Configuration du compte de la fonction Demande d’absence

Les jours de travail sont les jours de la semaine que vos employés travaillent. Les heures quotidiennes normales correspondent au nombre d’heures qu’un employé travaille habituellement au cours d’un jour de travail. Les valeurs que vous configurez dans cette page sont les valeurs par défaut qui s’appliquent à tous les employés. Vous pouvez définir les jours de travail et les heures quotidiennes normales d’un employé individuel sous l'onglet Congé .Dans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Congé . Les valeurs définies pour des employés individuels remplacent les valeurs par défaut configurées ici.

Remarque importante : Avant de mettre à jour les heures quotidiennes normales au niveau de l’entreprise, vous devez annuler toutes les demandes de congé en attente d’approbation et approuvées de l’ensemble des employés. Une fois le changement apporté, entrez de nouveau les demandes de congé.

1. Accédez à l’onglet Demande de congé . Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres > Demande de congé.

2. Dans le champ Heures quotidiennes normales, entrez le nombre d’heures que vos employés travaillent habituellement dans une journée. Pour chaque jour complet de congé d’un employé, il s’agit du nombre d’heures qui est déduit du solde de l’employé et du nombre d’heures qui est payé si le droit à congé est lié à un code de paie.

3. Sélectionnez les jours de la semaine que vos employés travaillent habituellement.

   Lorsqu’un employé fait une demande de congé, Powerpay utilise les jours sélectionnés pour calculer le nombre de jours de congés pris. Si la demande s’étend sur un jour non sélectionné, Powerpay n’inclut pas ce jour dans le calcul.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Vos droits à congé standard sont déjà configurés en fonction de vos paramètres de paie. Passez-les en revue dans la section Droits à congé standard sous l’onglet Demande de congé . Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres > Demande de congé.

Remarque : La fonctionnalité d’historique de l’importation sera disponible dans une prochaine version.

1. Accédez à l’onglet Demande de congé . Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres > Demande de congé.

2. Passez en revue les droits à congé standard configurés pour votre liste de paie.

3. (facultatif) Cliquez sur le nombre dans la colonne Assigné à de chaque droit à congé pour passer en revue la liste des employés auxquels le droit à congé est attribué. La liste comprend tous les employés associés au régime avec un taux d’accumulateur pour le droit à congé sous

   • Pour ajouter ou supprimer un employé de la liste, consultez Afficher, ajouter et modifier les renseignements relatifs aux droits à congé d’un employé

   • Cliquez sur le bouton Feuille de calcul pour télécharger un fichier CSV de l’employé à qui le droit à congé est attribué.

4. (facultatif) Cliquez sur la roue dentée dans la colonne Action du droit à congé pour :

   • Mettre à jour la description du droit à congé. Il s’agit de la raison qui s’affiche dans la liste Raison pour les employés de l’environnement libre-service lorsqu’ils font une demande de congé.

   • Afficher le code de paie lié au droit à congé.

5. Cliquez sur Enregistrer.

En plus du droit à congé standard, votre entreprise peut avoir besoin d’autres options de droit à congé. Powerpay vous permet d’ajouter des droits à congé personnalisés.

Les droits à congé personnalisés définissent les codes de paie et les raisons qu’un employé peut sélectionner lorsqu’il fait une demande de congé. Ils déterminent la façon dont les employés cumulent des droits qui leur donnent accès à des avantages comme des congés de maladie ou les congés pour raisons personnelles. Ils englobent plusieurs éléments qui définissent :

• Quand ou à quelle fréquence les employés reçoivent leurs avantages. Par exemple, vous pouvez définir que les employés cumulent un congé de deuil annuellement ou qu’ils se voient accorder un solde illimité.

• Combien d’unités de chaque avantage vos employés reçoivent. Les unités peuvent correspondre à des jours ou à des heures. En liant un solde à un droit à congé, comme un congé de maladie, Powerpay déduit automatiquement le nombre d’unités utilisées du solde lorsque le droit est enregistré dans la feuille de présence de l’employé. Par exemple, lorsque le solde du congé pour la flexibilité en milieu de travail est lié au droit à congé flexibilité en milieu de travail, Powerpay déduit automatiquement le solde de façon appropriée chaque fois qu’une demande de congé d’un employé est approuvée, et le droit à congé flexibilité en milieu de travail s’affiche dans la feuille de présence de l’employé. Le nombre d’unités déduit du solde dépend de la durée de la demande approuvée, ainsi que des heures quotidiennes normales et des jours de travail de l’employé. Si un employé prend deux jours de congé pour flexibilité en milieu de travail, Powerpay déduit deux jours du solde flexibilité en milieu de travail.

