Powerpay Effectifs

Utilisez la fonction Ajouter un nouveau jour férié pour ajouter des congés personnalisés particuliers à votre entreprise à votre calendrier. Lorsque vous ajoutez des congés personnalisés, soyez attentif aux provinces ou territoires auxquels ils s’appliquent. Le congé s’affichera dans les calendriers des employés pour tous les provinces ou territoires sélectionnés et sera utilisé pour calculer la durée des demandes de congé.

1. Accédez à l'onglet Calendrier. Dans le menu Effectifs , cliquez sur Calendrier.

2. Cliquez sur Ajouter un nouveau jour férié.

3. Entrez le nom du nouveau jour férié en anglais et en français.

4. Sélectionnez la date du jour férié.

5. Sélectionnez les provinces ou territoires où le congé est observé.

6. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Le jour férié est ajouté au calendrier et s’affiche dans la liste Événements sous le calendrier à la date du congé.

Les jours fériés obligatoires peuvent tomber une fin de semaine ou un autre jour férié prévu par votre entreprise. Dans ce cas, vous pouvez observer le jour férié obligatoire à une date différente.

Remarque : La date d’observation du congé est utilisée dans le calcul de la durée des demandes de congé. Il est important d’avoir les dates exactes avant la demande de congé de l’employé afin d’assurer l’exactitude du calcul du droit à congé.

1. Accédez à l'onglet Calendrier. Dans le menu Effectifs , cliquez sur Calendrier.

2. Sélectionnez la date du jour férié obligatoire à modifier. Tous les événements pour la date sélectionnée s’affichent sous le calendrier dans la section Événements.

3. Cliquez sur la roue dentée à côté du jour férié obligatoire à modifier.

   La case est sélectionnée pour les provinces et territoires auxquels le jour férié obligatoire s’applique. Certains peuvent utiliser des noms différents pour le jour férié. Powerpay affiche l’autre nom du jour férié entre parenthèses pour chaque territoire ou province.

4. Cochez la case Observé.

5. Sélectionnez la date d’observation du congé.

   Remarque : La date d'observation d'un jour férié doit se situer dans les cinq jours précédant ou suivant le jour férié.

6. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Le jour férié s’affiche dans le calendrier à la nouvelle date d’observation du congé.

Les jours de travail sont les jours de la semaine que vos employés travaillent. Les heures quotidiennes normales correspondent au nombre d’heures qu’un employé travaille habituellement au cours d’un jour de travail. Les valeurs que vous configurez dans cette page sont les valeurs par défaut qui s’appliquent à tous les employés. Vous pouvez définir les jours de travail et les heures quotidiennes normales d’un employé individuel sous l'onglet Congé .Dans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Congé . Les valeurs définies pour des employés individuels remplacent les valeurs par défaut configurées ici.

Remarque importante : Avant de mettre à jour les heures quotidiennes normales au niveau de l’entreprise, vous devez annuler toutes les demandes de congé en attente d’approbation et approuvées de l’ensemble des employés. Une fois le changement apporté, entrez de nouveau les demandes de congé.

1. Accédez à l’onglet des paramètres de demande de congé . Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres> Demande de congé.

2. Dans le champ Heures quotidiennes normales, entrez le nombre d’heures que vos employés travaillent habituellement dans une journée. Pour chaque jour complet de congé d’un employé, il s’agit du nombre d’heures qui est déduit du solde de l’employé et du nombre d’heures qui est payé si le droit à congé est lié à un code de paie.

3. Sélectionnez les jours de la semaine que vos employés travaillent habituellement.

   Lorsqu’un employé fait une demande de congé, Powerpay utilise les jours sélectionnés pour calculer le nombre de jours de congés pris. Si la demande s’étend sur un jour non sélectionné, Powerpay n’inclut pas ce jour dans le calcul.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Vos droits à congé standard sont déjà configurés en fonction de vos paramètres de paie. Passez-les en revue dans la section Droits à congé standard sous l’onglet des paramètres de demande de congé . Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres> Demande de congé.

Remarque : La fonctionnalité d’historique de l’importation sera disponible dans une prochaine version.

1. Accédez à l’onglet des paramètres de demande de congé . Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres> Demande de congé.

2. Passez en revue les droits à congé standard configurés pour votre liste de paie.

3. (facultatif) Cliquez sur le nombre dans la colonne Assigné à de chaque droit à congé pour passer en revue la liste des employés auxquels le droit à congé est attribué. La liste comprend tous les employés associés au régime avec un taux d’accumulateur pour le droit à congé sous l’onglet Rémunération. Dans le menu Effectifs , cliquez sur Liste des effectifs > Rémunération.

