Entrée des données de la paie dans la page Saisie rapide

Dans le cas de listes de paie utilisant le Document de saisie des données de la paie pour la saisie des données, vous devez sélectionner les options de tri appropriées pour déterminer la disposition des éléments à l'écran. Sélectionnez l'option Tri du Document de saisie des données de la paie afin de trier les éléments comme ils figurent sur le Document de saisie des données de la paie ou l'option Mon tri afin de trier les éléments selon vos préférences d'utilisateur (figurant sous l'en-tête Mon tri).

Toutes les données sont assignées à la période visée en fonction de la fréquence de paie. Si vous devez indiquer une période visée autre que la période de paie normale, faites la sélection appropriée et entrez les données de l'employé dans la page Feuille de présence – Paiement régulier.

Comme il s'agit d'un traitement supplémentaire, toutes les données sont assignées à la période visée Sans congé – Versement supplémentaire. Si, dans le cadre d'un traitement supplémentaire, vous devez indiquer une période visée autre que la période de paie normale, faites la sélection appropriée et entrez les données de l'employé dans la page Feuille de présence – Paiement régulier.

Remarque : Pour toute exception aux critères mentionnés ci-dessus, vous devez entrer les données des employés dans les pages Feuille de présence et Retenues et cotisations.

1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.

2. Ouvrez la page Saisie rapide. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Saisie rapide.

   En ce qui a trait aux clients pour lesquels la fonction d’importation est activée, la page Statut d'importation constitue la page par défaut.

3. En commençant dans le premier employé figurant dans la liste des employés, entrez les heures, les gains, les retenues et les cotisations de chaque employé.

   Remarque : La paie des employés rémunérés à salaire leur est versée automatiquement. N'entrez pas le montant de leur salaire régulier à cet endroit, sinon ils seront payés en double.

   Conseil : Bien des gens préfèrent utiliser la touche de tabulation pour se déplacer dans les pages de saisies afin de ne pas quitter le clavier des mains et perdre la position des doigts en maniant la souris. Vous pouvez également utiliser les touches Flèche-haut et Flèche-bas pour accéder à l'employé suivant ou précédent sans avoir à vous déplacer dans tous les champs à l'aide de la touche de tabulation.

4. Lorsque vous avez fini d'entrer des données pour chaque employé, cliquez sur Enregistrer.

   Remarque : Assurez-vous de lire tout message d'erreur ou d'avertissement qui pourrait apparaître après avoir cliqué sur Enregistrer, puis apportez les corrections requises. Si les données d'un employé ne sont pas valides, aucune donnée de la page ne sera enregistrée pour aucun des employés.

   Si votre entreprise compte plus d'employés au statut Actif que ce que la page peut afficher, des boutons de navigation apparaîtront sous le bouton Enregistrer.

5. Répétez les étapes 1 et 2 jusqu'à ce que vous ayez entré les données des heures et des gains de tous les employés.

1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.

2. Ouvrez la page Saisie rapide – Deuxième paiement. Dans le menu Paie, sélectionnez Deuxième paiement > Saisie rapide – Deuxième paiement.
3. Passez en revue les options courantes relatives aux deuxièmes paiements affichées dans la partie supérieure de la page. Si des modifications sont nécessaires, cliquez sur le lien approprié.

4. Entrez les données pertinentes pour chacun des employés.

   Conseil : Si vous n'avez pas à produire un deuxième paiement pour un employé en particulier, laissez les champs de cet employé vides.

   Tous les gains et les heures entrés sont attribués à la période de paie courante aux fins de l'AE. Si le deuxième paiement s'applique à une autre période de paie, vous devez alors utiliser la page Feuille de présence - Deuxième paiement. Dans le menu Paie, sélectionnez Deuxième paiement > Feuille de présence - Deuxième paiement. afin d'attribuer le paiement à la période de paie appropriée.

5. Cliquez sur Enregistrer.
6. (Facultatif) Si vous devez utiliser des données d'exception pour certains employés, comme des taux d'exception, des périodes différentes, des données de répartition temporaire, des substitutions de salaire, des codes de paie de vacances ou des codes d'accumulateur, vous devez le faire dans la page Feuille de présence - Deuxième paiement. Dans le menu Paie, sélectionnez Deuxième paiement > Feuille de présence - Deuxième paiement.

