Rectifier la paie d’un employé au moyen d’un traitement supplémentaire

Si un employé a été insuffisamment payé, il est recommandé de procéder à la contrepassation des données du paiement erroné et de produire un nouveau paiement au moyen d’un traitement supplémentaire. Cela permet de s’assurer que la modification du relevé d’emploi a été effectuée à l’égard de la période de paie appropriée et que les exonérations relatives à l’impôt et au RPC/RRQ s’appliquent sans intervention manuelle.

1. Faire opposition à un chèque ou à un dépôt direct d’un employé. Si un contre-ordre ne peut être effectué, suivez les étapes pour Suppléer la paie d’un employé au moyen d’un traitement supplémentaire.

2. Créez un traitement supplémentaire.

3. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.

4. Contrepassez le paiement erroné. Pour en savoir davantage, voir la rubrique Contrepasser l’enregistrement d’un paiement erroné découlant d’un traitement de la paie précédent dans l’année courante.

5. Ouvrez la page Feuille de présence. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Feuille de présence.

6. Sélectionnez le nom de l’employé dans la liste des employés.

7. Entrez le montant des gains de l’employé.

   • Dans le cas d’un employé rémunéré à taux horaire, entrez le nombre d’heures approprié ainsi que les données liées à ces heures, si nécessaire.

   • Dans le cas d’un employé rémunéré à salaire, sélectionnez Substitution de salaire dans la liste Description des gains, puis entrez le montant du salaire de cette paie.

   • Entrez tous les autres gains pertinents en tant que montants ponctuels.

8. Sélectionnez la période visée qui correspond à la période à laquelle ces gains ont trait.

   Remarque : Comme il s’agit d’un traitement supplémentaire, le calcul relatif au RPC/RRQ et à l’impôt ne sera pas associé par défaut à une période prédéterminée.

9. Cliquez sur Enregistrer.

10. Entrez le montant correspondant aux retenues et aux cotisations en tant que prélèvement unique dans le champ Une seule paie dans la page Retenues et cotisations. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues et cotisations. Pour en savoir plus, voir Prélèvement des retenues et cotisations lors d’un traitement supplémentaire.

    Dans ce cas, ces montants seront les mêmes que ceux du traitement régulier.

    Remarque : Les soldes des valeurs cibles, le cas échéant, représentent les valeurs obtenues à la suite du dernier traitement de la paie. Lorsque les gains d’un employé sont contrepassés, les valeurs cibles indiqueront la contrepassation incluse dans ce traitement supplémentaire.

11. Cliquez sur Enregistrer.

Si un employé a reçu un paiement insuffisant, vous pouvez suppléer le montant versé au lieu d’effectuer un contre-ordre.

1. Créez un traitement supplémentaire.

2. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.

3. Sélectionnez le nom de l’employé dans la liste des employés.

4. Entrez les gains de l’employé oubliés lors du traitement régulier, dans la page Feuille de présence. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Feuille de présence.

   • Dans le cas d’un employé rémunéré à taux horaire, entrez le nombre d’heures approprié ainsi que les données liées à ces heures, si nécessaire.

   • Dans le cas d’un employé rémunéré à salaire, sélectionnez Substitution de salaire dans la liste Description des gains, puis entrez le montant du salaire de cette paie.

   • Entrez tous les autres gains pertinents en tant que montants ponctuels.

5. Sélectionnez Sans congé : Versement supplémentaire, dans la liste Période visée.

   Ainsi, l’exonération au RPC/RRQ ne sera pas appliquée deux fois (c’est-à-dire une fois lors du traitement régulier et une autre fois lors du traitement supplémentaire).

6. Déterminez si le montant d’exonération au RPC/RRQ a été entièrement appliqué lors du traitement régulier afin d’éviter qu’un versement excédentaire au RPC/RRQ se produise à la suite d’un versement supplémentaire de la rémunération. Si vous constatez que le montant d’exonération n’a pas été entièrement appliqué lors du traitement régulier, entrez la retenue du RPC/RRQ en tant que montant de substitution ponctuelle dans la section Une seule paie à la page Retenues obligatoires. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues obligatoires.

