Dépannage de l'environnement libre-service Powerpay

Invitez l’employé à vérifier la configuration de son Dossier d’employé dans l’environnement libre-service sous Livraison des bulletins de paie et des formulaires de fin d’année. Il doit choisir de recevoir des bulletins de paie électroniques ainsi que des avis par courriel.

Directives pour l’environnement libre-service

1. Ouvrez la page Dossier d’employé. Dans le menu Dossier d'employeé et configurations, cliquez sur Dossier d’employé.

2. Cliquez sur Modifier dans la section Livraison des bulletins de paie et des formulaires de fin d'année. La page Livraison des bulletins de paie et des formulaires de fin d'année s'affiche.

3. Sélectionnez une option de livraison des bulletins de paie (version électronique ou papier).

4. Lorsque l'option Version électronique seulement est sélectionnée, une case à cocher s'affichera avec l'option Envoyer des avis par courriel quand les nouveaux bulletins électroniques sont disponibles. Cochez la case pour recevoir un avis par courriel quand vous pourrez consulter vos bulletins de paie.

5. Sélectionnez une option de livraison des formulaires fiscaux de fin d'année (version électronique ou papier).

6. Lorsque l'option Version électronique seulement est sélectionnée, vous recevrez automatiquement un avis par courriel signalant qu'un nouveau formulaire de fin d'année est prêt pour consultation.

7. Cliquez sur Enregistrer.

Certains utilisateurs de l’environnement libre-service Powerpay éprouvent des problèmes lorsqu’ils tentent d’ouvrir une session au moyen de l’application mobile.

Si tel est votre cas, veuillez ouvrir une session dans l’environnement libre-service au moyen d’un navigateur Web ou d’un autre appareil.

Pour ouvrir une session au moyen d’un navigateur Web, rendez-vous au https://clients.powerpay.ca/selfservice/login.

Conseil : Pour prévenir cette erreur, les utilisateurs devraient toujours fermer l’environnement libre-service au moyen du bouton Fermeture de session.

Vous pouvez accéder au compte de l’environnement libre-service d’un employé au moyen de la fonction Simuler dans Powerpay.

Avisez l’employeur d’aller à la page Maintenance de l'utilisateur. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Libre-service > Maintenance de l'utilisateur., sélectionnez l’employé en question et cliquez sur Simuler.

Les employés ayant quitté l'entreprise qui sont dotés d'un compte libre-service continuent d'avoir un accès en mode consultation seulement à l'environnement libre-service 18 mois après la date de traitement de la période de paie au cours de laquelle leur emploi a pris fin. Ainsi, ils peuvent consulter, imprimer et télécharger leurs bulletins de paie et formulaires fiscaux, y compris les formulaires fiscaux de l'année suivante.

Les modifications apportées dans l'environnement libre-service, y compris les modifications des renseignements personnels (changement d'adresse), ne seront pas enregistrées. Les employés doivent communiquer avec leur employeur pour mettre leur profil à jour.

Remarque : Tant que l’employeur ne supprime pas le compte libre-service de ces employés, ceux-ci continueront d’apparaître dans Powerpay, à la page page Maintenance de l'utilisateur. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Libre-service > Maintenance de l'utilisateur., avec un statut « S ».

Les bulletins de paie sont accessibles pendant 7 ans à compter de la date du jour, tant que le statut de l'employé est actif.

Les bulletins de paie dans l’environnement libre-service sont transmis après 13 h HNC le jour précédant le jour de paie. Les bulletins de paie dont le montant net est zéro sont accessibles dès la date de paiement.

Les formulaires fiscaux sont transmis trois jours civils après la date de traitement. Exemple : Si les formulaires fiscaux sont demandés le vendredi, ils seront accessibles dans l’environnement libre-service Powerpay le lundi. S’ils sont transmis un jour de fin de semaine ou un jour férié, ils seront accessibles le jour ouvrable suivant.

Formulaires fiscaux générés en février

Quelle que soit la période d'attente, tous les formulaires fiscaux destinés aux employés et toujours en attente seront transmis à l'environnement libre-service Powerpay pour livraison le 21 février 2025 afin de respecter les dates d'échéance du 28 février de l'ARC et du 28 février de Revenu Québec.

Tous les formulaires fiscaux subséquents produits le 21 février ou après cette date seront aussi automatiquement transmis aux employés avant la date d’échéance de l’ARC et de RQ.

Remarque : Aucun bulletin de paie ne sera transmis dans l’environnement libre-service si l’inscription à l’environnement libre-service a lieu au cours de la même période de paie que la cessation d’emploi d’un employé.

