Ajouter de nouveaux employés

Pour être incluse dans le système, une personne doit être ajoutée à la liste des effectifs. Les nouveaux employés sont ajoutés à l’assistant Nouvelle embauche ou à l’Assistant d’intégration selon la configuration de votre entreprise.

Si la fonction Intégration est activée pour votre entreprise, consultez « Intégration» pour en savoir plus sur le Gestionnaire d’intégration.

Étapes

Remarque importante : Pour ajouter de nouveaux employés dans le cadre d’un traitement de rectification de fin d’année (traitement Y), consultez la rubrique Modifier un dossier d’employé lors d’un traitement de fin d’année.

  1. Ouvrez la Liste des effectifs.Fermé Dans le menu Effectifs , cliquez sur Liste des effectifs.

  2. Cliquez sur le bouton .

    L’assistant Nouvelle embauche s’ouvre.

  3. Entrez les renseignements de base du nouvel employé.

    Les renseignements seront enregistrés dans l’onglet Profil du menu Effectifs.

  4. Cliquez sur Suivant.
  5. Entrez les coordonnées du nouvel employé.

    Les renseignements seront enregistrés dans la section Coordonnées, sous l’onglet Profil du menu Effectifs.

  6. Cliquez sur Suivant.
  7. Entrez l’affectation de travail du nouvel employé.

    Les renseignements seront enregistrés dans la section Affectation de travail, sous l’onglet Profil du menu Effectifs.

    1. Cliquez sur + à droite du champ Poste.
    2. Cliquez sur Ajouter.
    3. Entrez le nom du poste en anglais et en français.
    4. Cliquez sur Enregistrer.

    Le nouveau poste est ajouté à la liste Poste pour tous les employés de la liste des effectifs.

    1. Cliquez sur + à droite du champ Service.
    2. Cliquez sur Ajouter.
    3. Entrez le nom du service en anglais et en français.
    4. Cliquez sur Enregistrer.

    Le nouveau service est ajouté à la liste Service pour tous les employés de la liste des effectifs.

  8. Cliquez sur Suivant.
  9. Entrez les renseignements sur l’emploi du nouvel employé.

    Ces renseignements seront enregistrés dans la section Renseignements sur l’emploi, sous l’onglet Rémunération du menu Effectifs.

  10. Cliquez sur Suivant.
  11. Entrez les renseignements sur l’impôt du nouvel employé.

    Ces renseignements seront enregistrés dans la section Imposition, sous l’onglet Rémunération du menu Effectifs.

  12. Cliquez sur Suivant.
  13. Entrez les renseignements sur l’admissibilité aux congés du nouvel employé.

    Ces renseignements seront enregistrés dans la section Admissibilité aux congés, sous l’onglet Rémunération du menu Effectifs.

  14. Cliquez sur Suivant.

  15. Entrez les renseignements bancaires pour payer le nouvel employé par dépôt direct. Ces renseignements sont enregistrés dans la section Renseignements bancaires, sous l’onglet Rémunération du menu Effectifs.

    Assurez-vous d’entrer les renseignements exacts sur les comptes bancaires. Les institutions financières NE vérifient PAS le nom des employés et déposent le montant dans le compte que vous indiquez.

    Pour rémunérer l’employé au moyen d’un chèque imprimé, décochez la case Activé.

  16. Cliquez sur Suivant.

  17. Vérifiez le sommaire des renseignements du nouvel employé. Le sommaire comprend les valeurs que vous avez entrées et certaines déterminées automatiquement par défaut.

    Pour modifier les valeurs que vous avez entrées, cliquez sur Précédent.

    Remarque : Le matricule ne peut pas être modifié une fois que la page est enregistrée. Si le matricule doit être modifié, cliquez sur Précédent pour retourner à la page Renseignements sur l’emploi dans l’assistant Nouvelle embauche et modifiez-le avant d’enregistrer. Pour modifier le matricule après le traitement de la paie, veuillez communiquer avec votre équipe de prestation de services.

    Pour modifier les valeurs par défaut, cliquez sur Enregistrer et allez aux onglets Profil et Rémunération du menu Effectifs après avoir terminé d’utiliser l’assistant Nouvelle embauche.