   • Pour ajouter ou supprimer un employé de la liste, consultez Afficher, ajouter et modifier les renseignements relatifs aux droits à congé d’un employé

   • Cliquez sur le bouton Feuille de calcul pour télécharger un fichier CSV de l’employé à qui le droit à congé est attribué.

4. (facultatif) Cliquez sur la roue dentée dans la colonne Action du droit à congé pour :

   • Mettre à jour la description du droit à congé. Il s’agit de la raison qui s’affiche dans la liste Raison pour les employés de l’environnement libre-service lorsqu’ils font une demande de congé.

   • Afficher le code de paie lié au droit à congé.

5. Cliquez sur Enregistrer.

En plus du droit à congé standard, votre entreprise peut avoir besoin d’autres options de droit à congé. Powerpay vous permet d’ajouter des droits à congé personnalisés.

Les droits à congé personnalisés définissent les codes de paie et les raisons qu’un employé peut sélectionner lorsqu’il fait une demande de congé. Ils déterminent la façon dont les employés cumulent des droits qui leur donnent accès à des avantages comme des congés de maladie ou les congés pour raisons personnelles. Ils englobent plusieurs éléments qui définissent :

• Quand ou à quelle fréquence les employés reçoivent leurs avantages. Par exemple, vous pouvez définir que les employés cumulent un congé de deuil annuellement ou qu’ils se voient accorder un solde illimité.

• Combien d’unités de chaque avantage vos employés reçoivent. Les unités peuvent correspondre à des jours ou à des heures. En liant un solde à un droit à congé, comme un congé de maladie, Powerpay déduit automatiquement le nombre d’unités utilisées du solde lorsque le droit est enregistré dans la feuille de présence de l’employé. Par exemple, lorsque le solde du congé pour la flexibilité en milieu de travail est lié au droit à congé flexibilité en milieu de travail, Powerpay déduit automatiquement le solde de façon appropriée chaque fois qu’une demande de congé d’un employé est approuvée, et le droit à congé flexibilité en milieu de travail s’affiche dans la feuille de présence de l’employé. Le nombre d’unités déduit du solde dépend de la durée de la demande approuvée, ainsi que des heures quotidiennes normales et des jours de travail de l’employé. Si un employé prend deux jours de congé pour flexibilité en milieu de travail, Powerpay déduit deux jours du solde flexibilité en milieu de travail.

• Si le droit à congé autorise les employés à s’absenter indéfiniment.

• Si les employés sont autorisés à dépasser leur solde ou à reporter leur solde d’une année à l’autre.

1. Accédez à l’onglet des paramètres de demande de congé . Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres> Demande de congé.

2. Dans la section Droits à congé personnalisés, cliquez sur Ajouter un droit personnalisé.

3. Entrez une description pour le droit à congé en anglais et en français. La description s’affiche dans la liste Raison pour les employés de l’environnement libre-service lorsqu’ils font une demande de congé.

4. Cliquez sur Suivant.

5. (facultatif) Sélectionnez un code de paie pour lier le droit à congé à un code de paie existant dans Powerpay.

   Les codes de paie sont utilisés pour que le congé soit payé à l’employé. Les demandes de congé approuvées sont ajoutées à la feuille de présence dans la période de paie applicable. Si aucun code de paie n’est sélectionné, la demande servira uniquement au suivi des heures dans Powerpay; les heures ne seront pas payées et ne figureront pas sur le bulletin de paie de l’employé ni sur le registre de paie. Par exemple, vous pouvez créer un droit à congé associé à la description « Congé sans paie » sans le lier à un code de paie pour créer un accumulateur.

   Remarque : L’exemple ci-dessus nécessite une rectification de la feuille de présence afin que l’employé salarié NE reçoive PAS son plein salaire pour la période de paie.

   Pour faire le suivi des heures des employés sans taux ni salaire permanent, créez un droit à congé personnalisé sans le lier à un code de paie. P. ex., les employés rémunérés à la commission.

6. (Facultatif) Sélectionnez un code d’importation (maximum de quatre caractères alphanumériques), si vous souhaitez importer un historique du droit à congé.

   Si un code d’importation n’a pas été entré pendant la configuration du droit à congé personnalisé et que les employés utilisent déjà le droit à congé personnalisé pour des demandes de congé, le code d’importation ne peut pas être ajouté et les soldes du droit à congé devront être saisis manuellement.

