Enregistrer les chèques manuels émis avant la période de paie courante

Un chèque manuel sert à enregistrer des paiements émis par l’intermédiaire de votre entreprise pour rectifier les gains incorrects ou manquants sur les paies précédentes.

Habituellement, une entreprise émet elle-même un chèque manuel en dehors du système Powerpay lorsqu'un employé n'a pas été payé ou que sa paie précédente comportait des erreurs. Si le montant payé à un employé lors de la paie précédente était erroné, le chèque initial doit être contrepassé et un chèque manuel au montant adéquat doit être émis. Contrepasser les paiements erronés produits avant la période de paie courante.

Utilisez la page Chèque manuel.Fermé Dans le menu Paie, cliquez sur Rectifications > Chèque manuel. pour saisir les heures, les gains, les retenues et les cotisations servant au calcul du montant du chèque émis à l'intention de l'employé.

Cette correction vous assure que :

  • les cumuls annuels associés à chaque élément seront mis à jour. Cette opération est particulièrement importante pour tous les éléments qui figurent sur les formulaires fiscaux (feuillets T4 et T4A, Relevés 1 et 2).
  • tous les gains auront été enregistrés afin de produire un RE fidèle
  • les cotisations patronales au RPC/RRQ, à l'AE et au RQAP (le cas échéant) seront également rectifiées.
  • Si l'employé cumule ses paies de vacances, son accumulateur sera également rectifié.
  • Si la province où travaille l'employé impose des cotisations sociales, Powerpay calculera, s'il y a lieu, les charges afférentes aux gains et aux avantages imposables de l'employé.
  • Toutes ces sommes sont présentées avec les totaux courants dans la page Aperçu des résultats de même que dans vos rapports produits.
  • s'assurer que les remises sont versées au gouvernement.

Remarque : Dans les cas où des changements de taux ou d’impôt concernant un employé auraient eu lieu (comme une nouvelle province d’emploi ou un nouveau taux d’AE), entre la production du chèque manuel et l’entrée de celui-ci dans Powerpay, faites-le savoir à l’équipe de prestation de services de Ceridian. Des rectifications seront requises.

Remarque : Les valeurs que vous entrez pour un chèque manuel doivent être identique à celles ayant servi à calculer le chèque initial. S'il y a des différences, vous devrez les examiner et les corriger.

N'entrez que des valeurs monétaires s'il s'agit de gains et de retenues. Par exemple, si une retenue particulière se calcule à un taux de 4 % de la paie brute, calculez le montant que représente 4 % de la paie et entrez-le. N'inscrivez pas « 4 » pour indiquer un pourcentage. La page manuel est configurée de façon que les montants s'annulent et que Powerpay ne produise aucun chèque.

Si l'employé a reçu un montant pour des heures ou pour des gains sous plus d'une description ou pour plus d'une période de paie, entrez chaque élément sur une ligne distincte. Pour ajouter des lignes, cliquez sur le bouton Enregister. Powerpay actualise la page et ajoute de nouvelles lignes.

Préalables

Étapes

Enregistrer les chèques manuels émis avant la période de paie courante 

  1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.
  2. Ouvrez la page Chèque manuel.Fermé Dans le menu Paie, cliquez sur Rectifications > Chèque manuel.

  3. Ouvrez la Liste des employés, puis sélectionnez le nom de l'employé pour lequel un chèque manuel a été émis.

    Les nom, matricule, taux de rémunération de base, service d'attache, statut, type de rémunération, province d'emploi et catégorie d'AE s'afficheront dans le haut de la page. Paraîtront également les détails particuliers à la province ou au territoire de travail de l'employé et à la catégorie d'AE.

  4. Veillez à ce que le chèque manuel émis concerne la même province et la même catégorie d'AE que celles affichées pour l'employé dans la page Dossier d'employé.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dossier d'employé.l’onglet Rémunération.Fermé Dans le menu Effectifs , cliquez sur Liste des effectifs > Rémunération. Si ce N'est PAS le cas, communiquez avec l'équipe du service à la clientèle de Ceridian pour obtenir de l'aide et ne tenez pas compte de la suite des présentes directives.

  5. Entrez les montants ayant servi à produire le chèque manuel.

    Remarque : Le montant calculé ne s'affichera dans la page que lorsque vous aurez cliqué sur le bouton Enregistrer.

  6. Sélectionnez la période de paie durant laquelle les heures ou les gains ont été enregistrés dans le champ Sélectionnez une période de paie.

  7. S’il y a lieu, entrez les montants des saisies-arrêts. Pour en savoir davantage, consultez la rubrique Entrez un montant ponctuel pour une saisie-arrêt.

