Démarrage dans Powerpay

Avant de pouvoir utiliser Powerpay, you require the following information:

• ID-entreprise - L'ID-entreprise est fourni par Ceridian Canada et ne peut être modifié. Ce code d'identification est composé de sept caractères.

• ID-utilisateur - L'ID-utilisateur est fourni par Ceridian Canada et ne peut être modifié.

À l'ouverture de votre première session, un message vous invitera à entrer votre mot de passe et à choisir une image de sécurité. Pour obtenir plus de détails à ce sujet, consultez la rubrique Ouverture d'une session dans Powerpay.

1. Ouvrez votre navigateur Internet.

2. Dans la barre d'adresse, tapez www.ceridian.com/ca.

3. Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.

   La page du site de Ceridian s'affiche.

4. Cliquez sur le lien Ouverture de session dans le haut de la page.
5. Sélectionnez Powerpay Web.
6. Placez la page d'accueil de Ceridian dans vos favoris (Microsoft^® Edge) ou dans vos marque-pages (Firefox, Chrome ou Safari).

Comment marquer une page dans Mozilla^® Firefox^®

1. Dans la fenêtre de votre navigateur où s'affiche le site Web de Ceridian, cliquez sur l'option. Marque-pages de la barre de menus de Firefox.

2. Sélectionnez Marquer cette page.

   La fenêtre Page marquée s'affiche.

3. (Facultatif) Changer le nom affiché dans la liste des marque-pages. Pour ce faire, sélectionnez le nom qui figure dans la zone de texte Nom et tapez le nouveau nom.

4. Cliquez sur Terminer.

Le site figure maintenant dans votre liste des marque-pages.

Comment ajouter une page aux favoris dans Microsoft^® Windows^® Edge

1. Dans la fenêtre de votre navigateur où s'affiche le site Web de Ceridian, sélectionnez l'option. Favoris de la barre de menus d'Internet Explorer.

2. Sélectionnez l'option Ajouter aux favoris.

   La fenêtre Ajouter un favori s'affiche.

3. (Facultatif) Changer le nom affiché dans la liste des favoris. Pour ce faire, sélectionnez le nom qui paraît dans la zone de texte Nom et tapez le nouveau nom.

4. Cliquez sur le bouton OK.

Le site figure maintenant dans votre liste de favoris.

Comment marquer une page dans Google^® Chrome^®

1. Dans la fenêtre de votre navigateur où s'affiche le site Web de Ceridian, cliquez sur l'étoile située du côté droit de la barre d'adresse. La boîte de dialogue des favoris s'affiche et confirme que le favori a été ajouté.

2. Cliquez sur Terminer.

3. Si la barre des favoris n'est pas déjà affichée sous la barre d'adresse, cliquez sur le bouton Personnaliser (situé complètement à droite de la barre d'adresse) et sélectionnez l'option Favoris > Afficher la barre de favoris.

Les favoris sont affichés sous la barre d'adresse.

Comment marquer une page dans Apple^® Safari^®

1. Dans la fenêtre de votre navigateur où s'affiche le site Web de Ceridian, cliquez sur le signe Plus situé du côté gauche de la barre d'adresse.

   Une boîte de dialogue s'affiche et vous invite à sélectionner dans une liste déroulante l'emplacement dans lequel vous souhaitez enregistrer le signet.

2. Sélectionnez un emplacement, puis cliquez sur Ajouter.

   Si vous avez sélectionné un emplacement visible dans la barre des signets située sous la barre d'adresse, vous verrez votre signet.

3. Si vous avez sélectionné un emplacement qui n'est pas toujours visible dans la fenêtre du navigateur, cliquez sur le bouton Afficher tous les signets pour afficher votre liste de signets.

L'ouverture d'une session sécurisée dans Powerpay nécessite la saisie ou la sélection des justificatifs d'identité suivants :

• numéro d'entreprise

  Remarque importante : Pour terminer le processus, vous devez fournir votre numéro d’entreprise à sept caractères pour votre paie. Vous devez fournir ce numéro à votre personne-ressource pour qu’elle puisse mener à bien le processus.

• ID-utilisateur

Pour assurer la sécurité de vos données de la paie, Powerpay effectue une vérification. Vous devez fournir les renseignements exacts à l'ouverture pour avoir accès aux données de la paie.

Comment ouvrir une session dans Powerpaypour la première fois :

1. Cliquez sur le lien à l’étape 1 dans la section Accès à Powerpay du courriel de bienvenue.

   La page d’ouverture de session Powerpay s’ouvre.

2. Entrez le numéro d’entreprise associé à votre ID-utilisateur.

3. Cliquez sur Soumettre.

   La page Restrictions concernant les mots de passe s’ouvre.

4. Entrez un nouveau mot de passe. Le mot de passe doit comporter au moins huit caractères. Pour obtenir de l'assistance dans la création d'un mot de passe conforme aux exigences de Powerpay, consultez les sections Restrictions et directives concernant les mots de passe and Idées de mots de passe.

5. Confirmez le nouveau mot de passe.

6. Cliquez sur Continuer.

   Vous avez terminé le processus de configuration du mot de passe. Vous recevrez un courriel de confirmation indiquant que le mot de passe a été modifié avec succès.

7. Cliquez sur Continuer pour ouvrir une session avec votre nouveau mot de passe.

8. Saisissez votre numéro d'entreprise dans le champ Numéro d'entreprise. Votre numéro d’entreprise est composé de sept caractères.
9. Saisissez votre ID-utilisateur dans le champ ID-utilisateur.

10. De manière facultative, vous pouvez cocher la case Mémoriser mon nom sur cet ordinateur si vous voulez que votre numéro d'entreprise et votre ID-utilisateur soient saisis automatiquement lors du prochain accès à Powerpay à partir du même ordinateur.

    Remarque : Ne cochez pas cette case si vous accédez à Powerpay à partir d'un ordinateur public.

11. Cliquez sur Continuer.

    La deuxième page d'ouverture de session de Powerpay s'ouvre.

12. Entrez le mot de passe, puis cliquez sur Ouverture de session.

    Selon la configuration de votre entreprise, vous devez utiliser soit l’authentification à facteurs multiples, soit une image de sécurité. Veuillez suivre la marche à suivre applicable à la configuration de votre entreprise.

    Authentification à facteurs multiples

    Choisissez la méthode d’authentification que vous souhaitez utiliser.

    Ceridian recommande d’utiliser l’application pour téléphone intelligent Authy de Twilio. Vous pouvez également choisir d’utiliser un message texte, un message vocal ou un courriel. Si vous sélectionnez plusieurs méthodes, vous devrez configurer et vérifier chacune d’entre elles.

    Application pour téléphone intelligent Authy de Twilio

    1. Cliquez sur le bouton Suivant.

    2. a. Sélectionnez votre code de pays à partir de la liste déroulante.

    3. Dans le champ Numéro de téléphone principal, entrez le numéro de téléphone à utiliser pour transmettre le code à usage unique qui servira à vérifier votre identité au moment d’ouvrir votre session dans Powerpay. Il est recommandé d’utiliser votre numéro de téléphone mobile comme numéro principal. Si vous n’avez pas de cellulaire, vous pouvez entrer le numéro d’une ligne fixe.

    4. Au besoin, ajoutez un numéro de téléphone secondaire.

       1. Cochez la case Inclure un numéro de téléphone secondaire.

       2. Entrez votre numéro de téléphone secondaire dans le champ Numéro de téléphone secondaire.

    5. Cliquez sur le bouton Suivant.

    6. Ceridian vérifie les numéros fournis pour l’authentification. Un code à usage unique à six chiffres vous sera envoyé au numéro de téléphone que vous avez fourni. Sélectionnez comment vous voulez recevoir le code, soit Message texte ou Message vocal.

    7. Entrez le code à six chiffres que vous avez reçu.

       Si vous n’avez pas reçu le code, cliquez sur Renvoyez le code pour qu’il soit envoyé de nouveau au même numéro. Vous pouvez également modifier la méthode de réception du code en cliquant sur le lien sous Renvoyez le code.

    8. Cliquez sur le bouton Suivant. Si vous avez sélectionné un numéro de téléphone secondaire, ce numéro fait également l’objet d’une vérification.

    9. Installez l’application Authy de Twilio à partir de la boutique App Store d’Apple ou de la boutique Google Play. N’ajoutez pas de comptes manuellement; ils sont ajoutés automatiquement durant le processus de vérification.

       Remarque : Repérez le logo qui figure dans l’image à droite et assurez-vous qu’il s’agit de l’application Authy de Twilio au moment de faire votre choix dans la boutique App Store d’Apple ou Google Play.

    10. Une fois que vous avez installé l’application Authy de Twilio, cliquez sur le bouton Suivant.

    11. Cliquez sur votre compte dans l’application Authy de Twilio sur votre téléphone. Un code de sécurité à sept chiffres s’affiche. Celui-ci est valide pendant 20 secondes avant qu’un nouveau code soit généré.

        Si vous recevez un message vous informant que vous n’avez aucun compte, fermez puis rouvrez l’application.

    12. À la page Authentification à facteurs multiples, entrez le code à sept chiffres que vous avez obtenu dans l’application Authy de Twilio.

    13. Cliquez sur Suivant avant l’expiration du code.

    Application pour ordinateur de bureau Authy de Twilio

    1. Cliquez sur le bouton Suivant.

    2. a. Sélectionnez votre code de pays à partir de la liste déroulante.

    3. Dans le champ Numéro de téléphone principal, entrez le numéro de téléphone à utiliser pour transmettre le code à usage unique qui servira à vérifier votre identité au moment d’ouvrir votre session dans Powerpay. Il est recommandé d’utiliser votre numéro de téléphone mobile comme numéro principal. Si vous n’avez pas de cellulaire, vous pouvez entrer le numéro d’une ligne fixe.

    4. Au besoin, ajoutez un numéro de téléphone secondaire.

       1. Cochez la case Inclure un numéro de téléphone secondaire.

       2. Entrez votre numéro de téléphone secondaire dans le champ Numéro de téléphone secondaire.

    5. Cliquez sur le bouton Suivant.

    6. Ceridian vérifie les numéros fournis pour l’authentification. Un code à usage unique à six chiffres vous sera envoyé au numéro de téléphone que vous avez fourni. Sélectionnez comment vous voulez recevoir le code, soit Message texte ou Message vocal.

    7. Entrez le code à six chiffres que vous avez reçu.

       Si vous n’avez pas reçu le code, cliquez sur Renvoyez le code pour qu’il soit envoyé de nouveau au même numéro. Vous pouvez également modifier la méthode de réception du code en cliquant sur le lien sous Renvoyez le code.

    8. Cliquez sur le bouton Suivant.

       Si vous avez sélectionné un numéro de téléphone secondaire, ce numéro fait également l’objet d’une vérification.

    9. Installez l’application pour ordinateur de bureau Authy de Twilio à partir de l’adresse suivante : authy.com/downloadN’ajoutez pas de comptes manuellement; ils sont ajoutés automatiquement durant le processus de vérification.

    10. Une fois que vous avez installé l’application Authy de Twilio, cliquez sur le bouton Suivant.

    11. Cliquez sur votre compte dans l’application Authy de Twilio sur votre ordinateur de bureau. Un code de sécurité à sept chiffres s’affiche. Celui-ci est valide pendant 20 secondes avant qu’un nouveau code soit généré.

        Si vous recevez un message vous informant que vous n’avez aucun compte, fermez puis rouvrez l’application.

    12. À la page Authentification à facteurs multiples, entrez le code à sept chiffres que vous avez obtenu dans l’application Authy de Twilio.

    13. Cliquez sur Suivant avant l’expiration du code.

    Message texte ou message vocal

    1. Cliquez sur le bouton Suivant.

    2. a. Sélectionnez votre code de pays à partir de la liste déroulante.

    3. Dans le champ Numéro de téléphone principal, entrez le numéro de téléphone à utiliser pour transmettre le code à usage unique qui servira à vérifier votre identité au moment d’ouvrir votre session dans Powerpay. Il est recommandé d’utiliser votre numéro de téléphone mobile comme numéro principal. Si vous n’avez pas de cellulaire, vous pouvez entrer le numéro d’une ligne fixe.

    4. Au besoin, ajoutez un numéro de téléphone secondaire.

       1. Cochez la case Inclure un numéro de téléphone secondaire.

       2. Entrez votre numéro de téléphone secondaire dans le champ Numéro de téléphone secondaire.

    5. Cliquez sur le bouton Suivant.

    6. Ceridian vérifie les numéros fournis pour l’authentification. Un code à usage unique à six chiffres vous sera envoyé au numéro de téléphone que vous avez fourni. Sélectionnez comment vous voulez recevoir le code, soit Message texte ou Message vocal.

    7. Entrez le code à six chiffres que vous avez reçu.

       Si vous n’avez pas reçu le code, cliquez sur Renvoyez le code pour qu’il soit envoyé de nouveau au même numéro. Vous pouvez également modifier la méthode de réception du code en cliquant sur le lien sous Renvoyez le code.

    8. Cliquez sur le bouton Suivant.

    Courriel

    1. Cliquez sur le bouton Suivant.

    2. Entrez l’adresse courriel que vous souhaitez utiliser pour ouvrir une session au moyen de l’authentification à facteurs multiples.

    3. Cliquez sur le bouton Suivant.

    4. Un courriel comportant un code à usage unique à sept chiffres vous sera envoyé à votre adresse de courriel. Votre code de sécurité généré aux fins de l’authentification à facteurs multiples dans Powerpay expirera et ne peut être utilisé qu’une seule fois. Si votre code de sécurité expire avant que vous l’ayez entré, vous devrez en demander un nouveau en cliquant sur Renvoyez le code.