Pour configurer la Saisie rapide – Deuxième paiement, accéder à la page Saisie rapide – Deuxième paiement. Dans le menu Paie, sélectionnez Deuxième paiement > Saisie rapide – Deuxième paiement. et suivre les étapes ci-dessus.

La grille de saisie rapide s'affiche avec les champs sélectionnés.

1. Cliquez sur le bouton Trier dans la liste des employés.

   Les options de tri sont les suivantes :

2. À partir de la liste déroulante Trier par, sélectionnez l’ordre souhaité.
3. Dans la liste Regrouper par, choisissez de quelle façon vous souhaitez que les employés soient regroupés en fonction de l’ordre de tri.
4. Cliquez sur Appliquer.

Ce champ affiche le matricule et le nom de chaque employé actif. Cliquez sur le lien affichant le nom de l'employé pour ouvrir une fenêtre contextuelle présentant des renseignements de la dossier d'employé.

Ce champ, en lecture seule, affiche le taux de rémunération de chaque employé (soit le taux horaire, soit le taux par période de paie).

Ce champ, en lecture seule, affiche le type de rémunération de chaque employé (Horaire ou Salaire).

Ce champ, en lecture seule, affiche le poste attribué à l'employé dans la page Dossier d'employé. L'information s'affiche seulement lorsque la fonction Rémunération est activée et configurée et que le champ Poste est défini en vue de paraître dans la page Configuration de la saisie rapide.

Ce champ, en lecture seule, permet d'afficher l'information relative à la répartition, soit le code de service (par défaut), ou les éléments de répartition, si les fonctions avancées sont activées. Les renseignements affichés sont configurés dans la page Configuration des services et de répartition. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Configuration des services et de la répartition.

Ce champ, en lecture seule, permet d'afficher la province ou le territoire où l'employé travaille (pas nécessairement la province ou le territoire où il réside).

Vous pouvez inscrire dans ces champs les données courantes de l'employé relatives aux heures, aux gains, aux retenues et aux cotisations.

Les champs contenant du texte de couleur grise ne peuvent pas être modifiés dans cette page.

• La mention S. O. signifie que la retenue ou la cotisation ne s'applique pas à l'employé.

• La mention Feuille de présence figurera :

  • dans les champs de saisie des heures et des gains si une donnée a été entrée dans ces sections de la page Traitement régulier – Paiement régulier. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Configuration de la saisie rapide > Traitement régulier – Paiement régulier.
  • dans les champs de saisie des retenues et cotisations si une donnée a été entrée dans ces sections de la page Traitement régulier – Paiement régulier. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Configuration de la saisie rapide > Traitement régulier – Paiement régulier.

• La mention 2e Feuille de présence figurera :
  • dans les champs de saisie des heures et des gains si une donnée a été entrée dans ces sections de la page Feuille de présence - Deuxième paiement. Dans le menu Paie, sélectionnez Deuxième paiement > Feuille de présence - Deuxième paiement.
  • dans les champs de saisie des retenues et cotisations si une donnée a été entrée dans ces sections de la page Feuille de présence - Deuxième paiement. Dans le menu Paie, sélectionnez Deuxième paiement > Feuille de présence - Deuxième paiement.

• La mention Ret./cot. figurera dans tous les champs de saisie des retenues et cotisations si une modification permanente ou ponctuelle a été apportée dans la page Retenues et cotisations. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues et cotisations.

  Si cette mention est affichée à la page Saisie rapide – Deuxième paiement, vous ne pourrez entrer un montant unique associé à la retenue ou à la cotisation à cette page. Vous devrez alors utiliser la page Feuille de présence – Deuxième paiement. (Lors du prochain traitement de la paie, vous pourrez entrer un montant à la page Saisie rapide – Deuxième paiement à condition que la valeur permanente ne soit pas modifiée de nouveau.)

  Remarque : Ret./cot. est indiqué uniquement lorsqu'une valeur permanente est modifiée ou entrée pour ce traitement de paie. La mention ne s'affiche pas lorsque les montants permanents figurant dans la page ne sont pas modifiés.

• Le lien Écart de salaire est proposé sous la description des gains lorsque l'option de rectification de salaire « Écart de salaire en fonction du nombre d'heures ou des gains saisis » est configurée pour un élément de paie, un accumulateur de vacances ou un accumulateur additionnel. Cliquez sur ce lien pour afficher des renseignements supplémentaires.

