Contrepasser les paiements erronés produits avant la période de paie courante

Une contrepassation sert à supprimer complètement des cumuls annuels de l'employé tous les montants découlant d'un paiement erroné. Les contrepassations n'émettent pas de contre-ordre et ne devraient être entrées dans Powerpay qu'une fois le contre-ordre émis par rapport au paiement erroné.

Une contrepassation est généralement effectuée dans les situations suivantes :

  • Le montant payé à un employé lors de la paie précédente était erroné. Dans un tel cas, le chèque initial doit être contrepassé et un chèque manuel au montant adéquat doit être émis.
  • Vous devez rectifier des montants. Par exemple, si vous avez prélevé par erreur des cotisations syndicales plutôt qu'une retenue pour don de charité, le montant du chèque peut être le même, mais vous devez contrepasser la valeur de ces champs de façon à rectifier les totaux comptables et les chiffres du grand livre. Dans un tel cas, il n'est pas nécessaire de récupérer le chèque ou d'y faire opposition. Il pourrait être préférable de traiter ces erreurs en tant que rectifications et d'attendre de corriger ces cumuls annuels si le délai n'a pas d'incidence sur votre comptabilité.

Utilisez la page ContrepassationFermé. Dans le menu Paie, cliquez sur Rectifications > Contrepassation. pour contrepasser les heures, les gains, les retenues et les cotisations servant au calcul du montant du chèque émis à l'intention de l'employé.

Cette correction vous assure que :

  • les cumuls annuels associés à chaque élément seront mis à jour. Cette opération est particulièrement importante pour tous les éléments qui figurent sur les formulaires fiscaux (feuillets T4 et T4A, Relevés 1 et 2).
  • tous les gains auront été enregistrés afin de produire un RE fidèle
  • les cotisations patronales au RPC/RRQ, à l'AE et au RQAP (le cas échéant) seront également rectifiées.
  • Si l'employé cumule ses paies de vacances, son accumulateur sera également rectifié.
  • Si la province où travaille l'employé impose des cotisations sociales, Powerpay calculera, s'il y a lieu, les charges afférentes aux gains et aux avantages imposables de l'employé.
  • Toutes ces sommes sont présentées avec les totaux courants dans la page Aperçu des résultats de même que dans vos rapports produits.
  • s'assurer que les remises sont versées au gouvernement.

Remarque : Les valeurs que vous entrez pour une contrepassation doivent être exactement contraires à celles ayant servi à calculer le chèque initial. Si le montant initial était positif, entrez le même montant dans cette page, précédé du signe négatif. À l'inverse, si le montant initial était négatif, entrez le même montant dans la page Contrepassation, précédé du signe positif.

N'entrez que des valeurs monétaires s'il s'agit de gains et de retenues. Par exemple, si une retenue particulière se calcule à un taux de 4 % de la paie brute, calculez le montant que représente 4 % de la paie et entrez-le en valeur négative. N'inscrivez pas « -4 » pour indiquer un pourcentage. La page Contrepassation est configurée de façon que les montants s'annulent et que Powerpay ne produise aucun chèque.

Si l'employé a reçu un montant pour des heures ou pour des gains sous plus d'une description ou pour plus d'une période de paie, entrez chaque élément sur une ligne distincte. Pour ajouter des lignes, cliquez sur le bouton Enregister. Powerpay actualise la page et ajoute de nouvelles lignes.

Si l’employé n’a pas reçu le montant complet de paie, il est possible d’ajouter les données manquantes lors du prochain traitement plutôt que de contrepasser le paiement. Si vous choisissez cette solution, veillez à attribuer les heures et les gains à la période de paie appropriée dans le champ Quelle période de paie?. Il est important de le faire, car cela aura des répercussions sur l’historique d’AE.

Remarque : Vous pouvez contrepasser un chèque relatif à l’année courante en utilisant Contrepasser l’enregistrement d’un paiement erroné découlant d’un traitement de la paie précédent dans l’année courante.