    5. Entrez votre code de sécurité à sept chiffres.

    6. Cliquez sur le bouton Suivant.

    Votre authentification est terminée. Cliquez sur le bouton Continuer.

    Image de sécurité

    1. Choisissez une image de sécurité dans la grille ou sélectionnez une catégorie d'images dans la liste Catégories d'images afin d'obtenir un plus grand choix d'images.

    2. Cliquez sur Enregistrer.

       Un message confirme que votre image de sécurité a été enregistrée et Powerpay affiche l'image et son étiquette.

    3. Cliquez sur Continuer
13. Powerpay affiche le contrat de licence de l'utilisateur.

14. Cochez la case de l'option J'accepte les modalités du contrat de licence.

15. Cliquez sur le bouton Continuer.

    Powerpay affiche la politique de confidentialité.

16. Consultez la politique et cochez la case de l'option J'accepte les modalités de la politique de confidentialité.

17. Cliquez sur le bouton Continuer.

18. Powerpay ouvre la page Questions de vérification de l'identité.

19. Sélectionnez un minimum de quatre et un maximum de six questions de vérification de l'identité, et répondez-y.

    Ces questions de vérification de l'identité permettent d'activer un nouveau mot de passe lorsqu'un mot de passe est perdu ou oublié.

20. Cliquez sur Continuer.

21. Powerpay affiche la page du Centre Info Powerpay.

    On y présente des conseils utiles, des dates importantes et d'autres renseignements. L'information figurant dans cette page est régulièrement mise à jour par Ceridian.

    Vous êtes prêt à commencer à travailler avec Powerpay.

1. Cliquez sur le lien Ouverture de sessionà la page d’accueil www.ceridian.com/ca
2. Sélectionnez Powerpay Web.
3. Saisissez votre numéro d'entreprise dans le champ Numéro d'entreprise. Votre numéro d’entreprise est composé de sept caractères.
4. Saisissez votre ID-utilisateur dans le champ ID-utilisateur.

5. (facultatif) Cochez la case Mémoriser mon nom sur cet ordinateursi vous voulez que votre numéro d'entreprise et votre ID‑utilisateur soient saisis automatiquement la prochaine fois que vous accéderez à Powerpay à partir du même ordinateur.

   Remarque : Ne cochez pas cette case si vous accédez à Powerpay à partir d'un ordinateur public.

6. Cliquez sur le bouton Continuer. La deuxième page d'ouverture de session de Powerpay s'affiche.
7. Entrez votre mot de passe.
8. Sélectionnez l'image de sécurité que vous avez choisie à l'étape de la configuration de l'ouverture de session sécurisée.
9. Cliquez sur Ouverture de session. Powerpay s'ouvre et affiche l'onglet Messages.

Restrictions

Les restrictions suivantes visent à encourager la création de mots de passe forts, de sorte que les utilisateurs non autorisés puissent difficilement accéder à vos renseignements relatifs à la paie. Un mot de passe ne peut être accepté que s'il répond aux exigences suivantes :

• Doit contenir au moins 8 caractères et au plus 14 caractères.
• Doit compter au moins un caractère de la liste qui suit :
  • Lettre majuscule (exemple : A,B,C... Z)
  • Lettre minuscule (exemple : a,b,c... z)
  • Chiffre

Remarque : Il ne faut pas utiliser de chiffre ni au début ni à la fin du mot de passe.

• Ne peut comporter d'espace;
• Doit être différent des mots de passe utilisés au cours des 12 derniers mois;
• Ne peut contenir plus de deux caractères identiques un à la suite de l'autre (par exemple, hbbb4tdC);
• Ne peut contenir votre ID-utilisateur;
• Ne peut contenir aucun mot réservé, comme Ceridian, Powerpay, PAIE ou CCL.

Directives

Afin de protéger le caractère confidentiel de vos données de la paie et qu'elles soient à l'abri des utilisateurs non autorisés, il est essentiel de choisir un mot de passe fort, impossible à deviner ou difficile à déchiffrer. Suivez les directives suivantes :

• Utilisez des lettres minuscules et majuscules, des chiffres et des caractères spéciaux (p. ex. #, $, %, &, *) dans chacun de vos mots de passe.

• N'utilisez pas de mot de passe qui contient votre nom, votre prénom, le nom de votre entreprise ou tout nombre qu'il est aisé de deviner. Par exemple, votre numéro de téléphone, votre date de naissance ou votre adresse.
• Ne notez pas votre mot de passe, mais si vous le faites, rangez le document en lieu sûr.

Incapable de trouver un bon mot de passe? Essayez l'une de nos suggestions :

• Choisissez un vers ou deux d'un poème ou d'une chanson que vous aimez et utilisez la première lettre de chaque mot. Mélangez les lettres majuscules et minuscules, puis remplacez une lettre par un numéro et ajoutez au tout un caractère spécial. Par exemple, un Amour comme le nôtre, il n'en existe pas deux, devient 1A=lnineep2.
• Utilisez des groupes composés d'une consonne et d'une ou de deux voyelles formant des mots incongrus, mais qui peuvent être prononcés. Utilisez une combinaison de lettres majuscules et minuscules, puis ajoutez un chiffre et un caractère spécial. Par exemple, pat4sat+, mex6tax, etc.
• Ou utilisez tout autre acronyme significatif pour vous. Par exemple, Louise Carré adore un verre de rouge au souper devient L#a1vdras.
• Choisissez deux courts mots et joignez-les ensemble à l'aide d'un symbole de ponctuation et d'un chiffre. Par exemple, laiT2!pluie, nUiT%7sens, etc.
• Créez une forme sur votre clavier. Par exemple, zse4$RFV représente un V inversé en commençant par la lettre Z du clavier. En variant les lettres mises en majuscules et minuscules, vous pouvez créer plusieurs mots de passe à partir du même modèle. Par exemple, ZSE$4rfv et ZsE4$rFv ou ZSe$4rFV.
• Si vous possédez votre doigté, déplacez vos doigts d'une rangée vers le haut sur votre clavier et tapez un mot significatif ou une courte phrase en y insérant une lettre majuscule. Par exemple, Ordinateur devient (4e8hq5374.

• La plupart des portables sont munis d'un clavier numérique. La lettre J devient un 1, la lettre K un 2, etc. Choisissez un numéro facile à vous rappeler. Par exemple, votre numéro de téléphone. En enfonçant les touches Maj et VerrNum à différents moments lors de l'entrée de votre numéro et en y ajoutant des caractères spéciaux, vous obtenez un mot de passe inviolable. Par exemple, 123-4567 devient JKL*uio7* ou 1k3**u5o7.

Votre mot de passe vous assure que vos données de Powerpay sont sécurisées et demeurent confidentielles. Vous pouvez changer de mot de passe en tout temps. Si vous croyez que quelqu'un d'autre connaît votre mot de passe, changez-le sans tarder! Si vous oubliez votre mot de passe, cliquez sur le lien Vous avez oublié votre mot de passe? situé sur la première page de la fenêtre Ouverture de session et suivez les étapes pour réinitialiser votre mot de passe. Vous devrez fournir vos questions de vérification de l'identité et leurs réponses afin de confirmer votre identité.

Pour changer votre mot de passe Powerpay:

1. Cliquez sur du côté droit au haut de la fenêtre Powerpay, sélectionnez Changer le mot de passe.

   La page Changement du mot de passe de l'utilisateur s'affiche.

2. Saisissez votre mot de passe dans le champ Mot de passe actuel. L’ancien mot de passe est utilisé à des fins de vérification et pour assurer que personne d’autre ne modifie votre mot de passe

3. Dans le champ Nouveau mot de passe de l'utilisateur, entrez un nouveau mot de passe conforme aux restrictions et aux directives de Powerpay. Pour de plus amples renseignements sur le choix d'un mot de passe, consultezRestrictions et directives concernant les mots de passe et Idées de mots de passe.
4. Dans le champ Confirmer mot de passe utilisateur, entrez encore votre nouveau mot de passe. Vous devez entrer exactement le même mot de passe que celui entré dans le champ Nouveau mot de passe de l'utilisateur. S'ils ne sont pas identiques, entrez encore le nouveau mot de passe dans les deux champs.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Comme votre mot de passe, votre image de sécurité vous assure que seuls les utilisateurs autorisés utiliseront Powerpay. Vous pouvez changer d'image de sécurité en tout temps. Si vous croyez que quelqu'un d'autre connaît votre image de sécurité, changez-la sans tarder!

Pour changer d'image de sécurité Powerpay :

1. Cliquez sur du côté droit au haut de la fenêtre Powerpay, sélectionnez Changer d'image de sécurité.

   La page Changement d'image de sécurité s'affiche.

2. Sélectionnez une nouvelle image de sécurité dans la grille.

   Conseil : Pour obtenir un plus grand choix d'images, sélectionnez une catégorie d'images dans la liste Catégories d'images et cliquez sur D'autres images. Reprenez cette étape jusqu'à ce que vous trouviez une image appropriée.

3. Cliquez sur Enregistrer.

   L'image affichée par Powerpay s'accompagne d'une description.

1. Cliquez sur le lien Ouverture de session à la page d’accueil www.ceridian.com/ca.

2. Sélectionnez Powerpay Web.

   La page d'ouverture de session de Powerpay s'ouvre.

3. Saisissez votre numéro d'entreprise dans le champ Numéro d'entreprise.
4. Saisissez votre ID-utilisateur dans le champ ID-utilisateur.
5. Cliquez sur le bouton Continuer. La deuxième page d'ouverture de session de Powerpay s'ouvre.
6. Entrez votre mot de passe.

   Remarque : Les liens Vous avez oublié votre mot de passe? et Vous avez oublié votre image de sécurité? ne s'affichent que si vous avez fourni les réponses aux questions de vérification de l'identité et que vous les avez enregistrées dans Powerpay.

7. Cliquez sur le lien Vous avez oublié votre image de sécurité?. La page Demandez votre image de sécurité s'ouvre.
8. Entrez votre adresse de courriel, puis cliquez sur Soumettre. Après vérification de vos renseignements, Powerpay vous envoie un courriel vous rappelant votre image de sécurité.

L'aide de Powerpay présente des renseignements sur l'utilisation de Powerpay sous forme des séquences utilisées pour effectuer les tâches. Par exemple, on y présente d'abord les tâches de configuration puis on y décrit les tâches relatives au traitement de la paie. Elle regroupe également d'autres renseignements détaillés concernant des sujets précis, par exemple le traitement du versement de la paie de vacances, pour que vous puissiez acquérir une meilleure compréhension du sujet. L'aide décrit l'utilisation de chaque page, les préalables pour effectuer des tâches dans une page ainsi que les résultats ou les prochaines étapes. On y trouve également des renseignements concernant les champs de la page et les opérations de base relatives à la page.

Utilisation de l'aide

• Pour accéder à l'aide, cliquez sur l'icône de la barre d'outils, dans le coin supérieur droit de chaque page. L'aide de Powerpay s'affiche dans une nouvelle fenêtre du navigateur.
• - Cliquez sur l'onglet Rechercher pour rechercher des mots dans les rubriques d'aide. Entrez un mot ou un groupe de mots, puis cliquez sur la loupe ou appuyez sur la touche Entrée afin d'afficher la liste des rubriques d'aide correspondant à vos critères de recherche. Cliquez sur la rubrique souhaitée afin de l'afficher.
• Développer le texte - Cliquez sur ce bouton pour afficher des renseignements supplémentaires.
• Réduire le texte - Lorsque toute l'information est affichée, cliquez sur le bouton afin de dissimuler les renseignements supplémentaires.
• Développer tout / Réduire tout - Lorsque toute l'information est affichée, cliquez sur le bouton afin de dissimuler les renseignements supplémentaires.

Nous joindre

Si vous souhaitez obtenir de l’assistance pour votre traitement de la paie, cliquez sur le lien Nous joindre afin de communiquer avec l’équipe de prestation de services de Ceridian.

Le menu comprend toutes les pages auxquelles vous avez accès. Il est situé à gauche de la page et est toujours accessible (même s’il est dissimulé ou « dépunaisé »), et ce, quelle que soit la page actuellement utilisée.

Pour ouvrir une page, cliquez sur le sujet parent pour développer la sélection, et cliquez sur la page que vous souhaitez ouvrir. La page que vous utilisez actuellement est affichée en bleu. Naviguez vers une autre page en cliquant dessus dans le menu.

Conseil : Pour « punaiser » le menu afin qu'il soit toujours affiché, cliquez sur l'icône de punaise dans la barre d'outils, au-dessus du menu.

Voici les menus que vous pouvez voir à l'ouverture d'une session :

• Le menu Accueil, qui ouvre la page Messages.
• Le menu Période de paie, qui affiche les périodes de votre calendrier de la paie. Vous pouvez visualiser et modifier des données de listes de paie existantes, en créer de nouvelles ou ouvrir une liste de paie afin d'y ajouter des données.
• Le menu Entreprise, où vous pouvez configurer l’information à l’échelle de l’entreprise qui apparaîtra dans les pages de Powerpay.
• Le menu Fin d'année, qui fournit de l'information sur la façon de conclure le calendrier annuel de la paie.
• Le menu RH, qui fournit l'espace qui recevra les renseignements relatifs aux employés de l'entreprise, y compris l'information relative à la personne à joindre en cas d'urgence, aux compétences et aux adhésions payées par l'entreprise.
• Le menu Rapports, où sont générés des rapports à jour relatifs aux traitements de paie et à d'autres données.

