Configurer les retenues et les cotisations

Une retenue est un montant prélevé sur la paie brute de l’employé sans être nécessairement une retenue obligatoire. Il pourrait s’agir, par exemple, d’un montant prélevé pour amasser des fonds pour les activités sociales des employés.

Une cotisation est un montant que l’employeur verse pour le compte d’un employé. La somme que l’entreprise verse dans le régime de retraite de l’employé en est un exemple.

Les méthodes de calcul les plus courantes sont les suivantes :

  • Montant - Les montants fixes ne sont pas liés aux types de gains.
  • Pourcentage - Dans le cas des montants calculés en pourcentage, vous devez connaître les gains servant de base au calcul du pourcentage.

Toutes les retenues et les cotisations configurées pour votre entreprise sont affichées dans la page Retenues et cotisations.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues et cotisations.

Afin d’obtenir des renseignements au sujet d’une retenue ou d’une cotisation particulière paraissant dans la page Retenues et cotisations, cliquez sur le lien correspondant pour ouvrir une fenêtre contextuelle décrivant comment le montant est calculé.

Remplissez le formulaire de demande de code de retenue ou de cotisation. Des frais de service s’appliquent.

Étapes

  1. Rassemblez tous les renseignements relatifs à la nouvelle retenue, notamment :
    • le nom de la retenue;
    • la méthode de calcul – pourcentage ou montant?
    • si le calcul est exprimé sous forme de pourcentage, quels gains serviront au calcul?
    • si la retenue s’accompagne d’une valeur cible;
    • s’il y a lieu, la case du formulaire fiscal où entrer le cumul annuel aux fins de production de rapports de fin d’année; par exemple, les cotisations syndicales.

    Votre comptable de même que l’Agence du revenu du Canada sont en mesure de vous fournir plus de renseignements à ce sujet.

  2. Remplissez le formulaire de demande de code de retenue ou de cotisation. Des frais de service s’appliquent. Votre équipe de soutien à la clientèle vous avisera par courriel lorsqu’elle aura terminé de remplir votre demande.

  3. Accédez à la page Cycle de retenues et cotisations.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Cycles > Cycle de retenues et cotisations.

  4. Cliquez sur le bouton Actualiser du navigateur pour confirmer la configuration de la retenue.
  5. Vérifiez si la retenue s’affiche dans la liste des retenues salariales.
  6. Modifiez les instructions de la configuration de cycle pour que les valeurs permanentes s’affichent, s’il y a lieu.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
  1. Rassemblez tous les renseignements relatifs à la nouvelle cotisation patronale, notamment :
    • le nom de la cotisation patronale;
    • la méthode de calcul – pourcentage ou montant?
    • si le calcul est exprimé sous forme de pourcentage, quels gains serviront au calcul?
    • si la cotisation constitue un avantage imposable; il est préférable de vérifier cette information auprès de l’Agence du revenu du Canada.
    • s’il s’agit d’un avantage imposable, la case du formulaire fiscal où entrer le cumul annuel aux fins de production de rapports de fin d’année; par exemple, une assurance vie payée par l’employeur.
      Votre comptable de même que l’Agence du revenu du Canada sont en mesure de vous fournir plus de renseignements sur les cotisations patronales.

  2. Remplissez le formulaire de demande de code de retenue ou de cotisation. Des frais de service s’appliquent. Votre équipe de soutien à la clientèle vous avisera par courriel lorsqu’elle aura terminé de remplir votre demande.

  3. Accédez à la page Retenues et cotisations.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues et cotisations.
  4. Cliquez sur le bouton Actualiser du navigateur pour confirmer la configuration de la cotisation patronale.
  5. Vérifiez si la cotisation s’affiche dans la liste des cotisations patronales.
  6. Modifiez instructions de la configuration de cycle pour que les valeurs permanentes s’affichent, s’il y a lieu.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
  1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.
  2. Accédez à la page Retenues et cotisations.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues et cotisations.
  3. Sélectionnez le nom d'un employé dans la Liste des employés.

