Premiers pas avec Powerpay Effectifs

Liste des effectifs

La liste des effectifs s'affiche dans toutes les pages Effectifs. La liste des effectifs inclut tous les effectifs ajoutés dans votre système. Utilisez la liste des effectifs pour :

• sélectionner le dossier d’une personne avec laquelle vous désirez travailler;
• ajouter une nouvelle embauche.

Pour en savoir plus, consultez la rubrique Liste des effectifs

Barre de renseignements sur les effectifs

Powerpay Effectifs affiche la barre de renseignements sur les effectifs dans le haut de chaque page lorsqu’un employé est sélectionné.

Pour en savoir plus, consultez la rubrique Barre de renseignements sur les effectifs

Pour être incluse dans le système, une personne doit être ajoutée à la liste des effectifs. Les nouveaux employés sont ajoutés à l’assistant Nouvelle embauche ou à l’Assistant d’intégration selon la configuration de votre entreprise.

Pour en savoir plus, consultez la rubrique Ajouter de nouveaux employés

L'onglet Profil comprend les renseignements suivants au sujet de l'employé sélectionné dans la liste des effectifs :

• Les renseignements de base sur l'employé
• Les coordonnées de l'employé. Ces renseignements sont ajoutés lors du processus de nouvelle embauche et peuvent être modifiés ici en tout temps.
• Les renseignements sur l'affectation de l'employé, incluant son poste et sa fonction. Les renseignements dans cette section sont entrés ici.

Pour en savoir plus, consultez la rubrique Modifier les renseignements du profil d'un employé

L’onglet Rémunération comprend les données liées à la rémunération de la personne, y compris les renseignements sur la paie et la liste de paie, l’imposition, les admissibilités, les renseignements bancaires et la répartition des coûts.

Pour en savoir plus, consultez la rubrique Modifier les renseignements relatifs à la rémunération d'un employé

Utilisez l'onglet Personnes à joindre en cas d'urgence pour consulter, ajouter, modifier et supprimer des renseignements sur les personnes à joindre en cas d'urgence dans le dossier d'un employé.

Pour en savoir plus, consultez la rubrique Modifier les renseignements au sujet des personnes à joindre en cas d'urgence

Le bon déroulement de l’intégration est essentiel pour accueillir un nouvel employé dans votre équipe. La fonction Intégration de Powerpay facilite le processus pour vous et pour les nouveaux employés. Elle comprend quatre éléments distincts :

1. Configuration de l’intégration – Personnalisez l’expérience d’intégration de votre entreprise et définissez les étapes que les nouveaux employés devront suivre dans l’Assistant d’intégration de l’environnement libre-service.
2. Notifications d’intégration – Sélectionnez les utilisateurs de Powerpay qui reçoivent des notifications lorsque les nouveaux employés apportent et enregistrent des changements dans l’Assistant d’intégration de l’environnement libre-service.
3. Assistant d’intégration Powerpay – Ajoutez et créez des comptes pour les nouveaux employés afin qu’ils puissent compléter le processus d’intégration dans l’environnement libre-service.
4. Assistant d’intégration de l’environnement libre-service – Guidez les nouveaux employés dans le processus leur permettant d’entrer, de confirmer et de téléverser différents renseignements personnels, d’impôt et d’emploi. L’Assistant s’ouvre automatiquement la première fois qu’un nouvel employé accède à l’environnement libre-service Powerpay.

Pour en savoir plus, consultez la rubrique :

• Intégration

• Intégration - Guide de l'employeur

• Environnement libre-service – Guide de l’employé (Fournissez ce lien à vos employés: https://www.powerpay.ca/SS_TutorialFR.html)

Documents d'entreprise

La fonction Documents d’entreprise vous permet de téléverser, de gérer, d’approuver, de transmettre et de stocker des documents électroniques ainsi que d’en assurer le suivi en un seul et même endroit, y compris les guides de l’employé, les politiques organisationnelles. Vous pouvez sélectionner les employés, ou les groupes d’employés, qui recevront le document. Vous pouvez également activer des alertes pour être avisé lorsque des documents doivent être mis à jour.

Afin de protéger votre système, les documents font l'objet d'une analyse antivirus pendant le téléversement.

Pour en savoir plus, consultez la rubrique :

• À propos de la fonction Documents d'entreprise

• Documents d’entreprise - Guide de l'employeur

Documents d’employé

La fonction Documents d’employé vous permet de téléverser des documents propres à un employé, comme des attestations de formation. Cela vous permet de stocker en toute sécurité tous les documents électroniques liés à l'employé à un seul endroit et de réduire l'utilisation du papier. Vous pouvez également activer des alertes pour être avisé lorsque des documents doivent être mis à jour.

Afin de protéger votre système, les documents font l'objet d'une analyse antivirus pendant le téléversement.

Pour en savoir plus, consultez la rubrique :

• Afficher et modifier des documents d'employé

• Documents de l'environnement libre-service -Guide de l’employé

Une demande de congé est une demande officielle de congé faite par un employé. Un employé peut demander un congé pour différentes raisons, y compris pour des vacances, des motifs personnels, un deuil ou des fonctions de juré. La fonction de demande de congé de Powerpay :

• Offre un système normalisé de soumission et d’approbation des demandes.

• Permet à vos employés de gérer leurs demandes de congé partout et en tout temps en utilisant l’environnement libre-service Powerpay sur un ordinateur, une tablette ou un téléphone intelligent.

• L’employé est informé de l’état de sa demande de congé par courriel.

• Simplifie l’expérience de vos employés en leur permettant de créer des demandes, de passer en revue les soldes, de sélectionner des raisons, d’ajouter des commentaires et de soumettre la demande à leur gestionnaire.

• Achemine la demande à la bonne personne et réduit le temps consacré à l’administration en permettant aux gestionnaires et aux administrateurs de la paie de rapidement passer en revue, approuver ou refuser un congé.

• Offre la mise à jour facultative des feuilles de présence de vos employés en y appliquant les demandes approuvées pour les intégrer à la paie.

• Élimine les erreurs grâce au calcul automatique des heures prises, en utilisant les journées et les heures normales de travail, les jours fériés et en faisant une mise à jour automatique des cumuls.

• Vous permet de :

  • Personnaliser les politiques de congé, comme les soldes de cumuls négatifs, les soldes illimités et les règles de report.

  • Créer des droits à congé personnalisés, comme des jours de vacances, de bénévolat et de fonctions de juré.

  • Faites le suivi des heures des employés sans taux ni salaire permanent en créant un droit à congé personnalisé qui n’est pas lié à un code de paie. P. ex., les employés rémunérés à la commission.

• Fournir un calendrier centralisé comportant :

  • Un aperçu de toutes les demandes approuvées, en attente d’approbation et refusées.

  • Un calendrier des jours fériés personnalisable, y compris les événements spéciaux.

Remarque : Les demandes de congés sont traitées uniquement avec les traitements réguliers.

Pour en savoir plus, consultez la rubrique :

• Demandes de congé

• Demandes de congé – Guide de l’employeur

• Demandes de congé - Guide de l’employé

La fonction Heures quotidiennes vous permet de gagner du temps en laissant vos employés à salaire horaire saisir leurs heures de travail quotidiennes (heures normales et heures supplémentaires par jour) par l’intermédiaire de l’environnement libre-service (Web et mobile).

Pour en savoir plus, consultez la rubrique :

• Heures quotidiennes