   Remarque importante : Si un code d’importation n’a pas été entré pendant la configuration du droit à congé personnalisé et que les employés utilisent déjà le droit à congé personnalisé pour des demandes de congé, le code d’importation ne peut pas être ajouté et les soldes du droit à congé devront être saisis manuellement.

   Pour obtenir plus de détails à ce sujet, consultez la rubrique Importation des soldes de droits à congé personnalisés.

7. Cliquez sur Suivant.

   Un message s’affiche avec la description du code de paie.

8. Cliquez sur Suivant.

9. Sélectionnez les options qui définissent votre droit à congé personnalisé :

   • Le droit à congé autorise-t-il les employés à s’absenter indéfiniment?

   • À quel moment de l’année le droit annuel est-il attribué?

   • Quel solde est attribué pour la période sélectionnée? Il s’agit du solde octroyé aux employés auxquels le droit à congé est attribué lorsque le jour de l’attribution annuelle est atteint. Les employés auxquels le droit à congé est attribué reçoivent un solde de zéro par défaut. Après avoir attribué le droit à congé à un employé, vous pouvez rajuster le montant d’attribution pour l’année en cours. Consultez «Powerpay Effectifs » pour en savoir plus.

   • Les employés peuvent-ils excéder le solde qui leur est attribué et créer un solde négatif?

     Si vous souhaitez permettre aux employés de demander congé pour une année ultérieure, vous devez sélectionner Oui pour cette option.

   • Le solde est-il reporté d’une année à l’autre?

10. Cliquez sur Suivant.

11. Sélectionnez les employés auxquels attribuer le droit à congé.

    • Filtrez les employés selon le statut, le service, le poste, le type d’emploi et la province d’emploi. Appuyez sur la touche Ctrl pour sélectionner plusieurs filtres.

    • Pour que le droit à congé personnalisé soit attribué aux futurs employés qui répondent aux mêmes critères, cochez la case Sélectionner automatiquement ce droit à congé dans le processus de nouvelle embauche pour tous les futurs employés si ces critères sont remplis.

12. Cliquez sur Aperçu pour vérifier les employés auxquels le droit à congé personnalisé sera attribué. Tous les employés qui remplissent les critères sélectionnés s’affichent et sont sélectionnés par défaut.

13. Décochez la case pour les employés auxquels le droit à congé personnalisé NE devrait PAS être attribué.

14. Cliquez sur Enregistrer.

La section Droits à congé de l'onglet Congé .Dans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Congé . affiche tous les droits à congé personnalisés attribués à l’employé sélectionné dans la liste des effectifs. Vous pouvez attribuer des droits à congé supplémentaires à l’employé et entrer le solde pour chaque droit.

Lorsque vous configurez pour la première fois un droit à congé personnalisé, les soldes initiaux peuvent être importés ou entrés manuellement. Pour obtenir plus de renseignements sur l’importation, consultez la rubrique Importation des soldes de droits à congé personnalisés.

1. Accédez à l'onglet Congé .Dans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Congé .

2. Sélectionnez l’employé dont vous voulez rectifier le solde de droit à congé personnalisé dans la liste des effectifs.

   La section Droits à congé affiche les droits à congé personnalisés attribués à l’employé sélectionné.

3. Cliquez sur la roue dentée dans la colonne Action du droit à congé.

4. Entrez le solde rectifié. Par exemple, si un employé est embauché en milieu d’année, vous pouvez rectifier le solde en conséquence.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Le solde rectifié est attribué à l’employé sélectionné et s’affiche dans la section Droits à congé.

Conseil : Il suffit d’entrer un solde initial lorsque vous configurez le droit à congé personnalisé. Les années suivantes, le montant accordé est appliqué automatiquement.

Après avoir terminé la configuration de vos droits à congé personnalisés, vous devez accorder l’accès à vos employés pour qu’ils demandent le droit à congé en utilisant la fonction de demande de congé dans l’environnement libre-service.

1. Accédez à l’onglet des paramètres de demande de congé . Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres> Demande de congé.

2. Dans la section Droits à congé personnalisé, cochez la case Autoriser la consultation par les employés pour que les employés auxquels le droit à congé est attribué puissent demander le droit en utilisant la fonction de demande de congé dans l’environnement libre-service.

   Remarque : La case Autoriser la consultation par les employés ne peut pas être décochée après qu’un employé sur la liste de paie ait fait une demande de congé pour la même raison dans l’environnement libre-service.