• Si le droit à congé autorise les employés à s’absenter indéfiniment.

• Si les employés sont autorisés à dépasser leur solde ou à reporter leur solde d’une année à l’autre.

1. Accédez à l’onglet Demande de congé . Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres > Demande de congé.

2. Dans la section Droits à congé personnalisés, cliquez sur Ajouter un droit personnalisé.

3. Entrez une description pour le droit à congé en anglais et en français. La description s’affiche dans la liste Raison pour les employés de l’environnement libre-service lorsqu’ils font une demande de congé.

4. Cliquez sur Suivant.

5. (facultatif) Sélectionnez un code de paie pour lier le droit à congé à un code de paie existant dans Powerpay.

   Les codes de paie sont utilisés pour que le congé soit payé à l’employé. Les demandes de congé approuvées sont ajoutées à la feuille de présence dans la période de paie applicable. Si aucun code de paie n’est sélectionné, la demande servira uniquement au suivi des heures dans Powerpay; les heures ne seront pas payées et ne figureront pas sur le bulletin de paie de l’employé ni sur le registre de paie. Par exemple, vous pouvez créer un droit à congé associé à la description « Congé sans paie » sans le lier à un code de paie pour créer un accumulateur.

   Remarque : L’exemple ci-dessus nécessite une rectification de la feuille de présence afin que l’employé salarié NE reçoive PAS son plein salaire pour la période de paie.

   Pour faire le suivi des heures des employés sans taux ni salaire permanent, créez un droit à congé personnalisé sans le lier à un code de paie. P. ex., les employés rémunérés à la commission.

6. (Facultatif) Sélectionnez un code d’importation (maximum de quatre caractères alphanumériques), si vous souhaitez importer un historique du droit à congé.

   Si un code d’importation n’a pas été entré pendant la configuration du droit à congé personnalisé et que les employés utilisent déjà le droit à congé personnalisé pour des demandes de congé, le code d’importation ne peut pas être ajouté et les soldes du droit à congé devront être saisis manuellement.

   Remarque importante : Si un code d’importation n’a pas été entré pendant la configuration du droit à congé personnalisé et que les employés utilisent déjà le droit à congé personnalisé pour des demandes de congé, le code d’importation ne peut pas être ajouté et les soldes du droit à congé devront être saisis manuellement.

   Pour obtenir plus de détails à ce sujet, consultez la rubrique Importation des soldes de droits à congé personnalisés.

7. Cliquez sur Suivant.

   Un message s’affiche avec la description du code de paie.

8. Cliquez sur Suivant.

9. Sélectionnez les options qui définissent votre droit à congé personnalisé :

   • Le droit à congé autorise-t-il les employés à s’absenter indéfiniment?

   • À quel moment de l’année le droit annuel est-il attribué?

   • Quel solde est attribué pour la période sélectionnée? Il s’agit du solde octroyé aux employés auxquels le droit à congé est attribué lorsque le jour de l’attribution annuelle est atteint. Les employés auxquels le droit à congé est attribué reçoivent un solde de zéro par défaut. Après avoir attribué le droit à congé à un employé, vous pouvez rajuster le montant d’attribution pour l’année en cours. Consultez « Entrez les soldes initiaux des droits à congé personnalisés de chaque employé » pour en savoir plus.

   • Les employés peuvent-ils excéder le solde qui leur est attribué et créer un solde négatif?

     Si vous souhaitez permettre aux employés de demander congé pour une année ultérieure, vous devez sélectionner Oui pour cette option.

   • Le solde est-il reporté d’une année à l’autre?

10. Cliquez sur Suivant.

11. Sélectionnez les employés auxquels attribuer le droit à congé.

    • Filtrez les employés selon le statut, le service, le poste, le type d’emploi et la province d’emploi. Appuyez sur la touche Ctrl pour sélectionner plusieurs filtres.

    • Pour que le droit à congé personnalisé soit attribué aux futurs employés qui répondent aux mêmes critères, cochez la case Sélectionner automatiquement ce droit à congé dans le processus de nouvelle embauche pour tous les futurs employés si ces critères sont remplis.