Lorsque vous ouvrez la page Période de paie et sélectionnez une période particulière avec laquelle travailler, deux menus supplémentaires apparaissent alors :

• Le menu Paie, qui donne accès aux pages dans lesquelles vous saisissez toutes les données de la paie et configurez les employés et les renseignements des employés à l’échelle de l’entreprise dans Powerpay..
• Le menu Traitement, qui donne accès aux pages où l'on peut vérifier les données d'une paie, demander et visualiser un aperçu des résultats d'une paie et soumettre les données d'une paie afin qu'elles soient traitées par Ceridian Canada.

Le menu interrogeable vous permet de trouver rapidement et facilement la page dont vous avez besoin. En utilisant la fonction de recherche, nous n'avez pas besoin d'ouvrir et de fermer les éléments du menu pour trouver la page que vous cherchez. Vous n'avez qu'à taper le nom de la page que vous cherchez et le menu effectue un tri automatique pour n'afficher que les pages qui répondent à vos critères. Par exemple, pour localiser la feuille de présence pour les deuxièmes paiements, tapez « feuille » dans le champ de recherche et toutes les pages qui répondent à ce critère sont mises en surbrillance.

L’en-tête de page situé dans le haut de l’écran affiche des renseignements importants à propos de votre paie.

Paie Le numéro de liste de paie de l’entreprise que vous avez indiqué à l’ouverture de session.

Période de paie La période de paie sélectionnée s’affiche.

Date de fin de période de paie La date de fin de la période de paie courante. La date de fin provient de votre calendrier de la paie. Si vous devez modifier la date de fin de la période de paie, veuillez communiquer avec l’équipe de prestation de services.

Date de paiement La date de paiement de la période de paie sélectionnée. Il s’agit de la date à laquelle les employés peuvent encaisser leur chèque et où les fonds sont déposés dans leur compte bancaire. La date provient de votre calendrier de la paie et peut être modifiée. Les dates de paiement sont vérifiées. La date de paiement est comparée à la date à laquelle vous soumettez votre liste de paie pour traitement. Si un problème est décelé, Powerpay affiche un message d’avertissement. Vous devez soumettre votre liste de paie pour traitement trois jours ouvrables avant la date de paiement si des salaires sont versés par dépôt direct.

Date de soumission La date limite à laquelle les données de la liste de paie doivent être soumises.

Les pages Powerpaycomportent un certain nombre de fonctions communes.

• Navigation par onglets - la navigation entre les pages qui sont associées à la même fonction principale en utilisant les onglets dans le haut de la page. Par exemple, à partir de la page Saisie rapide (Paie > Paiement régulier > Saisie rapide), vous pouvez accéder rapidement à la feuille de présence. Vous pouvez accéder aux pages Retenues et cotisations, Taux, facteurs et gains permanents ou Retenues obligatoires en cliquant sur les onglets dans le haut de la page.

• Liste des employés - La liste des employés est disponible dans chaque page où vous devez sélectionner le dossier de l'employé sur lequel vous voulez travailler.

  • Sélectionnez un nom d'employé pour travailler dans le dossier de ce dernier. Powerpay affiche le nom de l'employé, son matricule, son type de rémunération et son taux de rémunération dans le haut de la page.
  • - Pour accéder directement au dossier d’un employé, entrez le nom de l’employé dans le champ Rechercher et appuyez sur la touche Entrée.
  • - Pour afficher uniquement les dossiers d'employés ayant un statut particulier, cochez les cases de statut Actif, En congé ou Ex-employé. Décochez les cases adjacentes aux statuts dont vous ne voulez pas voir les dossiers. Le fait de retirer des dossiers d'employés de la liste des dossiers affichés ne les retire pas de Powerpay.
  • - Par défaut, la liste des employés est affichée dans l’ordre alphabétique des noms de famille. Cet ordre est le même pour l’aperçu de la liste de paie et les rapports des ressources humaines. Pour modifier l’ordre de tri, veuillez cliquer sur le bouton Trier et choisir l’ordre souhaité. Dans la liste Regrouper par, choisissez de quelle façon vous souhaitez que les employés soient regroupés en fonction de l’ordre de tri, puis cliquez sur Appliquer.

• Liens et boutons Développer (+) et Réduire (-) - Lorsque vous ouvrez cette page, les sections de saisie de données sont toutes développées et vous pouvez ainsi consulter leurs contenus. Cliquez sur le bouton Réduire dans le coin supérieur droit de la section pour afficher uniquement l'en-tête de la section et laisser ainsi plus de place pour les autres sections de la page.

  Cliquez sur le bouton Développer pour afficher à nouveau le contenu d'une section.

  Pour réduire simultanément toutes les sections, cliquez sur le lien Réduire tout. Pour annuler cette action, cliquez sur le lien Développer tout.

• Ajout de lignes de saisie de données - Si vous utilisez toutes les lignes disponibles de saisie de données et qu'il vous en faut d'autres, cliquez sur Enregistrer. Powerpay actualise alors la page et ajoute de nouvelles lignes dans l'ensemble de la ou des sections.

• Boutons de changement de page - Lorsqu'il y a plus d'employés actifs qu'une page ne peut en contenir, les boutons de changement de page suivants apparaissent au bas de la page pour vous permettre de naviguer vers le reste de la liste.

  

  Les numéros de pages sont en fait des liens qui mènent directement aux pages. Cliquez sur > pour aller à la page suivante.

  Remarque : Si vous changez des données dans la page, vous devez cliquer sur le bouton Enregistrer ou Restaurer pour être en mesure de passer à une autre page de la liste.

Avant de saisir les données dans Powerpay , vous devez sélectionner la période de paie voulue.

1. Cliquez sur l'onglet Période de paie. La page Choix de la période de paie s'affiche.

2. Dans la colonne Saisie ou Affichage des données de la paie, cliquez sur Saisie pour accéder à la période de paie dans laquelle vous voulez entrer des données.

Mise en garde : Si plus d'une liste de paie sont disponibles pour la saisie de données, assurez-vous de choisir la bonne liste de paie selon la tâche à effectuer.

La fonction de Powerpay permettant de naviguer d’une liste de paie à une autre offre un moyen facile de basculer entre les listes de paie sur lesquelles vous travaillez sans avoir à fermer votre session Powerpay.

Pour faciliter le basculement entre les listes de paie, un bouton apparaît dans le coin supérieur droit de l’écran Powerpay lorsque vous avez accès à plus d’une entreprise.

Pour changer de liste de paie, doivent suivre les étapes suivantes.

1. Cliquez sur le bouton Changer de liste de paie dans le coin supérieur droit de la page.

2. La fenêtre Choisir l’entreprise affiche une liste des entreprises auxquelles vous avez accès.. Elle comprend quatre colonnes :

   • Numéro d'entreprise

   • Nom de l'entreprise

   • Fréquence de paie

   • Statut de la paie

   Vous pouvez trier la liste des entreprises en fonction de chacune des quatre colonnes en cliquant sur l'en-tête de colonne approprié. Vous pouvez également filtrer les entreprises par numéro d'entreprise ou par nom d'entreprise en entrant le ou les premiers caractères de l'élément servant de filtre dans le champ Filtre. La liste des entreprises n'affiche alors que les entreprises qui répondent au critère sélectionné.

3. Sélectionnez l'entreprise avec laquelle vous souhaitez travailler.

4. Cliquez sur le bouton Changer de liste de paie.

   Durant le traitement du changement de liste de paie, Powerpay affiche le message suivant :

   « Powerpay est en cours de changement de liste de paie. N'apportez aucune modification jusqu'à ce que le processus soit terminé. »

   Powerpay affiche la page Période de paie de l'entreprise sélectionnée.

Vous devez enregistrer les données entrées dans une page de saisie avant de la quitter (sauf dans le cas de la page Affichage du calendrier). Si vous ne le faites pas, elles seront perdues.

Remarque : Enregistrez souvent vos données. Après 30 minutes d'inactivité, votre session Powerpay prendra fin automatiquement et toutes les données non sauvegardées seront perdues.

Comment enregistrer les données entrées :

1. Rendez-vous tout à fait au bas de la page dans laquelle vous travaillez. Utilisez, au besoin, la barre de défilement.

2. Cliquez sur Enregistrer.

   Si des erreurs sont détectées dans vos données entrées, Powerpay affiche alors des messages d'avertissement et d'erreur.

3. Vérifiez les erreurs et les avertissements, puis apportez les corrections nécessaires.

4. Au besoin, cliquez de nouveau sur le bouton Enregistrer.

   Remarque : Si la page contient des erreurs, ne serait-ce qu'une seule, aucune donnée d'employé entrée dans cette page ne sera enregistrée.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Enregistrer d'une page, Powerpay analyse les données et vous informe de toute erreur ou de tout problème éventuel par rapport à la paie.

• Les messages d'erreur requièrent une action immédiate. Lorsqu'une erreur se produit, les données de la page ne peuvent pas être enregistrées tant que l'erreur n'est pas corrigée. Les messages d'erreur signalent le problème et suggèrent des façons d'y remédier.
• Les avertissements vous avisent des situations inhabituelles et possiblement non désirables. Lorsqu'un message d'avertissement s'affiche, Powerpay enregistre les données de la page. Cependant, vous devriez être informé du problème et, par conséquent, si vous êtes avisé d'une situation indésirable, apportez les changements nécessaires.

• Les messages d’avertissement lors de la fermeture de session vous rappellent à quelle date les données de la liste de paie doivent être soumises. Le message s'affiche à la fermeture de session de Powerpay ou lorsque l'utilisateur change de liste de paie. La date à partir de laquelle le message d'avertissement concernant la date de soumission devrait commencer à apparaître à tous les clients dépend du nombre de jours entré dans la section Courriels et notifications de la page Gestion des utilisateurs et des personnes-ressources. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Gestion des utilisateurs et des personnes-ressources.

  Les courriels et avis vous permettent de préciser le nombre de jours, avant la date de soumission, où les messages d’avertissement doivent s’afficher. Les valeurs acceptées dans ce champ varient en fonction de la fréquence de paie.

  Fréquence de paie	Valeurs acceptées
  Hebdomadaire	De 0 à 7
  Quinzomadaire	De 0 à 14
  Bimensuelle	De 0 à 15
  Mensuelle	De 0 à 30

  • Entrez la valeur 1 dans le champ si vous souhaitez que le message s'affiche à la date définie dans le champ À transmettre pour traitement le.
  • Entrez la valeur 2 dans le champ si vous souhaitez que le message s'affiche le jour précédent la date définie dans le champ À transmettre pour traitement le.
  • Entrez la valeur 3 dans le champ si vous souhaitez que le message s'affiche deux jours avant la date définie dans le champ À transmettre pour traitement le.
  • Pour afficher le message uniquement après la date définie dans le champ À transmettre pour traitement le, lorsque la liste de paie n'a pas encore été soumise aux fins de traitement, entrez la valeur 0 dans le champ.

  Par défaut, la valeur 0 est attribuée à tous les comptes.

Il est important de fermer correctement votre session Powerpay lorsque vous avez fini d'y travailler ou lorsque vous vous éloignez de votre ordinateur.

Si vous naviguez vers une autre fenêtre du navigateur sans avoir d'abord fermé votre session Powerpay, celle-ci continuera pendant 30 minutes. Pendant ces 30 minutes, n'importe qui ayant la possibilité d'utiliser votre ordinateur aura accès aux données de la paie.

Après 30 minutes d'inactivité, Powerpay met fin à la session. Si vous rouvrez un navigateur et tentez d'ouvrir une nouvelle session avant l'échéance de la session en cours, vous ne pourrez ouvrir cette nouvelle session.

Fermer une session Powerpay :

1. Cliquez sur le bouton Enregistrer afin de sauvegarder votre travail.
2. Cliquez sur le lien Fermer la session situé dans le haut de la page.
3. Si vous souhaitez obtenir de l'assistance pour votre traitement de la paie, cliquez sur le lien Nous joindre afin de communiquer avec l'équipe de prestation de services.
4. (Facultatif) Si vous désirez nous faire part de vos commentaires au sujet de l’application Powerpay, répondez à la question Votre expérience dans Powerpay a-t-elle été positive?et inscrivez vos commentaires dans la zone de texte prévue à cet effet.

5. Cliquez sur Fermer la session.

Le calendrier de la paie présente toutes vos périodes de paie régulières de l’année civile. Il comprend l’année, le numéro de période de paie, la date de fin de la période de paie, la date de paiement, la date à laquelle les données doivent être transmises à Ceridian ainsi qu’une mention indiquant si la paie a été produite ou non pour chaque période de paie.

Un calendrier a déjà été créé pour votre entreprise par l'équipe du service à la clientèle. Lorsque vous ouvrez une session Powerpay pour la première fois, vous devez d'abord approuver le calendrier avant de pouvoir entrer les données de la paie. Chaque année, généralement en octobre, le système vous demande d'approuver le calendrier de l'année suivante.

1. Ouvrez la page Affichage du calendrier. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Calendrier > Affichage du calendrier..

   ou

   Cliquez sur le lien contenu dans le message que vous avez reçu vous demandant d'approuver votre calendrier.

2. Vérifiez les numéros de période de paie, les dates de fin des périodes de paie et les dates de paiement afin de vous assurer qu'elles correspondent bien à vos critères.

   Remarque : Portez une attention particulière aux périodes de paie avoisinant un jour férié afin de savoir exactement quand transmettre vos données.

3. Si tout semble conforme à vos besoins, allez au bas de la page et cliquez sur le bouton Approuver. Le message Données enregistrées apparaîtra après quelques secondes.

   ou

   S'il y a quoi que ce soit d'inexact dans le calendrier, ouvrez la page Règles du calendrier. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Calendrier > Règles du calendrier. Cette page vous permet de corriger les règles qui définissent votre calendrier.

