Gestion de l'accès aux champs dans l'environnement libre-service

Vous pouvez contrôler les champs de l'environnement libre-service auxquels les employés ont accès. Cette fonction permet d'appliquer les politiques de l'entreprise et de définir :

les champs affichés;
les champs en lecture seule;
les champs modifiables;
les notifications d'événements spéciaux à envoyer aux utilisateurs de Powerpay.

Remarque : La section Personne à joindre en cas d'urgence ne s'affiche que lorsque les options Libre-service et RH sont activées pour votre entreprise dans Powerpay.

Options de sélection des champs

Quatre options de sélection de champs sont offertes. Sélectionnez l’option appropriée selon les préférences et les politiques de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez autoriser la modification de l’adresse de courriel et du numéro de téléphone uniquement, ou de l’adresse et des personnes à joindre en cas d’urgence. Les options sont les suivantes :

Masquer – Aucun renseignement relatif à cette section ou à ce champ ne s’affichera.

Si tous les champs sont masqués, la page dans l’environnement libre-service sera vide et les employés ne pourront pas afficher ni modifier leur profil.

Cependant, même si tous les champs sont masqués et que l’option Activer les bulletins de paie et les formulaires fiscaux dans l’environnement libre-service est sélectionnée dans la page Options libre-service. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Environnement libre-service > Options libre-service. la section Livraison des bulletins de paie et des formulaires de fin d’année s’affiche toujours dans l’environnement libre-service.
Afficher – (par défaut) L’information est en lecture seule dans l’environnement libre-service Powerpay.
Modifier – L’élément peut être modifié et dans certains cas supprimé dans l’environnement libre-service Powerpay. Les modifications effectuées dans l’environnement libre-service sont reportées dans Powerpay aux fins du traitement de la paie. Les employés peuvent ainsi modifier leurs renseignements personnels comme leur adresse, les personnes à joindre en cas d’urgence, etc.
Remarque : L’option Modifier n’est pas accessible aux employés dans l’environnement libre-service si vous utilisez Dayforce comme fournisseur d’importation. Vous devez entrer la modification dans Powerpay.

Aviser – Les notifications faisant état de changements apportés par un utilisateur de l’environnement libre-service sont envoyées dans la boîte de réception des utilisateurs de Powerpay pour lesquels les notifications sont activées. Pour savoir comment procéder, voir Sélectionner les destinataires de notifications .

Pour en savoir davantage sur la réception des notifications, voir Messages, alertes et notifications.

Remarque : Les ex-employés peuvent uniquement consulter les renseignements de l'environnement libre-service en lecture seule.

Sélections de champs offertes pour les sections de la page Profil de l'environnement libre-service

Les champs suivants de l'environnement libre-service peuvent être configurés dans la page Sélections de champs :

Dans la section Coordonnées : Renseignements relatifs à l'adresse, numéro de téléphone (avec l'indicatif régional), Courriel et Personne à joindre en cas d'urgence.
Dans la section Renseignements personnels : Numéro d'assurance sociale, Langue des bulletins de paie et des formulaires fiscaux, Date de naissance, Sexe.
Dans la section Renseignements relatifs au travail: Dépôt direct, Livraison des bulletins de paie et Livraison des formulaires de fin d'année.

Remarque :

Le champ Dépôt direct peut seulement être réglé à Afficher ou à Masquer. Il ne peut être modifié par un employé.

L'option Masquer des champs Livraison des bulletins de paie et Livraison des formulaires de fin d'année ne peut pas être sélectionnée.

Utilisez l'option Tout définir à la valeur pour configurer tous les champs de la même façon.

Étapes

Pour sélectionner les champs :

Ouvrez la page Sélection des champs. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Libre-service > Sélections des champs.
Faites les sélections appropriées pour votre liste de paie.

Utilisez l'option Tout définir à la valeur pour configurer tous les champs de la même façon, ou sélectionnez les valeurs individuelles appropriées. Tous les champs sont obligatoires.

Remarque : Le champ Dépôt direct peut être réglé à Afficher ou Masquer seulement.

Remarque : L'option Masquer ne peut pas être sélectionnée pour les champs Livraison des bulletins de paie et Livraison des formulaires fiscaux de fin d'année.

Remarque : L’option Modifier n’est pas accessible aux employés dans l’environnement libre-service si vous utilisez Dayforce comme fournisseur d’importation. Vous devez entrer la modification dans Powerpay.
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