Gérer les comptes d'utilisateur de l'environnement libre - service

Déverrouiller le compte d'un employé actif dont la dernière tentative infructueuse de connexion a dépassé le nombre de tentatives permises par liste de paie.

1. Ouvrez la page Maintenance de l'utilisateur. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Libre-service > Maintenance de l'utilisateur.
2. Sélectionnez le nom de l'employé dont le compte libre-service est verrouillé à partir de la liste des employés.

3. Dans la section Maintenance d'un compte libre-service, sélectionnez la case Déverrouiller le compte libre-service.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Activer l'accès d'un employé dont le compte est désactivé à l'environnement libre-service. Un compte est désactivé lorsqu'un employé répond incorrectement aux questions de vérification de l'identité à trois reprises ou lorsque le compte est désactivé manuellement à l'aide de l'option Désactiver le compte libre-service.

1. Ouvrez la page Maintenance de l'utilisateur. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Libre-service > Maintenance de l'utilisateur.
2. Sélectionnez le nom de l'employé dont le compte doit être activé à partir de la liste des employés.

3. Dans la section Maintenance d'un compte libre-service, sélectionnez la case Activer le compte libre-service.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Cette option permet de désactiver l'accès d'un employé à l'environnement libre-service. Si l'employé est connecté à l'environnement libre-service, la session se ferme et la page Ouverture de session s'affiche.

1. Ouvrez la page Maintenance de l'utilisateur. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Libre-service > Maintenance de l'utilisateur.
2. Sélectionnez le nom de l'employé dont le compte doit être désactivé à partir de la liste des employés.

3. Dans la section Maintenance d'un compte libre-service, sélectionnez la case Désactiver le compte libre-service.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Cette option permet de réinitialiser le mot de passe du compte libre-service d'un employé. Une fois le mot de passe réinitialisé :

• Le système génère un mot de passe temporaire
• Un courriel contenant un lein qui expire dans 24 heures est envoyé à l'employé
• Le compte est déverrouillé et activé, au besoin

1. Ouvrez la page Maintenance de l'utilisateur. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Libre-service > Maintenance de l'utilisateur.
2. Sélectionnez le nom de l'employé dont le mot de passe doit être réinitialisé à partir de la liste des employés.

3. Dans la section Maintenance d'un compte libre-service, sélectionnez la case Envoyer le nouveau mot de passe à l’utilisateur.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Conseil : L'employé peut aussi utiliser le lien Vous avez oublié votre mot de passe? dans la page d'ouverture de session de l'environnement libre-service Powerpay.

Cette option oblige l'employé à changer son mot de passe lors de sa prochaine ouverture de session dans l'environnement libre-service.

1. Ouvrez la page Maintenance de l'utilisateur. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Libre-service > Maintenance de l'utilisateur.
2. Sélectionnez le nom de l'employé que vous désirez obliger à changer son mot de passe à partir de la liste des employés.

3. Dans la section Maintenance d'un compte libre-service, sélectionnez la case Forcer le changement de mot de passe à la prochaine ouverture de session.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Cette option oblige tous les utilisateurs de l'environnement libre-service à réinitialiser leur mot de passe. Cette option devrait être utilisée en cas d'atteinte à la sécurité.

1. Ouvrez la page Options libre-service. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Environnement libre-service > Options libre-service.

2. Cliquez sur le bouton Obliger tous les utilisateurs à changer leur mot de passe.

3. Cliquez sur le bouton OK dans la boîte de dialogue contextuelle qui est générée.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Cette option est utilisée lorsque l'employé n'a jamais ouvert de session dans l'environnement libre-service, et que son lien a expiré. Un courriel de bienvenue est envoyé à cet employé avec un lien pour accéder à son compte Powerpay libre-service.

Remarque importante : Vous devez fournir le numéro matricule du nouvel employé pour terminer le processus d’ouverture de session initial. Vous devez fournir ce numéro à votre nouvel employé pour qu’il puisse mener à bien le processus. Pour obtenir la liste de vos employés dotés d’un compte libre-service configuré, leurs noms d’utilisateur et leurs numéros matricules, accédez à la page Comptes d'utilisateur. Dans le menu Rapports, sélectionnez Rapports libre-service > Comptes d'utilisateur. dans Powerpay.