12. Cliquez sur Aperçu pour vérifier les employés auxquels le droit à congé personnalisé sera attribué. Tous les employés qui remplissent les critères sélectionnés s’affichent et sont sélectionnés par défaut.

13. Décochez la case pour les employés auxquels le droit à congé personnalisé NE devrait PAS être attribué.

14. Cliquez sur Enregistrer.

La section Droits à congé de l'onglet Congé .Dans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Congé . affiche tous les droits à congé personnalisés attribués à l’employé sélectionné dans la liste des effectifs. Vous pouvez attribuer des droits à congé supplémentaires à l’employé et entrer le solde pour chaque droit.

Lorsque vous configurez pour la première fois un droit à congé personnalisé, les soldes initiaux peuvent être importés ou entrés manuellement. Pour obtenir plus de renseignements sur l’importation, consultez la rubrique Importation des soldes de droits à congé personnalisés.

1. Accédez à l'onglet Congé .Dans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Congé .

2. Sélectionnez l’employé dont vous voulez rectifier le solde de droit à congé personnalisé dans la liste des effectifs.

   La section Droits à congé affiche les droits à congé personnalisés attribués à l’employé sélectionné.

3. Cliquez sur la roue dentée dans la colonne Action du droit à congé.

4. Entrez le solde rectifié. Par exemple, si un employé est embauché en milieu d’année, vous pouvez rectifier le solde en conséquence.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Le solde rectifié est attribué à l’employé sélectionné et s’affiche dans la section Droits à congé.

Conseil : Il suffit d’entrer un solde initial lorsque vous configurez le droit à congé personnalisé. Les années suivantes, le montant accordé est appliqué automatiquement.

Powerpay vous permet de configurer et de passer en revue vos droits à congé avant de les rendre disponibles pour les employés. Après avoir validé et terminé la configuration de vos droits à congé standard, vous devez accorder l’accès à vos employés pour qu’ils demandent un droit à congé en utilisant la fonction de demande de congé dans l’environnement libre-service.

1. Accédez à l’onglet Demande de congé . Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres > Demande de congé.

2. Dans la section Droits à congé standard, cochez la case Autoriser la consultation par les employés de chaque droit à congé standard pour que les employés auxquels les droits à congé sont attribués puissent demander les droits en utilisant la fonction de demande de congé dans l’environnement libre-service.

   Remarque : La case Autoriser la consultation par les employés ne peut pas être décochée après qu’un employé sur la liste de paie ait fait une demande de congé pour la même raison dans l’environnement libre-service.

3. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Après avoir terminé la configuration de vos droits à congé personnalisés, vous devez accorder l’accès à vos employés pour qu’ils demandent le droit à congé en utilisant la fonction de demande de congé dans l’environnement libre-service.

1. Accédez à l’onglet Demande de congé . Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres > Demande de congé.

2. Dans la section Droits à congé personnalisé, cochez la case Autoriser la consultation par les employés pour que les employés auxquels le droit à congé est attribué puissent demander le droit en utilisant la fonction de demande de congé dans l’environnement libre-service.

   Remarque : La case Autoriser la consultation par les employés ne peut pas être décochée après qu’un employé sur la liste de paie ait fait une demande de congé pour la même raison dans l’environnement libre-service.

   Remarque : Il se peut qu’un employé ne puisse pas faire une demande de droit à congé en utilisant l’environnement libre-service, même si le droit lui est attribué et que la case Autoriser la consultation par les employés est cochée, si le statut de l’employé a changé et qu’il ne répond plus aux critères associés au droit à congé. Par exemple, un droit à congé est configuré pour les employés Actifs et l’employé est En congé.

   Remarque : Autoriser la consultation par les employés s’applique uniquement aux employés qui affichent le statut Actif, Nouvelle embauche et En congé.

3. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Remarque : La fonctionnalité d’historique de l’importation sera disponible dans une prochaine version.

1. Accédez à l’onglet des paramètres de demande de congé (Effectifs > Paramètres > Demande de congé).

2. Passez en revue les droits à congé standard configurés pour votre liste de paie. Si vous avez besoin de droits à congé standard supplémentaires, veuillez communiquer avec l’équipe de prestation de services.