  4. Entrez les retenues et les cotisations dans les champs appropriés.

    Les montants permanents sont affichés dans le champ Valeur permanente. Il est possible d’entrer un montant temporaire pour un employé sans qu’aucune valeur permanente ne soit configurée.

    Le fait d’entrer un montant dans le champ Une seule paie force le prélèvement de ce montant unique de retenue ou de cotisation, même s’il ne fait pas partie du cycle des retenues et cotisations. Une fois la paie produite, le contenu du champ Une seule paie sera effacé.

  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Répétez les étapes 2 et 5 pour tout autre employé approprié.

Après avoir entré des données dans la page Retenues et cotisations pour un employé, les champs relatifs aux retenues et aux cotisations de la page Saisie rapide de cet employé ne sont plus modifiables. La mention Ret./cot. s’affiche à côté des champs pour indiquer ce fait.

Remarque : Les retenues et cotisations permanentes peuvent aussi être saisies pour un employé, même si elles n’ont pas été demandées dans la page Cycles de retenues et cotisations pour la période de paie courante.

Remplissez le formulaire de demande de code de retenue ou de cotisation. Des frais de service s’appliquent. Votre équipe de soutien à la clientèle vous avisera par courriel lorsqu’elle aura terminé de remplir votre demande.

Voir aussi

Description des champs

La description de toutes les retenues applicables est présentée dans cette colonne. Cliquez sur le nom de la retenue pour obtenir une explication sur la façon dont elle est calculée.

Pour ajouter une nouvelle retenue ou modifier les paramètres d'une retenue existante, communiquez avec l'équipe du service à la clientèle de Dayforce.

Lorsque la description est indiquée en gras, cela signifie que la retenue fait partie du cycle de retenues et cotisations en cours; elle sera donc prélevée.

Entrez une valeur si vous désirez changer de façon permanente le montant de la retenue. Ce champ pourra recevoir diverses valeurs selon la méthode de calcul employée :

  • Dans le cas de montants fixes, entrez un montant avec deux décimales.

  • Dans le cas de taux correspondant à un nombre de cents par tranche de millier de dollars, entrez le montant avec trois décimales (par exemple, 23,5 cents pour 1000 $ s'inscrira « 0,235 »).

  • Dans le cas de taux correspondant à un nombre de cents par heure, entrez le montant avec quatre décimales (par exemple, 12,75 cents par heure s'inscrira « 0,1275 »).

  • Dans le cas de taux correspondant à un pourcentage, entrez le pourcentage avec trois décimales (par exemple, 5,775 % s'inscrira « 5,775 »).

En entrant la valeur 0 ou en effaçant celle déjà dans le champ, la retenue sera annulée.

Pour remplacer le contenu du champ Valeur permanente, entrez un montant de retenue qui s'appliquera UNIQUEMENT à cette période de paie en cours. Tout montant entré ici sera effacé après le traitement de la paie. Seul un montant peut être entré dans ce champ.

En fonction de la configuration de la retenue, ce champ acceptera différentes valeurs et leur calcul sera différent.

  • Si le champ est précédé du signe $, le montant entré remplacera la valeur permanente pour une seule paie.

  • Si le champ est précédé du signe A$, le montant entré s'additionnera au montant calculé à l'aide de la valeur permanente, et ce, pour une seule paie. (Un montant positif s'additionnera au montant calculé, un montant négatif se soustraira du montant calculé.)

Remarque : L'entrée d'un montant dans le champ Une seule paie force le prélèvement de ce montant de retenue ou de cotisation, même s'il ne fait pas partie du cycle des retenues et cotisations. Un montant entré dans le champ Une seule paie se substituera à toute autre valeur, SAUF dans la cas où le champ Solde de la valeur cible indique COMPLET.