Les cycles de retenues et cotisations servent à choisir les retenues salariales et les cotisations patronales qui seront prélevées lors d'une période de paie. Un maximum de cinq cycles peut être créé. Le fait de cocher les cases relatives à des retenues et à des cotisations se trouvant sous l'un des cinq cycles entraînera le prélèvement de ces retenues ou cotisations lorsque ce cycle de paie sera choisi pour un traitement de la paie.

Si vous devez prélever les mêmes retenues et cotisations lors de chaque paie, vous pouvez définir un seul cycle. Si vous devez prélever certaines retenues ou cotisations lors de la première paie de chaque mois, mais en prélever une série différente lors de la paie suivante, vous devez alors définir deux cycles.

Conseil : Si la fréquence de la paie est hebdomadaire ou à la quinzaine, rappelez-vous cependant que les mois ne comportent pas tous le même nombre de périodes de paie.

Vous devez utiliser les cycles si des retenues ou des cotisations autres que les retenues obligatoires doivent être prélevées. Si vous ne prélevez que des retenues obligatoires, vous n'avez pas à configurer de cycles.

1. Accédez à la page Cycle de retenues et cotisations. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Cycles > Cycle de retenues et cotisations.

2. Choisissez les cycles auxquels doivent s’appliquer diverses retenues et cotisations en fonction de votre fréquence de paie.

   Paies hebdomadaires

   Les paies hebdomadaires comprennent quatre périodes de paie hebdomadaires et une cinquième période de paie deux fois par année. Vous devriez créer cinq cycles.

   1. Utilisez les cycles 1, 2, 3 et 4 correspondant aux quatre premières périodes du mois.
   2. Utilisez le cycle 5 UNIQUEMENT lorsqu’un mois comprend cinq périodes de paie.
   3. Attribuez les retenues ou les cotisations nécessaires pour chaque cycle.
   Paies à la quinzaine

   Les paies à la quinzaine comprennent deux paies chaque mois et une troisième paie deux fois par année. Vous devriez créer trois cycles.

   1. Utilisez les cycles 1 et 2 correspondant aux deux premières périodes du mois.
   2. Utilisez le cycle 3 UNIQUEMENT lorsqu’un mois comprend trois périodes de paie.
   3. Attribuez les retenues ou les cotisations nécessaires pour chaque cycle.
   Paies bimensuelles

   Chaque mois comprend toujours deux listes de paie bimensuelles. Vous devriez créer deux cycles.

   1. Utilisez le cycle 1 pour la première paie.
   2. Utilisez le cycle 2 pour la dernière période du mois.
   3. Attribuez les retenues ou les cotisations nécessaires pour chaque cycle.

3. Si vous devez apporter des modifications aux retenues et cotisations affichées, cliquez sur l'icône Nous joindre , située dans le coin supérieur droit de la page.

Les noms de service correspondent aux noms de tout service, succursale ou bureau de votre entreprise. Si votre entreprise ne compte aucun service, Powerpay attribuera par défaut le numéro de service 100 à tous vos employés. En plus de servir à identifier des services, les sous-groupes servent à distinguer certaines catégories d'employés (p. ex., type de poste, classe syndicale, division ou statut à temps plein ou à temps partiel). La création des services et des sous-groupes fait partie de la tâche plus vaste consistant à répartir les coûts de la main-d'œuvre et à gérer les employés.

Le nom et le numéro du service attribués à des employés servent à imputer les gains des employés et les cotisations patronales à un service afin d'en répartir les coûts et de produire des rapports. Dans les rapports Sommaire de la répartition et Écritures de journal de Ceridian, vous constaterez que les salaires et les gains de même que les cotisations patronales sont imputés à ces services. Pour répondre à vos questions concernant la répartition des coûts, veuillez consulter votre comptable. Si une attribution des coûts est requise, veuillez communiquer avec votre équipe de prestation de services.

Définir des noms de service et des sous-groupes

1. Ouvrez la page Configuration des services et de répartition. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Configuration des services et de la répartition.

2. Dans la colonne Description sous Numéro de service et service, entrez les noms des services à côté des numéros de service appropriés. Si vous devez inscrire plus de services qu'il n'y a de lignes, remplissez d'abord les lignes au complet, puis cliquez sur le bouton Enregistrer. De nouvelles lignes vides apparaîtront à la fin de la table.

3. Si votre entreprise utilise d'autres identificateurs, entrez les codes et leurs descriptions respectives dans les autres colonnes Code (sous-groupe Y, sous-groupe Z ou sous-groupe X).

4. Au besoin, entrez une description dans les champs français et anglais pour chaque sous-groupe (20 caractères max.).

   Remarque : Si vous entrez une description personnalisée uniquement dans l'un des deux champs (anglais ou français), elle sera affichée lorsque cette langue est sélectionnée pour l'interface de Powerpay. Si vous entrez une description personnalisée dans l'une des deux langues, Powerpay affiche la description par défaut dans cette langue.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Les descriptions et codes de sous-groupes sont indiqués dans les pages Powerpay pertinentes, notamment Valeurs par défaut des nouvelles embauches, Dossier d'employé, Feuille de présence et Modification de masse.

Il s'agit des valeurs que vous prévoyez utiliser fréquemment dans les feuilles de présence des employés. Des valeurs par défaut des feuilles de présence peuvent être définies pour les paiements réguliers et les deuxièmes paiements. Ainsi, vous n'aurez pas à sélectionner dans les listes déroulantes les catégories que vous utilisez fréquemment (comme les heures normales, les heures supplémentaires, les primes et les commissions). En définissant des valeurs par défaut comme des heures normales, par exemple, vous gagnerez du temps, car ce champ sera affiché dans chaque feuille de présence des employés horaires. Il est important de comprendre que le fait de définir des valeurs par défaut relativement aux heures et aux gains N'entraîne PAS automatiquement le versement de la paie des employés rémunérés à taux horaire. Il faudra toujours inscrire les valeurs liées à chaque élément de paie dans la page Feuille de présence afin que la paie soit produite.

1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.

2. Ouvrez la page Valeurs par défaut - Feuille de présence. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Valeurs par défaut > Feuille de présence.
3. Dans la section Paiement régulier, sélectionnez jusqu'à quatre types d'heures ou quatre types de gains à partir des listes.

   Remarque : Si vous avez besoin de types d'heures et de gains additionnels dans les listes déroulantes, communiquez avec l'équipe de prestation de services.

4. Si vous prévoyez recourir à des deuxièmes paiements, sélectionnez dans la section Deuxième paiement jusqu'à trois types d'heures ou trois types de gains à partir des listes.
5. Cliquez sur Enregistrer.
6. Vérifiez les résultats dans la page Feuille de présence. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Feuille de présence. Si vous configurez la feuille de présence en vue de deuxièmes paiements, vérifiez les résultats dans la page Feuille de présence - Deuxième paiement. Dans le menu Paie, sélectionnez Deuxième paiement > Feuille de présence - Deuxième paiement.

Par défaut, Powerpay trie la liste des employés dans l’ordre alphabétique des noms de famille, puis affiche tous les employés. Cet ordre est le même pour l’aperçu de la liste de paie et les rapports des ressources humaines.

Utilisez l’option Trier de la liste des employés afin de préciser :

• l’ordre dans lequel vous voulez que les dossiers d’employés apparaissent dans la liste
• les types d’informations que vous souhaitez afficher dans la liste des employés.

Les paramètres précisés ici ne modifieront rien dans votre registre de paie ou dans vos rapports. Ils ne visent qu'à organiser la liste des employés de manière à simplifier la saisie des données. Vous pouvez modifier en tout temps le tri et le filtrage du contenu de la liste; cependant, les paramètres par défaut précisés à l’aide de cette procédure seront ensuite appliqués à chaque ouverture de la liste des employés.

Tri

Une pratique courante consiste à trier par noms de famille d'employés le contenu de la liste des employés. Dans ce type de tri, Powerpay affiche les dossiers des employés par ordre alphabétique des noms de famille.

La fonction « Regrouper par » vous permet de grouper les dossiers d’employés en fonction d’un attribut commun (ex. : par service), puis de les trier selon l’ordre souhaité (par matricule ou par nom de famille d’employé) au sein de chaque groupe. Par exemple, les employés peuvent d’abord être regroupés par service, puis classés par ordre numérique de matricule.

Pour définir l’ordre de tri des données du registre et des bulletins de paie, communiquez avec votre équipe de prestation de services.

Filtrage

Les options de filtre détermineront quels groupes d'employés feront partie de la liste. Si vous choisissez le filtre Actif, par exemple, Powerpay n’affichera pas les dossiers d’ex-employés ou d’employés en congé. À tout moment, vous pouvez modifier les paramètres de filtrage afin de voir tous les employés dont le dossier figure dans Powerpay ou les employés qui correspondent à d'autres critères de filtrage. Le filtrage NE supprime PAS des dossiers, mais empêche plutôt l'affichage de certains.

Les options de tri et de filtre fonctionnent simultanément

Si, par exemple, vous choisissez de trier par Nom de famille et de filtrer selon l’option Actif, la liste des employés affichera uniquement les employés actifs et par ordre alphabétique de nom de famille.

La page Tri et filtre par défaut vise à simplifier votre travail. Utilisez-la chaque fois que vous souhaitez afficher les dossiers de vos employés selon l’ordre qui vous convient. Par exemple, lorsque vous travaillez dans la page Feuille de présence, vous pourriez vouloir afficher les dossiers des employés par ordre de matricule et regroupés par service. Par contre, lorsque vous modifiez les primes d'assurance collective, vous pourriez préférer obtenir les dossiers par ordre alphabétique de nom de famille si le rapport de la compagnie d'assurances les présente dans cet ordre. Vous pouvez modifier ces paramètres rapidement et facilement pour les besoins d'une tâche.

Remarque : Toutes les options de tri et de filtre enregistrées continueront de s’appliquer après la fin de votre session Powerpay.

Conseil : Cet ordre de tri est défini pour votre ID-utilisateur, pas pour la liste de paie. Chaque utilisateur peut donc définir ses propres options de tri pour la liste de paie.

Modifier l’ordre de tri

1. Accédez à la Liste des employés. La liste des employés est disponible dans chaque page où vous devez sélectionner le dossier de l’employé sur lequel vous voulez travailler, comme la page Feuille de présence et celle de Retenues et cotisations.

2. Cliquez sur le bouton Trier dans la liste des employés.

   Les options de tri sont les suivantes :

3. À partir de la liste déroulante Trier par, sélectionnez l’ordre souhaité.
4. Dans la liste Regrouper par, choisissez de quelle façon vous souhaitez que les employés soient regroupés en fonction de l’ordre de tri.
5. Cliquez sur Appliquer.

Filtrer la liste des employés

1. Accédez à la Liste des employés. La liste des employés est disponible dans chaque page où vous devez sélectionner le dossier de l’employé sur lequel vous voulez travailler, comme la page Feuille de présence et celle de Retenues et cotisations.
2. Cochez ou décochez les cases Actif, En congé ou Ex-employé, selon le cas.

Si vous prévoyez utiliser des pages Saisie rapide (plutôt que des pages Feuille de présence) pour l'entrée de données de la paie, vous devez spécifier les éléments de paie et les éléments de retenues et cotisations qu'il faut ajouter à la grille de saisie rapide. Si votre grille de saisie rapide est déjà configurée, vous pouvez la modifier au besoin à cette étape.

Remarque : Il est cependant possible de sélectionner uniquement des éléments qui ont déjà été configurés pour votre liste de paie. Il est impossible de supprimer des éléments de paie pour lesquels des données ont été entrées dans la page Saisie rapide. Veuillez communiquer avec l'équipe de prestation de services pour faire ajouter ou modifier un élément de paie à votre liste de paie.

Ajouter un élément dans la page Saisie rapide

1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.

2. Accédez à la page Saisie rapide. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Saisie rapide.
3. Cliquez sur .
4. Sélectionnez les champs que vous voulez ajouter à la grille dans les listes Heures, Gains, Retenues et Cotisation. Vous pouvez sélectionner autant d'éléments que vous le voulez à partir de chaque liste. À mesure que vous sélectionnez des éléments, ceux-ci s'affichent en dessous des listes de sélection.

5. Les colonnes s'affichent dans l'ordre d'affichage. Glissez-déposez les champs pour changer l'ordre des colonnes.

   Remarque : Cliquez sur le X pour supprimer un champ de la liste. S'il n'y a pas de X pour supprimer le champ de la liste, c'est qu'une valeur a été entrée dans la colonne. Supprimez les valeurs dans la colonne, et le X s'affiche pour supprimer le champ.

6. Cliquez sur le bouton Appliquer.

7. Cliquez sur pour sélectionner l'ordre de tri des employés dans la grille.
8. Sélectionnez les valeurs pour trier et regrouper les employés. Les données sont triées par valeur dans chaque groupe. Le champ Regrouper par s'affiche dans une colonne à droite du nom de l'employé dans la grille.
9. Cliquez sur le bouton Appliquer.
10. Cliquez sur pour sélectionner les éléments d'information relatifs à l'employé à ajouter dans la grille de saisie rapide. Ces champs ne servent pas à entrer des données.
11. Cliquez sur le bouton Appliquer.

La grille de saisie rapide s'affiche avec les champs sélectionnés.

Pour configurer la page Saisie rapide – Deuxième paiement, accédez à la page Saisie rapide – Deuxième paiement. Dans le menu Paie, sélectionnez Deuxième paiement > Saisie rapide – Deuxième paiement. et suivez les étapes décrites ci-dessus.

