Contrepassation des paiements erronés

Une contrepassation sert à supprimer complètement des cumuls annuels de l'employé tous les montants découlant d'un paiement erroné. Les contrepassations n'émettent pas de contre-ordre et ne devraient être entrées dans Powerpay qu'une fois le contre-ordre émis par rapport au paiement erroné.

Une contrepassation est généralement effectuée dans les situations suivantes :

• Le montant payé à un employé lors de la paie précédente était erroné. Dans un tel cas, le chèque initial doit être contrepassé et un chèque manuel au montant adéquat doit être émis.
• Vous devez rectifier des montants. Par exemple, si vous avez prélevé par erreur des cotisations syndicales plutôt qu'une retenue pour don de charité, le montant du chèque peut être le même, mais vous devez contrepasser la valeur de ces champs de façon à rectifier les totaux comptables et les chiffres du grand livre. Dans un tel cas, il n'est pas nécessaire de récupérer le chèque ou d'y faire opposition. Il pourrait être préférable de traiter ces erreurs en tant que rectifications et d'attendre de corriger ces cumuls annuels si le délai n'a pas d'incidence sur votre comptabilité.

Utilisez la page Contrepassation. Dans le menu Paie, cliquez sur Rectifications > Contrepassation. pour contrepasser les heures, les gains, les retenues et les cotisations servant au calcul du montant du chèque émis à l'intention de l'employé.

Cette correction vous assure que :

• les cumuls annuels associés à chaque élément seront mis à jour. Cette opération est particulièrement importante pour tous les éléments qui figurent sur les formulaires fiscaux (feuillets T4 et T4A, Relevés 1 et 2).
• tous les gains auront été enregistrés afin de produire un RE fidèle
• les cotisations patronales au RPC/RRQ, à l'AE et au RQAP (le cas échéant) seront également rectifiées.
• Si l'employé cumule ses paies de vacances, son accumulateur sera également rectifié.
• Si la province où travaille l'employé impose des cotisations sociales, Powerpay calculera, s'il y a lieu, les charges afférentes aux gains et aux avantages imposables de l'employé.
• Toutes ces sommes sont présentées avec les totaux courants dans la page Aperçu des résultats de même que dans vos rapports produits.
• s'assurer que les remises sont versées au gouvernement.

Remarque : Les valeurs que vous entrez pour une contrepassation doivent être exactement contraires àun chèque manuel doivent être identique à celles ayant servi à calculer le chèque initial. Si le montant initial était positif, entrez le même montant dans cette page, précédé du signe négatif. À l'inverse, si le montant initial était négatif, entrez le même montant dans la page Contrepassation, précédé du signe positif.S'il y a des différences, vous devrez les examiner et les corriger.

N'entrez que des valeurs monétaires s'il s'agit de gains et de retenues. Par exemple, si une retenue particulière se calcule à un taux de 4 % de la paie brute, calculez le montant que représente 4 % de la paie et entrez-le en valeur négative. N'inscrivez pas « -4 » pour indiquer un pourcentage. La page Contrepassation est configurée de façon que les montants s'annulent et que Powerpay ne produise aucun chèque.

Si l'employé a reçu un montant pour des heures ou pour des gains sous plus d'une description ou pour plus d'une période de paie, entrez chaque élément sur une ligne distincte. Pour ajouter des lignes, cliquez sur le bouton Enregister. Powerpay actualise la page et ajoute de nouvelles lignes.

Remarque : Si le paiement erroné comprenait un très gros montant au titre de l’impôt sur le revenu, veuillez communiquer avec votre équipe de prestation de services pour discuter des options de correction.

1. Faites opposition au paiement émis par Dayforce. Si le paiement a été émis par Dayforce, composez le numéro sans frais indiqué dans la page Rectifications – Contrepassation. Ce numéro sans frais figure également sur la première page de vos rapports de la paie. Pour obtenir plus de détails à ce sujet, consultez la rubrique Contre-ordre relatif à un chèque ou à un dépôt direct d'un employé.
2. Afin de recueillir l'information pertinente à la saisie des données de contrepassation, utilisez les rapports Registre de paie et Piste de vérification (en ligne) sur lesquels figurent les données du chèque.
   • Servez-vous du rapport Registre de paie pour retracer les différents types d'heure et de gain, les retenues obligatoires, les retenues diverses, les cotisations, les retenues pour saisie-arrêt et le montant de paie nette inscrit sur le chèque initial.
   • Servez-vous du rapport Piste de vérification afin de déceler les possibles situations exceptionnelles ayant prévalu lors de l'émission du chèque initial (comme des heures ou des gains attribués à un service d'attache temporaire ou, encore, des heures entrées à un taux d'exception).
3. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.
4. Ouvrez la page Contrepassation. Dans le menu Paie, cliquez sur Rectifications > Contrepassation.
5. Ouvrez la Liste des employés, puis sélectionnez le nom de l'employé dont le paiement était erroné.
6. Entrez toutes les heures et les gains ayant servi à produire le paiement initial, mais en tant que valeurs négatives (c.-à-d. précédées d’un signe négatif [-]).

   Remarque : Si votre contrepassation comporte une prime, communiquez avec l'équipe de soutien à la clientèle. Des étapes supplémentaires sont requises pour s’assurer que l’impôt est calculé correctement aux fins de toute future prime versée au moyen de la méthode de la prime.

7. Sélectionnez la période de paie durant laquelle les heures ou les gains ont été enregistrés initialement dans le champ Sélectionnez une période de paie.
8. Entrez les montants restants ayant servi à produire le paiement initial, mais en tant que valeurs négatives (c.-à-d. précédées d’un signe négatif [-]).

9. S’il y a lieu, entrez les montants des saisies-arrêts. Pour en savoir davantage, consultez la rubrique Entrez un montant ponctuel pour une saisie-arrêt.

   Remarque importante : Veuillez communiquer avec l’équipe de soutien à la clientèle afin d’obtenir de l’aide à ce sujet si Dayforce effectue les remises en votre nom.

10. Cliquez sur le bouton Enregister.

    Un message indique si votre entrée est en équilibre. Si l’entrée n’est pas en équilibre, rajustez-la et cliquez sur Enregistrer de nouveau.