Ce champ sert à entrer ou à changer la valeur cible pour l'employé. Ce champ affiche le montant qui reste à prélever pour atteindre la valeur cible, une fois le dernier traitement effectué.

Au cours de chaque période de paie, les valeurs cibles sont réduites du montant prélevé jusqu'à atteindre la valeur zéro. À ce moment, la mention COMPLET apparaît dans le champ, et le prélèvement cesse.

Lorsque le solde de la valeur cible atteint zéro, l'alternative suivante s'offre à vous :

  • Effacer la valeur permanente de la retenue : ainsi, vous ne recevrez plus de message d'avertissement mentionnant que la valeur cible a été atteinte.

  • Effacer la mention COMPLET : ainsi, la retenue continuera à être prélevée, le montant étant déterminé par la valeur permanente ou le champ Une seule paie.

Remarque : Des valeurs cibles ne peuvent être définies que pour certains types de retenues salariales. L'équipe du service à la clientèle de Dayforce configurera à votre demande des valeurs cibles pour des retenues particulières.

Le nom de toutes les cotisations patronales applicables est présenté dans cette colonne. Cliquez sur le nom de la cotisation pour obtenir une explication sur la façon dont elle est calculée.

Pour ajouter une nouvelle cotisation ou pour modifier les paramètres d'une cotisation existante, communiquez avec l'équipe du service à la clientèle de Dayforce.

Lorsque la description est indiquée en gras, cela signifie que la cotisation fait partie du cycle de retenues et cotisations en cours; elle sera donc prélevée.

Entrez une valeur si vous désirez changer de façon permanente le montant de la cotisation. En fonction de la méthode de calcul employée, ce champ pourra recevoir diverses valeurs :

  • Dans le cas de montants fixes, entrez un montant avec deux décimales.

  • Dans le cas de taux correspondant à un nombre de cents par tranche de millier de dollars, entrez le montant avec trois décimales (par exemple, 23,5 cents pour 1000 $ s'inscrira « 0,235 »).

  • Dans le cas de taux correspondant à un nombre de cents par heure, entrez le montant avec quatre décimales (par exemple, 12,75 cents par heure s'inscrira « 0,1275 »).

  • Dans le cas de taux correspondant à un pourcentage, entrez le pourcentage avec trois décimales (par exemple, 5,775 % s'inscrira « 5,775 »).

En entrant la valeur 0 ou en effaçant celle déjà dans le champ, la cotisation sera annulée.

Pour remplacer temporairement une valeur permanente, entrez un montant de cotisation qui s'appliquera UNIQUEMENT à la période de paie en cours.

Tout montant entré ici sera effacé après le traitement de la paie. Seul un montant peut être entré dans ce champ.

En fonction de la configuration de la cotisation, ce champ acceptera différentes valeurs et leur calcul sera différent.

  • Si le champ est précédé du signe $, le montant entré remplacera la valeur permanente pour une seule paie.

  • Si le champ est précédé du signe A$, le montant entré s'additionnera au montant calculé à l'aide de la valeur permanente, et ce, pour une seule paie. (Un montant positif s'additionnera au montant calculé, un montant négatif se soustraira du montant calculé.)

Remarque : Le fait d'entrer un montant dans le champ Une seule paie force le prélèvement de ce montant de retenue ou de cotisation, même s'il ne fait pas partie du cycle des retenues et cotisations.

Pour demander le paiement de retenues excédentaires accumulées lors d'un traitement précédent, entrez le montant qui doit être prélevé (dollars et cents).

Référez-vous au Registre de l'employé pour connaître le montant des retenues excédentaires au dossier.

Les retenues excédentaires sont des retenues salariales enregistrées comme ayant été payées, mais pour le paiement desquelles l'employé n'avait pas accumulé suffisamment de gains au cours de la période de paie. Cette situation se présente habituellement lorsqu'un employé ne reçoit pas un plein salaire ou lorsqu'il est en congé alors que les retenues pour avantages sociaux continuent d'être prélevées.