1. Confirmez la date de paiement. Les bulletins de paie dans l’environnement libre-service sont transmis après 13 h HNC le jour précédant le jour de paie.

   Remarque :

   Les bulletins de paie dont le montant net est zéro ne sont pas générés par défaut. Si cette option est activée, le bulletin de paie dont le montant net est zéro sera chargé dans l’environnement libre-service à la date de paiement.

   • Pour configurer cette option pour l’ensemble de votre liste de paie, communiquez avec équipe de soutien à la clientèle.

   • Pour activer cette option pour certains employés seulement, accéder à la page Dossier d'employé. Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dossier d'employé., puis sélectionnez l’option Bulletins de paie seulement dans la section Renseignements supplémentaires.

2. Allez à la page Options libre-service. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Environnement libre-service > Options libre-service. puis assurez-vous que la case « Activer l’envoi des bulletins de paie et des formulaires fiscaux à l’environnement libre-service » est cochée.

   Si la case n’est pas cochée, les bulletins de dépôt direct sont envoyés à l’employeur par courrier ou s’affichent à la page Rapports de la paie. Dans le menu Rapports, cliquez sur Rapports de la paie.

3. Allez à la page Comptes d'utilisateur. Dans le menu Rapports, sélectionnez Rapports libre-service > Comptes d'utilisateur. pour afficher les employés qui ont un compte dans l’environnement libre-service et dont la case Version électronique est cochée pour leur bulletin de paie.

4. Allez à la page Piste de vérification. Dans le menu Période de paie, et sélectionnez Afficher. Examinez la section Renseignements relatifs à l'entreprise - Options libre-service de l'application afin de déterminer la date à laquelle le compte de l’environnement libre-service a été activé.

   Remarque : Les bulletins de paie et les formulaires fiscaux des employés ne s’affichent dans l’environnement libre-service qu’à partir de la période de paie suivant son activation. Après le traitement de la paie, accédez au registre de paie de la période visée (Rapports de la paie > Enveloppe de paie). La lettre (S) s’affichera à côté des renseignements bancaires de l’employé, ce qui indique que le bulletin de paie a été transmis à l’environnement libre-service Powerpay.

5. Simuler un nouvel employé dans l’environnement libre-service afin de rechercher ses bulletins de paie.

   1. Allez à la page Maintenance de l'utilisateur. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Libre-service > Maintenance de l'utilisateur.

   2. Sélectionnez l’employé, puis cliquez sur Simuler.

      Si les pages de l’intégration s’affichent, l’employé doit ouvrir une session et compléter l’intégration avant de pouvoir visualiser ses bulletins de paie.

6. Vérifiez qu’un bulletin de paie a été produit dans l’environnement libre-service pour la période de paie. Allez à lapage Rapports de la paie. Dans le menu Rapports, cliquez sur Rapports de la paie. puis affichez le rapport de l’enveloppe de paie pour vérifier si un (S) figure après les renseignements de TEF.

Non. Les bulletins antérieurs ne sont pas chargés dans l’environnement libre-service.

Les formulaires fiscaux sont imprimés et envoyés à l’employeur pour distribution si l’employé n’a pas choisi de les recevoir sous forme électronique, ou sont accessibles à la page Rapports de fin d'année. Dans le menu Rapports, sélectionnez Rapports de fin d'année. dans Powerpay si vous avez configuré l’option Zéro papier.

Des frais s’appliqueront si l’option Zéro papier n’est pas configurée.

Non.

Pour que les formulaires fiscaux soient disponibles dans l’environnement libre-service, la case Activer l’envoi des bulletins de paie et des formulaires fiscaux à l’environnement libre-service doit être cochée dans la page Options libre-service. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Environnement libre-service > Options libre-service. au moins 10 jours ouvrables avant la dernière date de paie de l’année.

Oui. L’option de livraison qu’il avait choisie pour les bulletins de paie et les formulaires fiscaux sera conservée (version électronique ou papier).

• Contre-ordre : Les employés ne recevront pas de relevés pour les contre-ordres complétés.

• Annulation de la paie : Les bulletins de l’environnement libre-service associés au traitement annulé seront retirés.

Non. Les employés inscrits au service en ligne Mon dossier Service Canada peuvent consulter leurs relevés d’emploi en version électronique et en imprimer des copies à partir de ce portail.

Oui.

Fournissez à vos employés les directives relatives à l’ouverture de session et aux premiers pas dans l’environnement libre-service.

• Communications aux employés

• Environnement libre-service – Guide de l’employé (Fournissez ce lien à vos employés: https://www.powerpay.ca/SS_TutorialFR.html)