  18. Cliquez sur Créer une autre nouvelle embauche pour ajouter un autre nouvel employé ou cliquez sur Retourner à la liste des effectifs pour continuer à travailler dans Powerpay.

Remarque importante : Pour ajouter de nouveaux employés dans le cadre d’un traitement de rectification de fin d’année (traitement Y), consultez la rubrique Modifier un dossier d’employé lors d’un traitement de fin d’année.

Une fois l’intégration configurée pour votre entreprise, les nouveaux employés sont ajoutés à l’aide de l’Assistant d’intégration. L’assistant permet d’entrer les renseignements de base sur les nouveaux employés et de créer un nom d’utilisateur de l’environnement libre-service pour qu’ils puissent compléter le processus d’intégration.

Remarque : Les champs marqués d’un * rouge sont obligatoires.

  1. Ouvrez la Liste des effectifs.Fermé Dans le menu Effectifs , cliquez sur Liste des effectifs.

  2. Cliquez sur Nouvelle embauche dans la liste des effectifs.

    L’Assistant d’intégration s’affiche.

  3. Entrez les renseignements de base sur le nouvel employé. Les renseignements seront enregistrés dans l’onglet Profil du menu Effectifs lorsque vous aurez terminé les étapes de l’Assistant.
  4. Cliquez sur Suivant.

  5. Entrez l’affectation de travail du nouvel employé. Les renseignements sont enregistrés dans la section Affectation de travail, sous l’onglet Profil du menu Effectifs.

    1. Cliquez sur + à droite du champ Poste.
    2. Cliquez sur Ajouter.
    3. Entrez le nom du poste en anglais et en français.
    4. Cliquez sur Enregistrer.

    Le nouveau poste fait partie de la liste Poste pour tous les employés de la liste des effectifs.

    1. Cliquez sur + à droite du champ Service.
    2. Cliquez sur Ajouter.
    3. Entrez le nom du service en anglais et en français.
    4. Cliquez sur Enregistrer.

    Le nouveau code de service est ajouté à la liste Code de service pour tous les employés de la liste des effectifs.

  6. Cliquez sur Suivant.
  7. Entrez les renseignements sur l’emploi du nouvel employé. Ces renseignements sont enregistrés dans la section Renseignements sur l’emploi, sous l’onglet Rémunération du menu Effectifs.
  8. Cliquez sur Suivant.
  9. Entrez les renseignements sur l’admissibilité du nouvel employé. Ces renseignements sont enregistrés dans la section Admissibilité, sous l’onglet Rémunération du menu Effectifs.
  10. Cliquez sur Suivant.
  11. Sélectionnez les documents que le nouvel employé doit remplir. Les documents de la page Documents d’entreprise que vous avez indiqué vouloir envoyer à tous les nouveaux employés sont sélectionnés par défaut. Vous pouvez désélectionner des documents s’il y a lieu.
  12. Cliquez sur Suivant.

  13. Vérifiez le sommaire des renseignements du nouvel employé. Le sommaire comprend les valeurs que vous avez entrées et certaines valeurs par défaut.

    Pour modifier des valeurs que vous avez entrées, cliquez sur Précédent.

    Remarque : Le matricule d’employé ne peut plus être changé une fois le sommaire enregistré. Si vous devez le modifier, cliquez sur Précédent pour retourner à la page Renseignements sur l’emploi et modifiez-le avant d’enregistrer le sommaire. Pour modifier le matricule après le traitement de la paie, veuillez communiquer avec votre équipe de prestation de services.

    Pour modifier des valeurs par défaut, cliquez sur Enregistrer et allez aux onglets Profil et Rémunération du menu Effectifs après avoir terminé l’Assistant d’intégration.

  14. Cliquez sur Enregistrer.

  15. (Obligatoire) Remplissez la section Configuration de l’environnement libre-service afin de créer un nom d’utilisateur pour le nouvel employé et de lui accorder l’accès aux fonctions libre-service.

    Lorsque vous attribuez un compte d’utilisateur libre-service à un employé, vous lui assignez un nom d’utilisateur unique. Une fois le compte créé, un courriel contenant le nom d’utilisateur, un mot de passe et un lien vers l’environnement libre-service Powerpay est envoyé au nouvel employé.