3. (facultatif) Cliquez sur la roue dentée dans la colonne Action du droit à congé pour :

   • Mettre à jour la description du droit à congé. Il s’agit de la raison qui s’affiche dans la liste Raison pour les employés de l’environnement libre-service lorsqu’ils font une demande de congé.

   • Afficher le code de paie lié au droit à congé.

4. Cliquez sur Enregistrer.

1. Accédez à l’onglet Demande de congé . Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres > Demande de congé.

2. Passez en revue les droits à congé standard configurés pour votre liste de paie. Si vous avez besoin de droits à congé standard supplémentaires, veuillez communiquer avec l’équipe de prestation de services.

3. Cliquez sur le nombre dans la colonne Assigné à de chaque droit à congé pour passer en revue la liste des employés auxquels le droit à congé est attribué. La liste comprend tous les employés associés au régime avec un taux d’accumulateur sous

   • Pour ajouter ou supprimer un employé de la liste, consultez Afficher, ajouter et modifier les renseignements relatifs aux droits à congé d’un employé

   • Cliquez sur le bouton Feuille de calcul pour télécharger un fichier CSV de l’employé à qui le droit à congé est attribué.

La configuration initiale de vos droits à congé personnalisés comprend l’attribution du droit à congé aux employés. Utilisez cette procédure pour attribuer le droit à congé à d’autres employés après la configuration initiale.

1. Accédez à l’onglet Demande de congé . Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres > Demande de congé.

2. Cliquez sur l’icône de personne dans la colonne Action du droit à congé à modifier.

3. Sélectionnez les employés auxquels attribuer le droit à congé.

   • Filtrez les employés selon le statut, le service, le poste, le type d’emploi et la province d’emploi. Appuyez sur la touche Ctrl pour sélectionner plusieurs filtres.

   • Pour que le droit à congé personnalisé soit attribué aux futurs employés qui répondent aux mêmes critères, cochez la case Sélectionner automatiquement ce droit à congé dans le processus de nouvelle embauche pour tous les futurs employés si ces critères sont remplis.

4. Cliquez sur Aperçu pour vérifier les employés auxquels le droit à congé personnalisé sera attribué. Tous les employés qui remplissent les critères sélectionnés et auxquels le droit à congé n’est pas déjà attribué s’affichent et sont sélectionnés par défaut.

5. Décochez la case pour les employés auxquels le droit à congé personnalisé NE devrait PAS être attribué.

6. Cliquez sur Suivant.

7. Passez en revue la liste des employés révisée à qui le droit à congé personnalisé est attribué. La première colonne indique Nouveau pour les employés nouvellement ajoutés au droit à congé . La première colonne indique Courant pour les employés auxquels le droit à congé était déjà attribué.

8. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

La colonne Assigné à du droit à congé est mise à jour avec le nouveau nombre d’employés auxquels le droit à congé est attribué.

Le solde zéro est octroyé aux employés auxquels le droit à congé est attribué. Après avoir attribué le droit à congé à un employé, vous pouvez rajuster le montant d’attribution pour l’année en cours. Consultez « Entrez les soldes initiaux des droits à congé personnalisés de chaque employé », pour en savoir plus.

Les droits à congé personnalisés déjà configurés pour votre liste de paie s’affichent dans la section Droits à congé personnalisés sous l’onglet Demande de congé . Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres > Demande de congé.

1. Accédez à l’onglet Demande de congé . Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres > Demande de congé.

2. Passez en revue les droits à congé personnalisés configurés pour votre liste de paie.

3. Cliquez sur la roue dentée dans la colonne Action du droit à congé à modifier.

4. (facultatif) Mettre à jour la description du droit à congé. Il s’agit de la raison qui s’affiche dans la liste Raison pour les employés de l’environnement libre-service lorsqu’ils font une demande de congé.

5. Cliquez sur le bouton Suivant.

6. (facultatif) Liez le droit à congé à un code de paie existant dans Powerpay.

   Les codes de paie sont utilisés pour que le congé soit payé à l’employé. Les demandes de congé approuvées sont ajoutées à la feuille de présence dans la période de paie applicable. Si aucun code de paie n’est sélectionné, la demande servira uniquement au suivi des heures dans Powerpay; rien ne s’affichera sur le bulletin de paie de l’employé ni sur le registre de paie.

   Remarque importante : Vous ne pouvez pas modifier le code de paie ou ajouter un code d’importation si le droit à congé a été associé antérieurement à un code de paie et qu’un employé dans la liste de paie a déjà présenté une demande de congé pour la même raison dans l’environnement libre-service.