   Remarque : Il se peut qu’un employé ne puisse pas faire une demande de droit à congé en utilisant l’environnement libre-service, même si le droit lui est attribué et que la case Autoriser la consultation par les employés est cochée, si le statut de l’employé a changé et qu’il ne répond plus aux critères associés au droit à congé. Par exemple, un droit à congé est configuré pour les employés Actifs et l’employé est En congé.

   Remarque : Autoriser la consultation par les employés s’applique uniquement aux employés qui affichent le statut Actif, Nouvelle embauche et En congé.

3. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Demandes de congé - Employee Guide

La section Droits à congé de l'onglet Congé .Dans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Congé . affiche tous les droits à congé personnalisés attribués à l’employé sélectionné dans la liste des effectifs. Vous pouvez attribuer des droits à congé personnalisés supplémentaires à l’employé et entrer un solde actuel pour chaque droit.

1. Accédez à l'onglet Congé .Dans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Congé .

2. Sélectionnez l’employé auquel attribuer le droit à congé personnalisé dans la liste des effectifs.

   La section Droits à congé affiche les droits à congé personnalisés attribués à l’employé sélectionné.

3. Dans la section Droits à congé, cliquez sur Assigner des montants additionnels.

   Une liste de droits à congé personnalisés configurés pour la liste de paie et pouvant être attribués s’affiche. Si le droit à congé personnalisé est lié à un code de paie, il s’affiche dans la colonne Code de paie. La colonne Montant annuel accordé affiche le nombre de jours ou d’heures accordé automatiquement à l’employé. Les droits à congé qui sont déjà attribués à l’employé sont désactivés.

4. Cochez la case du droit à congé à attribuer à l’employé sélectionné. Si le solde attribué à l’employé diffère du droit annuel, entrez le solde voulu dans le champ Droit initial du droit à congé.

   Entrez le solde qui doit être attribué à l’employé dans le champ Droit initial du droit à congé. Par exemple, si un employé est embauché en milieu d’année, vous pouvez rectifier le solde en conséquence.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Les droits à congé sélectionnés s’affichent dans la liste Droits à congé pour l’employé sélectionné avec les soldes appropriés.

La section Droits à congé de l'onglet Congé .Dans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Congé . affiche tous les droits à congé personnalisés attribués à l’employé sélectionné dans la liste des effectifs. Vous pouvez attribuer des droits à congé supplémentaires à l’employé et entrer le solde pour chaque droit. Par exemple : Si un employé est embauché en milieu d’année, vous pouvez rectifier le solde en conséquence.

1. Accédez à l'onglet Congé .Dans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Congé .

2. Sélectionnez l’employé dont vous voulez rectifier le solde de droit à congé personnalisé dans la liste des effectifs.

   La section Droits à congé affiche les droits à congé personnalisés attribués à l’employé sélectionné.

3. Cliquez sur la roue dentée dans la colonne Action du droit à congé.

4. Entrez le solde rectifié.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Le solde rectifié est attribué à l’employé sélectionné et s’affiche dans la section Droits à congé.

Les droits à congé personnalisés peuvent être supprimés pour des employés individuels sous l'onglet Congé .Dans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Congé . Une fois qu’un droit à congé est supprimé :

• le droit à congé ne pourra plus être sélectionné dans la liste Raison lorsque l’employé fait une demande de congé dans l’environnement libre-service;

• le solde actuel du droit à congé doit être zéro ou illimité.

1. Accédez à l'onglet Congé .Dans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Congé .

2. Sélectionnez l’employé dont vous voulez supprimer le droit à congé personnalisé dans la liste des effectifs.

   La section Droits à congé affiche les droits à congé personnalisés attribués à l’employé sélectionné.

3. Dans la section Droits à congé, cliquez sur la poubelle dans la colonne Action pour le droit à congé à supprimer.

   Un message d’avertissement s’affiche :

4. Cliquez sur Supprimer.

1. Accédez à l'onglet Congé .Dans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Congé .

2. Sélectionnez l’employé dont vous voulez vérifier les soldes de droits à congé dans la liste des effectifs.

   La section Droits à congé affiche les droits à congé personnalisés attribués à l’employé sélectionné.

   La colonne Solde actuel affiche le solde de chaque droit à congé attribué à l’employé.

Utilisez le tableau Historique des soldes de droits à congé pour afficher et faire le suivi de l’historique complet de chaque droit à congé d’un employé sélectionné.

1. Accédez à l'onglet Congé .Dans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Congé .

2. Sélectionnez l’employé dont vous voulez vérifier l’historique des soldes de droits à congé dans la liste des effectifs.

   La section Historique des soldes de droits à congé affiche l’historique complet des droits à congé de l’employé sélectionné.