  16. Cliquez sur Création d’un utilisateur.
  17. Cliquez sur Ajouter un autre employé pour entrer un autre nouvel employé, ou cliquez sur Retourner à la liste des employés pour revenir à Powerpay.

L’employé est ajouté à la liste des employés avec le statut « N » (Nouvelle embauche).

Remarque : Les employés ayant le statut « N » ne sont PAS rémunérés et ne figurent pas dans les pages de la paie de Powerpay, y compris Feuille de présence et Saisie rapide. Pour être rémunérés, ces employés doivent passer au statut Actif. Pour en savoir davantage, voir Activer de nouveaux employés ci-dessous.

Remarque : L’onglet Mes demandes de l’environnement libre-service est uniquement disponible pour les employés après leur activation dans Powerpay (statut A).

Les nouveaux employés ajoutés à l’aide de l’Assistant intégration sont ajoutés à la liste des effectifs avec le statut « N ». Pour être rémunérés, ces employés doivent passer au statut « A » (Actif).

  1. Accédez à la Liste des effectifs.Fermé Dans le menu Effectifs , cliquez sur Liste des effectifs.

  2. Sélectionnez l’employé à activer.

    Conseil : Vous pouvez trouver facilement l’employé voulu en sélectionnant uniquement le statut Nouvelle embauche dans les options de filtre.

  3. Cliquez sur Activer l’employé au bas de la page.

    Un avertissement s’affiche.

  4. Cliquez sur Activer.

Le statut de l’employé devient « A » (Actif).

Les nouveaux employés ajoutés à l’aide de l’assistant sont ajoutés à la liste des effectifs avec le statut « N » pour « Nouvelle embauche ». Pour retirer un nouvel employé de la liste des effectifs et supprimer toute l’information enregistrée durant son intégration, vous devez le supprimer.

Une fois supprimé, le nouvel employé ne peut plus accéder à l’environnement libre-service et l’information à son sujet n’est pas récupérable.

  1. Accédez à la Liste des effectifs.Fermé Dans le menu Effectifs , cliquez sur Liste des effectifs.

  2. Sélectionnez l’employé à supprimer.

    Conseil : Vous pouvez trouver facilement l’employé voulu en sélectionnant uniquement le statut Nouvelle embauche dans les options de filtre.

  3. Cliquez sur Supp. Nouv emb. au bas de la page.

    Un avertissement s’affiche.

  4. Cliquez sur Supprimer.

Le nouvel employé est supprimé du système.

Description des champs

le prénom complet légal de la personne;

nom complet légal de la personne;

Type de numéro de téléphone (résidence, travail, mobile, télécopieur ou autre) et numéro de téléphone de la personne, y compris l’indicatif régional. Ce numéro servira aux avis de Powerpay et aux communications provenant de l'environnement libre-service.

l’adresse courriel de la personne. Cette adresse courriel est utilisée pour les notifications envoyées par Powerpay et pour les communications de l’environnement libre-service.

la date de naissance de la personne. Pour vous aider à protéger l’information sensible, les données de ce champ sont masquées. Pour démasquer l’information affichée aux fins de modification, cliquez sur .

la date à laquelle la personne a été embauchée. Ce champ s’applique uniquement à la fonctionnalité RH et est différent du champ « Premier jour de travail » utilisé pour émettre des relevés d’emploi (RE).

l’adresse de l’employé. Il est important que l'adresse complète de l'employé demeure à jour parce que ce renseignement paraît sur différents formulaires gouvernementaux produits par Dayforce, tels les feuillets T4 et les relevés d'emploi. Pour vous aider à protéger l’information sensible, les données de ce champ sont masquées. Pour démasquer l’information affichée aux fins de modification, cliquez sur ;

la ville de résidence de l’employé;

la province ou l’état de résidence de la personne;

le code postal de six caractères ou le code étasunien de cinq caractères de l’employé. Pour vous aider à protéger l’information sensible, les données de ce champ sont masquées. Pour démasquer l’information affichée aux fins de modification, cliquez sur ;

le pays de résidence de la personne;

le poste que la personne occupe;

le service de distribution de la personne. Ce code de service est utilisé pour imputer les coûts en salaire et les dépenses afférentes au service d’attache de la personne.

le nom de la personne dans la liste des effectifs de laquelle l’employé relève. « Administrateur de la paie » est sélectionné par défaut.