    Remarque importante : Veuillez communiquer avec l’équipe de prestation de services afin d’obtenir de l’aide à ce sujet si Ceridian effectue les remises en votre nom.

  8. (Facultatif) Entrez le numéro du chèque manuel dans le champ Numéro de chèque d’entreprise.

  9. Cliquez sur Enregistrer.

  10. Un message indique si votre entrée est en équilibre. Si l’entrée n’est pas en équilibre, rajustez-la et cliquez sur Enregistrer de nouveau.

Prochaines étapes

Avant de transmettre les données de votre prochaine paie, assurez-vous de l'exactitude des données entrées dans la section Totaux des chèques manuelsde la page Vérification .Fermé Dans le menu Traitement, sélectionnez Vérification..

Les montants enregistrés à titre de chèque manuel seront traités en même temps que les données du traitement courant. Tous les montants des retenues, des cotisations et des accumulateurs seront rectifiés en conséquence.

Remarque : Lorsque vous entrez un chèque manuel, Ceridian Canada effectue rectifie les totaux des montants relatifs aux impôts, au RPC ou au RRQ, à l'AE (et au RQAP) à remettre à l'ARC et à Revenu Québec au cours de la période habituelle de remise suivante. Votre entreprise ne doit pas verser les remises ni en demander le remboursement si Ceridian le fait pour vous.

Le fait d’émettre un chèque manuel pourrait influer sur la façon dont vous paierez l’employé visé pour la période de paie en cours et les suivantes. Exemple : Si vous versez à un employé salarié une avance à titre de paie de vacances, vous devez lui attribuer le statut En congé afin d'empêcher le versement automatique de ce salaire lors du prochain traitement régulier. Lors du retour au travail de l’employé, vous devrez alors lui attribuer le statut Actif. Prenez note de tous les problèmes ou remarques pour vous y référer ultérieurement.

Remarque importante : Aucun bulletin de paie ne sera produit par suite d’une entrée de chèque manuel.

Description des champs

Sélectionnez le type d’heures travaillées par l’employé. Les options de la liste correspondent aux descriptions des types d’heures de votre entreprise.

Remarque : Si la rémunération de l’employé est calculée à l’aide de différents types d’heures, entrez les nombres d’heures sur des lignes distinctes.

Entrez le nombre d’heures de travail de l’employé dans le champ en incluant deux décimales.

Si les heures doivent être payées à un taux différent du taux permanent de l’employé, entrez le taux en incluant trois décimales.

Retenez que, dans les cas d’heures supplémentaires ordinaires ou d’autres facteurs préprogrammés, il n’est pas nécessaire d’entrer un taux dans ce champ. En effet, Powerpay multiplie le taux de l’employé par le facteur approprié. Entrez un taux dans ce champ uniquement si l’employé a été payé à un taux qui n’avait pas été programmé dans Powerpay.

Remarque : Si le taux permanent de rémunération de l’employé est changé dans la page Taux, facteurs et gains permanents.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Taux, facteurs et gains permanents. ou lapage Dossier d'employé.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dossier d'employé. au cours de la même période de paie que celle du chèque manuel entré pour l’employé; le chèque manuel devant utiliser l’ancien taux horaire de l’employé, entrez l’ancien taux dans le champ Taux d’exception. Pour en savoir davantage, consultez la section « Le taux permanent de rémunération d’un employé a changé » de la rubrique Scénarios de chèque manuel.

Lorsque la fonction Rémunération est activée et configurée, le champ Taux d’exception est rempli en fonction du poste attribué. Si un autre poste est sélectionné, le champ Taux d’exception est rempli en fonction de la méthode de mise à jour du taux d’exception correspondant au poste sélectionné. Cependant, lorsque l’option de configuration des éléments de paie de quart avec le traitement des heures relatives au quart de travail est réglée à Rémunère les heures selon la valeur de la prime de quart seulement,le champ Taux d’exception est vide. Si l’élément de paie sélectionné est associé à un taux permanent (taux horaire ou taux quotidien), le taux pour ce poste ne s’affichera pas et le taux permanent pour l’élément de paie s’affichera pour le taux d’exception. Le champ Taux d’exception est modifiable. Lorsque la fonction Rémunération est configurée et que le taux saisi se situe en dehors de l'échelle salariale correspondant au poste (soit inférieur au minimum ou supérieur au maximum), un message s'affiche. Si l’échelle salariale impose une restriction quant au taux, celui-ci n’est pas enregistré.