   La liste est affichée en ordre alphabétique des droits à congé, puis par date de transaction (de la plus récente à la plus ancienne).

3. (facultatif) Cliquez sur le bouton Feuille de calcul pour exporter l’historique des soldes de droits à congé dans un format CSV.

1. Accédez à l’onglet des paramètres de demande de congé . Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres> Demande de congé.

2. Passez en revue les droits à congé standard configurés pour votre liste de paie. Si vous avez besoin de droits à congé standard supplémentaires, veuillez communiquer avec l’équipe de prestation de services.

3. Cliquez sur le nombre dans la colonne Assigné à de chaque droit à congé pour passer en revue la liste des employés auxquels le droit à congé est attribué. La liste comprend tous les employés associés au régime avec un taux d’accumulateur sous l’onglet Rémunération. Dans le menu Effectifs , cliquez sur Liste des effectifs > Rémunération.

   • Pour ajouter ou supprimer un employé de la liste, consultez Afficher, ajouter et modifier les renseignements relatifs aux droits à congé d’un employé

   • Cliquez sur le bouton Feuille de calcul pour télécharger un fichier CSV de l’employé à qui le droit à congé est attribué.

1. Accédez à l'onglet Demandes en attente.Dans le menu Effectifs sélectionnez Calendrier > Demandes en attente.

   Un tableau affiche toutes les demandes en attente d’approbation.

2. Cliquez sur la roue dentée dans la colonne Action de la demande à approuver ou refuser.

   Les détails de la demande de congé s’affichent.

3. Passez en revue les détails de la demande de l’employé. Cela comprend les champs Raison, Date de début, Date de fin, Types de demande, Heure de début (journée partielle), Heure de fin (journée partielle) et Commentaires de l’employé.

   Remarque : Si vous approuvez une demande pour une période de paie antérieure, vous devez mettre à jour les montants cumulés dans la page Feuille de présence pour la période de paie appropriée. Si vun gestionnaire approuve une demande pour une période de paie antérieure dans l’environnement libre-service, vous recevez un courriel de notification et devez mettre à jour les montants cumulés dans la page Feuille de présence pour la période de paie appropriée. Pour en savoir plus, consultez « Rectifier une période de paie antérieure en raison d’une demande de congé ».

4. Ajouter tout commentaire de l’approbateur.

5. Cliquez sur Approuver ou Refuser.

Remarque : Lorsqu’on verse l’indemnité de vacances au moyen de droits à congé personnalisés au lieu des droits à congé standard et que les sommes ouvrant droit aux vacances sont versées à un employé, il faut rajuster manuellement le solde de l’accumulateur de vacances. Le pourcentage cumulé sur les sommes ouvrant droit aux vacances n’est pas automatiquement ajouté à l’accumulateur, p. ex., le montant de vacances accumulé sur les montants versés de l’indemnité de vacances.

1. Accédez à la l'onglet Calendrier. Dans le menu Effectifs , cliquez sur Calendrier.

2. Passez en revue le calendrier pour trouver toutes les demandes de congé approuvées pour l’employé.

3. Sélectionnez la date avec la demande approuvée sur le calendrier.

   La demande s’affiche dans la liste Événement au bas de la page.

4. Cliquez sur la poubelle située à droite de la demande pour la supprimer.

   Un message de confirmation s’affiche.

5. Cliquez sur Annuler la demande.

1. Accédez à l'onglet Demandes en attente.Dans le menu Effectifs sélectionnez Calendrier > Demandes en attente.

   Un tableau affiche toutes les demandes en attente d’approbation.

2. Passez en revue le tableau pour trouver toutes les demandes de congé en attente d’approbation pour l’employé.

3. Si nécessaire, cliquez sur la roue dentée dans la colonne Action afin d’approuver ou de refuser la demande.

   Les détails de la demande de congé s’affichent.

4. Cliquez sur Approuver ou Refuser.

1. Accédez à l'onglet Calendrier. Dans le menu Effectifs , cliquez sur Calendrier.

2. Passez en revue le calendrier pour trouver toutes les demandes de congé approuvées pour l’employé.

3. Sélectionnez la date avec la demande approuvée sur le calendrier.

   La demande s’affiche dans la liste Événement au bas de la page.

4. Passez en revue les détails de la demande dans la liste Événement.

5. S’il y a lieu, cliquez sur la poubelle située à droite de la demande pour la supprimer.

   Un message de confirmation s’affiche.

6. Cliquez sur Annuler la demande.

7. Répétez les étapes 2 à 6 pour toutes les demandes de congé approuvées pour l’employé.