  Remarque : Dans le cas des accumulateurs de vacances ou des accumulateurs additionnels, le lien s'affiche uniquement pour l'élément horaire et ne s'applique pas aux codes de gains des accumulateurs de vacances ou des accumulateurs additionnels.

• Le lien Salaire réduit est proposé sous la description des gains lorsque l'option de rectification de salaire « Salaire réduit en fonction du nombre d'heures ou des gains saisis » est configurée pour un élément de paie, un accumulateur de vacances ou un accumulateur additionnel. Cliquez sur ce lien pour afficher des renseignements supplémentaires.

  Remarque : Dans le cas des accumulateurs de vacances ou des accumulateurs additionnels, le lien s'affiche uniquement pour l'élément horaire et ne s'applique pas aux codes de gains des accumulateurs de vacances ou des accumulateurs additionnels.

• Le lien Écart de salaire (AE) est proposé sous la description des gains lorsque l'option de rectification de salaire « Écart de salaire en fonction du nombre d'heures ou des gains saisis » est configurée pour un élément de paie et que l'option « Pour les codes d'heures, les gains sont assujettis au calcul de l'AE et du RQAP. Les heures ne sont pas assurables » est sélectionnée. Cliquez sur ce lien pour afficher des renseignements supplémentaires.

• Le lien Salaire réduit (AE) est proposé sous la description des gains lorsque l'option de rectification de salaire « Salaire réduit en fonction du nombre d'heures ou des gains saisis » est configurée pour un élément de paie et que l'option « Pour les codes d'heures, les gains sont assujettis au calcul de l'AE et du RQAP. Les heures ne sont pas assurables » est sélectionnée. Cliquez sur ce lien pour afficher des renseignements supplémentaires.

Le total des données entrées dans cette page. Seules les données entrées dans cette page sont incluses dans les totaux. Pour obtenir les totaux des paiements complets de la paie, allez à la page de vérification des données en cliquant sur le lien au bas de la page.

Sélectionnez le nombre de dossiers d'employé à afficher par page.

Conseil : La saisie des données sera facilitée si vous choisissez de n'afficher que le nombre de dossiers que peut contenir l'écran sans avoir à utiliser la flèche de défilement. Ce nombre varie en fonction de la taille et de la résolution de votre écran. Procédez à des essais afin de trouver le nombre idéal.

Sélectionnez tous les éléments que vous désirez voir s'afficher sur la page Saisie rapide.

Heures

Tous les menus déroulants se trouvant sous cet en-tête contiennent une liste d'éléments, liés aux heures, ayant été configurés pour votre liste de paie.

Gains

Tous les menus déroulants se trouvant sous cet en-tête contiennent une liste d'éléments, liés aux gains, ayant été configurés pour votre liste de paie.

Remarque : Si vous sélectionnez Substitution de salaire, le montant de substitution du salaire est appliqué à la période de paie courante. Si ce montant s'applique à une période différente de la période de paie normale de l'employé en cours, saisissez le montant dans la page Feuille de présence, puis attribuez-le aux périodes de paie appropriées et à la Période visée sélectionnée. Si le salaire de base de l'employé est de 0,00 $, ce sont les Heures normales par période de paie figurant dans la page Dossier d'employé. Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dossier d'employé. qui déterminent le nombre d'heures assurables pour ce traitement.

Retenues

Tous les menus déroulants se trouvant sous cet en-tête contiennent une liste d'éléments, liés aux retenues, ayant été configurés pour votre liste de paie.

Cotisations

Tous les menus déroulants se trouvant sous cet en-tête contiennent une liste d'éléments, liés aux cotisations, ayant été configurés pour votre liste de paie.

Dans cette section, sélectionnez les éléments d'information relatifs à l'employé à ajouter à la page Saisie rapide.

• Taux de rémunération
• Type de rémunération
• Poste – Cette case à cocher s'affiche lorsque la fonction Rémunération est activée et configurée pour la liste de paie.
• Champs d'identification – Lorsque la fonction Répartition avancée des coûts est activée, les champs d'identification (code de service et sous-groupes X, Y et Z) sont inclus dans le schéma de répartition. Lorsque la fonction Répartition avancée n'est pas activée pour la liste de paie, seul le code de service s'affiche.
• Province d'emploi

Les données de saisie rapide peuvent être exportées dans une feuille de calcul. La feuille de calcul comprend toutes les données et colonnes entrées dans la page de saisie rapide. Vous pouvez exporter les données après avoir enregistré la page en cliquant sur Feuille de calcul au bas de la page.