Remarque :

Si vous voulez contrepasser un chèque émis l’année précédente avant la production des formulaires fiscaux, saisissez les corrections dans un traitement de rectification de fin d’année. Si les formulaires fiscaux ont déjà été produits, un formulaire fiscal modifié doit être généré. Veuillez communiquer avec votre équipe de prestation de services si la date d’échéance relative à la transmission des données fiscales sur bande magnétique est passée.

Lorsque vous contrepassez un chèque émis au cours d’une année précédente, il vous incombe d’aviser les agences gouvernementales de tout paiement excédentaire, de demander un remboursement et de verser les retenues obligatoires telles que les cotisations au RPC et au RRQ, à l’impôt, à l’AE, et les charges sociales, découlant de rectifications.

Étapes

Remarque : Si le paiement erroné comprenait un très gros montant au titre de l’impôt sur le revenu, veuillez communiquer avec votre équipe de prestation de services pour discuter des options de correction.

  1. Faites opposition au paiement émis par Ceridian. Si le paiement a été émis par Ceridian, composez le numéro sans frais indiqué dans la page Rectifications – Contrepassation. Ce numéro sans frais figure également sur la première page de vos rapports de la paie. Pour obtenir plus de détails à ce sujet, consultez la rubrique Contre-ordre relatif à un chèque ou à un dépôt direct d'un employé.
  2. Afin de recueillir l'information pertinente à la saisie des données de contrepassation, utilisez les rapports Registre de paie et Piste de vérification (en ligne) sur lesquels figurent les données du chèque.
    • Servez-vous du rapport Registre de paie pour retracer les différents types d'heure et de gain, les retenues obligatoires, les retenues diverses, les cotisations, les retenues pour saisie-arrêt et le montant de paie nette inscrit sur le chèque initial.
    • Servez-vous du rapport Piste de vérification afin de déceler les possibles situations exceptionnelles ayant prévalu lors de l'émission du chèque initial (comme des heures ou des gains attribués à un service d'attache temporaire ou, encore, des heures entrées à un taux d'exception).
  3. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.
  4. Ouvrez la page ContrepassationFermé. Dans le menu Paie, cliquez sur Rectifications > Contrepassation.
  5. Ouvrez la Liste des employés, puis sélectionnez le nom de l'employé dont le paiement était erroné.
  6. Entrez toutes les heures et les gains ayant servi à produire le paiement initial, mais en tant que valeurs négatives (c.-à-d. précédées d’un signe négatif [-]).
  7. Sélectionnez la période de paie durant laquelle les heures ou les gains ont été enregistrés initialement dans le champ Sélectionnez une période de paie.
  8. Entrez les montants restants ayant servi à produire le paiement initial, mais en tant que valeurs négatives (c.-à-d. précédées d’un signe négatif [-]).

  9. S’il y a lieu, entrez les montants des saisies-arrêts. Pour en savoir davantage, consultez la rubrique Entrez un montant ponctuel pour une saisie-arrêt.

    Remarque importante : Veuillez communiquer avec l’équipe de prestation de services afin d’obtenir de l’aide à ce sujet si Ceridian effectue les remises en votre nom.

  10. Cliquez sur le bouton Enregister.

    Un message indique si votre entrée est en équilibre. Si l’entrée n’est pas en équilibre, rajustez-la et cliquez sur Enregistrer de nouveau.

    Remarque : Les contrepassations sont habituellement entrées sous forme de valeurs négatives. Si le montant indiqué dans votre registre est négatif, entrez le montant de la contrepassation sous forme de valeur positive

Après avoir contrepassé les données du paiement, vous pouvez soit libeller un chèque manuel (consultez la rubrique Calcul des montants et production d'un chèque manuel) ou émettre un nouveau chèque lors du prochain traitement (éventuellement un traitement supplémentaire).

Prochaines étapes

Avant de transmettre les données de votre prochaine paie, assurez-vous de l'exactitude des données entrées dans la section Totaux des contrepassationsde la page Vérification .Fermé Dans le menu Traitement, sélectionnez Vérification..

Les montants enregistrés à titre de contrepassation seront traités en même temps que les données du traitement courant. Tous les montants des retenues, des cotisations et des accumulateurs seront rectifiés en conséquence.