Les heures quotidiennes normales correspondent au nombre d’heures qu’un employé travaille habituellement au cours d’un jour de travail.Les valeurs des jours de travail et des heures quotidiennes normales sont utilisées pour calculer et déterminer la durée de la demande de congé d’un employé. Powerpay calcule automatiquement les heures et les jours durant lesquels un employé prend congé en fonction des heures quotidiennes normales et des jours de travail de l’employé.

Les champs Heures quotidiennes normales et Jours de travail sont remplis automatiquement par les données par défaut de votre entreprise définies sous l’onglet Demande de congé .Fermé Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres > Demande de congé. , mais ils devraient être remplis conformément à l’horaire de travail normal de l’employé.

Les jours de travail sont les jours de la semaine que vos employés travaillent. Les valeurs des jours de travail et des heures quotidiennes normales sont utilisées pour calculer et déterminer la durée de la demande de congé d’un employé. Powerpay calcule automatiquement les heures et les jours durant lesquels un employé prend congé en fonction des heures quotidiennes normales et des jours de travail de l’employé.

Les champs Heures quotidiennes normales et Jours de travail sont remplis automatiquement par les données par défaut de votre entreprise définies sous l’onglet Demande de congé .Fermé Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres > Demande de congé. , mais ils devraient être remplis conformément à l’horaire de travail normal de l’employé.

la liste de paie à laquelle la personne est liée.

Il s’agit du numéro utilisé pour identifier le nouvel employé. Vous pouvez modifier le matricule attribué par défaut.

Le nouveau matricule :

  • Doit être un numéro inutilisé jusqu'ici dans la liste de paie. Si le matricule a déjà été utilisé, un message d'erreur suivant s'affiche lorsque la page est enregistrée.
  • Doit être un numéro valide. Les caractères alphabétiques et spéciaux ne sont pas acceptés. Si le matricule n'est pas valide, un message d'erreur s'affiche.
  • Ne doit pas être 000000000.
  • Ne doit pas être compris entre 0000099961 et 0000099999 ni entre 999900000 et 999999999, inclusivement.

Remarque : Étant donné que les ex-employés restent inscrits dans le système jusqu'à la fin de l'année, vous ne pouvez réutiliser le matricule d'un ex-employé.

la province ou le territoire où la personne travaille (pas nécessairement la province ou le territoire où elle réside). Ce choix sert à déterminer la méthode de calcul employée pour l'impôt, les cotisations destinées au régime d'assurance-maladie et ainsi de suite.

le statut à l’égard du RCP/RRQ de la personne.

la catégorie d’AE de la personne. La majorité des personnes paient de l’assurance-emploi. Le taux par défaut appliqué aux employeurs est de 1,4 fois le taux appliqué aux employés. Les employeurs peuvent cependant bénéficier de deux taux réduits. Communiquez avec l’équipe de prestation de services s’il se produit un changement de situation qui pourrait donner droit à un taux réduit.

N'oubliez pas de sélectionner la catégorie d'AE, car l'employeur devra débourser à la fin de l'année toute somme manquante et les paiements excédentaires faits par l'employeur ne sont pas remboursés. Les personnes peuvent corriger leurs cotisations d’AE en soumettant leur déclaration de revenus.

La catégorie sélectionnée déterminera le numéro d’entreprise auquel est attribué les montants relatifs aux retenues gouvernementales.

indique si la personne est rémunérée à taux horaire ou à salaire (il existe certaines variantes au sein de ces deux types).

Certains types de rémunération ont pour autre fonction de verser, en fonction de chaque période de paie, la paie de vacances et la paie des vacances de l'année précédente (p. ex., les entreprises de construction), ou encore, la paie automatique des fériés.

Cette date est également appelée date de début d'emploi ou date d'anniversaire (première journée travaillée). Le premier jour de travail figure sur le relevé d'emploi de l'employé.

(types de rémunérations salariales) la paie annuelle ou la paie par période de la personne.