Les valeurs par défaut des nouvelles embauches accélèrent la saisie de données des nouveaux employés. Vous pouvez préciser les valeurs par défaut qui seront affichées dans la page Dossier d'employé et les faire apparaître dans le dossier de chaque nouvel employé. Si les valeurs par défaut d'un employé ne s'appliquent pas à son cas, vous pouvez les modifier.

1. Ouvrez la page Nouvelle embauche. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Valeurs par défaut > Nouvelle embauche.

   La page Valeurs par défaut – Nouvelle embauche s'affiche.

2. Remplissez tous les champs dont les valeurs sont communes à plusieurs nouveaux employés. Dans le cas des champs qui sont assortis d'une liste déroulante, cliquez sur le bouton Flèche-bas afin de sélectionner la valeur voulue. Si le champ n'est pas doté d'un bouton Flèche-bas, tapez tout simplement l'information dans le champ.

   Remarque : Aucun des champs de la page n'est obligatoire. Ces champs permettent d'accélérer la saisie de données en inscrivant automatiquement les données les plus courantes dans les champs, ce qui vous évite leur saisie si les valeurs correspondent aux valeurs par défaut.

3. Cliquez sur Enregistrer afin de confirmer les valeurs par défaut définies dans la page Dossier d'employés.

Les options sélectionnées dans cette page sont les options par défaut qui s'appliqueront aux deuxièmes paiements pour tous les traitements de la paie présents et futurs qui comprennent un deuxième paiement. Les paramètres par défaut ont trait aux retenues et cotisations diverses, aux saisies-arrêts, à la période visée et aux substitutions de dépôt direct.

Remarque : Vous pouvez au besoin entrer des substitutions ponctuelles pour ces valeurs par défaut dans la page Feuille de présence - Deuxième paiement. Dans le menu Paie, sélectionnez Deuxième paiement > Feuille de présence - Deuxième paiement.

Entrez des substitutions ponctuelles pour les montants des retenues (notamment, des montants ponctuels pour les retenues d'impôt fédéral et provincial), des cotisations et des saisies-arrêts tel qu'il est requis dans la page Feuille de présence - Deuxième paiement. Dans le menu Paie, sélectionnez Deuxième paiement > Feuille de présence - Deuxième paiement.

Remarque : Toutes les saisies-arrêts qui s'appliquent aux deuxièmes paiements effectués dans des traitements supplémentaires doivent être entrées manuellement dans la section relative aux page Feuille de présence - Deuxième paiement. Dans le menu Paie, sélectionnez Deuxième paiement > Feuille de présence - Deuxième paiement.

1. Ouvrez la page Options relatives aux deuxièmes paiements. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Valeurs par défaut > Options relatives aux deuxièmes paiements.

   La page Valeurs par défaut – Options relatives aux deuxièmes paiements s'affiche. Les options les plus courantes ont déjà été sélectionnées pour vous.

2. Pour modifier n'importe laquelle de ces options présélectionnées, cliquez sur le bouton situé en regard de l'option visée.
3. Cliquez sur Enregistrer afin de confirmer les paramètres par défaut configurés pour vos deuxièmes paiements.

Après avoir terminé les étapes de configuration des sections précédentes, vous pouvez commencer le

traitement de la paie. Les étapes habituelles figurent ci-dessous :

1. Choisissez une période de paie dans laquelle travailler. Effectuez l'une des procédures suivantes :

   • Créer une période de paie ou

   • Accéder à une période de paie existante

2. Entrez les écritures de contrepassation pour un paiement erroné effectué à la période de paie précédente

3. Entrez les écritures pour un paiement manuel effectué à la période de paie précédente

4. Saisir les renseignements relatifs aux nouveaux employés

5. Apportez les modifications nécessaires aux paramètres qui suivent :

   • Statut de l'employé

   • Renseignements relatifs au dépôt direct

   • Taux, facteurs et gains permanents

6. Saisir les heures et les gains qui doivent être payés

7. Apportez les modifications nécessaires aux paramètres qui suivent :

   • Retenues et cotisations

   • Mesures spéciales à l'égard de l'impôt

8. Effectuer la vérification des données de la paie

9. Demander un aperçu de la paie

10. Effectuer la transmission de la paie

Une période de paie est une période de temps définie à l'aide d'une date de début et d'une date de fin et à laquelle un numéro d'identification est assigné. Le nombre de périodes de paie régulières que compte une année est déterminé par la fréquence de paie.

Vous devez créer une période de paie et la choisir pour accéder aux menus Paie et Traitement afin d’y entrer des données.

1. Overez la page Choix de la période de paie. Cliquez sur le menu Période de paie.

2. Cliquez sur le bouton Création d'un traitement puis sélectionnez le type de traitement approprié.

   Remarque :

   • Si aucun traitement n’est ouvert, vous pouvez créer n’importe quel type de traitement.

   • Si un traitement est ouvert, d’autres sélections peuvent ne pas s’afficher.

   • Il ne peut y avoir qu’un traitement régulier et qu’un traitement supplémentaire ouvert dans Powerpay à la fois.

   • Si un traitement régulier est ouvert et qu’un traitement supplémentaire ou un traitement de RE est requis, le statut du traitement régulier passera à Suspendu. Aucune modification du traitement régulier n’est permise jusqu’à ce que l’autre traitement soit soumis ou fermé par votre équipe de prestation de services.

   • Si un traitement de fin d’année est ouvert, aucune autre sélection ne s’affiche. Le traitement de fin d’année doit être soumis avant de pouvoir retourner à un traitement ou en créer un autre. La sélection Création d’un nouveau traitement de fin d’année s’affiche durant la période de fin d’année (de janvier à mars).

3. Répondez Oui à la question « Voulez-vous créer un traitement maintenant? »
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Vérifiez l'exactitude de la Date de fin de la période de paie.

6. Cliquez dans la section Date de paiement et sélectionnez la date de paiement.

7. Cochez la case Écritures de journal afin de recevoir les écritures de journal. On les demande généralement à chaque période de paie ou à la fin du mois.

8. Au besoin, cochez la case Rapport Statistique Canada afin de recevoir ce rapport.

9. Sélectionnez un cycle dans la liste déroulante Cycle de retenues et cotisations. Le cycle 1 renvoie à la première date de paie du mois. Le cycle 2 renvoie à la deuxième date de paie du mois, et ainsi de suite. Chaque cycle est un ensemble de retenues et de cotisations qui s'appliquent lors d'un traitement de la paie.

10. Afin d'interrompre les dépôts directs et les transferts de fonds de tous les employés, sélectionnez l'option Annuler tous les dépôts directs pour la paie en cours. Quand vous sélectionnez cette option, tous les employés sont rémunérés par chèque pour cette période de paie. On utilise souvent cette option dans les situations suivantes :

    • pour produire des chèques de primes pour les employés;

    • pour effectuer le traitement de la paie lorsqu'on manque de temps pour s'occuper des paiements directs avant la date de paiement.

    Remarque : Si cette option est sélectionnée, cela indique que vous avez précisé à Ceridian que vous ne voulez pas que les dépôts directs soient transférés dans les comptes bancaires des employés pour ce traitement de paie.

11. (facultatif) Entrez un message à imprimer sur les bulletins de paie de l’employé pour ce traitement de la paie (maximum de 54 caractères).

12. Cliquez sur Enregistrer.

13. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée. Les menus Paie et Traitement sont à présent disponibles.

Après avoir créé une période de paie, elle est visible sur la page Choix de la période de paie. Cliquez sur le menu Période de paie. . Il vous est donc possible d'accéder à cette période de paie et d'y entrer les données de la paie.

1. Dans la barre de menus, sélectionnez Période de paie.

2. Cliquez sur Saisie.

Conseil : Chaque fois que vous ouvrez une session dans Powerpay en vue de saisir des données relatives à la paie, vous devez sélectionner Période de paie dans la barre de menus, puis cliquer sur Saisie afin de sélectionner la période de paie qui s'applique.

La page Saisie rapide s'ouvre et les menus Paie et Traitement sont disponibles.

Les onglets Entreprise et Rapports sont toujours disponibles, peu importe le statut de la période de paie.

Pour recevoir une paie, les renseignements d'un employé doivent être configurés dans Powerpay. Les renseignements de l'employé requis comprennent le nom, l'adresse, le NAS, le taux de rémunération, le service, le taux de vacances, le montant d'exonération à l'égard de l'impôt, ainsi que le statut relatif au RPC/RRQ, à l'AE et au RQAP au besoin.

Il est possible de configurer Powerpay pour importer les données d'employé provenant de systèmes de gestion de la main-d'œuvre reconnus. Communiquez avec Ceridian (cliquez sur le lien Nous joindre) pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet.

De nombreux champs de la page Nouvel employé sont remplis automatiquement à condition d'avoir défini des valeurs par défaut appropriées à la page Valeurs par défaut des nouvelles embauches (Entreprise > Valeurs par défaut > Nouvelle embauche).

1. Ouvrez la page Nouvelle embauche. Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Nouvelle embauche.

2. La page Dossier d'employé s'affiche. Toutes les données que vous avez entrées dans la page Valeurs par défaut des nouvelles embauches figureront dans les champs correspondants de cette page. Vous pouvez toutefois les modifier au besoin.

3. Entrez tous les renseignements pertinents du nouvel employé.

4. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

5. Répétez ces étapes pour ajouter d'autres employés.

Conseil : Pour modifier les renseignements existants sur l'employé, accédez à la page Dossier d'employé. Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dossier d'employé.

Si votre entreprise a été autorisée à utiliser le service de dépôt direct, vous devez entrer les renseignements bancaires de vos employés dans Powerpay afin qu'ils reçoivent leur paie par dépôt direct. Si aucun renseignement bancaire n'est entré, la paie de l'employé lui sera versée au moyen d'un chèque.

Il est également possible de configurer Powerpay pour importer les données d'employé provenant de systèmes de gestion de la main-d'œuvre. Communiquez avec Ceridian (cliquez sur le lien Nous joindre) pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet.

1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.

2. Ouvrez la page Dépôt direct. Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dépôt direct.
3. Sélectionnez un employé dans la liste des employés située dans la partie gauche de la page.

4. Assurez-vous que la case Activer dépôt est cochée.

   Conseil : Il est possible de configurer tous les dépôts sans les activer. Il suffit de NE PAS cocher la case Activer dépôt.

5. Entrez les données bancaires figurant sur le chèque annulé de l'employé :

   • Institution financière  – Choisissez dans la liste le nom d'une institution financière.

   • Numéro de transit  – Entrez le numéro de transit à cinq chiffres qui correspond à l'institution financière sélectionnée.

   • Numéro de compte – Entrez le numéro de compte.

   Pour obtenir plus de renseignements, consultez la rubrique Comment trouver les renseignements pertinents sur une formule de chèque annulé.

6. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

   Powerpay enregistre les données, puis les affiche. Le bouton Ajouter un dépôt direct s'affiche.

7. Si un employé demande que son salaire soit divisé et versé dans plus d'un compte, cliquez sur le bouton Ajouter un dépôt direct. Ceridian peut effectuer des dépôts directs dans six comptes différents chaque période de paie. Pour obtenir plus de renseignements à ce sujet, consultez la rubrique Activation de dépôts directs additionnels pour un employé.

   La section Détails sur les dépôts supplémentaires de la page s'affiche.

8. Assurez-vous que l'option Activer dépôt est sélectionnée.
9. Dans la liste du champ Priorité du dépôt, sélectionnez la priorité de ce dépôt supplémentaire.
10. Entrez les renseignements bancaires et les directives de paiement relatives au deuxième dépôt.

11. Sélectionnez l'une des options suivantes relatives au type de dépôt :

    • Montant – Sélectionnez cette option afin de définir un montant devant réellement être déposé dans le compte supplémentaire chaque période de paie. Entrez le montant dans le champ Valeur du dépôt direct.

    • Pourcentage – Sélectionnez cette option afin de définir un pourcentage du paiement qui devrait être déposé dans le compte supplémentaire chaque période de paie. Entrez le pourcentage dans le champ Valeur du dépôt direct.

    Remarque :

    • Lorsqu'on opte pour un pourcentage, celui-ci sera établi en fonction du montant de paie nette qui reste à déposer et non du plein montant des gains.

    • La valeur maximale du dépôt direct pour un dépôt supplémentaire est de 99 000 $.

12. (Facultatif) Si vous avez choisi l'option Montant à l'étape précédente, il vous est possible de préciser un montant unique (et non la valeur par défaut) à déposer dans le compte supplémentaire pour la période de paie courante.

13. Répétezles étapes 5 à 12 pour chaque dépôt direct supplémentaire (maximum cinq comptes). Pour les dépôts supplémentaires, vous pouvez préciser une valeur de remplacement de dépôt pour la période de paie courante.

    Remarque : Les dépôts supplémentaires NE sont PAS traités au cours des traitements supplémentaires (qui s'agisse de paiements réguliers et de deuxièmes paiements des employés). Le montant complet de la paie nette sera déposé dans le compte bancaire défini pour le dépôt principal de l'employé. Si vous voulez verser d'autres gains à un employé par l'intermédiaire d'un autre dépôt effectué dans un compte additionnel lors d'un traitement supplémentaire, veuillez préciser le montant de ce dépôt dans le champ Valeur de remplacement du dépôt.

14. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour confirmer tous les paramètres relatifs aux dépôts directs.
15. Répétez cette procédure pour chaque employé de la liste des employés pour lequel des dépôts directs sont requis.

Conseil : Pour désactiver le Dépôt direct, décochez la case Activer le dépôt.