Remarque : Lorsque vous entrez une contrepassation, Ceridian Canada effectue rectifie les totaux des montants relatifs aux impôts, au RPC ou au RRQ, à l'AE (et au RQAP) à remettre à l'ARC et à Revenu Québec au cours de la période habituelle de remise suivante. Votre entreprise ne doit pas verser les remises ni en demander le remboursement si Ceridian le fait pour vous.

Remarque importante : Aucun bulletin de paie ne sera produit par suite d’une entrée de contrepassation.

Description des champs

Sélectionnez le type d’heures initialement enregistré pour le chèque contrepassé. Les options de la liste correspondent aux descriptions des types d’heures de votre entreprise.

Remarque : Si la rémunération de l’employé est calculée à l’aide de différents types d’heures, entrez les nombres d’heures sur des lignes distinctes.

Entrez le nombre d’heures contraire à celui ayant d’abord servi à calculer le montant du chèque contrepassé, en incluant deux décimales (par exemple, si le nombre initial était de 40 heures, entrez -40,00).

Si les heures ont été initialement payées à un taux différent du taux permanent de l’employé, entrez le taux en incluant trois décimales.

Retenez que, dans les cas d’heures supplémentaires ordinaires ou d’autres facteurs préprogrammés, il n’est pas nécessaire d’entrer un taux dans ce champ. En effet, Powerpay multiplie le taux de l’employé par le facteur approprié. Entrez un taux dans ce champ uniquement si l’employé a été payé à un taux qui n’avait pas été programmé dans Powerpay.

Remarque : Si le taux permanent de rémunération de l’employé est changé dans la page Taux, facteurs et gains permanents.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Taux, facteurs et gains permanents. ou lapage Dossier d'employé.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dossier d'employé. au cours de la même période de paie que celle de la contrepassation entrée pour l’employé, et la contrepassation doit utiliser l’ancien taux horaire de l’employé, entrez l’ancien taux dans le champ Taux d’exception. Pour obtenir plus de détails, consultez la section « Le taux permanent de rémunération d’un employé est changé » dans la rubrique Scénarios de contrepassation.

Lorsque la fonction Rémunération est activée et configurée, le champ Taux d’exception est rempli en fonction du poste attribué. Si un autre poste est sélectionné, le champ Taux d’exception est rempli en fonction de la méthode de mise à jour du taux d’exception correspondant au poste sélectionné. Cependant, lorsque l’option de configuration des éléments de paie de quart avec le traitement des heures relatives au quart de travail est réglée à Rémunère les heures selon la valeur de la prime de quart seulement,le champ Taux d’exception est vide. Si l’élément de paie sélectionné est associé à un taux permanent (taux horaire ou taux quotidien), le taux pour ce poste ne s’affichera pas et le taux permanent pour l’élément de paie s’affichera pour le taux d’exception. Le champ Taux d’exception est modifiable. Lorsque la fonction Rémunération est configurée et que le taux saisi se situe en dehors de l'échelle salariale correspondant au poste (soit inférieur au minimum ou supérieur au maximum), un message s'affiche. Si l’échelle salariale impose une restriction quant au taux, celui-ci n’est pas enregistré.

Pour imputer les gains à un code de répartition autre que celui du service d’attache de l’employé, sélectionnez ce code dans la liste. Le rapport Sommaire de la répartition indique les gains attribués au code de répartition temporaire, et le rapport Écritures de journal indique les gains et les dépenses de l’entreprise attribués à ce même code.

Sélectionnez la période de paie liée à ces heures. Le choix de la période détermine la répartition des heures et des gains pour le calcul de l’assurabilité à l’AE et au RQAP, s’il y a lieu.

La liste comprend toutes les dernières périodes de paie traitées au cours de l’année courante, la période de paie courante et les cinq prochaines périodes. Les périodes de paie futures ne sont pas affichées.

Remarque : Ce champ fonctionne différemment du champ Quelle période de paie? de la page Feuille de présence.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Feuille de présence. et la page Feuille de présence - Deuxième paiement.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Deuxième paiement > Feuille de présence - Deuxième paiement. Le numéro de la période de paie courante NE s’y affichera PAS automatiquement. Vous devez sélectionner une période de paie dans le menu déroulant afin de pouvoir enregistrer les données de la page. Si l’employé a été rémunéré pour des heures travaillées pour plus d’une période de paie, entrez les nombres d’heures sur des lignes distinctes.

