Activation des dépôts directs pour votre entreprise

L’activation des dépôts directs permet à certains ou à l’ensemble de vos employés de recevoir les montants de la paie directement dans leur compte bancaire plutôt que d’avoir à encaisser un chèque de paie.

Il se peut que vous ayez choisi de ne pas utiliser le paiement par dépôt direct en signant l'entente d'utilisation de Powerpay et que vous souhaitiez maintenant activer ce mode de paiement. L'activation des dépôts directs peut modifier votre calendrier de saisie des données de la paie ainsi que la date et le mode de provision. Cette procédure doit être approuvée au préalable.

Vous trouverez ci-dessous une explication de la procédure à suivre pour opter pour cette méthode de versement de la paie.

Traitement

Traitement habituel : quatre jours ouvrables

Dans l'exemple suivant, supposons que le Jour 1 est le jour où vous nous soumettez votre liste de paie pour traitement, et que le Jour 4 correspond à la date du paiement. Nous vous recommandons fortement de choisir la durée complète de quatre jours afin d'avoir le temps de vérifier les résultats et d'apporter les corrections nécessaires au besoin.

• Jour ouvrable 1 : Le client soumet sa liste de paie pour traitement par Dayforce selon le calendrier établi.

• Jour ouvrable 2 :

  • La paie est prête à être distribuée, et le client dispose de 24 heures pour examiner le résultat et aviser Dayforce de tout problème (la réception de l’enveloppe de paie varie selon le temps de livraison jusqu’à votre emplacement).

  • Les fonds doivent être versés.

  • Le prélèvement automatique préautorisé est débité du compte.

• Jour ouvrable 3 : Dayforce remet à l'institution financière le ruban magnétique contenant les renseignements bancaires sur le dépôt direct. Le client a jusqu'à minuit, heure normale du Centre, ce même jour (journée précédant la date du paiement) pour émettre un contre-ordre relativement à tout dépôt direct.

• Jour ouvrable 4 : Date du paiement; les comptes des employés sont crédités. Même si la plupart des employés pourront constater le versement des fonds à 23 h le soir précédant la date du paiement, en principe la banque a jusqu'à la fin de ce jour ouvrable pour verser les fonds dans le compte du destinataire.

Exigences liées au paiement de la facture

Le paiement doit avoir été reçu un jour ouvrable avant la date du paiement. Par conséquent, le paiement doit être effectué lors des heures d'ouverture de la banque, et ce, deux jours ouvrables avant la date du paiement, puisque les fonds sont transmis à Dayforce par votre banque le matin du jour ouvrable suivant.

Soumission des renseignements bancaires à Dayforce

Après avoir recueilli les renseignements bancaires des employés, veuillez soumettre tout changement lié aux TEF avec les données du traitement régulier. Nous vous recommandons de demander à vos employés, pour votre propre protection, de vous remettre un chèque annulé indiquant les données chiffrées. L'exemple de chèque ci-dessous vous aidera à fournir correctement les données demandées. L'équipe de prestation de services peut aussi vous aider à fournir les bons renseignements à partir des données chiffrées du chèque.

Si un employé n'a pas de compte chèque, nous recommandons qu'il communique avec son institution financière en vue d’obtenir tous les renseignements bancaires nécessaires au transfert électronique de fonds.

Nom et matricule de l'employé : ________________________

Numéro d'institution financière : _ _ _

Numéro de domiciliation : _ _ _ _ _

Numéro de compte : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Institution financière : ______________________________________________________

Adresse : _________________________________________________________

Code postal : __________________________

Remarque : lorsqu'un transfert électronique de fonds est rejeté par l'institution financière en raison de « données bancaires incorrectes ou non valides », des frais de service sont facturés.

Production de rapports

Dayforce fournira au client un sommaire des dépôts directs de la paie indiquant le nom des employés, leur numéro de compte respectif et tous les montants qui ont été déposés dans les comptes.