1. Ouvrez la page Maintenance de l'utilisateur. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Libre-service > Maintenance de l'utilisateur.
2. Sélectionnez le nom de l'employé devant être accueilli de nouveau à partir de la liste des employés.

3. Dans la section Maintenance d'un compte libre-service, sélectionnez la case 2e accueil.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Si l’employé a oublié son mot de passe, il doit utiliser l’option Vous avez oublié votre mot de passe? dans l’environnement libre-service pour le réinitialiser.

Vous pouvez modifier les noms d'utilisateur et les adresses de courriel pour les comptes libre-service directement dans la page Maintenance de l'utilisateur.

1. Ouvrez la page Maintenance de l'utilisateur. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Libre-service > Maintenance de l'utilisateur.
2. Sélectionnez le nom de l'employé dont le nom d'utilisateur ou l'adresse de courriel doit être modifié à partir de la liste des employés.

3. Dans la section Maintenance d'un compte libre-service, entrez le nouveau nom d'utilisateur ou la nouvelle adresse de courriel.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Cette option permet de simuler le rôle d'un employé doté d'un compte libre-service, notamment afin de consulter les renseignements relatifs à cet employé factice.

1. Ouvrez la page Maintenance de l'utilisateur. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Libre-service > Maintenance de l'utilisateur.

2. Sélectionnez le nom de l'employé dont le rôle doit être simulé à partir de la liste des employés.

3. Dans la section Maintenance d'un compte libre-service, cliquez sur Simuler.

L'environnement libre-service s'ouvre automatiquement avec le compte de cet employé.

Tous les renseignements sont affichés en lecture seule.

Le journal des événements d'atteinte à la sécurité permet d’afficher les événements des 30, 60 ou 90 derniers jours pour l'employé sélectionné.

1. Ouvrez la page Maintenance de l'utilisateur. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Libre-service > Maintenance de l'utilisateur.

2. Sélectionnez le nom de l'employé dont le journal des événements doit être affiché à partir de la liste des employés.

3. Dans la section Journal des événements d'atteinte à la sécurité, cliquez sur Afficher le journal des événements d'atteinte à la sécurité.

Le journal affiche les événements par ordre chronologique décroissant..

Les rapports des comptes d'utilisateurs de l'environnement libre-service permettent d'afficher tous les comptes d'employé liés à une liste de paie et de faire le suivi des données d'utilisation dans le module libre-service. Ce rapport comprend une liste de tous les employés dotés de comptes libre-service dans une liste de paie, qu'ils soient actifs ou non.

1. Ouvrez la page Comptes d'utilisateur. Dans le menu Rapports, sélectionnez Rapports libre-service > Comptes d'utilisateur.

2. Cliquez sur le bouton PDF ou Feuille de calcul pour exporter le rapport.

Pour répondre aux besoins des ex-employés après la fin d'année, les employés ayant quitté l'entreprise au cours d'une année précédente font désormais partie de la liste d'employés de la page Maintenance de l'utilisateur. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Libre-service > Maintenance de l'utilisateur.

Les employés ayant quitté l’entreprise qui sont dotés d’un compte libre-service continuent d’avoir accès à l’environnement libre-service 18 mois après la date de traitement de la période de paie au cours de laquelle leur emploi a pris fin. Ainsi, ils peuvent consulter, imprimer et télécharger leurs bulletins de paie et formulaires fiscaux. Une fois les 18 mois écoulés, l’ex-employé n’a plus accès à l’environnement libre-service et à ses renseignements dans la page Maintenance de l'utilisateur. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Libre-service > Maintenance de l'utilisateur. devient en lecture seule (sauf dans le cas des simulations).

Le nom des employés ayant quitté l'entreprise au cours d'une année précédente est précédé d'une icône dans la Liste des employés, et un message indique l'année de la cessation d'emploi dans la barre de renseignements sur l'employé.

La Liste des employés de la page Maintenance de l'utilisateur. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Libre-service > Maintenance de l'utilisateur. comprend le filtre supplémentaire Ex-employés d'années précédentes.