TEF non déposé dans le compte de l'employé

Étapes

  1. Accédez à la page Rapports de la paie.Fermé Dans le menu Rapports, cliquez sur Rapports de la paie.

  2. Passez en revue le rapport Sommaire exécutif de l’ensemble de rapports standard afin de vérifier s’il contient des messages d’avertissement concernant les renseignements sur le TEF. Le paiement peut avoir été produit sous forme de chèque.
  3. Validez l'exactitude des renseignements bancaires saisis en les comparant au chèque annulé contenu dans le dossier de l'employé.

    1. Le client doit vérifier auprès de l'institution financière que tous les TEF ont été imputés à son compte.

    2. Si le TEF a été déposé par erreur dans un mauvais compte, (p. ex. renseignements bancaires valides saisis dans le dossier du mauvais employé), communiquez avec équipe de soutien à la clientèle pour qu'elle soumette une demande de repérage du TEF. Indiquez comme raison : « Le nom du bénéficiaire et le nom du détenteur du compte ne correspondent pas. »

    1. Le paiement sera rejeté si le compte bancaire inscrit au dossier n'est pas valide.
    2. Le Service de la fiducie de Dayforce communiquera avec vous dès la réception de l'avis de rejet du TEF transmis par l'institution financière.
      • Un courriel sera transmis à la personne-ressource signalée à Dayforce pour recevoir les rapports TEF/Arrêt/Rejet. Si personne n'a été nommée, communiquez avec équipe de soutien à la clientèle.
    3. Dayforce recevra un avis dans un délai de un à 7 jours suivant la date de paiement en provenance de l'institution financière avec laquelle fait affaire l'employé.
      • Si l'avis de l'institution financière n'est pas transmis, le client doit demander le repérage du TEF à la date de paiement afin de déterminer ce qui est advenu du paiement. Communiquez avec votre équipe de soutien à la clientèle.

    4. Ne rémunérez pas l'employé tant que l'avis de rejet du TEF n'a pas été transmis. Si vous choisissez de le faire avant même d'avoir obtenu une confirmation, vous risquez de rémunérer deux fois l'employé; il est probable que le TEF soit imputé à son compte, mais que le versement soit retardé pour quelque raison que ce soit.

      Les options qui sont offertes afin de rémunérer l'employé sont les suivantes :

      • Émettre un paiement au moyen d'un chèque de l'entreprise.
      • Exécuter un traitement supplémentaire pour verser à l'employé le montant net.
      • Inclure le montant net au prochain traitement afin de produire à nouveau le paiement. Si vous avez besoin de plus de détails concernant cette option, veuillez communiquer avec équipe de soutien à la clientèle.

    Les dépôts directs effectués vers un compte bancaire frauduleux ne peuvent pas être récupérés par Dayforce. Les clients doivent communiquer avec les services de fraude ou de sécurité de la succursale bancaire de leur entreprise pour discuter des options qui s’offrent à eux.

    Voici un exemple d’activité frauduleuse :

    • Le compte de courriel d’un employé est piraté et ses coordonnées sont volées.

    • Un pirate informatique crée un compte de courriel très similaire à celui de l’employé et le nom de l’employé est exact. Le pirate informatique utilise ensuite le nouveau compte frauduleux pour communiquer avec l’administrateur de la paie pour l’informer qu’il a un nouveau compte bancaire.

    • L’administrateur de la paie modifie le compte bancaire de bonne foi, mais omet de vérifier l’adresse de courriel.

    Dans le but de réduire toute exposition potentielle, nous recommandons de prendre les mesures de sécurité suivantes au sein de votre organisation :

    • Configurez l’authentification à facteurs multiples (AFM).

      • L’AFM est proposée gratuitement et offre une couche de sécurité supplémentaire lors de l’ouverture de session de l’utilisateur et contribue à la protection contre le vol de données d’accès et les comportements frauduleux.

      • Assurez-vous que les utilisateurs vérifient leur identité en entrant d’abord leur nom d’utilisateur et leur mot de passe, puis en saisissant un code à usage unique et à durée déterminée qu’ils reçoivent par message texte ou par message vocal.

      • Pour activer cette fonction pour votre liste de paie, veuillez communiquer avec équipe de soutien à la clientèle.

      • Pour plus d’information sur l’AFM, veuillez cliquer ici.

    • Appliquez les pratiques exemplaires en matière de création de mots de passe.

      • Utilisez des mots de passe forts, c’est-à-dire des mots de passe complexes et longs qui expirent après un certain temps.

      • Formez les utilisateurs pour vous assurer que les employés comprennent et appliquent la politique en matière de mots de passe.

      • Pour en savoir plus sur nos pratiques exemplaires en matière de création de mots de passe, consultez les rubriques Restrictions et directives concernant les mots de passe et Idées de mots de passe.

    • Courriels de notification

      • Vérifier que les courriels de Powerpay parviennent à l'utilisateur final et ne sont pas bloqués par des systèmes de filtrage des courriels.

    • Sensibilisation des employés

      • Former régulièrement les employés à propos des risques liés aux courriels d’hameçonnage et à l’importance de ne pas cliquer sur des liens suspects ou de ne pas partager des données d’accès.

      • Demander aux employés d'ajouter un signet vers le site libre-service de Powerpay lorsqu'il s'y connectent la première fois afin de réduire le risque qu'ils se rendent accidentellement sur un site similaire.

      • Avertir les employés de vérifier la barre d'adresse de leur navigateur lorsqu'ils accèdent au site afin de s'assurer qu'ils se rendent sur le bon domaine.

      • Demander aux employés de porter attention aux notifications.

    • Communications sécurisées

      • Encouragez les employés à communiquer toute modification relative à la paie en personne ou par au moyen d’un canal officiel sécurisé.

Voir aussi