   Calcul manuel de l’exonération au RPC/RRQ :

   Exemple :

   Jane Doe a reçu un paiement insuffisant dans le cadre du dernier traitement régulier. Elle a travaillé 40 heures, mais seulement 4 heures lui ont été payées en raison d’une erreur de frappe. Son taux de rémunération est de 10 $ l'heure. Elle a donc reçu que 40 $ de paie brute au lieu d’en recevoir 400 $, et vous voulez lui verser la différence de 360 $ au moyen d’un traitement supplémentaire. Jane reçoit sa paie sur une base hebdomadaire.

   Remarque : Si votre cas comprend des avantages imposables, veuillez en intégrer les valeurs dans votre calcul.

   1. Vérifiez l'exonération hebdomadaire de base du RPC/RRQ. Vous pouvez le retrouver dans le Centre de réglementation de Dayforce. (Celui-ci varie en fonction du type de rémunération et peut différer d'une année à l'autre. Assurez-vous d'avoir la valeur adéquate.)

      Le salaire de Mme Doe était de 40,00 $; il reste donc encore 27,30 $ en montant d'exonération (67,30 $ d'exonération moins 40,00 $ en salaire égale 27,30 $ d'exonération restante).

   2. Soustrayez l'exonération restante de la paie brute faisant l'objet d'un traitement supplémentaire afin d'obtenir le montant du salaire non exonéré (360 $ de paie brute moins 27,30 $ d'exonération égale 332,70 $ de gains non exonérés).
   3. Multipliez le montant des gains non exonérés par le taux du RPC/RRQ pour déterminer la valeur de la retenue salariale à prélever lors du traitement supplémentaire (332,70 $ en gains non exonérés multipliés par 5,7 % [taux RPC/RRQ] égale 18,96 $ en retenue au RPC/RRQ).
   4. Si cette correction est enregistrée en tant que rectification de fin d’année après le dernier traitement de la paie de l’année, assurez-vous que la retenue ne dépasse pas le montant maximal de cotisation annuelle au RPC/RRQ de Mme Doe. Vous pouvez le retrouver dans le Centre de réglementation de Dayforce. Si la retenue dépasse ce montant, ne prélevez que la partie de la retenue qui complète le montant maximal de la cotisation annuelle.

7. Cliquez sur Enregistrer.

8. Référez-vous au rapport Registre de paie afin de passer en revue les montants suivants :

   1. Les retenues ou les cotisations basées sur un calcul incomplet en raison du paiement insuffisant.

   2. Les retenues fixes déjà prélevées.

   3. Toute retenue excédentaire qui en découle.

      Explication : Lorsque les gains reçus par un employé lors d’un traitement régulier ne suffisent pas à couvrir les retenues fixes, Powerpay prend les mesures suivantes :

      • Enregistre ces retenues comme ayant été PAYÉES

      • Prend note du montant manquant

      • Reporte la valeur de la retenue excédentaire sur le rapport Registre de paie

        Remarque : Les retenues fixes sont prélevées en entier même si l’employé ne reçoit pas un salaire suffisant.

9. Accédez à la page Retenues et cotisations. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues et cotisations.

   1. Si le rapport Registre de paie affiche une retenue excédentaire à la suite d’un paiement insuffisant, allez à la section Retenue excédentaire à prélever, puis entrez le montant à prélever dans le champ Retenue excédentaire.

   2. Pour les retenues basées sur un calcul, allez à la section Retenues salariales, puis entrez un montant ponctuel dans le champ Une seule paie.

   3. Pour les cotisations basées sur un calcul, allez à la section Cotisations salariales, puis entrée un montant ponctuel dans le champ Une seule paie.

10. Cliquez sur Enregistrer.