Le Sommaire exécutif comportera tous les changements apportés aux renseignements bancaires entrés pour le traitement courant. Assurez-vous de bien vérifier tous les changements apportés au plus tard avant minuit, heure du Centre, la journée précédant la date du paiement (voir Contre-ordres ci-dessous).

Contre-ordres

Tout contre-ordre sur les dépôts directs doit être émis au plus tard à minuit, heure du Centre, la journée précédant la date du dépôt. Après cette heure, le montant du dépôt devient un paiement en espèces et n'est plus récupérable. Dayforce n'est pas habilitée juridiquement à récupérer les fonds versés dans les comptes de vos employés.

Pour émettre un contre-ordre, composez le 1 800 667-7867 (24 heures sur 24) et ayez à portée de main :

1. votre « numéro du système de contre-ordre ou de rappel » et votre numéro complet d'employeur à cinq caractères (figurant dans le coin supérieur gauche de votre registre de paie);

2. le numéro séquentiel du chèque (figurant à votre registre de paie sous SEQ);

3. le montant net du paiement faisant l'objet du contre-ordre.

Notez le numéro de référence du contre-ordre qui vous est fourni pour utilisation en cas de problème éventuel.

À la date du paiement, le montant correspondant au contre-ordre est déposé dans votre compte bancaire de la paie.

Renseignements généraux

• Tout effet rejeté en raison de données bancaires incorrectes devra être remplacé par un chèque fait à la main. La confirmation d'un contre-ordre ou d'un effet rejeté sera imprimée lors du prochain traitement de votre liste de paie. Notre service de fiducie reçoit tous les jours un rapport des dépôts rejetés et transmet un courriel à tous les clients concernés. Si ce n'est pas déjà fait, communiquez avec équipe de soutien à la clientèle pour fournir les coordonnées de la personne qui doit recevoir ces avis.

• Une liste de paie peut comporter une combinaison de paiements par chèque et par dépôt direct.

• Les dépôts directs comprennent des numéros séquentiels de la même façon que les chèques.

• Un employé peut recevoir jusqu'à six dépôts par liste de paie. Des frais s'appliquent pour chaque dépôt.

• Actuellement, les institutions financières n'utilisent pas toutes la « formule de vérification de compte ». C'est pourquoi Dayforce n'est pas en mesure de fournir d'avertissement quant à tous les problèmes potentiels de chiffrement relatifs à un compte. Il se peut qu'un de vos employés signale un problème à votre Service de la paie avant que Dayforce n'en soit avisé.

• Une limite de 5 000 $ sera imposée à tout montant individuel à rembourser. Toute somme supérieure à ce montant due à une personne sera versée par chèque. La limite peut être modifiée de façon permanente. Veuillez communiquer avec équipe de soutien à la clientèle au besoin.

*****Il est extrêmement important que ces mesures de vérification soient appliquées. Une fois que le dépôt a été effectué dans le compte de l'employé, il devient un paiement en espèces et n'est pas récupérable. Vous devriez vérifier attentivement les données relatives au dépôt lorsque vous les recevez afin de vous assurer de leur exactitude.*****

Modifications apportées aux comptes

Si vous versez vos fonds de la paie par prélèvement automatique préautorisé et que vous décidez de changer d'institution financière, vous devez fournir les renseignements sur le nouveau compte bancaire pour que les fonds soient tirés de celui-ci. Au besoin, communiquez avec équipe de soutien à la clientèle pour obtenir le formulaire approprié.

Remarque : Nous vous recommandons de compter cinq jours ouvrables pour procéder au traitement de la mise à jour. Veuillez noter sur le formulaire la date d’entrée en vigueur des renseignements si vous nous les faites parvenir à l'avance.

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez opter pour le dépôt direct, communiquez avec équipe de soutien à la clientèle.

Étapes

Prochaines étapes

• Configurer un dépôt direct pour un employé