Pour imputer les gains à un code de répartition autre que celui du service d’attache de l’employé, sélectionnez ce code dans la liste. Le rapport Sommaire de la répartition indique les gains attribués au code de répartition temporaire, et le rapport Écritures de journal indique les gains et les dépenses de l’entreprise attribués à ce même code.

Sélectionnez la période de paie liée à ces heures. Le choix de la période détermine la répartition des heures et des gains pour le calcul de l’assurabilité à l’AE et au RQAP, s’il y a lieu.

La liste comprend toutes les dernières périodes de paie traitées au cours de l’année courante, la période de paie courante et les cinq prochaines périodes. Les périodes de paie futures ne sont pas affichées.

Remarque : Ce champ fonctionne différemment du champ Quelle période de paie? de la page Feuille de présence.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Feuille de présence. et la page Feuille de présence - Deuxième paiement.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Deuxième paiement > Feuille de présence - Deuxième paiement. Le numéro de la période de paie courante NE s’y affichera PAS automatiquement. Vous devez sélectionner une période de paie dans le menu déroulant afin de pouvoir enregistrer les données de la page. Si l’employé a été rémunéré pour des heures travaillées pour plus d’une période de paie, entrez les nombres d’heures sur des lignes distinctes.

Ce champ en lecture seule affiche le montant calculé pour les heures entrées dans chaque enregistrement après que vous avez cliqué surEnregister. Le nombre d’heures entré est multiplié par le taux horaire approprié de l’employé, selon le type d’heures, et par le facteur ou le taux d’exception, s’il y a lieu, afin d’obtenir ce montant. N’inscrivez rien dans ce champ.

Ce champ s’affiche lorsque la fonction Rémunération est activée et configurée pour la liste de paie. La liste Poste comprend tous les postes que l’employé peut occuper. Si des affectations sont configurées, seuls les postes assignés dans la page Affectations s’affichent. Si les affectations ne sont pas configurées, tous les postes configurés pour la liste de paie s’affichent.

Les champs d’identification s’affichent avec les descriptions personnalisées définies dans la page Configuration des services et de la répartition.

Si la fonction Répartition avancée des coûts est configurée, les sous-groupes s'affichent en fonction du schéma de répartition de votre liste de paie.

Si la fonction Répartition avancée des coûts n'est pas activée, seul le numéro de service s'affiche.

Pour les listes de paie pour lesquelles la fonction Rémunération est configurée, les champs d'identification peuvent être liés à un poste. Lorsqu'un poste est sélectionné, les champs d'identification associés à ce poste s'affichent en lecture seule. Vous pouvez entrer des exceptions ponctuelles pour les champs d'identification associés à un poste.

Sélectionnez le type de gains en dollars auquel l’employé a droit. Les options de la liste correspondent aux descriptions des types de gains de votre entreprise.

Remarque : Si la rémunération de l’employé est calculée à l’aide de différents types de gains, entrez les montants des gains sur des lignes distinctes.

Entrez le montant auquel l’employé a droit d’après cette description de gains en incluant deux décimales.

Pour imputer les gains à un code de répartition autre que celui du service d’attache de l’employé, sélectionnez ce code dans la liste. Le rapport Sommaire de la répartition indique les gains attribués au code de répartition temporaire, et le rapport Écritures de journal indique les gains et les dépenses de l’entreprise attribués à ce même code.

Sélectionnez la période de paie liée à ces gains. Le choix de la période détermine la répartition des heures et des gains pour le calcul de l’assurabilité à l’AE et au RQAP, s’il y a lieu.

La liste comprend toutes les dernières périodes de paie traitées au cours de l’année courante, la période de paie courante et les cinq prochaines périodes. Les périodes de paie subséquentes ne sont pas affichées.

Remarque : Ce champ fonctionne différemment du champ Quelle période de paie? des page Feuille de présence.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Feuille de présence. et page Feuille de présence - Deuxième paiement.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Deuxième paiement > Feuille de présence - Deuxième paiement.. Le numéro de la période de paie courante NE s’y affichera PAS automatiquement. Vous devez sélectionner une période de paie dans la liste.

Si l’employé reçoit des gains provenant de périodes de paie différentes, entrez les montants des gains sur des lignes distinctes.

Ce champ s’affiche lorsque la fonction Rémunération est activée et configurée pour la liste de paie. La liste Poste comprend tous les postes que l’employé peut occuper. Si des affectations sont configurées, seuls les postes assignés dans la page Affectations s’affichent. Si les affectations ne sont pas configurées, tous les postes configurés pour la liste de paie s’affichent.

Les champs d’identification s’affichent avec les descriptions personnalisées définies dans la page Configuration des services et de répartition.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Configuration des services et de la répartition.