Ce champ en lecture seule affiche le montant calculé pour les heures entrées dans chaque enregistrement après que vous avez cliqué surEnregister. Le nombre d’heures entré est multiplié par le taux horaire approprié de l’employé, selon le type d’heures, et par le facteur ou le taux d’exception, s’il y a lieu, afin d’obtenir ce montant. N’inscrivez rien dans ce champ.

Ce champ s’affiche lorsque la fonction Rémunération est activée et configurée pour la liste de paie. La liste Poste comprend tous les postes que l’employé peut occuper. Si des affectations sont configurées, seuls les postes assignés dans la page Affectations s’affichent. Si les affectations ne sont pas configurées, tous les postes configurés pour la liste de paie s’affichent.

Les champs d’identification s’affichent avec les descriptions personnalisées définies dans la page Configuration des services et de la répartition.

Si la fonction Répartition avancée des coûts est configurée, les sous-groupes s'affichent en fonction du schéma de répartition de votre liste de paie.

Si la fonction Répartition avancée des coûts n'est pas activée, seul le numéro de service s'affiche.

Pour les listes de paie pour lesquelles la fonction Rémunération est configurée, les champs d'identification peuvent être liés à un poste. Lorsqu'un poste est sélectionné, les champs d'identification associés à ce poste s'affichent en lecture seule. Vous pouvez entrer des exceptions ponctuelles pour les champs d'identification associés à un poste.

Sélectionnez le type de gains en dollars ayant servi au calcul du chèque que vous voulez contrepasser. Les options de la liste correspondent aux descriptions des types de gains de votre entreprise.

Remarque : Si l’employé a été initialement rémunéré à l’aide de différents types de gains, entrez les montants des gains sur des lignes différentes.

Entrez le montant contraire au montant du type de gains ayant d’abord servi à calculer le chèque à contrepasser, en incluant deux décimales (par exemple, si le montant initial était 800 $, entrez -800,00.)

Pour imputer les gains à un code de répartition autre que celui du service d’attache de l’employé, sélectionnez ce code dans la liste. Le rapport Sommaire de la répartition indique les gains attribués au code de répartition temporaire, et le rapport Écritures de journal indique les gains et les dépenses de l’entreprise attribués à ce même code.

Sélectionnez la période de paie liée à ces gains. Le choix de la période détermine la répartition des heures et des gains pour le calcul de l’assurabilité à l’AE et au RQAP, s’il y a lieu.

La liste comprend toutes les dernières périodes de paie traitées au cours de l’année courante, la période de paie courante et les cinq prochaines périodes. Les périodes de paie subséquentes ne sont pas affichées.

Remarque : Ce champ fonctionne différemment du champ Quelle période de paie? des page Feuille de présence.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Feuille de présence. et page Feuille de présence - Deuxième paiement.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Deuxième paiement > Feuille de présence - Deuxième paiement.. Le numéro de la période de paie courante NE s’y affichera PAS automatiquement. Vous devez sélectionner une période de paie dans cette liste afin de pouvoir enregistrer les données de la page. Si l’employé a été rémunéré pour des heures travaillées pour plus d’une période de paie, entrez les nombres d’heures sur des lignes distinctes.

Si l’employé reçoit des gains provenant de périodes de paie différentes, entrez les montants des gains sur des lignes distinctes.

Ce champ s’affiche lorsque la fonction Rémunération est activée et configurée pour la liste de paie. La liste Poste comprend tous les postes que l’employé peut occuper. Si des affectations sont configurées, seuls les postes assignés dans la page Affectations s’affichent. Si les affectations ne sont pas configurées, tous les postes configurés pour la liste de paie s’affichent.

Les champs d’identification s’affichent avec les descriptions personnalisées définies dans la page Configuration des services et de répartition.Fermé Dans le menu Entreprise, sélectionnez Configuration des services et de la répartition.