7. Entrez un code d’importation (maximum de quatre caractères alphanumériques) si vous prévoyez télécharger des données historiques pour les demandes de congé à partir de la feuille de calcul Importation de l’historique d’absences autorisées.

8. Cliquez sur Suivant.

9. Sélectionnez les options qui définissent votre droit à congé personnalisé :

   • Le droit à congé autorise-t-il les employés à s’absenter indéfiniment?

   • À quel moment de l’année le droit annuel est-il attribué?

   • Quel solde est attribué pour la période sélectionnée?

   • Les employés peuvent-ils excéder le solde qui leur est attribué et créer un solde négatif?

   • Le solde est-il reporté d’une année à l’autre?

     Remarque : Vous ne pouvez pas modifier la définition du droit à congé si un employé sur la liste de paie a déjà fait une demande de congé pour la raison correspondante dans l’environnement libre-service.

10. Cliquez sur Enregistrer.

Les droits à congé personnalisés qui ont été créés par erreur ou qui ne sont plus requis peuvent être supprimés dans Powerpay. Une fois supprimés, ceux-ci sont désactivés pour tous les employés auxquels ils étaient attribués et ne peuvent plus être réutilisés.

Pour supprimer un droit à congé personnalisé :

1. Accédez à l’onglet Demande de congé . Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres > Demande de congé.

2. Cliquez sur l’icône en forme de poubelle dans la colonne Action correspondant à la demande à supprimer.

3. Un message d’avertissement s’affiche. Cliquez Supprimer.

Le droit à congé personnalisé est alors supprimé et désactivé pour tous les employés auxquels il était attribué.

Vous pouvez interrompre temporairement l’acheminement de données de l’environnement libre-service afin que les administrateurs de la paie aient le temps de vérifier ces données avant le traitement de la paie.

Conseil : Sans heure limite, des modifications peuvent être apportées dans l'environnement libre-service Powerpay après la vérification de l'aperçu final de la paie, et les données de celui-ci peuvent ne pas correspondre à celles du registre final. Il est fortement recommandé de fixer une heure limite pour interrompre l’acheminement de changements à un moment précis avant le traitement de la paie.

Une fois la paie traitée, l’acheminement de l’information reprend automatiquement, et les changements apportés dans l’environnement libre-service sont mis à jour dans Powerpay au cours de la période de paie suivante.

Après l’heure limite, les boutons de modification sont désactivés et une bannière s’affiche dans l’environnement libre-service pour indiquer aux utilisateurs qu’ils ne peuvent plus apporter de modifications pour la période de paie courante.

1. Accédez à la page Options libre-service. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Environnement libre-service > Options libre-service.
2. Dans la section Options de générales, cochez la case Mettre en application la date limite auprès des employés pour apporter des changements à l'environnement libre-service.

3. Dans le champ Heure limite pour apporter des changements à l'environnement libre-service le jour du traitement (heure du Centre), sélectionnez l'heure à laquelle doivent cesser les modifications dans l'environnement libre-service. L'heure choisie s'applique à la date sélectionnée dans le champ À transmettre pour traitement le… de la page Affichage du calendrier pour la période de paie ouverte.

4. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Lorsqu'un aperçu de la paie est demandé après l'heure limite, un message s'affiche dans la page Soumettre paie. Cliquez sur le menu Traitement et sélectionnez Soumettre paie.

Un gestionnaire (ou la personne indiquée dans le champ Relevant de de la section Affectation sous peut approuver les demandes dans l’environnement libre-service.

L’administrateur de la paie approuve quant à lui les demandes dans Powerpay.

Remarque : Si l’administrateur de la paie n’est pas la personne sélectionnée dans le champ Relevant de sous l’onglet profil, celui-ci ne recevra pas de courriel lorsqu’un employé soumet une demande.

Pour indiquer qui peut approuver la demande d’un employé :

1. Accédez à la Liste des effectifs. Dans le menu Effectifs , cliquez sur Liste des effectifs.

2. Sous l’onglet Profil, accédez à la section Affectation.

3. Vérifiez le champ Relevant de.

   Si le nom du gestionnaire ne s’affiche pas, il faut l’ajouter à la liste de paie en tant que nouvel employé et lui créer un compte libre-service.

4. Cliquez sur le bouton Enregistrer.