Les taux, facteurs et gains permanents sont des valeurs permanentes telles que les allocations d'automobile ou le taux horaire permanent qui sont attribuées individuellement à des employés. Ces montants peuvent s'appliquer à chaque paie ou n'apparaître que dans certains cycles de paie en définissant le Cycle des gains permanents (Entreprise >Cycles > Cycle des gains permanents).

Toutes les descriptions relatives aux taux, facteurs et gains s'afficheront dans Powerpay; tout ce qu'il vous reste à faire, c'est de leur attribuer des valeurs. Si vous avez besoin d'autres descriptions relatives aux taux, facteurs et gains, communiquez avec Ceridian (en cliquant sur le lien Nous joindre).

Lorsque la description d'un taux permanent est sélectionnée dans la page Feuille de présence et qu'une valeur est entrée, cette valeur est multipliée par le taux affiché dans cette page plutôt que par le taux horaire normal de l'employé.

Lorsque la description d'un facteur permanent est sélectionnée dans la page Feuille de présence et qu'une valeur est entrée, cette valeur est multipliée par le facteur affiché dans cette page et le résultat est ensuite multiplié par le taux régulier de l'employé.

Les montants entrés comme gains permanents sont automatiquement versés à l'employé chaque période de paie (tout comme les employés rémunérés à salaire reçoivent leur salaire régulier chaque période de paie).

Lorsque vous avez entré vos données relatives à l'entreprise, vous avez peut-être défini des taux et des facteurs par défaut devant figurer dans les feuilles de présence de tous les employés. Il est cependant possible, dans le cas d'autres types d'heures, que les taux ou les facteurs varient d'un employé à l'autre.

Ces valeurs propres à chaque employé sont entrées dans cette page.

Les gains permanents ne peuvent s'appliquer par défaut à l'ensemble de l'entreprise. Vous devez entrer une valeur relative à chaque employé recevant un gain permanent dans cette page.

Ni le taux horaire régulier ni le salaire fixe des employés ne sont entrés dans cette page. Ceux-ci sont entrés dans la page Dossier d'employé. Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dossier d'employé..

1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.
2. Ouvrez la page Taux, facteurs et gains permanents. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Taux, facteurs et gains permanents.
3. Sélectionnez le nom de l'employé dans la Liste des employés.

4. Ajoutez, modifiez ou supprimez les renseignements de cet employé. (Si vous effacez une valeur, Powerpay la considère comme étant zéro.)

   Si vous ajoutez des montants pour un nouvel employé qui N’a PAS travaillé pendant toute la période de paie, vous devez entrer des substitutions de gains permanents dans la page Feuille de présence. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Feuille de présence.

5. Cliquez sur Enregistrer.
6. Répétez la procédure pour tous les employés concernés.

Une remarque spéciale à l'égard de l'impôt est une raison justifiant la modification du calcul des retenues du RPC/RRQ, d'AE, du RQAP, d'impôt fédéral et provincial à partir des gains d'un employé.

Il N'est PAS nécessaire d'entrer des mesures spéciales, sauf si des circonstances inhabituelles influent sur le calcul des retenues obligatoires de l'employé. La plupart des dossiers d'employé NE font PAS l'objet de mesures spéciales.

1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.

2. Ouvrez la page Retenues obligatoires. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues obligatoires.

   La page Paiement régulier – Retenues obligatoires s'affiche.

3. Sélectionnez le nom de l'employé dans la Liste des employés.

4. Entrez les changements requis dans l'une ou l'autre des sections suivantes :

   • Retenue du RPC/RRQ

   • Retenue d'AE

   • Options fiscales

5. Cliquez sur Enregistrer.
6. Répétez la procédure pour chaque employé.

Une retenue est un montant prélevé sur la paie brute de l’employé sans être nécessairement une retenue obligatoire. Il pourrait s’agir, par exemple, d’un montant prélevé pour amasser des fonds pour les activités sociales des employés.

Une cotisation est un montant que l’employeur verse pour le compte d’un employé. La somme que l’entreprise verse dans le régime de retraite de l’employé en est un exemple.

Les méthodes de calcul les plus courantes sont les suivantes :

• Montant - Les montants fixes ne sont pas liés aux types de gains.
• Pourcentage - Dans le cas des montants calculés en pourcentage, vous devez connaître les gains servant de base au calcul du pourcentage.

Toutes les retenues et les cotisations configurées pour votre entreprise sont affichées dans la page Retenues et cotisations. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues et cotisations.

Afin d’obtenir des renseignements au sujet d’une retenue ou d’une cotisation particulière paraissant dans la page Retenues et cotisations, cliquez sur le lien correspondant pour ouvrir une fenêtre contextuelle décrivant comment le montant est calculé.

Les retenues et les cotisations inscrites en caractères gras s'appliqueront à la période de paie courante.

Il est possible d'entrer des substitutions pour les données relatives aux retenues et cotisations dans la page Saisie rapide si la retenue ou la cotisation en question a été sélectionnée comme option dans la page Saisie rapide. Si vous définissez le dossier d'un nouvel employé ou si des changements temporaires doivent être apportés dans le cas d'un employé existant, vous devez utiliser la page Retenues et cotisations. Après avoir entré des données dans la page Retenues et cotisations pour un employé, les champs relatifs aux retenues et aux cotisations de la page Saisie rapide de cet employé ne sont plus modifiables. La mention Ret./cot. s'affiche à côté des champs pour indiquer ce fait.

1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.
2. Accédez à la page Retenues et cotisations. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues et cotisations.
3. Sélectionnez le nom d'un employé dans la Liste des employés.

4. Entrez les retenues et les cotisations dans les champs appropriés.

   Les montants permanents sont affichés dans le champ Valeur permanente. Il est possible d’entrer un montant temporaire pour un employé sans qu’aucune valeur permanente ne soit configurée.
   

   Le fait d’entrer un montant dans le champ Une seule paie force le prélèvement de ce montant unique de retenue ou de cotisation, même s’il ne fait pas partie du cycle des retenues et cotisations. Une fois la paie produite, le contenu du champ Une seule paie sera effacé.
   

5. Cliquez sur Enregistrer.
6. Répétez les étapes 2 et 5 pour tout autre employé approprié.

Conseil : Lorsque vous avez défini les données relatives à l'entreprise, vous avez créé le Cycle de retenues et cotisations (Entreprise > Cycles > Cycle de retenues et cotisations) qui détermine quelles retenues et cotisations sont prélevées chaque période de paie. Les valeurs entrées dans cette page indiquent à Powerpay les montants des retenues et des cotisations à prélever pour chaque employé. Vous pouvez définir des montants permanents ou ponctuels dans cette page.

Une contrepassation sert à supprimer complètement des cumuls annuels de l'employé tous les montants découlant d'un paiement erroné. Les contrepassations n'émettent pas de contre-ordre et ne devraient être entrées dans Powerpay qu'une fois le contre-ordre émis par rapport au paiement erroné.

Une contrepassation est généralement effectuée dans les situations suivantes :

• Le montant payé à un employé lors de la paie précédente était erroné. Dans un tel cas, le chèque initial doit être contrepassé et un chèque manuel au montant adéquat doit être émis.
• Vous devez rectifier des montants. Par exemple, si vous avez prélevé par erreur des cotisations syndicales plutôt qu'une retenue pour don de charité, le montant du chèque peut être le même, mais vous devez contrepasser la valeur de ces champs de façon à rectifier les totaux comptables et les chiffres du grand livre. Dans un tel cas, il n'est pas nécessaire de récupérer le chèque ou d'y faire opposition. Il pourrait être préférable de traiter ces erreurs en tant que rectifications et d'attendre de corriger ces cumuls annuels si le délai n'a pas d'incidence sur votre comptabilité.

Utilisez la page Contrepassation. Dans le menu Paie, cliquez sur Rectifications > Contrepassation. pour contrepasser les heures, les gains, les retenues et les cotisations servant au calcul du montant du chèque émis à l'intention de l'employé.

Cette correction vous assure que :

• les cumuls annuels associés à chaque élément seront mis à jour. Cette opération est particulièrement importante pour tous les éléments qui figurent sur les formulaires fiscaux (feuillets T4 et T4A, Relevés 1 et 2).
• tous les gains auront été enregistrés afin de produire un RE fidèle
• les cotisations patronales au RPC/RRQ, à l'AE et au RQAP (le cas échéant) seront également rectifiées.
• Si l'employé cumule ses paies de vacances, son accumulateur sera également rectifié.
• Si la province où travaille l'employé impose des cotisations sociales, Powerpay calculera, s'il y a lieu, les charges afférentes aux gains et aux avantages imposables de l'employé.
• Toutes ces sommes sont présentées avec les totaux courants dans la page Aperçu des résultats de même que dans vos rapports produits.
• s'assurer que les remises sont versées au gouvernement.

Remarque : Les valeurs que vous entrez pour une contrepassation doivent être exactement contraires àun chèque manuel doivent être identique à celles ayant servi à calculer le chèque initial. Si le montant initial était positif, entrez le même montant dans cette page, précédé du signe négatif. À l'inverse, si le montant initial était négatif, entrez le même montant dans la page Contrepassation, précédé du signe positif.S'il y a des différences, vous devrez les examiner et les corriger.

N'entrez que des valeurs monétaires s'il s'agit de gains et de retenues. Par exemple, si une retenue particulière se calcule à un taux de 4 % de la paie brute, calculez le montant que représente 4 % de la paie et entrez-le en valeur négative. N'inscrivez pas « -4 » pour indiquer un pourcentage. La page Contrepassation est configurée de façon que les montants s'annulent et que Powerpay ne produise aucun chèque.

Si l'employé a reçu un montant pour des heures ou pour des gains sous plus d'une description ou pour plus d'une période de paie, entrez chaque élément sur une ligne distincte. Pour ajouter des lignes, cliquez sur le bouton Enregister. Powerpay actualise la page et ajoute de nouvelles lignes.

Remarque : Si le paiement erroné comprenait un très gros montant au titre de l’impôt sur le revenu, veuillez communiquer avec votre équipe de prestation de services pour discuter des options de correction.

1. Faites opposition au paiement émis par Ceridian. Si le paiement a été émis par Ceridian, composez le numéro sans frais indiqué dans la page Rectifications – Contrepassation. Ce numéro sans frais figure également sur la première page de vos rapports de la paie. Pour obtenir plus de détails à ce sujet, consultez la rubrique Contre-ordre relatif à un chèque ou à un dépôt direct d'un employé.
2. Afin de recueillir l'information pertinente à la saisie des données de contrepassation, utilisez les rapports Registre de paie et Piste de vérification (en ligne) sur lesquels figurent les données du chèque.
   • Servez-vous du rapport Registre de paie pour retracer les différents types d'heure et de gain, les retenues obligatoires, les retenues diverses, les cotisations, les retenues pour saisie-arrêt et le montant de paie nette inscrit sur le chèque initial.
   • Servez-vous du rapport Piste de vérification afin de déceler les possibles situations exceptionnelles ayant prévalu lors de l'émission du chèque initial (comme des heures ou des gains attribués à un service d'attache temporaire ou, encore, des heures entrées à un taux d'exception).
3. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.
4. Ouvrez la page Contrepassation. Dans le menu Paie, cliquez sur Rectifications > Contrepassation.
5. Ouvrez la Liste des employés, puis sélectionnez le nom de l'employé dont le paiement était erroné.
6. Entrez toutes les heures et les gains ayant servi à produire le paiement initial, mais en tant que valeurs négatives (c.-à-d. précédées d’un signe négatif [-]).
7. Sélectionnez la période de paie durant laquelle les heures ou les gains ont été enregistrés initialement dans le champ Sélectionnez une période de paie.
8. Entrez les montants restants ayant servi à produire le paiement initial, mais en tant que valeurs négatives (c.-à-d. précédées d’un signe négatif [-]).

9. S’il y a lieu, entrez les montants des saisies-arrêts. Pour en savoir davantage, consultez la rubrique Entrez un montant ponctuel pour une saisie-arrêt.

   Remarque importante : Veuillez communiquer avec l’équipe de prestation de services afin d’obtenir de l’aide à ce sujet si Ceridian effectue les remises en votre nom.

10. Cliquez sur le bouton Enregister.

    Un message indique si votre entrée est en équilibre. Si l’entrée n’est pas en équilibre, rajustez-la et cliquez sur Enregistrer de nouveau.

    Remarque : Les contrepassations sont habituellement entrées sous forme de valeurs négatives. Si le montant indiqué dans votre registre est négatif, entrez le montant de la contrepassation sous forme de valeur positive

Un paiement manuel est un paiement établi pour un employé à l'extérieur de l'application Powerpay. Les valeurs doivent être entrées dans Powerpay pour mettre à jour les valeurs de cumul annuel de l'employé, y compris la paie brute, les retenues obligatoires, les retenues salariales, les cotisations patronales ou les avantages et la paie nette.

Cette correction vous assure que :

• les cumuls annuels associés à chaque élément seront mis à jour. Cette opération est particulièrement importante pour tous les éléments qui figurent sur les formulaires fiscaux (feuillets T4 et T4A, Relevés 1 et 2).
• tous les gains auront été enregistrés afin de produire un RE fidèle
• les cotisations patronales au RPC/RRQ, à l'AE et au RQAP (le cas échéant) seront également rectifiées.
• Si l'employé cumule ses paies de vacances, son accumulateur sera également rectifié.
• Si la province où travaille l'employé impose des cotisations sociales, Powerpay calculera, s'il y a lieu, les charges afférentes aux gains et aux avantages imposables de l'employé.
• Toutes ces sommes sont présentées avec les totaux courants dans la page Aperçu des résultats de même que dans vos rapports produits.
• s'assurer que les remises sont versées au gouvernement.