(types de rémunérations salariales) la rémunération annuelle pour la personne lorsque l’option Rate (Taux) est annuelle.

(types de rémunérations salariales) le montant de salaire par paie lorsque l’option Rate (Taux) est période de paie.

(types de rémunérations horaires) le taux horaire de la personne en incluant trois décimales.

pour les employés HORAIRES, le montant affiché est calculé comme suit : taux horaire X nombre d’heures par paie X nombre de périodes de paie dans l’année.

le numéro d’assurance sociale de la personne sans espaces ni tirets. Le NAS est exigé pour produire les formulaires fiscaux de fin d'année. Pour vous aider à protéger l’information sensible, les données de ce champ sont masquées. Pour démasquer l'information affichée aux fins de modification, cliquez sur .

pour les numéros d’assurance sociale temporaires valides qui commencent par « 9 », sélectionnez la date d’échéance du NAS. Ce champ est obligatoire pour les personnes ayant un NAS temporaire.

pour changer le montant de base de l’exonération de l’impôt fédéral, sélectionnez l’option Indiquer autre montant, puis entrez le montant exonéré d’impôt (en dollars entiers seulement) calculé pour cette personne dans le formulaire TD1. Cette option a des répercussions sur le calcul des impôts. Si rien n'y est saisi, la valeur par défaut du champ correspond au montant minimal prescrit par la loi à ce moment-là. Si vous changez le montant de l’exonération, le changement est considéré comme commençant dans la période de paie au cours de laquelle le montant a été changé.

pour changer le montant de base de l’exonération de l’impôt provincial, sélectionnez l’option Indiquer autre montant, puis entrez un autre montant exonéré de l’impôt provincial, tiré du formulaire provincial rempli par la personne (en dollars entiers seulement). Si la personne travaille aux États-Unis ou dans un autre endroit non assujetti à l’imposition provinciale, sélectionnez l’option Ne s’applique pas – Employé travaillant aux É.-U. ou ailleurs. Cette option a des répercussions sur le calcul des impôts.

Vous pouvez ajouter plusieurs comptes pour le dépôt direct si un employé demande que sa paie soit versée dans deux comptes ou plus (jusqu'à six).

Lorsque plusieurs comptes sont définis et activés, les dépôts directs sont effectués dans l'ordre suivant : dépôts de priorité 1 à 5, puis dépôt principal. Le montant déposé lors du dépôt principal représente le solde restant des gains une fois que les dépôts de priorité 1 à 5 ont été faits. Si les gains n'atteignent pas le montant minimal d'un dépôt de priorité, celui-ci sera omis et le processus se poursuivra jusqu'au dépôt de priorité suivant.

Indique si le compte est activé pour le dépôt direct.

Nom de l'institution financière

Numéro de transit à cinq chiffres de l'institution financière sélectionnée. Inscrivez toujours les zéros non significatifs.

Numéro du compte bancaire dans lequel sera versé le dépôt direct.

Montant ou pourcentage à verser à l'employé.

Modifier ou supprimer le compte de dépôt direct.

le régime de vacances pour cette personne.

le taux d’accumulation de vacances pour cette personne. Les taux sont choisis en fonction des exigences réglementaires et des droits de la personne quant aux vacances. Si le régime 7 est sélectionné, le Taux (heures/paie) apparaît.

le type de régime.

le taux d’accumulation pour ce régime. Si le régime 7 est sélectionné, le Taux (heures/paie) apparaît.

le régime de maladie pour cette personne.

le nombre d’heures que la personne devrait accumuler par paie (facultatif).

Les droits à congé personnalisés configurés pour votre liste de paie s’affichent dans le bas de la page. Les droits à congé personnalisés définis pour s’appliquer à toutes les nouvelles embauches sont sélectionnés par défaut.

Cochez la case des droits à congé qui s’appliquent à la nouvelle embauche et entrez le droit initial selon le cas pour chaque droit à congé sélectionné..

Remarque : Le droit initial ne peut pas dépasser le double du droit annuel.

Remarque : Powerpay utilise le premier jour de travail comme date d’attribution du solde du droit à congé. Si le champ Premier jour de travail est vide, Powerpay utilise la date à laquelle l’assistant est rempli.