Si certains des éléments liés aux heures, aux gains, aux retenues et aux cotisations initialement configurés pour paraître dans la page Saisie rapide sont devenus inutiles (si, par exemple, vous avez cessé de cotiser à un avantage et l'avez retiré de votre liste de paie), cette page sera vide jusqu'à ce que vous supprimiez l'élément désuet dans la page Configuration de la saisie rapide. Si cet élément est remis en vigueur, vous devrez l'entrer de nouveau dans la page Saisie rapide.

<p>Les employés en congé et les ex-employés ne figureront pas dans la page Saisie rapide.

Lorsqu'un le statut d'un employé devient En congé ou Ex-employé au cours d'une période de paie, toutes les données qui ont été entrées dans la page Saisie rapide pour cette période de paie seront supprimées au moment où la page Changement de statut est enregistrée.

Lorsque l'option Substitution de salaire de la page Saisie rapide est sélectionnée dans le cas d'un paiement régulier, la zone de texte de cet élément de paie est désormais désactivée si le type de rémunération de l'employé est l'un des suivants :

• Employé horaire
• Employé horaire : paie de vacances versée à chaque période de paie
• Employé horaire : montant de l'accumulateur additionnel versé à chaque période de paie
• Employé horaire : paie de vac. et accumulateur add. versés avec ch. paie
• Employé horaire : reçoit aussi des commissions

La mention S.O. figurera également dans les cellules désactivées.

• Toutes les valeurs entrées dans cette page relativement aux heures et aux gains se retrouveront automatiquement dans les sections appropriées de la page Feuille de présence – Paiement régulier.

• Toutes les valeurs entrées dans cette page relativement aux retenues et aux cotisations se retrouveront automatiquement dans le champ Une seule paie de la page Retenues et cotisations – Paiement régulier.

Remarque : Avant de cliquer sur un lien rapide, cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider les données de la page. Les données ne sont pas enregistrées automatiquement lorsque vous passez d'une page à l'autre.

• Cliquez sur Configuration de la saisie rapide pour afficher la page Configuration de la saisie rapide. Cliquez sur Paiement régulier – Traitement régulier pour modifier les valeurs par défaut de cette page Saisie rapide.

Chaque dossier d'employé contient les liens suivants :

• Le lien Nom de l'employé permet d'afficher, en lecture seule, le Dossier d'employé de l'employé sélectionné pour avoir un aperçu de son taux de rémunération, de sa date d'embauche et d'autres renseignements pouvant être utiles lors de la saisie des données de la paie.
• Le lien Feuille de présence permet d'afficher, en lecture seule, la section des heures de la page Feuille de présence de l'employé de l'employé sélectionné, qui contient les données entrées dans la feuille de présence. Les données inscrites dans la feuille de présence ne peuvent pas être modifiées dans la page Saisie rapide.
• Le lien Dossier d'employé permet d'ouvrir le Dossier d'employé de l'employé sélectionné, où l'on peut apporter les modifications qui s'imposent.
• Le lien Feuille de présence de l'employé permet d'ouvrir la page Feuille de présence de l'employé – <Type de paiement> de l'employé sélectionné. Il s'agit d'un moyen rapide d'ouvrir la feuille de présence de l'employé lorsque vous devez saisir des données de la paie qui ne figurent pas dans la page Saisie rapide (par exemple, la paie de vacances).
• Le lien Retenues et cotisations permet d'ouvrir la page Retenues et cotisations – <Type de paiement> de l'employé sélectionné. Il s'agit d'un moyen rapide pour ouvrir la page Retenues et cotisations lorsque vous devez entrer des éléments non configurés ou non disponibles dans la page Saisie rapide.
• Le lien Taux, facteurs et gains permanents permet d'ouvrir la page Taux, facteurs et gains permanents – <Type de paiement> de l'employé sélectionné. Il s'agit d'un moyen rapide pour ouvrir la page Taux, facteurs et gains permanents lorsque vous devez entrer des éléments non configurés ou non disponibles dans la page Saisie rapide.