1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.
2. Ouvrez la page Chèque manuel. Dans le menu Paie, cliquez sur Rectifications > Chèque manuel.

3. Ouvrez la Liste des employés, puis sélectionnez le nom de l'employé pour lequel un chèque manuel a été émis.

   Les nom, matricule, taux de rémunération de base, service d'attache, statut, type de rémunération, province d'emploi et catégorie d'AE s'afficheront dans le haut de la page. Paraîtront également les détails particuliers à la province ou au territoire de travail de l'employé et à la catégorie d'AE.

4. Veillez à ce que le chèque manuel émis concerne la même province et la même catégorie d'AE que celles affichées pour l'employé dans la page Dossier d'employé. Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dossier d'employé.l’onglet Rémunération. Dans le menu Effectifs , cliquez sur Liste des effectifs > Rémunération. Si ce N'est PAS le cas, communiquez avec l'équipe du service à la clientèle de Ceridian pour obtenir de l'aide et ne tenez pas compte de la suite des présentes directives.

5. Entrez les montants ayant servi à produire le chèque manuel.

   Remarque : Le montant calculé ne s'affichera dans la page que lorsque vous aurez cliqué sur le bouton Enregistrer.

6. Sélectionnez la période de paie durant laquelle les heures ou les gains ont été enregistrés dans le champ Sélectionnez une période de paie.

7. S’il y a lieu, entrez les montants des saisies-arrêts. Pour en savoir davantage, consultez la rubrique Entrez un montant ponctuel pour une saisie-arrêt.

   Remarque importante : Veuillez communiquer avec l’équipe de prestation de services afin d’obtenir de l’aide à ce sujet si Ceridian effectue les remises en votre nom.

8. (Facultatif) Entrez le numéro du chèque manuel dans le champ Numéro de chèque d’entreprise.

9. Cliquez sur Enregistrer.

10. Un message indique si votre entrée est en équilibre. Si l’entrée n’est pas en équilibre, rajustez-la et cliquez sur Enregistrer de nouveau.

Un changement de statut a lieu lorsque la situation de travail de l'employé change : cessation d'emploi, réembauche, congé prolongé ou réactivation. Le statut d'un employé détermine s'il doit recevoir un salaire ou non. Les employés dont le statut est Actif sont rémunérés. Les ex-employés et les employés en congé ne sont pas rémunérés. Les ex-employés et les employés en congé sont seulement payés durant le traitement actuel lorsque l’option Paie courante du « Processus » est sélectionnée - ils ne seront pas payés pour les prochains traitements.

Cette page permet de changer le statut d'un employé et de lui attribuer l'un des statuts suivants : Actif, Ex-employé, En congé.

Cette page permet aussi de produire un relevé d'emploi (RE) pour un employé

1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.

2. Accédez à la page Changement de statut / RE. Dans le menu Paie, sélectionnez RE / Changement de statut de l'employé > Changement de statut / RE.
3. À partir de la Liste des employés, sélectionnez le nom de l’employé dont le statut doit être modifié.
4. Dans la section Options de changement de statut, choisissez les options applicables. Les options suivantes sont disponibles :
   • Statut résultant – Le statut que devrait avoir l’employé après le changement de statut. Trois options sont offertes : Actif, En congé et Ex-employé.
   • Relevé d’emploi – Les options du relevé d’emploi sont les suivantes : Produire, Modifier et Ne pas produire.
   • Paie courante – si la paie courante était traitée. Les options sont les suivantes : Traiter et Ne pas traiter.

   L'option choisie habituellement serait :

   Ex-employé, Produire, Traiter.

   Lorsque vous sélectionnez l’option Traiter dans le champ Paie courante, le contenu de l’accumulateur de vacances peut être versé même si l’employé n’a pas d’autres revenus à recevoir.

   Remarque : Lorsqu’une combinaison d’options de changement de statut non valide est sélectionnée, un message d’erreur s’affiche.

   Remarque : Si l’option de changement de statut sélectionnée fait en sorte que l’employé doit être réactivé, un message s’affiche.

   Remarque : Il est impossible de produire un relevé d’emploi (RE) pour un employé n’ayant reçu aucun gain imposable. Apportez les rectifications nécessaires à l’historique d’AE de l’employé avant de procéder au changement de son statut.

Pour plus d’information, consultez la rubrique Options de changement de statut.

5. Cliquez sur Suivant.

   Selon la mesure choisie, d’autres champs obligatoires peuvent s’afficher.

6. Au besoin, remplissez les champs additionnels.
7. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

our lancer la production d'un relevé d'emploi (RE), choisissez l'une des options du relevé d'emploi parmi les Options de changement de statut, soit Produire le RE ou Produire un RE modifié.

Créer un relevé d’emploi (RE)

1. Une paie doit-elle être versée à l’employé avec son relevé d’emploi? Par exemple : Paie de vacances ou indemnité de départ.
   • Dans l’affirmative, traitez le traitement régulier ou créez un traitement supplémentaire basé sur la date de versement de la dernière paie.
   • Dans la négative, créez un traitement de RE.

2. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.

3. Ouvrez la page Changement de statut / RE. Dans le menu Paie, sélectionnez RE / Changement de statut de l'employé > Changement de statut / RE.
4. Dans la Liste des employés, sélectionnez l’employé pour lequel vous désirez produire le RE.
5. Dans la section Options de changement de statut, choisissez l’option qui s’applique à l’employé sélectionné. Pour plus d’information, consultez la rubrique Options de changement de statut.

6. Cliquez sur Suivant.

   Les champs du RE s’affichent dans la page Changement de statut de l’employé. Certains champs sont déjà remplis.

7. Dans la section Dates relatives à l'employé, entrez le Dernier jour de travail, qui est le dernier jour où l’employé s’est présenté au travail.
8. Vérifiez l’exactitude des données et apportez les corrections ou les mises à jour nécessaires.

9. Remplissez les champs obligatoires qui sont vides.

   Conseil : Passer en revue la section Relevé d’emploi – Description des champs au bas de cette page pour obtenir des directives relatives aux cases du RE.

10. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

11. Assurez-vous que toutes les autres tâches liées au traitement de la paie sont terminées avant de soumettre les données de la liste de paie.

    Remarque importante : Si les gains doivent être reportés à une période de paie ultérieure, communiquez avec l’équipe de prestation de services afin d’obtenir de l’aide pour créer les périodes de paie nécessaires et vous assurer qu’une entrée supplémentaire est saisie par Ceridian avant la transmission des données. Cela permettra d’éviter de corrompre le fichier d’historique d’AE ou du RQAP.

12. Mettez à jour les gains assurables avec les corrections qui n’ont pas encore été saisies.
    • Traitements réguliers ou supplémentaires – Pour les erreurs du traitement antérieur, saisissez les entrées manuelles ou les données de contrepassation requises. Pour des ajustements de périodes de paie antérieures, accédez à la page Rectifications des gains assurables. Dans le menu Paie, cliquez sur RE / Changement de statut de l'employé > Rectifications des gains assurables.. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Rectifier l'historique des gains assurables.
    • Traitements de RE - Accédez à la page Rectifications des gains assurables. Dans le menu Paie, cliquez sur RE / Changement de statut de l'employé > Rectifications des gains assurables.. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Rectifier l'historique des gains assurables.
13. Demandez un aperçu des résultats de la paie sur la page Aperçu des résultats de la paie. Dans le menu Traitement, sélectionnez Aperçu des résultats de la paie.

14. S’il y a lieu, résolvez tout message d’erreur lié au RE.

15. Vérifiez l’exactitude du RE produit dans le cadre de la vérification des résultats de la paie (lien Relevés d’emploi). Consultez également la rubrique Rapports Relevé d'emploi.

    Les relevés d’emploi deviennent officiels au moment du lancement du processus exécuté en arrière-plan quand une liste de paie est envoyée en vue de son traitement. À cette étape, un numéro de série est fourni. Jusqu’à l’émission du numéro de série, le formulaire se présente sous forme de brouillon et ne peut être utilisé qu’à des fins d’affichage et de vérification.

16. Soumettez la paie en vue de son traitement (Traitement > Soumettre).

17. Ne postez aucune copie du RE à Service Canada.

    Remarque : Une copie électronique sous forme sécurisée sera envoyée à Service Canada en votre nom. Ceridian transmet un fichier TAP RE à Service Canada chaque jour ouvrable à 13 h, HNE. L’heure de transmission des données de RE du client dépend du type de traitement de production.

18. (Facultatif) Distribuez les copies destinées aux employés des formulaires imprimés à partir de la page Rapports de la paie. Dans le menu Rapports, sélectionnez Rapports de la paie. ou de votre enveloppe de la paie. Vous pourrez consulter vos copies électroniques en ligne pendant 13 mois.

    Remarque : Les employeurs soumettant des RE électroniques n’ont pas l’obligation de remettre une copie papier à l’employé. Les employés qui se sont inscrits à Mon dossier, le service en ligne de Service Canada, peuvent également consulter ou imprimer des copies de leur RE électronique. Pour supprimer la copie de l’employé, contactez votre équipe de prestation de services

    Remarque importante : Avisez vos employés qu’ils ne doivent pas remettre une copie papier à un bureau de Service Canada au moment de présenter une demande d’assurance-emploi (AE) si le numéro de série de leur RE commence par la lettre « S ». Cela pourrait retarder le traitement de leur demande.

Il existe deux méthodes différentes pour saisir manuellement les heures et les gains dans Powerpay .

• Entrez les heures des employés, les gains, les retenues et les cotisations dans les pages d’entrée rapide que vous avez configurées pour faciliter la saisie. La méthode de saisie rapide convient à la plupart des paiements.
• Pour saisir un paiement pour un seul employé ou pour définir des exceptions aux paiements d’un employé particulier, utilisez les pages Feuille de temps détaillée de l’employé – Paiement normal ou Feuille de temps détaillée de l’employé – Deuxième paiement de cet employé.

Pour que les employés soient payés, vous devez entrer des données dans la page Saisie rapide ou dans la page Feuille de présence (ou encore, dans la page Feuille de présence – Deuxième paiement). Généralement, les utilisateurs de Powerpay emploient régulièrement ces deux méthodes.

Conseil : Si vous prévoyez recourir aux deux méthodes pour saisir vos données de la paie, entrez les données requises dans la page Saisie rapide avant d'accéder à la page Feuille de présence. Les données saisies dans la page Feuille de présence ne peuvent être modifiées dans les pages Saisie rapide.

Il est également possible de configurer Powerpay de sorte à pouvoir importer les données d'employé provenant de systèmes de gestion de la main-d'œuvre et de gestion des heures et de l'assiduité. Pour obtenir plus de détails à ce sujet, communiquez avec l'équipe de prestation de services (cliquez sur le lien Nous joindre ).

La page Saisie rapide vous permet d'entrer les heures, les gains, les retenues et les cotisations de plusieurs employés pour un traitement de la paie. Le nombre d'employés paraissant dans chaque page de même que le choix des gains, heures, retenues et cotisations et leur position dans la page sont laissés à votre discrétion. Vous pouvez donc créer une page Saisie rapide efficace en vue de la saisie des données de la paie.

Conseil : Lors des traitements réguliers, les employés rémunérés à salaire reçoivent un traitement fixe; vous n'avez donc pas à entrer de montants dans leur cas, à moins que vous ne désiriez leur verser un montant en plus de leur salaire régulier ou leur verser une partie de leur salaire.

Avant de commencer, voici quelques règles s'appliquant aux données entrées dans la page Saisie rapide.

• Toutes les données entrées s'appliquent à Une seule paie.

• Toutes les données entrées s'appliquent à la période de paie courante.

• Toutes les données relatives à un employé sont attribuées au service d'attache de l'employé.

• Toutes les données relatives à un employé sont multipliées par le taux de rémunération de base courant ainsi que par les taux ou facteurs permanents définis pour cet employé.

• Les données entrées dans les pages Feuille de présence ou Retenues et cotisations se substitueront à celles entrées dans la page Saisie rapide, et les champs concernés ne seront plus accessibles dans la page Saisie rapide pour cet employé (le terme « Feuille de présence » ou « Ret./cot. » apparaît dans les champs visés).

• Le code Vacance SC (sans congé) doit être entré dans la feuille de présence de l’employé, car le champ Période visée doit être mis à jour en sélectionnant l’option Sans congé – Méthode de la prime.

1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.

2. Ouvrez la page Saisie rapide. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Saisie rapide.

   En ce qui a trait aux clients pour lesquels la fonction d’importation est activée, la page Statut d'importation constitue la page par défaut.

3. En commençant dans le premier employé figurant dans la liste des employés, entrez les heures, les gains, les retenues et les cotisations de chaque employé.

   Remarque : La paie des employés rémunérés à salaire leur est versée automatiquement. N'entrez pas le montant de leur salaire régulier à cet endroit, sinon ils seront payés en double.

   Conseil : Bien des gens préfèrent utiliser la touche de tabulation pour se déplacer dans les pages de saisies afin de ne pas quitter le clavier des mains et perdre la position des doigts en maniant la souris. Vous pouvez également utiliser les touches Flèche-haut et Flèche-bas pour accéder à l'employé suivant ou précédent sans avoir à vous déplacer dans tous les champs à l'aide de la touche de tabulation.

4. Lorsque vous avez fini d'entrer des données pour chaque employé, cliquez sur Enregistrer.

   Remarque : Assurez-vous de lire tout message d'erreur ou d'avertissement qui pourrait apparaître après avoir cliqué sur Enregistrer, puis apportez les corrections requises. Si les données d'un employé ne sont pas valides, aucune donnée de la page ne sera enregistrée pour aucun des employés.