Si la fonction Répartition avancée des coûts est configurée, les sous-groupes s'affichent en fonction du schéma de répartition de votre liste de paie.

Si la fonction Répartition avancée des coûts n'est pas activée, seul le numéro de service s'affiche.

Pour les listes de paie pour lesquelles la fonction Rémunération est configurée, les champs d'identification peuvent être liés à un poste. Lorsqu'un poste est sélectionné, les champs d'identification associés à ce poste s'affichent en lecture seule. Vous pouvez entrer des exceptions ponctuelles pour les champs d'identification associés à un poste.

Cette section affiche les descriptions des retenues obligatoires selon la province d’emploi sélectionnée de l’employé.

Entrez le montant à prélever pour chacune des retenues applicables.

Cette section affiche la description de toutes les retenues salariales autres que les retenues obligatoires. La liste comprend les descriptions des retenues salariales de votre entreprise.

Entrez le montant à prélever pour chacune des retenues applicables.

Cette section affiche la description de toutes les cotisations faites par l’employeur au nom de l’employé. La liste comprend les descriptions des cotisations patronales de votre entreprise.

Entrez le montant à prélever pour chacune des cotisations applicables.

Entrez le montant contraire (avec deux décimales) à chacune des retenues excédentaires prélevées lors du calcul du chèque initial (par exemple, si la retenue excédentaire initiale était 15 $, vous devez entrer -15,00).

Entrez le montant (avec deux décimales) des retenues excédentaires prélevées lors d’une période de paie précédente.

Référez-vous au Registre de l’employé pour connaître le montant des retenues excédentaires au dossier.

Les retenues excédentaires sont des retenues salariales enregistrées comme ayant été payées, mais pour le paiement desquelles l’employé n’avait pas accumulé suffisamment de gains au cours de la période de paie. Cette situation se présente habituellement lorsqu’un employé ne reçoit pas un plein salaire ou que les retenues pour ses avantages sociaux continuent d’être prélevées alors qu’il est en congé.

Cette section affiche les descriptions des types de saisie-arrêt (p. ex. Soutien, Fédéral ou Provincial) configurés pour l’employé.

Entrez le montant des saisies-arrêts à prélever. Pour en savoir davantage, consultez la rubriqueEntrez un montant ponctuel pour une saisie-arrêt

Entrez le montant de la paie nette de l'employé.

Entrez le numéro du chèque manuel de votre entreprise émis pour cet employé. Ce numéro figure dans la piste de vérification.

Les numéros de chèque font l’objet d’une validation afin d’éviter que le même numéro soit enregistré deux fois pour le même employé ou qu’il soit enregistré pour deux employés différents au cours du même traitement. Puisque certaines entreprises réutilisent les numéros de chèque, il est possible de se servir d’un même numéro de chèque pour des employés différents lors de traitements de la paie différents.

Ce champ, en lecture seule, affiche le montant total gagné. Ce montant est obtenu en additionnant les valeurs des colonnes Montant calculé de la section Heures et Montant de la section Gains.

Ce champ en lecture seule affiche le montant total déduit de la paie brute. Ce montant est obtenu en additionnant les valeurs de la colonne Montant des sections Retenues obligatoires, Retenues salariales et Retenues pour saisie-arrêt à la valeur du champ Paie nette.

Cette fonction permet de valider les données figurant dans la page Feuille de présence. Lorsque vous cliquez sur Enregistrer, Powerpay affiche les renseignements supplémentaires suivants :

  • Les gains calculés d’après les nombres d’heures entrés dans le champ Montant calculé.
  • Le montant total de la paie brute affiché dans le champ Paie brute. Ce montant représente le total de toutes les valeurs positives ou négatives des champs Montant calculé du tableau des heures ainsi que toutes les entrées des champs Montant du tableau des gains. Ce montant est mis en évidence en rouge.
  • Le total des retenues affiché dans le champ Total des retenues et de la paie nette. Ce montant représente le total de toutes les valeurs positives ou négatives des champs Montant des tableaux de retenues obligatoires, de retenues salariales et de retenues pour saisie-arrêt et de la valeur du champ Paie nette. Ce montant est mis en évidence en rouge.
  • Un message indiquant si les données entrées sont en équilibre et pourquoi elles ne le sont pas, s’il y a lieu.

Si le montant du champ Paie brute est le même que celui du champ Total des retenues et de la paie nette et qu’aucun autre avertissement n’apparaît, alors les données entrées sont en équilibre et peuvent être enregistrées.

Si un problème relatif aux données saisies survient, suivez les directives du message d’avertissement, puis cliquez encore sur Enregistrer afin de revalider et d’enregistrer les données.

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