l’employé sera payé par chèque et les montants d’exemption de base s’appliqueront. Dans la mesure du possible, la pratique exemplaire consiste à activer l’employé une fois qu’il a terminé l’Assistant d’intégration de l’environnement libre-service.

  1. Accédez à la Liste des effectifs.Fermé Dans le menu Effectifs , cliquez sur Liste des effectifs.

  2. Sélectionnez l’employé à activer.

    Conseil : Vous pouvez trouver facilement l’employé voulu en sélectionnant uniquement le statut Nouvelle embauche dans les options de filtre.

  3. Cliquez sur Activer l’employé au bas de la page.

    Un avertissement s’affiche.

  4. Cliquez sur Activer.

Le statut de l’employé devient « A » (Actif).

Les nouveaux employés ajoutés à l’aide de l’assistant sont ajoutés à la liste des effectifs avec le statut « N » pour « Nouvelle embauche ». Pour retirer un nouvel employé de la liste des effectifs et supprimer toute l’information enregistrée durant son intégration, vous devez le supprimer.

Une fois supprimé, le nouvel employé ne peut plus accéder à l’environnement libre-service et l’information à son sujet n’est pas récupérable.

  1. Accédez à la Liste des effectifs.Fermé Dans le menu Effectifs , cliquez sur Liste des effectifs.

  2. Sélectionnez l’employé à supprimer.

    Conseil : Vous pouvez trouver facilement l’employé voulu en sélectionnant uniquement le statut Nouvelle embauche dans les options de filtre.

  3. Cliquez sur Supp. Nouv emb. au bas de la page.

    Un avertissement s’affiche.

  4. Cliquez sur Supprimer.

Le nouvel employé est supprimé du système.