Si la fonction Répartition avancée des coûts est configurée, les sous-groupes s'affichent en fonction du schéma de répartition de votre liste de paie.

Si la fonction Répartition avancée des coûts n'est pas activée, seul le numéro de service s'affiche.

Pour les listes de paie pour lesquelles la fonction Rémunération est configurée, les champs d'identification peuvent être liés à un poste. Lorsqu'un poste est sélectionné, les champs d'identification associés à ce poste s'affichent en lecture seule. Vous pouvez entrer des exceptions ponctuelles pour les champs d'identification associés à un poste.

Cette section affiche les descriptions des retenues obligatoires selon la province d’emploi sélectionnée de l’employé.

Entrez le montant à prélever pour chacune des retenues applicables.

Cette section affiche la description de toutes les retenues salariales autres que les retenues obligatoires. La liste comprend les descriptions des retenues salariales de votre entreprise.

Entrez le montant contraire à chacune des retenues prélevées (p. ex. si la retenue initiale était 10 $, entrez -10,00).

Cette section affiche la description de toutes les cotisations faites par l’employeur au nom de l’employé. La liste comprend les descriptions des cotisations patronales de votre entreprise.

Entrez le montant contraire à chaque cotisation applicable (p. ex. si la cotisation initiale était 15 $, entrez -15,00).

Entrez le montant contraire (avec deux décimales) à chacune des retenues excédentaires prélevées lors du calcul du chèque initial (par exemple, si la retenue excédentaire initiale était 15 $, vous devez entrer -15,00).

S’il y a lieu, entrez le montant contraire (avec deux décimales) à chacune des retenues excédentaires prélevées lors du calcul du chèque initial (p. ex. si la retenue excédentaire initiale était 15 $, entrez 15,00).

Cette section affiche les descriptions des types de saisie-arrêt (p. ex. Soutien, Fédéral ou Provincial) configurés pour l’employé.

Entrez le montant négatif de chacune des retenues pour saisie-arrêt applicables (p. ex. si la cotisation initiale était 200 $, entrez -200,00). Pour en savoir davantage, consultez la rubrique Entrez un montant ponctuel pour une saisie-arrêt.

Entrez le montant contraire au montant de la paie nette de l’employé (p. ex. si le montant initial du chèque était de 763,50 $, entrez -763,50.)

Ce champ, en lecture seule, affiche le montant total gagné. Ce montant est obtenu en additionnant les valeurs des colonnes Montant calculé de la section Heures et Montant de la section Gains.

Ce champ en lecture seule affiche le montant total déduit de la paie brute. Ce montant est obtenu en additionnant les valeurs de la colonne Montant des sections Retenues obligatoires, Retenues salariales et Retenues pour saisie-arrêt à la valeur du champ Paie nette.

Cette fonction permet de valider les données figurant dans la page Feuille de présence. Lorsque vous cliquez sur Enregistrer, Powerpay affiche les renseignements supplémentaires suivants :

  • Les gains calculés d’après les nombres d’heures entrés dans le champ Montant calculé.
  • Le montant total de la paie brute affiché dans le champ Paie brute. Ce montant représente le total de toutes les valeurs positives ou négatives des champs Montant calculé du tableau des heures ainsi que toutes les entrées des champs Montant du tableau des gains. Ce montant est mis en évidence en rouge.
  • Le total des retenues affiché dans le champ Total des retenues et de la paie nette. Ce montant représente le total de toutes les valeurs positives ou négatives des champs Montant des tableaux de retenues obligatoires, de retenues salariales et de retenues pour saisie-arrêt et de la valeur du champ Paie nette. Ce montant est mis en évidence en rouge.
  • Un message indiquant si les données entrées sont en équilibre et pourquoi elles ne le sont pas, s’il y a lieu.

Si le montant du champ Paie brute est le même que celui du champ Total des retenues et de la paie nette et qu’aucun autre avertissement n’apparaît, alors les données entrées sont en équilibre et peuvent être enregistrées.

Si un problème relatif aux données saisies survient, suivez les directives du message d’avertissement, puis cliquez encore sur Enregistrer afin de revalider et d’enregistrer les données.

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