   Si votre entreprise compte plus d'employés au statut Actif que ce que la page peut afficher, des boutons de navigation apparaîtront sous le bouton Enregistrer.

5. Répétez les étapes 1 et 2 jusqu'à ce que vous ayez entré les données des heures et des gains de tous les employés.

Entrer des données dans la page Saisie rapide en vue de deuxièmes paiements, suivez les étapes indiquées ci-dessous

1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.

2. Ouvrez la page Saisie rapide – Deuxième paiement. Dans le menu Paie, sélectionnez Deuxième paiement > Saisie rapide – Deuxième paiement.
3. Passez en revue les options courantes relatives aux deuxièmes paiements affichées dans la partie supérieure de la page. Si des modifications sont nécessaires, cliquez sur le lien approprié.

4. Entrez les données pertinentes pour chacun des employés.

   Conseil : Si vous n'avez pas à produire un deuxième paiement pour un employé en particulier, laissez les champs de cet employé vides.

   Tous les gains et les heures entrés sont attribués à la période de paie courante aux fins de l'AE. Si le deuxième paiement s'applique à une autre période de paie, vous devez alors utiliser la page Feuille de présence - Deuxième paiement. Dans le menu Paie, sélectionnez Deuxième paiement > Feuille de présence - Deuxième paiement. afin d'attribuer le paiement à la période de paie appropriée.

5. Cliquez sur Enregistrer.
6. (Facultatif) Si vous devez utiliser des données d'exception pour certains employés, comme des taux d'exception, des périodes différentes, des données de répartition temporaire, des substitutions de salaire, des codes de paie de vacances ou des codes d'accumulateur, vous devez le faire dans la page Feuille de présence - Deuxième paiement. Dans le menu Paie, sélectionnez Deuxième paiement > Feuille de présence - Deuxième paiement.

La page Feuille de présence vous permet d'entrer les heures et les gains d'un employé pour une période de paie. Cette page contient plus d'options permettant de personnaliser la paie d'un employé qu'il n'y en a dans la page Saisie rapide.

Utilisez la page Feuille de présence (ou la page Feuille de présence – Deuxième paiement) pour prendre les mesures suivantes :

• Entrez des données d'exception telles que des valeurs de remplacement relatives aux montants des paiements normaux d'un employé salarié.

  Remarque : Lors des traitements réguliers, les employés rémunérés à salaire reçoivent un traitement fixe; vous n'avez donc pas à entrer de montants dans leur cas, à moins que vous ne désiriez leur verser un montant en plus de leur salaire régulier.

• Versez la paie de vacances.
• Modifiez la période visée pour laquelle un paiement est effectué.

Après avoir entré des données dans la page Feuille de présence (ou Feuille de présence – Deuxième paiement) de l'employé, ces données saisies dans les champs relatifs aux heures et aux gains ne sont plus modifiables dans la page Saisie rapide. Dans la page Saisie rapide, les champs que vous avez modifiés dans la page Feuille de présence comporteront la mention « Feuille de présence ».

La vérification des données vous assure que vos données de la paie ont été entrées avec exactitude. Une série de messages d'avertissement est affichée pour examen dans la page Vérification. Au bas de la page, vous trouverez les totaux des données de la paie courante que vous avez entrées.

Vous devez vérifier vos données avant de les soumettre à Ceridian pour leur traitement afin de vous assurer que votre liste de paie ne comporte aucune erreur. Utilisez la page Vérification . Dans le menu Traitement, sélectionnez Vérification. pour vérifier les données de la paie ENTRÉES. En les comparant avec vos données sources,

1. Ouvrez la page Vérification . Dans le menu Traitement, sélectionnez Vérification.

2. Vérifiez les messages affichés et l'exactitude des totaux des données uniques.

   • Les messages d'avertissement signalent les données qui devraient être vérifiées. Les problèmes indiqués dans ces avertissements n'empêchent pas la production de la liste de paie.

   • Les messages d'erreur signalent des erreurs graves qui empêchent la production de la paie. Vous devez cependant les corriger avant de pouvoir poursuivre.

3. Si vous décelez une erreur dans la page Vérification, retournez à la page qui convient afin d'y apporter la correction, puis vérifiez de nouveau la page Vérification afin de vous assurer que la correction n'a pas causé d'autres erreurs. Suivez cette procédure de vérification jusqu'à ce que vous soyez convaincu que votre paie est tout à fait exacte.

4. Après avoir vérifié l'exactitude de toutes les données, demandez un aperçu des résultats de la paie.

L'aperçu des résultats consiste en un traitement de la paie factice où l'on voit les résultats que produiraient les données si elles étaient soumises à Ceridian. Il vous donne également un aperçu des Relevés d'emploi. Il vous donne également un aperçu des relevés d’emploi demandés. Il ne s'agit pas d'un véritable traitement de la paie. Aucun paiement ni rapport ne sont donc produits.

L'affichage de l'aperçu des résultats constitue la dernière étape de la procédure de vérification visant à vous assurer que la paie ainsi que les relevés d'emploi ne comportent aucune erreur avant de les soumettre à Ceridian. Si vous découvrez des erreurs à cette étape, il sera encore temps d'apporter des corrections. Vous pouvez demander autant d'aperçus des résultats qu'il le faut avant de soumettre votre liste de paie en vue de son traitement.

Grâce à l'aperçu des résultats, vous pouvez :

• constater l'incidence des changements apportés aux retenues obligatoires d'un employé;
• vérifier si les données de la paie sont exactes avant de les soumettre.

L'Aperçu des résultats permet également de vérifier les totaux de l'entreprise de la période courante. Il s'agit d'un aperçu complet de toute la liste de paie, y compris des montants de paie nette de tous les employés rémunérés.

L'analyse des données de la paie peut prendre plusieurs minutes. Une fois l'aperçu des résultats demandé, vous pouvez quitter votre session Powerpay et y retourner plus tard si vous ne voulez pas attendre. Vous pourriez aussi minimiser la page du navigateur et travailler sur un autre projet pendant que les calculs s'effectuent.

L'Aperçu des résultats comprend ce qui suit :

• Paie nette des employés
• Sommaire des calculs de la paie
• Répartition détaillée des heures, des gains, des retenues salariales, des cotisations patronales et des impôts
• Cumuls annuels
• Renseignements relatifs aux dépôts
• Messages d'avertissement

1. Ouvrez la page Aperçu des résultats de la paie. Dans le menu Traitement, sélectionnez Aperçu des résultats de la paie.

   Powerpay affiche un message expliquant la façon dont l'aperçu des résultats est pris en charge.

2. Cliquez sur le bouton Demander.

   Si vous ne voulez pas attendre les résultats, il vous est possible de fermer votre session dans Powerpay et de retourner dans la page Aperçu des résultats à un autre moment.

   Lorsque la procédure d'analyse sera terminée, les boutons Totaux de l'entreprise, Totaux des employés et Relevés d'emploi s'afficheront. Powerpay affichera également un message vous avisant que l'analyse des résultats est terminée.

3. Cliquez sur n'importe lequel des boutons suivants pour afficher les données de la paie.

   • Le bouton Totaux de l'entreprise affiche les montants ayant trait à la paie entière tels que le total des gains et des heures, le total des retenues salariales, le total des cotisations patronales et les totaux généraux.

   • Le bouton Totaux des employés affiche les montants de la paie brute, des retenues et de la paie nette de chaque employé. Il renferme également une liste d’avertissements vous indiquant, entre autres, les montants élevés et les employés non rémunérés. Afin d'afficher les données de la paie d'un employé, cliquez sur un nom d'employé.

   • Le bouton Relevés d'emploi renvoie à tous les relevés d'emploi de la liste de paie. L'aperçu doit être utilisé à des fins de vérification et de validation seulement puisqu'il ne s'agit pas de documents finaux. Les relevés d'emploi deviennent finals lorsqu'un numéro de série leur est attribué lors du traitement des données qu'ils contiennent. Le terme BROUILLON est affiché en filigrane et dans le champ Numéro de série de ces relevés d'emploi.

     (Ce bouton s'affiche uniquement lorsque des formulaires Relevé d'emploi ou des messages relatifs à un RE sont produits.)

4. Si vous décelez des erreurs dans votre aperçu des résultats de la paie, veuillez prendre connaissance du message fourni par Powerpay, puis, à partir du menu Paie, ouvrez les pages appropriées et apportez-y les corrections nécessaires.

   Code d’erreur 201 ou 211, ou message d’erreur relatif à un numéro de période?

   • Le code d’erreur 211 correspond à un problème de date de paiement.

     Vérifiez la date de paiement entrée en vous reportant à la rubrique Modifier la période de paie, puis modifiez-la.

   • Le code d’erreur 201 pourrait correspondre à un problème de date de paiement.

     Vérifiez la date de paiement entrée en vous reportant à la rubrique Modifier la période de paie. Si la date entrée :

     • coïncide avec un jour férié ou un jour de fin de semaine, modifiez-la;

     • ne coïncide pas avec un jour férié ou un jour de fin de semaine, communiquez avec votre l'équipe de prestation de services pour obtenir de l’aide.

   • En cas de message d’erreur relatif à un numéro de période de paie invalide, veuillez communiquer avec votre l'équipe de prestation de services.

   Remarque :

    

5. Au besoin, procédez à un autre aperçu des résultats et assurez-vous que les données sont exactes. Vous pouvez demander autant d'aperçus que vous le désirez, et ce, jusqu'à ce que vous soyez assuré que les données de votre paie sont toutes exactes.

   Remarque : La page Aperçu des résultats de la paie ne fait pas état du paiement final dû à Ceridian.

Le fait de transmettre vos données de la paie pour traitement confirme à Ceridian qu'elle peut aller de l'avant et produire la paie de vos employés en se servant des données que vous avez entrées dans Powerpay. Le traitement de la paie génère également la production officielle des Relevés d'emploi demandés. Une copie de chaque Relevé d'emploi est acheminée à Service Canada en votre nom.

En soumettant les données de votre paie, vous signalez à Ceridian que vous avez vérifié vos données et qu'elles sont prêtes à servir à la production des paies, des rapports et des Relevés d'emploi (le cas échéant). Si, au cours d'une période de paie, vous ne transmettez pas vos données pour traitement, aucun de vos employés ne sera payé. Si vous les transmettez plus tôt, les employés seront payés à la date prévue à votre calendrier.

Si vous avez recours aux dépôts directs, assurez-vous qu'ils seront bel et bien effectués à la date de paiement en soumettant vos données de la paie trois jours avant cette date.

Vous pouvez configurer des notifications pour que vous ou d'autres utilisateurs de Powerpay soyez informés lorsqu'un traitement de la paie est terminé et que les rapports sont disponibles. Vous pouvez aussi recevoir une confirmation et des rappels de soumission des données de la paie. Vous pouvez aussi configurer Powerpay pour que des notifications soient envoyées une fois que le traitement de la rectification de fin d'année est terminé et que les rapports de fin d'année, ainsi que les formulaires fiscaux dûment remplis, sont accessibles à partir de la page Rapports de fin d'année.

1. Ouvrez la page Gestion des utilisateurs et des personnes-ressources. Dans le menu Entreprise, sélectionnez Gestion des utilisateurs et des personnes-ressources.

2. Dans la liste des utilisateurs, cliquez sur le lien Modifier dans la rangée de l'utilisateur qui doit recevoir les notifications.

   La section Renseignements sur la personne-ressource s'affiche.

3. Dans la section Notifications par courriel, sélectionnez les notifications que l'utilisateur doit recevoir.

   Cochez la case Traitement de la paie terminé pour recevoir un courriel lorsque vos rapports sont prêts.

4. Cliquez sur Enregistrer.

1. Dans le menu Rapports, sélectionnez le type de rapport que vous souhaitez consulter.

   La page du rapport sélectionné s'ouvre alors.

2. Entrez les critères requis de sélection de rapport, par exemple l'année à laquelle un rapport s'applique ou le sujet dont il traite. Les critères de sélection varient selon le type de rapport.

3. Cliquez sur le bouton Allez!

4. Cliquez sur le bouton Afficher pour la période de paie voulue.

   Les rapports de la période choisie sont affichés dans une nouvelle page.

5. Les fonctions de navigation du logiciel Acrobat Reader vous permettent de faire défiler les données des rapports de la paie et d'imprimer l'ensemble des rapports ou des pages déterminées que vous avez sélectionnées.
6. Afin d'imprimer un rapport, cliquez à n'importe quel endroit dans la page à l'aide du bouton droit de la souris et sélectionnez, à partir du menu instantané, l'option Imprimer.
7. Dans la fenêtre Imprimer, cliquez sur l'onglet Options; assurez-vous de sélectionner l'option Cadre sélectionné seulement.
8. Cliquez sur le bouton Imprimer afin de lancer l'impression du rapport sur l'imprimante sélectionnée.

Remarque : Le logiciel Adobe^® Reader^® doit être installé sur votre ordinateur pour que vous puissiez lire les documents en format Adobe^® PDF (format de document portable). Pour installer Adobe Reader, cliquez ici.

Remarque : Certains rapports peuvent être longs à télécharger en raison de leur taille. Si un rapport s'affiche dans le mauvais sens (soit de côté), il est possible de le tourner dans le bon sens. Pour afficher la page correctement dans Adobe Reader, cliquez sur Affichage > Rotation horaire ou Rotation antihoraire ou encore, cliquez sur les boutons Rotation horaire ou Rotation antihoraire de la barre d'outils.